学校档案资料管理制度四篇.docx

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学校档案资料管理制度四篇

学校档案资料管理制度四篇

篇一：

****实验小学档案资料管理制度

档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。

它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。

为此，制订制度如下：

1、成立档案资料工作领导小组。

校长办公室主任具体负责，德育处、教导处、总务处、教研组、年级组有关人员协助工作。

2、各处室档案资料要及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

各处室资料由本处室妥善保管，每学期进行一次整理，并装订成册，便于查阅。

3、学校行政档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各种计划与安排，各种会议学习记录，由办公室整理归档。

4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、普及初等教育档案等由教导处有关人员负责收集、整理并归档。

5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。

由总务处有关人员负责收集、整理装订并归档。

6、学校德育处档案包括德育处会议记录、文明创建资料、少先队活动资料、主题教育资料等。

有德育处有关人员收集整理装订并归档。

7、各处室要积极为其他处室和学校教师提供相关档案。

所有档案资料原件由处室自己保管，对于需要提供文字档案资料的，只提供复印件，并加盖公章。

8、电子档案平时要做好备份（至少应保存在两台电脑或网络存储上），学年度末由各处室分年度整理后送交信息中心统一保存，并刻录成光盘。

9、建立学校综合档案室。

每学年度各处室将整理的档案，按照规定向学校综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

10、学校综合档案室对归档的案卷按要求进行分类、整理，在分类的基础上按保管期进行系统排列，编制案卷号以固定其位置。

20XX年3月

篇二：

学校档案管理制度

一、档案建立

（一）建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。

校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。

（二）有条件的学校建立档案资料室，由文书（或人事秘书兼）专职（或兼职）管理。

教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门和团委应设档案柜，分别明确专职（或兼职）人员具体管理。

（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。

学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。

二、档案立卷

（一）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、装订、编制目录，进袋入档。

档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。

（二）卷宗必须注时保存的期限，凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否留存。

三、档案补充

（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务，获得学位、学衔，调资，入党入团，奖惩等材料要及时收入个人档案。

（二）外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交待有关领导阅后即立卷归档。

（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、总务处、勤工俭学办公室、团委、少先队大队部、学生会应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案转递

（一）教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

五、档案查阅

（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同志不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。

（二）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

六、档案安全保密

（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物口。

（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，应按保密纸处理或销毁。

天镇县第六小学档案管理制度

天镇县第六小学编

序言

汇编

为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定学校档案管理制度。

本制度共分为《档案管理实施细则》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和销毁制度》、《档案人员岗位责任制度》和《分管领导职责》七项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执行。

天镇县第六小学

目录

1.档案管理实施细则―――――――――――――12.归档制度―――――――――――――――――43.档案保管制度―――――――――――――――64.档案库房管理制度―――――――――――――75.档案借阅制度―――――――――――――――86.档案统计、鉴定和销毁制度――――――—――97.档案人员岗位责任制度―――――――――――118.档案员职责――――――――――――――――129.分管领导职责———————————————13

档案管理实施细则

1.总则

1.1为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，根据国家、省、市档案部门有关档案管理的规定，制定本细则。

1.2档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

1.3学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一管理。

2.档案管理体制

2.1学校必须建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。

2.2档案人员必须忠于职守，严格遵守保密纪律，具有高中以上文化程度，具有档案专业知识。

2.3档案室由学校领导分管，并纳入主管领导的目标和岗位职责。

2.4各科室应确定兼职档案人员，负责本科室文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。

3.文件材料的形成与归档

3.1学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。

归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。

3.2根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。

3.3文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。

4.档案的管理

4.1档案的分类。

学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计档案类、声像实物类、教师业务档案九种门类。

4.2档案编目。

学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。

4.3档案鉴定。

根据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。

档案保管期限分为永久、长期、短期三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。

档案鉴定工作分两次进行：

归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

4.4档案统计。

建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。

统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。

4.5档案库房管理。

配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。

4.5.1档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。

4.5.2对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。

4.5.3定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。

4.6建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。

4.7档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

5、开发档案信息

5.1在学校内部可实行档案开架阅览。

5.2学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作。

5.3在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

6、附则

6.1本细则根据工作需要可另行补充。

6.2本细则由天镇县第六小学档案室负责解释。

6.3本细则自发布之日起执行。

归档制度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、文件材料的归档范围

1.1凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。

1.2代管和学校有关的撤销学校的全部档案。

1.3与学校业务工作有关的资料。

2、文件材料的归档要求

2.1应归档的文件材料必须齐全完整。

2.2应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。

严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

2.3归档的文件材料必须是原件。

2.4归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容。

2.6文件材料归档必须办理移交手续。

3、文件材料的归档时间

3.1档案在第二年三月底前归档。

3.2会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

3.3设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。

4、文件材料的归档份数

4.1各类文件材料一般归档一式一份。

4.2重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

5、学校档案室应对文件材料的形成，积累，整理和归档工作进行指导，监督和检查。

档案

保管制度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用柜架。

在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4.定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6.档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度，相对湿度45－60％之间。

7.档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

8.档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

9.库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

10.应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

11.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

档案库房管理制度

1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。

6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档案借阅制度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3、在借阅档案时，应做到以下几点：

（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；

（2）应该爱护档案，不得遗失；

（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；

4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

档案统计、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1.档案统计

1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。

1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。

2.档案鉴定

2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

2.2鉴定小组的任务：

负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。

3.确定档案保管期限的原则

3.1对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

3.2凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.鉴定工作应定期进行。

5.档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

6.销毁档案程序

6.1鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。

销毁清册及报告的档案应保存。

6.2销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

档案员岗位责任制度

1.热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。

2.及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3.制订学校档案工作计划和长远规划。

4.制定各项档案管理制度。

5.负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6.参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

7.做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8.认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。

9.做好档案的统计鉴定工作。

10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。

11.对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导。

12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档案员职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

二、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

三、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

四、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

五、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

七、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

八、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

档案工作分管领导职责

一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。

二、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。

三、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。

四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。

五、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和指导。

六、积极主动地与档案行政管理部门联系，解决本单位档案工作中存在的业务问题

篇三：

XX幼儿园档案管理工作制度

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为本园地各项工作提供服务，特制订本制度：

一、档安工作实行统一领导、分级管理的原则，充分发挥档案的作用。

二、对档案法规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案管理人员移交，集中管理，任何人不得占为已有。

三、应归档的文字材料，必须齐全、完整，保持它们自己的原始资料，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切。

四、凡本园教职工因工作需要均有借阅档案的权利，同时具有保护档案的义务。

五、档案管理人员要熟悉本园档案底细，建立台帐，登记制度，主动热情地为利用者提供方便，努力提高档案查准查全率。

六、查阅档案人员必须十分爱护案卷，严禁在案卷上折叠、勾划、涂改、折页、污损等现象发生。

七、妥善管理档案，对破损的档案及时做好修补工作，尽量延长档案寿命，保持库内清洁，严格做到防火、防强光、防尘、防溢、防虫、防鼠、防潮。

八、档案一般不外借出园，确因工作需要，必须经园领导批准后方可出园（不属机密级）。

九、档案是历史的真实记录，国家的宝贵财富，严格做好档案的保护工作，经常检查档案室设施是否破损，墙面是否渗水，门窗是否牢固，确保档案安全。

十、凡需要借阅档案材料者，在办理借阅登记手续后，必须由档案管理人员一同进入档案室，不得借用钥匙单人进入，一般情况在阅览室查阅，特殊情况可在办公室查阅，但必须当天归还。

幼儿园档案管理工作制度

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为本园地各项工作提供服务，特制订本制度：

一、档安工作实行统一领导、分级管理的原则，充分发挥档案的作用。

二、对档案法规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案管理人员移交，集中管理，任何人不得占为已有。

三、应归档的文字材料，必须齐全、完整，保持它们自己的原始资料，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切。

四、凡本园教职工因工作需要均有借阅档案的权利，同时具有保护档案的义务。

五、档案管理人员要熟悉本园档案底细，建立台帐，登记制度，主动热情地为利用者提供方便，努力提高档案查准查全率。

六、查阅档案人员必须十分爱护案卷，严禁在案卷上折叠、勾划、涂改、折页、污损等现象发生。

七、妥善管理档案，对破损的档案及时做好修补工作，尽量延长档案寿命，保持库内清洁，严格做到防火、防强光、防尘、防溢、防虫、防鼠、防潮。

八、档案一般不外借出园，确因工作需要，必须经园领导批准后方可出园（不属机密级）。

九、档案是历史的真实记录，国家的宝贵财富，严格做好档案的保护工作，经常检查档案室设施是否破损，墙面是否渗水，门窗是否牢固，确保档案安全。

十、凡需要借阅档案材料者，在办理借阅登记手续后，必须由档案管理人员一同进入档案室，不得借用钥匙单人进入，一般情况在阅览室查阅，特殊情况可在办公室查阅，但必须当天归还。

篇四：

学档案管理办法

第1章总则第一条

为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，制订本办法。

第二条

学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

档案是师生员工智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学校历史的鉴证。

第三条

档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

学校把档案工作纳入学校整体发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

第二章领导体制、档案机构及其职责

第五条我校档案工作受国家教育部和辽宁省教育厅的领导，业务上接受省、市档案局的指导、监督与检查。

第六条学校由一名校长主管档案工作，实行全面领导。

第七条学校设综合档案室，档案室为科级建制，隶属校务办公室。

档案室是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。

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第八条档案室的基本任务如下：

（一）贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。

（二）建立健全全校各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况。

（三）组织全校档案干部的业务培训。

（四）负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。

（五）开展档案和资料的开放和利用工作。

（六）参予学校档案信息工作整体化建设。

（七）编辑档案参考资料和检索工具。

（八）开展档案宣传和利用者教育活动，举办档案展览。

第九条

除主管校长外，学校其他校级领导干部也负有一定的档案工作领导责任，一方面要督促、检查、总结分管部门的档案工作任务完成情况，另一方面分管人、财、物等的领导，在职权范围内应尽可能为档案工作提供必要的工作条件。