国美直运业务操作手册v1.6(1).doc
《国美直运业务操作手册v1.6(1).doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《国美直运业务操作手册v1.6(1).doc(25页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
库巴科技(北京)有限公司
国美直运业务操作手册v1.6
库巴物流部/计划管理部
2012-4-15
一、采销人员部分
1项目概述
一期上线时间:
4月15日
一期上线区域:
北京、天津、上海、宁波、苏州、合肥、广州、厦门、重庆、长沙、郑州、哈尔滨
2采销人员工作概述
采销主要操作流程如下图所示:
2.1采销人员角色及相关权限说明
2.2具体操作说明:
2.2.1大区计划管理部负责人:
1)对大区采购、跟单员进行培训。
确保“大电共享国美库存”能够正常流转
2)管理跟单员的权限设置,使所有国美直运订单能正常流转
3)每日在国美系统中导出当地的大电库存(冰洗、彩电、空调、厨卫大电)并分拆给大区对应品类的采购
2.2.2大区采购:
1)根据总部采购提供的《国美大电商品明细》维护各商品在当地的安全库存
2)管理所在区域的商品配置。
对本品类的异常订单负责。
3)根据大区计划管理部提供的国美库存,结合各商品的安全库存在ERP中将销售模式配置成“国美直运”步骤如下:
a、打开【采购管理】-【商品销售模式】-【销售模式管理】-【批量设置销售模式】
b、批量设置销售模式
注:
1、“国美直运”只能在【批量设置销售模式】中修改
2、在商品编码输入框中输入商品编码(商品编码之间要以回车键分开)。
可以在excel中直接复制编码这一列(可以选中第一个商品编码,按shift+ctrl+↓选中此列)粘贴到【商品编码】输入框中即可。
3、如果要修改成国美直运一定要在供应商类型中选择“国美”。
4、配置国美直运时。
如果商品所在仓库存不为0,系统不会做限制可以配置成功。
但系统会给出相应提示提示。
原则上库巴有库存的,要配置成“经销不支持负卖”优先处理库巴库存。
2.2.3跟单员
1)处理“国美直运”订单需要申请特定的账号
2)每日用跟单员(国美)账号在ERP【销售分销】-【销售订单审核】-【采购审核】中签收订单。
注:
当有国美直运订单产生时一定要先签收。
3)签收后在国美金立系统中查询是否有库存。
A、金立系统中没有库存,在ERP【采购审核】中审核退回。
在备注中注明“国美直运订单,因国美无货无法满足客户。
审核退回”B、金立系统中有库存,建档下单。
记录对应的金立提货单号。
4)金立建档之后,在ERP【采购审核】中审核通过
5)ERP【采购管理】-【采购单管理】-【直运采购单维护】点击对应的直运采购单号,填写直运采购单。
注:
供应商销售单号必须与金立提货单号一致。
6)确认之后订单会是“待供应商发货”状态。
驻仓人员完成与国美的订单交接之后会在【直运采购单维护】中确认供应商发货。
重点强调:
禁止跟单员点击“确认供应商发货”。
3国美金力系统建档操作注意
1、采销人员在国美金力系统中建档时需要在收货地址后边加上“(库巴购物)”字样,如下图所示,
这样做的目的是:
在仓库车队调度处,需要根据地址最后的“库巴购物”字样,来区分是库巴的待派工订单,以便及时将库巴销售订单和派工单捏对。
否则会造成未收款签收。
2、采销人员在国美金力系统中建档时需要在“备注”一栏填写直运订单号,即销售子订单编号。
如下图所示:
其中,销售子订单号是在ERP系统“销售订单审核”——【采购审核】模块,签收待审核订单时查到并在金力V7建档界面录入的,如下图所示:
这样做的目的是:
在打印出的“派工单”上,能够同步显示库巴的订单号(在备注一栏)。
这样才能与驻仓人员打印出的库巴销售订单配对。
二、驻仓人员部分
1驻仓人员基本工作概述
驻仓人员隶属库巴,但驻(国美)仓时应遵守国美仓库的行政管理。
目的是在没有系统对接的阶段,暂时通过人工操作完成两套系统里的下单、监控、妥投以及退货操作。
人为操作的影响较大,相比系统对接后的操作,在保证手工单据明确的情况下更需要对异常情况的灵活处理。
所需系统权限如下:
l库巴ERP系统:
1、【国美驻站】功能权限,包括直运销售订单和发票的打印;
2、【直运采购单查询】功能权限,查看“待供应商发货”状态的直运订单;
3、【创建售后单据】功能权限,当客户现场拒收或者收货后要求退货时,创建售后工单,发起退货流程。
4、【直运退货单审批】功能权限,售后工单经过二线、售后主管审批后由驻仓人员最后审核并结束退货流程。
5、【出库作废发票】功能权限,在拒收后单据回到驻仓人员处,需要将此发票进行作废,并将两联票据保存好。
l国美金力V7系统:
查询零售单的“送货区域”,查询货物配送状态。
具体工作职责如下表所示:
驻仓岗位
系统外操作
ERP系统
金力V7系统
TMS系统
物流
与国美车队调度交接单据
打印库巴销售订单
查询销售
暂无
回收单据、POS和现金货款
打印发票
操作直运订单妥投
售后
联系客户确认妥投/退货
创建ERP售后工单
审核ERP退货工单
财务
当天存放并定期上缴现金货款
监控系统内订单付款状态
保留所有交易、交接单据
本操作流程中的关键点:
1、注意实时查看“待确认供应商发货”的直运订单,并及时打印单据。
2、将库巴订单、POS机和发票交予车队调度的时候一定要有单据交接单,并要求车队调度接收时签字。
3、每当车队返回时,要注意收回库巴销售订单、现金和POS机。
并且已收货的要求司机或车队调度在库巴订单签字,客户未收货的要把发票取回来。
4、注意与客户联系确认妥投或者拒收。
2业务流程图
驻仓人员主要操作流程如下图所示:
3具体业务操作内容
按基本操作流程顺序阐述如下:
3.1ERP系统查看国美直运采购单
登录库巴ERP系统【直运采购单维护】功能界面,在查询条件中选择采购单状态为“待供应商发货”,即可查询待发货的直运采购单,并准备进行订单和发票的打印操作。
如图3-1所示,
图3-1【直运采购单维护】界面
需要注意的是:
1、直运采购单的查看和维护是有公司和岗位角色限制的。
例如,北京分公司的驻仓人员和采销人员只能看到北分负责的采购单。
2、有异常的或者非国美直运的订单虽然少,但也有可能在本界面查到,需要通过“供应商销售单号”来区分。
例如,北分的驻仓人员在查询时,发现部分“待供应商发货”状态的采购单是没有“供应商销售单号”的,则可以判断这些采购单不是国美直运采购单,驻仓人员不需要对其操作。
(备注:
采销人员在填写国美直运采购单时,“供应商销售单号”不是必输项,可能会发生漏填的现象,但此时驻仓人员从本界面是区分不出来的。
)
3、本界面同时可以查到其它状态的国美直运采购单,如“待填写直运采购单”状态、“待供应商发货”状态。
其中,“待供应商发货”的采购单,是需要驻仓人员在确认车队带库巴单据出发,并操作发货的(见3.4节)。
其它状态的采购单不需要驻仓人员操作。
例如,北分驻仓人员查到很多“待填写直运采购单”状态的单子,则不需处理,如长时间状态未改变,可以与大区采销人员沟通。
3.2ERP系统打印直运订单和发票
所有国美直运采购单,在填写完毕并确认后,状态会更新为“待供应商发货”。
驻仓人员需在库巴ERP系统【直运销售订单打印】界面进行查询并打印单据。
如图3-2所示,
图3-2【直运销售订单打印】界面
打开本界面时,系统会自动显示出待打印的所有直运订单。
需要填写“起始发票号”,手动勾选要打印的订单,并点击“打印单据”按钮。
需要注意的是:
1、建议驻仓人员在【直运采购单维护】界面先复制国美直运子订单号,再到本界面进行单票查询和打印,以防止误打单据。
(备注:
是否是国美直运订单通过是否有供应商销售单号来判断,见3.1节)
2、注意查看“是否打印发票”字段,显示不打印的,需要勾选“不打印发票”。
3、勾选“显示所有时间的订单”指的是,是否显示节假日不送货的订单。
建议驻仓人员勾选后再次点击查询,目的是防止查询遗漏。
4、已经打印过一次的订单在本界面就查不到了,如果因为卡纸等问题需要补打印直运销售订单可以在【直运销售订单补打】模块再次打印,如图3-3所示,
图3-3【直运销售订单补打】界面
这里建议驻仓人员在ERP【直运采购单查询】模块,按“制单时间”筛选当前处理的单据,对比已打印单据,找到打印错误的销售分拆单号,并复制进行单票补打。
5、类似的,如果需要补打直运订单发票,在作废出错的发票后(详见3.7.2节),可以在“销售分销”—“发票管理”—【出库单开票】界面再次打印,如图3-4所示,
图3-4【出库单开票】界面
这里点击“开发票”会进入待开票信息显示界面。
如图3-5所示,
图3-5待开票信息显示界面
勾选相应的商品并点击“确定”后,进入发票抬头填写界面,如下图所示
输入新的发票号后,点击“确定”,进入发票打印预览界面,查看无误后点“开始打印”。
特别注意的是:
1、驻仓人员能够补打发票的前提是:
原发票已作废,并且2联发票实际还在驻仓人员处。
也就是说虽然打印出错,但能够将无效的实物发票保存并待上缴至总部财务。
如果因为任何原因发票丢失的(实物发票不在了),则驻仓人员不能补打发票,必须上报总部财务的王昊统一处理。
2、备注:
保存作废的发票是因为分配给每个驻仓处的发票数是固定的,要么客户妥投取走,要么作废后保存,最终是要按数上报总部财务的。
否则差异的发票数会按丢失处罚。
有疑问随时请教分仓物流经理或者总部财务税务部。
3、每次收到总部财务寄来的新发票后,要及时通知总部税务部王昊,由他在ERP中操作授权后,发票才能正常使用。
4、打印发票前,一定要检查发票联在打印机中放置是否正确,如正反向、位置偏移、号码是否与ERP中相符等。
尤其在连打时,如果有一张错误,后边的就全错了,会造成较高的废票率,财务会考核这块操作。
3.3与车队交接单据
驻仓人员需要将之前打印好的订单和发票捏对,在国美截单时间(18:
00)之前将整理好的单据以及打印出好的订单交接单交予国美车队调度。
(备注:
有的国美仓库发车批次有多个,按实际情况,在发车前交予车队调度即可。
看单量尽量提前,因为匹配派工单还需要时间。
)
“订单交接单”建议驻仓人员做成Excel或者Word模板,先填写再打印,基本内容如表3-1所示:
库巴—国美直运订单交接单
交接日期:
国美提货单号
库巴销售单号
是否开发票
客户姓名
应收金额
POS机数量:
驻仓人:
接收人:
表3-1订单交接单
其中,
1、国美提货单号与ERP系统直运采购单的“供应商销售单号”一致;(时间允许的前提下可去金力V7系统中核实。
)
2、库巴销售单号与ERP系统直运采购单中的“销售子订单号”一致;
3、是否开发票、客户姓名以及应收金额,照着打印好的销售订单,核对单号并一一手工填写。
(备注:
表3-1中的内容是必须但不是仅有的内容,驻仓人员可根据实际需要增加。
)
4、POS机数量指的是本次交接交付给车队调度的库巴POS机的数量。
具体数量由车队调度根据所需司机的数量进行确定。
(备注:
如果不能准确估计司机数量,驻仓人员可一次性提供相对较多的POS机给调度,但