IT固定资产管理制度.docx
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IT固定资产管理制度
IT固定资产管理制度
网络运维部2015.4
一、目的
为了更高效地利用IT固定资产,实行IT固定资产统一管理,加强对IT固定资产的维修与保养,建立岗位责任制和操作规范,按照集中领导、统一管理的原则以IT固定资产的类别确定分工管理,特制定本管理制度.
本制度由网络运维部制定,总裁办审核并发布.
本制度条款由网络运维部及财务部共同负责解释.
二、IT固定资产定义
IT固定资产为采购价格高于2000元人民币的IT设备（含全套附件）；或者采购价格不足2000元人民币,但其高度依附于于另一IT固定资产的IT设备.
常见的IT固定资产包括但不限于：
服务器
网络设备网络安全设备
打印机
投影仪
电视机
台式电脑（含显示器）
笔记本电脑
测试移动设备
照相器材及其附件
三、管理分工
3.1网络运维部作为IT固定资产管理的主管部门,负有IT固定资产的统一管理及购置权.网络运维部负责建立健全IT固定资产的明细数据.
3.2财务部作为IT固定资产管理的协作部门,负责IT固定资产盘点的监盘工作.IT固定资产盘点工作应每季度末盘点一次,特殊情况不能保证每季度盘点的,应保证每年至少盘点一次.
3.3其余部门负责IT设备的日常使用管理.
四、管理事项
4.1主管部门的职责
4.1.1随时掌握IT固定资产的使用状况.
4.1.2负责监督配合使用单位做好设备的使用和维护,确保设备完好提高利用率,并定期组织设备的清点,保证实物与IT明细数据相符.
4.1.3负责IT固定资产的管理,做好IT固定资产的分类,并建立IT固定资产档案,粘贴标签,负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项.
4.1.4根据使用部门的使用情况,组织编制IT设备维修计划,并按计划实施.
4.1.5严肃财经纪律,对违反IT固定资产管理制度,擅自赠送、变卖、拆解和破坏IT固定资产的现象,要严格追查责任,视情节给予处罚.
4.2使用部门的职责
4.2.1各IT固定资产使用部门负责本单位的设备管理工作,应设置专职或兼职的设备管理员,每台设备要明确使用、保管、维护的责任者.
4.2.2严格执行技术操作规程和维护保养制度,确保设备的完好、清洁和安全使用.
4.2.3建立IT固定资产明细数据,IT固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准,未经批准,不得擅自调动、报废,更不能自行外借和变卖.
4.2.4根据主管部门的要求定期组织IT固定资产的盘点,做到实物与IT明细数据相符.
五、IT固定资产采购
5.1公司由网络运维部统一负责IT固定资产的采购.普通IT固定资产采购指定供应商为京东商城、亚马逊.网站服务器采购指定供应商为DELL（中国）.特殊情况下需从非指定供应商处采购IT固定资产的,由需求人自行按照公司采购流程采购,网络运维部提供技术咨询.
5.2公司所有IT固定资产严格依据上一年度所制定的预算进行采购,原则上采购金额及范围不能超过预算.
5.3特殊情况下需要新增采购或者超标采购的,需由申请人提出书面申请,申请人所在一级部门负责人同意,并经网络运维部确认需求及财务部确认金额后交由公司CEO进行特批.网络运维部依照特批后的金额及型号安排采购.
5.4IT固定资产采购需统一填写《IT设备申请表》并通过相关审批.
六、IT固定资产验收及入库
6.1IT固定资产采购后由网络运维部负责验收,并办理入库（IT库房）手续.
6.2IT固定资产验收后需在一个月（30个自然日）内由网络运维部监督财务部进行入账处理.
6.3IT固定资产领用必须在相关资产办理完入库手续之后进行.
7、IT固定资产领用及变更
7.1员工需在网络运维部办理IT固定资产领用手续,填写《固定资产领用表》（需员工本人及一级部门负责人签字）.
7.2当员工因工作原因需要变更IT设备配置时（比如升级内存等）,需先由IT管理员对变更需求进行评估,优先采购软件调优的方式满足员工需求.如确实需要变更配置才能满足需求,需员工在网络运维部办理IT固定资产变更手续.变更手续仍需填写《IT设备申请表》并通过相关审批,网络运维部依次进行采购.审批通过后需重新填写《固定资产领用表》（需员工本人及一级部门负责人签字）.
7.3当员工因工作原因需要更换IT设备时,需在网络运维部办理IT固定资产变更手续.变更手续仍需填写《IT设备申请表》并通过相关审批,网络运维部依次进行采购.审批通过后需重新填写《固定资产领用表》（需员工本人及一级部门负责人签字）.
7.4员工办理离职手续时需先退还所领用的IT固定资产,IT管理员在对相关资产状况进行确认,确认IT固定资产状态正常后员工需在原《固定资产领用表》上签字注销设备领用状态.如IT固定资产出现人为损坏或故障,员工需按照公司相关规定进行赔偿.完成赔偿手续后仍由员工在原《固定资产领用表》上签字备案.员工办理完IT固定资产退还手续后,由网络运维部在员工离职单相关区域签字确认.
7.5员工未经资产管理部门同意,并未按规定填写《固定资产领用表》办理变更手续的,员工无权对设备进行借出等操作.员工擅自处理管理的IT固定资产的,一经发现将追求员工、经办人及员工所在一级部门负责人的责任.造成IT固定资产损失的,将按照公司规定进行赔偿.
7.6《固定资产领用表》由网络运维部编写并负责维护和备案.
7.7员工办公IT设备配置标准如下：
分类
办公电脑
显示器
CPU
RAM
HDD
GraphicCard
适用员工岗位
备注
技术I类
台式机
23寸全高清
I7
32GB
1TB
独立
视频编辑
技术II类
台式机
23寸全高清
I5
16GB
500GB
集成
设计、制作
技术III类
台式机
23寸全高清
I3
8GB
500GB
集成
开发、测试、运维（DBA）
技术IV类
笔记本
14寸
I5
8GB
500GB
集成
运维（系统、安全）
非技术I类
台式机
23寸全高清
I3
4G
500GB
集成
非技术岗位（不包括销售）
非技术II类
笔记本
14寸
I3
4G
500GB
集成
销售、BD、创意
管理类
笔记本
14寸
I5
4G
500GB
集成
一级部门管理岗位
7.8公司办公电脑管理细则详见附件三：
《摇篮网办公电脑管理制度》.
八、IT固定资产使用和保管
8.1员工为IT固定资产最小管理单位.员工领用IT固定资产/设备后,须对领用及使用期间的IT固定资产负责（即责任到人）.
8.2员工在IT固定资产使用过程中应严格按照设备使用说明使用,并避免出现人为损坏IT固定资产的情况.如确认为IT固定资产被人为损坏并造成公司资产损失的,员工应按照公司相关制度进行赔偿.
8.3原则上IT固定资产仅限于公司办公区域使用,特殊情况下员工需在公司以外区域使用IT固定资产的,员工除严格按照设备使用说明使用外,还应对设备进行妥善保管.当出现设备被盗或者遗失的情况,员工应立即拨打110报警并将相关情况上报给一级部门负责人及IT管理员.
8.4员工有义务配合网络运维部IT管理员进行IT固定资产的盘点、检查、维修工作.
九、IT固定资产维修
9.1当正常使用状态下的IT固定资产出现故障时,员工应第一时间通知到IT管理员,IT管理员在确认故障情况后将做进一步处理.如故障因员工人为损伤导致,员工需按照公司相关制度进行赔偿.
9.2IT固定资产维修期间,IT管理员将依据设备库存情况优先会为员工提供备用设备,以保证员工正常工作.员工需配合IT管理员填写《固定资产领用表》申请备用设备.设备维修后,IT管理员会将设备返还给员工使用,同时在原《固定资产领用表》做维修记录,员工予以签字确认.
十、IT固定资产报废
10.1公司的IT固定资产报废处理时,须由使用部门提出申请,填写《IT设备报废单》,协助财务部门办理报废相关手续.
10.2凡符合下列条件之一的IT固定资产可申请报废：
服务器使用年限超过5年
服务器使用年限超过3年不足5年,经过一次维修,而且不能作为测试设备利用的
办公设备使用年限超过3年
办公设备使用年限超过1年不足3年,出现故障但无维修价值
性能低,耗能高,而且不能作为IT测试设备利用的
耗材或配件采购价格超过IT固定资产当月残值50%的
出现漏电、存在火灾隐患等危害人身安全、公司资产安全的
因事故或其他自然灾害,使设备遭受损坏无修复价值的
10.3《IT设备报废单》由财务部编写并负责维护和备案.
十一、IT固定资产盘点
11.1为了保护IT固定资产的安全与完整,各部门必须对IT固定资产进行定期盘点,以掌握固定资产的实有数量,查明有无丢失、毁损或未列入数据明细的IT固定资产,保证实物与数据相符.
11.2IT固定资产每年至少盘点一次.遇有下列情况,应当对有关IT固定资产进行全部或部分的临时盘点：
直接经管IT固定资产的人员调动工作；
因机构、业务变动,办理财产交接；
IT固定资产发生非常损失事故；
公司负责人根据工作需要决定进行的临时抽查.
11.3根据IT固定资产清查的范围和任务,成立由资产管理部门、财务部门、使用部门、技术人员和实物保管人员参加的盘点小组.组长由主管IT固定资产的公司领导担任.
十二、奖惩
12.1在IT固定资产管理工作中成绩突出者,可由公司给予一定的物质奖励.
12.2IT固定资产保管人、使用人违反有关IT固定资产管理规定及操作规程,造成IT固定资产损失者,应予赔偿.赔偿数额依据损失大小和责任大小确定,同时追究其相关领导的责任.
十三、附则
本办法由网络运维部会同财务部负责解释.
本办法自下发之日起执行.
十四、附件
14.1附件一：
《IT设备申请表》
14.2附件二：
《IT设备报废单》
14.3附件三：
《自带笔记本电脑补贴申请表》
14.4附件四：
《公司办公电脑管理制度》
14.5附件五：
《自带笔记本电脑管理制度》
14.6附件六：
《自带笔记本协议书》
附件四：
摇篮网办公电脑管理制度
1、 目的:
为加强公司固定资产的管理,提高工作质量和效率,特制订本规定.
2、 适用范围：
本制度适用于公司所有正式员工及试用期员工.
三、 配备条件、流程及标准：
1、 流程
公司为所有已正式办理入职手续的员工配备用于办公的电脑设备（以下简称办公电脑）.
办公电脑配备流程如下：
2.注意事项：
2.1.HR部门需提前一个工作日以上将已正式办理入职手续的员工信息通知到网络运维部,网络运维部将在员工入职前准备好办公电脑
2.2.如HR部门未提前一个工作日以上将已正式办理入职手续的员工信息通知到网络运维部,网络运维部将在收到消息的下一个工作日为入职者提供办公电脑
2.3.特殊情况下网络运维部没有合适库存的,网络运维部将立即启动采购流程.网络运维部将为入职者提供临时办公电脑
2.4.需求部门如果对标配办公电脑有要求的,网络运维部将与其协商解决.网络运维部将为入职者提供临时办公电脑
2.5.原则上每位员工只配置一套办公电脑设备（笔记本电脑或者台式电脑）
3.办公电脑配备标准
3.1网络运维部根据当前主流软硬件规格及岗位需要制定办公电脑标准配置单
办公电脑标准配置单每年更新一次
办公电脑标准配置单如下：
分类
办公电脑
显示器
CPU
RAM
HDD
GraphicCard
适用员工岗位
备注
技术I类
台式机
23寸全高清
I7
32GB
1TB
独立
视频编辑
技术II类
台式机
23寸全高清
I5
16GB
500GB
集成
设计、制作
技术III类
台式机
23寸全高清
I3
8GB
500GB
集成
开发、测试、运维（DBA）
技术IV类
笔记本
14寸
I5
8GB
500GB
集成
运维（系统、安全）
非技术I类
台式机
23寸全高清
I3
4G
500GB
集成
非技术岗位（不包括销售）
非技术II类
笔记本
14寸
I3
4G
500GB
集成
销售、BD、创意
管理类
笔记本
14寸
I5
4G
500GB
集成
一级部门管理岗位
3.2笔记本电脑申请
特殊情况下,员工确因工作需要需配备笔记本电脑时,员工可以申请特批
申请条件及申请流程如下：
（1）公司正式全职员工
（2）有移动办公需求并说明原因
（3）其他特殊使用需求
（4）符合IT预算
申请流程：
填写附件一：
《IT设备申请表》---IT走采购流程
审批层级：
一级部门负责人---网络运维部负责人---CTO---CFO---CEO
3.3员工自带电脑
公司允许员工自购笔记本电脑用于办公目的,对于员工使用自购符合要求的笔记本电脑办公的,公司予以一定经济补贴....
笔记本电脑需满足办公需求,并不低于网络运维部推荐标准
（1）CPU:
不低于I5
（2）RAM:
不低于4GB
（3）HDD:
不低于500GB7200rpm
如需申请自带笔记本请填写附件四：
《自带笔记本电脑补贴申请表》,经相关领导审批后方可获得相应电脑补助.
员工自带笔记本须遵守《自带笔记本管理制度》
四、 日常管理：
1、 公司对所购置的办公电脑作为公司的固定资产管理,交个人使用时必须办理领用登记手续,并将管理责任落实到使用者个人.
2、 员工离职后应首先将办公电脑交至运维部鉴定机器是否完好,配件是否齐全
3、 员工办公电脑配件丢失或不全,由个人填写《丢失声明》,按配件市价赔偿,并由财务部从工资中扣除.
4、 办公电脑的维修与赔偿
（1） 运维部负责对公司员工办公电脑的损坏进行鉴定.
（2） 办公电脑使用者承担管理和维护职责.在使用期间电脑出现故障时,应及时报修,有运维部负责鉴定及维修事宜.
（3） 维修时须认真填写维修记录.
（4） 当办公电脑配件更换或升级时,确保台账内容与办公电脑的最新同步.
（5） 电脑在4年使用期内,可由公司统一维修,非人为因素造成的维修费,在保修期内由供应厂商承担,超过保修期的由公司承担.属于操作不当或管理不善等个人原因造成故障或损坏,有使用者承担责任及维修费用.
5、 使用者必须正确使用并妥善保管办公电脑,若在四年内因使用原因造成电脑损毁、丢失、被盗等,使用者补足电脑余值（电脑原值-已提折旧金额）,公司另购电脑给使用者使用.
6、 办公电脑的更换
（1）公司配备的办公电脑更新年限为4年,超过此年限的电脑将被列入更换计划.
（2）因工作需求需要更换笔记本的员工请填写《IT设备申请单》,经相关领导审批后方可更换
（3） 办公电脑整机丢失,须填写《丢失声明》,并根据当时的折旧情况按价赔偿.
（4） 《丢失声明》有财务部存档,财务部根据《丢失声明》从使用者工资内扣除相应赔偿金额.
五、 数据保密和安全管理
1、 电脑使用者必须采取加密等措施,自觉保守公司商业机密,未经许可,不得将公司经营数据、经营政策、管理制度、财务数据、技术设计等公司经营管理的数据向外界泄露,否则公司将按照有关规定追究相应的责任,造成严重后果及触犯法律的按照国家相关法律法规的规定进行处理.
2、 公司重要资料、经营数据和管理文件应当及时备份,办公电脑内保存的资料应当定期进行清理,及时删除不再使用的公司资料
3、 个人电脑发生丢失或损毁应及时向公司报告,并采取必要措施进行应急处理,以减少损失.公司保留追究由于使用者遗失电脑导致公司资料泄密的相应责任.
六、 其他事项规定
办公电脑原则上只保证厂家提供的配置,新增其他设备需正常申请.
员工使用办公电脑须遵守《IT固定资产管理制度》
附件五：
自带笔记本电脑管理制度
一、总则
第一条为加快公司信息化建设,加强笔记本电脑的管理,提高笔记本电脑的使用和维护效率,降低公司固定资产成本,员工可申请自带笔记本电脑办公（员工自带电脑,是指员工自有笔记本电脑自愿用于公司办公的行为）,特制定本制度.
第二条适用范围：
本公司正式员工,具体要求按规定进行审批（财务法务部、部门经理以上职位（含部门经理）人员不适用本制度）.
二、配置要求及补贴标准
类别
限购品牌
要求
购机价格
购买年限
协议期限
补贴发放办法
补贴金额
自备笔记本电脑
推荐联想Thinkpad,可选择惠普、戴尔、IBM、宏基、MAC（其他品牌电脑可根据实际审批确定）
在充分满足岗位工作需求的基础上,自带笔记本电脑配置不低于：
CPUi5、内存4G、硬盘500G
3000-8000元
新电脑购机时间六个月内
参照员工《劳动合同》期限确定
按月在工资中兑现
150元/月
3000-8000元
购机时间六个月至三年（含三年）
100元/月
特殊岗位需要
因工作需要符合高端配置要求
根据实际需要定制
8000以上
会议讨论
第三条员工申请自带笔记本电脑办公,符合条件并经审批后,公司给予补贴,详细要求及补贴标准如下：
1.员工自带的笔记本电脑由于各种原因不用用于正常工作的,在条件允许下可借用公司的备用电脑临时办公,备机使用时间超过7个工作日,15天以内的,当月补贴核减50%,累计超过15天以上的,当月补贴费用全部核减；
2.申请自带电脑的员工需提供正规电脑购置发票,原则上同一台笔记本补贴年限不超过四年.
3.申请自带笔记本的员工需遵守公司管理制度并签订相关协议书
三、权利和义务
第四条申请人自带笔记本电脑经批准后,可按照补贴标准进行补贴.
第五条员工提供的笔记本电脑购置发票必须是正规发票,否则不予补贴.
第六条申报的笔记本电脑必须和今后工作中使用的电脑一致,如公司发现申报电脑和使用电脑不一致,公司有权终止协议,并要求员工返还前期享受的电脑贴.
第七条试用期员工可向公司申领笔记本电脑备机,用于试用期间的学习和工作；员工转正后需自备笔记本电脑,一个月内签订笔记本电脑补贴协议,原笔记本备机退还公司；试用期已自备笔记本电脑的员工,转正后可办理补贴协议,经部门确认补贴时间可以从入职起计算；
第八条享受补贴的电脑需用于公司业务,根据公司要求安装操作系统、安全及应用软件、不得随意更改删除,并随时接受公司的监管.对于自带笔记本出现的故障,公司IT人员解决办公软件,操作系统（自带正版操作系统无法恢复为出厂状态）等软件故障,硬件问题自己联系客服解决.
第九条员工对自己工作所需电脑有明确的认识,因自带电脑达不到工作要求带来的一切后果自负（例如：
工作失误,加班等等）
第一十条享受补贴的电脑在使用过程中产生的维修、增加配置的费用以及因损毁或丢失多产生的损失均由员工个人承担,公司仅提供相关维修建议.
第一十一条笔记本电脑的淘汰期限为4年,使用超过4年的笔记本电脑,不得用于公司办公使用；
第一十二条员工在本公司服务期间购置的笔记本电脑,期限超过4年的,经过IT部门鉴定并经公司相关领导审批,在不影响工作需要的情况下,淘汰期可适当延长.
第一十三条笔记本使用期限超过四年,员工另购置符合补贴标准电脑的,可重新签订协议
第一十四条员工电脑丢失、损坏或离职等原因所致使得协议无法继续执行时,本协议终止；
第一十五条享受补贴的电脑中存储的与公司有关的文档资料、计算机软件、技术秘密、经营秘密或其他商业秘密等,其所有权均归公司所有,申请人应严格遵守公司相关保密制度和协议的规定,对公司有关秘密应严格保密,不得向任何第三方泄露；
第一十六条员工自备笔记本电脑使用状况由部门负责监控,无法正常使用的电脑需及时通知行政以及IT,经鉴定后以便及时终止补贴协议；
第一十七条自带电脑应配合公司关于网络的管理制度,使用公司设置的固定IP,并做好电脑的安全防范措施.
第一十八条申请人应定期将笔记本电脑上的公司数据进行备份,公司要求进行笔记本电脑中与公司相关数据备份时,申请人必须积极配合；
第一十九条申请人离职时,必须把与公司所有相关的文件等资料备份给公司,备份完毕后必须全部清除,申请人不得进行未经允许的任何备份,同时本协议终止.
四、审批流程
第十七条自带笔记本电脑办公的申请流程：
1.申请人提交《员工自带笔记本电脑办公申请单》并附购买笔记本的发票
2.申请人部门经理审核；
3.IT审核
4.运维经理审核；
五、管理职责
第十八条各部门审批人的管理职责：
1.申请人所在部门经理：
审核确认申请人岗位是否需要配置笔记本电脑；
2.IT审核申请人自带的笔记本电脑的配置是否能够满足工作需求；
3.运维经理审批通过后,行政备案,并报财务部按照本制度对申请人电脑补贴的管理.
第十九条若申请人违反本制度及公司其他相关制度,经核实后公司将追回相关电脑补贴,取消补贴资格,并根据情况给予警告、通报批评,严重者解除劳动关系.
第二十条此制度自发布之日起开始执行.
附件六：
协议书
甲方：
乙方（公司）：
为了保障双方利益,避免纠纷,在双方自愿平等的基础上,协商一致,订立如下协议：
一、协议期限
自________年_____月_____日起至______年_____月____日止,协议期限为年,甲方自带笔记本电脑一台,用于公司办公使用,电脑品牌及配置如下：
序号
项目
说明
发票复印件
1
品牌型号
2
购机时间
3
配置
二、补贴金额：
元/月,每月补贴费用随工资一起支付；
三、其他约定事项
1、享受补贴的电脑中存储的与公司有关的文档资料、计算机软件、技术秘密、经营秘密或其他商业秘密等,其所有权均归公司所有,甲方应严格遵守公司相关保密制度和协议的规定,对公司有关秘密应严格保密,不得向任何第三方泄露；
2、甲方应定期将笔记本电脑上的公司数据在公司备份,公司要求进行笔记本电脑中与公司相关数据备份时,甲方必须积极配合；
3、如补贴金额已达到购机价格将停止补贴,同一台笔记本补贴年限不超过三年.
4、协议期间,甲方笔记本电脑所发生的更换、升级和维护的费用甲方自负；
4、协议期间,甲方笔记本电脑损坏、丢失或员工辞职、辞退等,协议自动终止；
5、未尽事宜,双方友好协商；
四、本协议一式二份,双方各持一份,具有同等法律效力
甲方签字：
乙方章：
日期：
日期：
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