外贸工作流程主要信息.docx

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外贸工作流程主要信息

业务大概流程·

客户选样---->报价---->签订合同，打样送样--->洽谈订单---->客户下采购订单----->签订合同（付款的方式，以及买方开信用证的时间）----将其转化成工厂采购订单---->跟踪订单---->顶船------>准备验货事宜------>准备报商检，报关----->拖柜----->制单结汇（选择最安全的结汇方式）---）（出货时间是个大问题，中间的）

出口货物流程主要包括：

报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。

一、报价

在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。

其中，对于出口产品的报价主要包括：

产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。

比较常用的报价有：

FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。

二、订货（签约）

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。

在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。

这标志着出口业务的正式开始。

通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

三、付款方式

比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT付款方式和直接付款方式。

1、信用证付款方式

信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。

跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。

简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。

请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。

国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。

中国的几家国有商业银行，如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等，都能够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的1.5‰）。

2、TT付款方式

TT付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。

3、直接付款方式

是指买卖双方直接交货付款。

四、备货

备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。

备货的主要核对内容如下：

1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。

2、货物数量：

保证满足合同或信用证对数量的要求。

3、备货时间：

应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

五、包装

您可以根据货物的不同，来选择包装形式（如：

纸箱、木箱、编织袋等）。

不同的包装形式其包装要求也有所不同。

1、一般出口包装标准：

根据贸易出口通用的标准进行包装。

2、特殊出口包装标准：

根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

3、货物的包装和唛头（运输标志）：

应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。

六、通关手续（是在出货之前需要办的吗？

）

通关手续极为烦琐又极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。

1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。

目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：

○接受报验：

报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。

○抽样：

商检机构接受报验之后，及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。

○检验：

商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。

并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清检验的依据，确定检验标准、方法。

（检验方法有抽样检验，仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等）

○签发证书：

在出口方面，凡列入〖种类表〗内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在出口货物报关单上加盖放行章，以代替放行单）。

2、须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。

○箱单是由出口商提供的出口产品装箱明细。

○发票是由出口商提供的出口产品证明。

○报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书。

○出口核销单由出口单位到外汇局申领，指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据。

○商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。

是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明。

问:

提交单证,单证是什么东西？

单证相符是什么意思？

答：

“证”就是信用证L/C。

“单”就是各种各样的单据，如商业发票、保险单、运输单、装箱单、重量单、产地证书、商检证书。

。

。

。

等。

这些单据要与信用证的各项条款进行核对，同时这些单据也要与有关其它单据核对，做到单、证一致，单、单一致，不能出错。

我们公司有单证员吗？

拖柜是什么？

提单是什么？

答：

提单是作为承运人和托运人之间处理运输中双方权利和义务的依据。

虽然一般它不是由双方共同签字的一项契约，但就构成契约的主要项目如船名、开航日期、航线、靠港以及其它有关货运项目，是众所周知的;有运价和运输条件，

注：

通过提单把货交给承运人，就确定了交货时间，履行了和买主的合同

注：

需要学习提单的英语知识哦

交货后的程序：

制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件

付款方式（比如TT，信用证，等，如果是信用证

（了解本公司的付款方式，对于付款方式需要了解哪些知识？

付款与出货的时间问题）

问：

货代是什么？

提单的内容

（1）货物的品名、标志、包数或件数，或者重量或以其他方式表示的数量，如系危险货物，则对其危险性质的明确说明，这些资料均由托运人提供；

（2）货物的外表状态（3）承运人名称及其主要营业所所在地；（4）托运人名称（5）托运人指定收货人时的收货人名称；（6）海上运输合同规定的装货港，以及货物由承运人在装运港接管的日期（7）海上运输合同规定的卸货港；（8）正本提单超过一份时的份数（9）提单签发地点；（10）承运人及其代表的签字11）收货人应付运费金额，或者应由收货人支付运费的其他说明；（12）关于货物运输应遵守该规则各项规定，凡是与此相背离的，有损于托运人或收货人的条款均属无效的声明（13）货物应在或可在舱面装运的声明；14）经承运人与托运人明确协议的货物在卸货港的交付日期或期限（15）承运人与托运人约定的高于该规则的承运人责任限额。

注：

提单网址详细介绍

订单是什么样子的？

信用证的开立流程?

信用证的流程跟单信用证操作的流程简述如下：

1.买卖双方在贸易合同中规定使用跟单信用证支付。

2.买方通知当地银行（开证行）开立以卖方为受益人的信用证。

3.开证行请求另一银行通知或保兑信用证。

4.通知行通知卖方，信用证已开立。

5.卖方收到信用证，并确保其能履行信用证规定的条件后，即装运货物。

6.卖方将单据向指定银行提交。

该银行可能是开证行，或是信用证内指定的付款、承兑或议付银行。

7.该银行按照信用证审核单据。

如单据符合信用证规定，银行将按信用证规定进行支付、承兑或议付。

8.开证行以外的银行将单据寄送开证行。

9.开证行审核单据无误后，以事先约定的形式，对已按照信用证付款、承兑或议付的银行偿付。

10.开证行在买方付款后交单，然后买方凭单取货。

注：

在正常情况下，买方信用证最少应在货物装运期前15天开到卖方手中

问：

买方开立信用证是在出货之前吗？

怎么规定买方开立信用证的时间，买方开立信用证需要准备什么资料？

开立了信用证卖方怎么收到钱呢？

窗体顶端

 问：

什么是商业发票（Commercial Invoice）？

  简称发票（Invoice），做生意是要加税滴，那就要开发票滴。

我要向客 人收回货款就要开发票：

一是要提供价目清单，二是对定单的整个交易以及货  物内容的说明。

商业发票是全部单据的中心，是繕制其它单据的主要依据。

发 票的种类有很多，如形式发票、样品发票、寄售发票、海关发票。

。

。

。

。

对 （商业发票怎么弄？

）

问题：

开立单证需要什么东西？

这个是在报关手续之前吗？

会不会耽误出船时间？

各种单据怎么填写?

注意:

信用证结算交给银行的全套单据都可以叫单证，一般有商业发票，提单，装箱单，报关单，汇票等等。

重点：

信用证的付款方式的整个流程的解密！

！

！

！

L/C付款方式，也就是信用证的概念是：

以银行为担保的国际贸易支付方式。

具体流程：

其实就是借助双方的银行来完成交易

1.卖方向买方开出形式发票（PROFORMAINVOICE）或签订销售合同（SALESCONTRACT）；2.买方根据形式发票或合同，向开证银行（卖方银行）申请开出信用证.；

3.开证银行将信用证以电传（SWIFT）或正本（COURIER快递）发到卖方银行（信用证通知行）；

4.卖方根据信用证要求，出货，并准备好信用证规定文件交到自己的银行（信用证里的议付行），卖方银行（议付行）代付货款；信用证结算交给银行的全套单据都可以叫单证，一般有商业发票，提单，装箱单，报关单，汇票等等。

5.议付行再将文件用国际快递（一般情况）寄到买方银行（信用证里的付款银行）；

6.买方银行收到单证后，审核无误后，扣掉相应信用证银行费用付款给卖方银行；7.买方领取单据和提单等提货。

窗体顶端

;;的你

发现：

外贸跟单员

主要负责合同的执行，主要包括（但不限于）备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。

外贸跟单的流程（每个环节需要）

1．客户询盘：

一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式报价。

（如何做报价，报价包括些什么？

）

3．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。

4．下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：

如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：

如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：

如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：

如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。

如客人不同意时要另选客人认可的船公司。

开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11．安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

拖车公司应选择安全可

靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：

定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：

13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

支付运费应做登记。

14．准备其他文件

14.1．商业发票：

L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。

发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。

发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。

L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。

如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：

FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。

未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：

一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

可在发货之后不太长的时间内补办。

如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：

一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。

有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：

装箱单应清楚地表明货物装箱情况。

要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。

要显示唛头和箱号，以便于客人查找。

装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

  问：

样品怎么寄。

怎么填邮寄单（9月24）？

DHL,TNT,FEDEX

注：

生产车间开始学起，学习包装，材料组成，规格，品质等。

除了产品本身的品质，特点，我们也要了解样品制作时间，样品制作费用，交样时间，下大货需要的生产时间，日产量，有多少机器，车间大小，车间员工的作息时间，管理制度等。

因为在接见外国客人时，他是非常关心这些问题的。

订单表格信息~~~篇

衣架个数pcs

套数/束

个/套pk

套/箱

总箱数

颜色

色卡号

32400

10800

3pk

20/箱

540

白色

Blackc

每个环节细节篇

报价细则

技巧：

科学推断客户心理价位后再报价，客户直接询问价格时，给他两个报价，根据数量来定价格

细节内容：

编号+尺寸+重量+价格

1产品型号Item/ModelNo.2与报价产品一致的图片Picture3尺寸规格等Dimension/Size/Specification/Feature4起订量Minimumorderquantity/M.O.Q.5单价Unitprice须注明货币单位6包装细节PackingDetails及装柜量Pcs/container7交期Leadtime8付款方式Paymentterm9报价有效期及其他须注明的事项和条款

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