云南经贸外事职业学院公文处理办法.docx

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云南经贸外事职业学院公文处理办法

云南经贸外事职业学院公文处理办法

第一章　总　则

第一条　为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《2012年党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）文件精神，结合我院实际，特制订此办法。

第二条　学院公文是学院在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是学院依法治校和进行教育教学活动的重要工具。

第三条　学院公文处理是指学院公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

第六条　学院领导、各职能部门、各系（院、部）党政主要负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法。

第七条　学院党政办公室是公文处理的管理机构，主管学院公文处理工作并指导其他各职能部门、各系（院、部）的公文处理工作。

第八条　学院党政办公室行政秘书科负责公文处理工作。

第二章　　公文种类

第九条　根据《2012年党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）文件精神，结合学院实际，我院常用的公文种类主要有：

（一）决议

适用于经学院党代会、教代会、党委会、院务会、院长办公会其他重要会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定

适用于对学院重要事项或重大行动作出决策和部署、奖惩有关部门、系（院、部）及人员、变更或撤销学院各部门、各系（院、部）不适当的决定事项。

（三）通告

适用于向社会或学院教职员工公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知

适用于批转学院设机构的公文、转发上级机关和不相隶属相关的公文，传达要求学院有关职能部门、系（院、部）办理和需要有关职能部门、系（院、部）周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）批复

适用于答复学院设机构及有关教职员工个人的请求事项。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要

适用于记载、传达学院或内设机构党政重要会议情况和议定事项。

第三章　　公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

1、以董事会名义印发的公文，由党政办公室负责统一编号发文，发文字号为云经外董〔20××〕×号。

2、以学院党委名义印发的公文，由党政办公室负责统一编号发文，发文字号为“云经外党〔20××〕×号”。

3、以学院名义印发的公文，由党政办公室负责统一编号发文。

学院名义印发的公文按不同情况分成三类：

云经外院〔20××〕×号、云经外函〔20××〕×号、云经外×〔20××〕×号。

（1）以云南经贸外事职业学院名义印发的上行文、涉及全院性重要事项印发的文件，发文字号为“云经外院〔20××〕×号”。

（2）以云南经贸外事职业学院名义印发的信函式公文，发文字号为“云经外函〔20××〕×号”。

（3）凡属学院工作某一方面重要的事项印发的文件以及学院下属党政部门起草需党委和学院具印发文的平行、下行文，由党政办公室负责统一编号发文，机关代字应包括“云经外”和主办文件部门代字。

具体文号如下：

党委组织部起草的文件发文字号为云经外组〔20××〕×号；

党委宣传统战部起草的文件发文字号为云经外宣〔20××〕×号；

党委学生工作部（处）起草的文件发文字号为云经外学〔20××〕×号；

党政办公室起草的文件发文字号为云经外办〔20××〕×号；

人事处起草的文件发文字号为云经外人〔20××〕×号

教务处起草的文件发文字号为云经外教〔20××〕×号；

财务处起草的文件发文字号为云经外财〔20××〕×号；

招生办公室起草的文件发文字号为云经外招〔20××〕×号；

后勤保卫处起草的文件发文字号为云经外后〔20××〕×号；

4、工会起草的文件发文字号为云经外工〔20××〕×号。

5、团委起草的文件发文字号为云经外青〔20××〕×号。

6、以学院下属部门名义且具部门印的公文的发文字号，机关代字不得使用“云经外”三字，只使用主办文件部门代字，具体如下：

党委组织部的发文字号为党组〔20××〕×号；

党委宣传统战部的发文字号为党宣〔20××〕×号；

党委学生工作部的发文字号为党学〔20××〕×号；

党政办公室的发文字号为党办〔20××〕×号，院办〔20××〕×号；

人事处的发文字号为人事〔20××〕×号；

教务处的发文字号为教务〔20××〕×号；

学生处的发文字号为学生〔20××〕×号；

财务处的发文字号为财务〔20××〕×号；

招生办公室发文字号为招办〔20××〕×号；

后勤保卫处的发文字号为后保〔20××〕×号；

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章　　行文规则

第十四条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条　学院各部门的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

学院党委、行政可以对内、对外行文；除党政办公室外，学院各部门一般不直接对外正式行文，确因工作需要，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；学院职能部门以外的系（院、部）因工作需要需对院外行文，应按业务范围及有关规定并通过对口职能部门履行对外行文手续。

第十六条　各职能部门按职权范围，可直接向各系（院、部）行文，也可互相行文，但文件头不得冠以“文件”字样，且只限于发通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要等文种。

各职能部门也可联合行文。

各职能部门之间对有关问题未协商一致的，不得各自行文。

第十七条　向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）学院党委、行政各部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学院党政第一领导同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当由分管领导同意才可报送上级主管部门。

（三）请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送公文，不得以学院负责人名义向上级机关报送公文。

第五章　　公文拟制

第十八条　公文拟制包括公文的起草、审核、会签、签发等程序。

第十九条　公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）从实际出发，实事求是分析问题，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他职能部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关职能部门意见，力求达成一致。

（七）职能部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条　涉及学院各部门职责范围内的事项且需以学院名义行文的，由相关部门拟稿、校对，本部门领导审核，分管领导签发。

涉及几个部门职责的事项，由主办部门拟稿、校对，相关部门领导会签，主办部门领导核签，主办部门分管领导签发。

其中，拟稿人和校对人不得为同一个人。

（一）学院各职能部门文件成稿后，均须填写学院统一印制的发文审批表，附在文稿首页，作为办理拟稿、校对、会签、审核、签发等手续的记录。

（二）学院各职能部门将附有发文审批表并经部门负责人签字后的待行公文交党政办公室进行发文登记、确定发文字号并排版、印制。

（三）公文印制完成后，党政办公室应及时通知拟稿部门领取、装订、盖章、分发。

（四）学院各职能部门需对外印发的公文应提前报送，以保证党政办公室有足够的时间核稿，分管领导有足够的时间阅批、审签，党政办公室有足够的时间复核、印制。

第二十一条　以党委和学院名义上报省委高校工委、省教育厅等上级主管部门或在学院印发的重要公文，由分管领导审阅后呈党委书记、院长签发。

第二十二条　学院党委和行政直接对内、对外发文，由党政办公室（或会同有关部门）拟稿、校对，呈分管领导审核，审核后报党委书记或院长签发，并对公文进行复核、缮印、用印、登记、分发。

第二十三条　按以上程序处理完毕的公文，主办部门应将签发的原稿及发文审批表连同印制件按文书要求送党政办公室档案科立卷归档。

第六章　　收文办理

第二十四条　收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收

指对来文进行鉴别、清点、核对、检查并在文件台帐上记录。

（二）登记

指对来文逐个进行登记，包括来文密级、收文号、来文号、页数、文件标题等并填写来文处理单。

（三）拟办

指对来文如何处理提出建议性处置意见并送交有关领导批示，拟办一般由党政办公室负责人完成。

（四）批办

指学院领导根据职权范围对来文办理提出处置意见，批办人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

（六）承办

经领导批办后的公文，党政办公室行政秘书科应及时通知有关部门或有关人员办理，承办部门承办人收到交办的公文后应按领导批办意见予以落实，不得延误、推诿，对于不属于本单位（本人）职权范围办理的应当及时退回交办部门（交办人）并说明理由。

（七）催办

对于送负责人批示或有关部门（人员）办理的公文，行政秘书科应根据承办时限和有关要求及时督查，负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（八）收文处理程序

1、凡收到的公文应由党政办公室行政秘书科立即登记、编号，填写文件处理单后交由党政办公室负责人拟办，拟办后呈送分管领导阅批后按批示送有关职能部门、系（院、部）承办，处理完毕后由承办人填写承办情况，交由档案科放入档案馆整理归档，任何部门和个人不得保存应当归档的公文。

对于学院下发到各部门、各系（院、部）的公文，在处理完毕后也应交档案管理人员负责保管。

2、各部门、各系（院、部）对来往文件要有专人负责，并进行登记、编号、妥善保管。

3、各部门、各系（院、部）对直接收到的上级文件应及时转交党政办公室行政秘书科登记、拟办，及时送分管领导阅示。

第二十五条　凡封皮标有学院名称、学院负责人字样的所有文件、公函、信件均由党政办公室行政秘书科负责签收、启封、登记，其他人不得任意启封，行政秘书科必须把信件当天启封，及时登记送阅。

第二十六条　学院领导、有关部门负责人、参加上级有关会议，会上所发的文件、材料，除明确给予参会者个人外，均应在会后全部及时交党政办公室，由档案科收取统一放档案馆存档，不得成为账外文件。

第二十七条　公文立卷

（一）公文立卷原则：

遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，真实反映单位活动和主要工作情况，便于保管、查找和利用。

（二）凡是学院各职能部门、各系（院、部）在工作活动中形成和办理完毕且具有查考价值的文件、材料、图纸、照片（底片）、录音（像）、简报等，均属立卷范围。

（三）学院各职能部门、各系（院、部）的公文管理人员每周应将该归档的文件收集齐全，按照立卷原则、要求和方法整理成案卷。

第二十八条　公文归档

（一）学院各职能部门、各系（院、部）应按有关规定，立好案卷，并向党政办公室档案科移交，个人不得私自保存应存档文件。

（二）学院各部门、各系（院、部）向党政办公室档案科移交案卷时，应履行有关手续。

（三）有密级的上级来文，应按规定及时退回上级主管部门，需留存的须经上级主管部门批准并及时立卷移交党政办公室档案科。

（四）党政办公室档案科应按规定将存档的文件、资料留存备份，放入档案馆。

第七章　　附 则

第二十九条　本办法适用于学院各职能部门纸质公文。

第三十条　学院其他文件、规定，与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十一条本办法自颁布之日起实施，由党政办公室负责解释。