技术档案管理制度.docx

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技术档案管理制度

技术档案管理制度

新疆欣恒电力工程有限公司

二0一三年三月十五日

1、机构设置和职责分工

2、工程技术档案资料的编制

3、技术档案资料的组成

4、各项资料的填写、签字、格式及整理规定

5、竣工技术资料的管理

6、技术档案的鉴定和销毁

7、技术档案的保管和借阅

8、公司工程技术档案职责划分表

技术档案管理制度

为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。

特制订本管理制度。

一、机构设置和职责分工

1、公司工程技术档案管理机构

2、职责分工

（一）、总工程师

总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各部门编制的档案文件。

（二）、综合部

（1）、公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。

（2）、负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。

（3）、及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。

（三）、公司档案室

（1）、负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。

（2）、负责归档数据库的数据备份。

（3）、负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。

（4）、负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。

（5）、负责达标投产的资料整理工作。

（四）、工程部

（1）、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。

（2）、督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。

（3）、协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。

（4）、审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。

（五）、工程部资料室

（1）、负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。

（2）、负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。

（3）、负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。

（4）、负责竣工技术档案全面收集整理。

（5）、参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。

（6）、及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。

（7）、协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。

（六）、市场部

（1）、负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；工程开工前的审计文件；工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程项目招标投标文件；本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。

（2）、负责涉及到本部门资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。

（3）、负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

（4）、负责经手保密档案和资料的保密工作。

（5）、负责与设备供货方在技术资料方面的联系。

（6）、负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。

（七）、技术部

（1）、负责提交考核期的运行材料，包括本企业的技术标准，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考核期的生产记录，考核期的事故分析、处理记录及结论等。

（2）、负责涉及到本部门资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。

（3）、负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

（4）、负责经手保密档案和资料的保密工作。

二、工程技术档案资料的编制

工程竣工技术档案资料的编制做到三同步和五统一。

所谓三同步是指单位工程一开始，就与建立施工技术记录和竣工图同步进行；工程进行中就与施工技术记录和竣工图的积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收时，要与提交一套合格的施工技术记录和竣工图同步进行。

所谓五统一是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程预算和竣工图、施工技术记录编制移交统一进行。

五统一是工程技术资料和工程管理的有机结合，是确保工程技术档案资料完整、提高管理水平的重要手段。

1、工程技术文件的编制范围

（1）、竣工技术文件,包括：

修改单、联系单、技术记录、验收记录、原材料合格证、材料质量证明书、施工测量记录、设备及管线的安装记录、会议记录及声像材料、竣工图等。

具体内容为：

工程概况；重要文件；施工技术记录；设计修改单、工程联系单及汇总表；焊接材料、钢材、混凝土合格证及试验报告；缺陷处理记录；照片、声像文件；

（2）工程概况为：

主要叙述开工、竣工日期、建筑面积、项目的施工概况及施工大事记等。

（3）、重要文件主要有：

开工报告、竣工报告；图纸会审记录及技术设计交底记录；有关协议、会议纪要、降低或提高质监标准的技术文件；施工组织设计、方案；施工进度计划；特殊工种人员报审、工程签证量、进度款其它未列出的重要文件等。

（4）、施工技术记录为：

单位工程质量检验评定表、单位工程质量检验主要技术资料核查表、分部工程质量验评表、分项工程质量验评表、隐蔽工程验收记录、整改通知及报验表、工程测量记录、沉降记录等其它未列出的施工技术记录。

（5）、设计修改单、工程联系单及汇总表为已执行的修改单、联系单标段工程各单位工程编制的编号排列汇总、汇总表内容为序号、联系单编号、提出单位、联系单主要内容、执行情况、备注等。

（6）、缺陷处理：

包括处理情况及记录，还要附照片、声像资料。

2、项目施工文件的编制

（1）、质量验评和施工技术记录表式应符合《电力建设施工质量验收及评定规程第1部分：

土建工程》要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样，经业主核批后使用。

（2）、质量验评记录表的填写不得以“○”或“√”代替“不合格”或“合格”；应填数字处必须如实填写数字，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替代；试验报告应填写报告编号。

（3）、记录表格未填满内容处必须盖上“以下空白”或“空白”的红色条形印章加以注明，各级验收的签名处不能盖“此栏空白”。

（4）、单位工程质量验评汇总表中的分部工程、分部工程中的分项工程名称、编号一定要与后续表式中的名称、编号一致。

（5）、施工中进行跟踪的项目，应填写“项目跟踪记录表”，且跟踪记录表与施工记录表放在一起，跟踪记录表在前施工记录在后。

（6）、隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽记录并办理签证；签证在前记录在后。

（7）、若一个“单位工程”由多家单位施工，由档案部门视具体情况划分案卷编号，各施工单位均应视为一个独立的“单位工程”立卷整理。

3、项目施工技术总结的编制

各单位工程项目完工后，必须编制施工技术总结。

施工技术总结主要内容：

工程概况；施工管理（包括：

施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理主要项目施工工期、里程碑进度、施工大事记、施工总平面及机械布置[总平面布置、主要吊装机械布置、主要机械设备配备]、主要吊装方案及交叉作业[发电机定子运输与吊装、汽包运输与吊装、主变压器运输与就位、重大交叉作业、力能供应、新工艺、新技术、新设备、新材料应用]；工程管理（质量保证及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理）；经营管理；劳动力管理（按系统图分列实耗工日、按年度分列安装及建筑各工种实用劳动力统计、建筑实物工程量统计等）；机组试运（主要试运考核指标汇总、试运发生的问题和采取措施）。

4、其它项目施工文件的编制

项目竣工后，项目施工文件中应附有：

本工程所有验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计；混凝土强度汇总材料；受监焊口无损检验一次合格率统计及汇总材料。

（1）、为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和利用率，适应长期保管、重复查看和使用的目的，在编制时必须符合业主档案管理流程规定要求，做到表式规格统一，文字符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全，不得漏项。

用纸规格和填写要求如下：

（2）、用纸尺寸为A4型297mm×210mm（长×宽）。

（3）、文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水，也不得采用复写的文件资料归档。

（4）、印制或自制工程竣工技术档案资料用表时，除应保证用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外，在装订时应防止产生装订后内文被覆盖或装订不牢等缺陷。

（5）、工程竣工技术的档案资料应按照有关规定采用统一的表式，在实际应用时可适当调整图文区尺寸和线格间距。

（6）、图示画法与加工符号的表示。

火电建筑安装工程竣工技术档案资料中的图示画法及尺寸、加工符号的标注，应清晰规范，以保证工程竣工技术档案资料的质量。

（7）、抄件与复印件。

为保证工程竣工技术档案资料的真实性和准确性，对于抄件与复印件，必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量，原件编号，制造出厂的时间，规定的指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写、复印清楚，并应有抄写、复印人的签字，以便于追踪核查。

三、技术档案资料的组成

主要由施工综合资料、施工技术资料、工程竣工图组成。

1、资料编制的具体内容

施工综合资料主要有以下内容

（1）、工程总结：

含工程数量汇总表、材料用量汇总表。

（2）、竣工建、构筑物相片（3.5寸×9寸彩照）。

（3）、工程合同名称、编号（或复印工程合同封页、盖章）。

2、施工技术资料内容及要求

（1）、工程质量检验评定资料

a定位放线；b基础工程；c主体工程；d装饰工程；e门窗工程；f楼地面工程；g屋面工程；h安装工程；i通风、采暖、卫生工程。

（2）、工程质量保证资料必须与工程进度同步进行，严禁滞后，保证施工实体的质量。

a钢材出厂合格证、试验报告；b焊接试验报告、焊条（剂）合格证；c水泥出厂合格证及试验报告；d砖（砌块）出厂合格证或试验报告；e防水材料合格证、试验报告；f预制构件合格证；g混凝土试块试验报告；h砂浆试块试验报告；i土壤试验；j地基验槽记录，钢筋隐蔽验收记录；k结构吊装记录；l钢结构构件的合格证和出厂检验报告。

（3）、工程质量管理资料

a工程施工承包合同及开工报告、竣工报告；b图纸会审记录；c施工组织设计、作业指导书；d技术交底；e设计变更及技术核定单；f工作联系通知单；g测量成果；h工程质量评定；i主要材料使用跟踪记录；j施工日记及各项施工记录；k质量事故分析和处理；l工程施工总结资料。

3、竣工图

（1）、项目竣工图是项目建设最终情况的真实反映,是项目工程建成后维护、保养必不可少的凭证和依据。

因此,竣工图必须准确、清楚、完整，真实反映工程竣工验收时的实际情况。

竣工图和施工图数要相符。

（2）、项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份与现场实际相符的竣工草图供设计院编制竣工图用；设备图纸由施工单位编制。

（3）、竣工图必须使用经审查签字的全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点的施工图编制。

（4）、无设计变更的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“竣工图”章，盖印材料应用红色印泥。

（5）、编制竣工图时，应编制“竣工图编制总说明”（叙述竣工图编制原则并包括各专业的竣工图卷册目录）。

对每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、修改依据文件等）。

（6）、凡有一般性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改依据”，加盖“竣工图”章。

（7）、竣工图的修改部分须用碳素墨水更改，改图要工整、清晰。

若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过三分之一的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。

四、各项资料的填写、签字、格式及整理规定

1、所有资料的表格，电力建设工程应采用电力部颁发的《电力建设施工质量验收及评定规程第1部分：

《电力建设土建工程主要技术记录表式》以及业主单位颁发的《资料归档制度与流程》制度。

2、资料的整理，必须保证内容与工程实际情况相符；各项资料之间必须交圈对口。

3、整理归档的工程竣工技术档案资料，必须正确地反映工程施工全过程的工程结果，不得擅自修改、仿造或事后补做。

凡是文件资料在达不到要求的技术标准和对某些资料的准确性有怀疑时，必须经设计单位技术负责人和施工单位技术负责人审核，并签署处理意见。

处理后的结果要有技术负责人的签字认可，否则其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。

4、科学分类、规格统一、字迹清楚、图形规整、无漏项，所盖公章清晰。

5、所有签名必须齐全、真实、易于辩认，不能代签和简化。

6、不准用铅笔和其它易于褪色的墨水填表和绘图，一律使用碳黑墨水。

7、复印件、抄件应注明原件存放单位，抄件应有抄件人、抄件单位的签字和印章。

8、汇总后的资料应有清晰的目录、页次。

五、竣工技术资料的管理

1、所有资料除施工日记外，均应在分发时预留竣工资料归档时的份数，施工技术资料应及时，不得写“回忆录”，更不得伪造。

2、项目总工、项目技术负责人是资料管理的第一责任者，负有领导、主持、检查、督促资料工作的职责和权限。

3、项目施工员、质安员、试验员、测量员对各自分工的资料负有如实填写、办理签证、分发并交档的责任；生产技术组负责开工报告、竣工报告的办理及交档、工程承包合同的办理及交档；材料科负责各种原材料、成品、半成品、设备的出厂合格证必须随货（机）试验、检验报告单的收集、归档。

4、项目部资料员负责资料的收发、复制、收集、校核、送审、归档等工作。

5、竣工资料的份数及移交事项

5.1、竣工资料的份数为一式四份，施工方存二份，接受方存二份；

5.2、装订标准规格必须按工程监理或业主以及档案馆的有关要求执行；

5.3、资料移交有关部门后必须索取收条备查；

5.4、竣工技术资料属企业的技术机密，必须按保密制度进行保管，严防泄密或遗失。

六、技术档案的鉴定和销毁

1、认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。

因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。

因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

2、凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。

有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

七、技术档案的保管和借阅

1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。

并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。

技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。

防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

4、技术档案的保密制度：

4．1、全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。

凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。

借阅者必须妥善保管，不得遗失。

4．2、技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

4．3、非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。

5、技术档案的借阅：

5．1、凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。

由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。

用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

5．2、技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。

若需借出室，应办理手续，借出副本。

如无副本时，需经技术主管批准方能借出。

5．3、经同意借出之档案，每次最长时间为三天。

如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。

如遇假期，必须将所借技术档案退回。

到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。

到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。

5．4、借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。

借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。

如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。

并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

附件：

公司工程技术档案归档责任划分表

序号

文件材料名称

责任部门

一、

工程建设依据性、管理性文件

1、

项目建议书及审批文件

工程部

2、

工程“初可”阶段文件及其审查和批复文件

工程部

3、

工程“可研”阶段文件及其审查和批复文件

工程部

4、

工程征地的文件、协议、合同等

工程部

5、

工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件

工程部

6、

工程招标文件和中标通知书

计划部

7、

工程项目的融资、贷款合同、协议

财务部

8、

工程项目开工报告和批复文件

综合部

9、

工程项目开工前的审计文件

综合部

10、

工程所有租赁文件

市场部

11、

工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等

市场部

12、

工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等

市场部、工程部

13、

工程的施工合同及其执行文件、纪要、备忘录等

市场部、工程部

14、

工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等

市场部、工程部

15、

工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等

市场部、工程部

16、

工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等

综合部

17、

工程管理部门发出的有关工程前期依据性文件、报告、纪要、备忘录等

综合部

18、

工程前期评估的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等

综合部

19、

工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等

综合部

二、

工程勘测报告

设计院

三、

工程设计文件

设计院

四、

土建、水工施工文件

开工报告、工程技术要求（图纸会审纪录）

施工单位

施工组织设计（包括方案、计划、措施）

施工单位

原材料证明书

施工单位

建（构）筑物地基审查、交底纪要、记录等

施工、监理

建（构）筑物地基处理文件、记录、备忘录等

施工、监理

厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建（构）筑物的施工测量记录

施工单位

建（构）筑和大型设备主要轴线定位放线测量记录及高程测量记录，沉降观测记录，变形、高程控制记录及水准点一览表

施工单位

单位工程钢筋跟踪资料

施工单位

单位工程水泥跟踪资料

施工单位

混凝土是试块试验报告跟踪资料

施工单位

主体结构、重要部位试件和材料检验、试验记录及用材跟踪记录

施工单位

主要原材料、构件及管子成品验收的证件与出厂试验报告

施工单位

土建、水工施工技术记录、质量评定记录

施工单位

土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证

施工单位

管道水压试验记录

施工单位

预应力混凝土输水管管线垒底及基础工程验收记录

施工单位

施工过程中的缺陷，质量问题处理、分析与结论文件

施工单位

设计变更和钢筋、管材代用证件

施工单位

旧貌、施工过程、隐蔽工程、施工工艺、完工的建筑物及构造物的照片

施工单位

工程事故处理文件

工程部、施工单位、监理

五、

安装工程文件

开工报告、技术要求、图纸会审纪要。

施工单位

施工组织设计、方案、计划、措施。

施工单位

材料出厂证件、重要的施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等）性能证件、抽样化验记录和报告。

施工单位

设计变更通知单、工程联系单与材料代用记录。

施工单位

施工记录、质量验评记录。

施工单位

隐蔽工程中间验收记录与签证。

施工单位

分部试运前的各级质量检查、验收记录与签证。

施工单位

分部试运的方案、措施、记录与报告。

施工单位

设备安装技术记录和签证

施工单位

热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录

施工单位

电缆敷设记录原始安装记录

施工单位

主、再热蒸汽和主给水管道支架弹簧安装高度的记录

施工单位

注明蠕胀测点、检查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图

施工单位

焊接施工记录

施工单位

14．1

焊接工程一览表

施工单位

14．2

焊条、焊剂出厂证件和保管情况记录

施工单位

14．3

焊工资格复印证件或证件一览表

施工单位

14．4

受监焊口焊接热处理的检验记录和图表、质量检验报告、实物抽样试验报告

施工单位

14．5

主（再）热蒸汽系统（热段、冷段）、汽机导管和主给水系统等管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告

施工单位

14．6

焊接施工组织设计及重大项目的施工技术措施

监理、施工单位

14．7

锅炉受热面管子和锅炉依次门内本体、管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告

施工单位

14．8

焊接工程质量评定

施工单位

14．9

焊接工艺评定

施工单位

14．10

焊接工程技术总结

施工单位

隐蔽工程中间验收记录与签证

施工单位

合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验

施工单位

重要的施工材料性能证件，抽样化验记录和报告

施工单位

分部试运的方案、措施、记录与报告

施工单位

施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证

施工单位

设计变更通知、工程联系单与材料代用记录

施工单位

分部试运前的各级质量检查、验收记录与签证

施工单位

施工前旧貌、安装过程、隐蔽工程、施工工艺等的照片

施工单位

工程事故处理文件

施工单位、监理单位、工程部

六、

设备文件

市场划部

1、

设备出厂说明书、总装、试验记录、合格正、手册、图纸等文件（包括随设备带来的软件、光盘等电子档案材料）

2、

设备商检记录、索赔文件

3、

设备及主要辅机设备台帐

4、

从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺的统计

5、

备品、备件、专用工具的交接清单

6、

工业卫生、环保、消防的设备文件、台帐

七、

整套启动及试运阶段文件

调试单位

1、

整套启动调试大纲

2、

整套启动试验方案、措施

3、

整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等

4、

整套启动试运交接班记录和运行记录

5、

整套启动调试报