合同管理实施办法预审稿.docx

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合同管理实施办法预审稿

城区项目事业部

合同管理实施办法

（试行稿）

第一章总则

第一条宗旨和依据

为统一、规范、完善城区项目事业部（以下简称事业部）合同管理工作和审批流程，提高合同审核效率，保障公司权益，遵守《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，依据天恒集团有限公司（以下简称集团）相关制度制定本办法。

第二条适用范围

1、本办法所称的合同是指以公司名义对外签订的涉及民事、商事事宜的书面协议。

包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、建设工程类合同、技术合同、委托合同、担保合同、投融资合同、并购等。

2、本办法适用于事业部职能部门为主责、集团为合同主体（以下简称“事业部合同”），事业部职能部门发起、归属公司为合同主体（以下简称“事业部发起合同”）及事业部归属公司为合同主体并负主责而签订的合同。

第三条合同管理工作应当遵循以下原则：

1、坚持公平自愿、平等互利、诚实信用和等价有偿的原则，依法签订和履行合同，保证合同的合法性。

2、坚持经营风险主动控制原则，以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅。

3、合同的签订实行洽谈权、审核权、批准权相对独立、相互制约的原则。

第二章合同管理部门及其职责

第四条合同管理部门

合同管理由事业部及各归属公司法务管理部门、合同承办部门、其他部门分别行使职权，各部门之间行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿、共同维护公司合法权益原则。

合同综合管理部门：

事业部及各归属公司承担法务管理职能的部门。

事业部为综合管理部，各归属公司为综合部。

第五条事业部合同综合管理部门履行下列职责：

1、负责对事业部合同、事业部发起合同及网络办公平台上归属公司提交的合同进行合法性、风险性审查；

2、负责解释、修订事业部合同管理办法并监督办法的实施；

3、负责审查、修改、备案事业部的常用合同示范文本；

4、协助有关部门对重大合同的履行情况进行监督；

5、负责事业部合同的诉讼、仲裁工作中与外聘律师的联系对接，全面参与相关工作；

6、指导各公司合同管理人员的工作；

7、组织与合同相关法律、法规、政策等的宣传和培训；

8、其他由事业部主责的合同管理工作。

第六条各归属公司合同综合管理部门履行下列职责：

1、负责本公司对外签订的合同的合法性、风险性审查；

2、负责本公司制定的合同管理制度的解释工作；

3、负责对合同承办部门进行法律业务指导；

4、负责审查、修改、备案本公司常用合同示范文本；

5、参与重大合同的论证、考察、招标投标、合同谈判等工作；

6、协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督；

7、负责在合同谈判、起草、审查、签署、涉裁涉诉、执行等过程中与外聘律师沟通联系，全面参与相关工作；

8、负责与事业部专职法务人员联系对接相关工作；

9、其他相关合同管理工作。

第七条合同承办部门履行以下职责：

1、负责承办合同的可行性研究和前期调查，对合同对方的资信进行审查和确认；

2、负责承办合同的谈判、起草、报审、签订、履行、变更、解除、终止、纠纷处理、统计与存档等工作，必要时提请合同综合管理部门予以协助；

3、根据专项业务条线管理的需要，可就专业性常用合同拟定示范文本；

4、负责办理合同签订的内部审批手续和外部的登记、鉴证、备案等工作；

5、认真履行及督促对方履行合同，向合同综合管理部门通报合同管理情况，及时发现问题，提出解决的意见和建议；

6、组织对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼并及时向主管领导及合同管理部门通报情况；

7、负责合同相关资料和证据的收集、存档保管工作；

8、其他相关合同管理工作。

第八条其他配合部门履行下列职责：

1、成本预算部门负责合同签订和履行过程中的成本控制，并对工程类合同、设备采购类合同、招投标等类合同实行预算管理，依据国家相关规范、行业标准、企业成本管理制度等对合同实施成本管理。

2、财务部门负责按照合同约定和公司财务制度及收付款计划，监督和操作合同收付款，收集和保存收付款凭证。

3、印章管理部门按照合同审批结果盖章。

4、档案部门负责保管相关部门交存的合同文本、相关资料和证据。

第三章合同的签订

第一节合同签订前的资信调查

第九条合同对方的资信调查

合同谈判过程中、签订前，合同承办部门应当对合同对方当事人进行必要的资质、资信调查，确定对方具有合法的主体资格和相应的履约能力。

调查所涉及的主要内容包括但不限于以下方面：

1、对方当事人的合同主体资格调查。

应调查清楚其法律地位和性质，公司或组织是否合法存在，法定名称、地址、法定代表人姓名及注册地。

合同标的涉及经许可方可开展经营的事项，是否取得相应的许可或者资质证书等；

2、合同签署人身份调查。

代理人签订合同的，要具有真实、有效的授权委托书、法定代表人身份证明、代理人身份证明。

3、对方当事人履约能力和信用调查。

对方当事人的履约能力和信用是否良好，现时负债情况以及是否涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件。

4、合同的担保情况调查。

涉及担保的，保证人是否具备《中华人民共和国担保法》所规定的保证人资格，是否具有代为清偿债务的能力；抵押物、质物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以抵押的财产、可以质押的动产或者权利，是否真实存在。

5、必要时要求其出具资产负债表、验资证明、注册会计师签署的验资报告、律师事务所出具的法律意见书等相关文件。

第十条资信调查资料

针对以上情况调查过程中获取的下列资料，如有则作为合同档案资料进行保管：

1、对方当事人、保证人的身份证、户口簿或者其他有效身份证件的复印件；

2、对方当事人、保证人的《企业法人营业执照》、《事业单位法人证书》、《社会团体法人登记证书》、《营业执照》及其他有效主体资格证件的复印件；

3、对方当事人的涉及许可经营的许可证及相应资质证书的复印件；

4、对方当事人本人或者法定代表人出具的合同签订授权书；

5、根据所签合同事项的需要，可备案经法定会计师事务所或者审计师事务所审计的对方当事人、保证人的验资报告、资金证明、资产负债表、损益表等资料；

6、对方当事人、保证人现时涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件的证明材料或说明；

7、抵押物、质物的权属、价值、存放资料；

8、其他相关资料。

上述所列各种资料为复印件的，应当由调查人与原件核对无误后由提供方加盖公章确认。

第二节合同谈判

第十一条合同谈判原则

遵守国家法律法规、相关政策，贯彻平等自愿、互惠互利、协商一致、择优签约的原则，以实现我方应得合法权益为谈判目标。

第十二条合同谈判

1、合同谈判由合同承办部门负责，必要时可以由主管领导、合同综合管理部门或外聘法律顾问予以协助。

合同谈判涉及其他部门的，其他部门应当予以积极配合。

重大合同可组成谈判小组进行谈判。

前款重大合同指：

（1）融资、投资、合资、改组、改制、合并、分立、收购、上市；

（2）对外提供担保；

（3）重大资产购置、抵押、租赁、转让、出售等；

（4）涉及公司的重大信誉等无形资产以及其他重大利益的经济活动。

2、合同承办部门负责谈判的记录、纪要、备忘录等文件准备，并整理归档。

第三节合同起草

第十三条合同起草

1、承办部门按照谈判要点起草合同文本，交合同综合管理部门审查修改。

重大复杂、疑难的合同，承办部门起草确有困难时，可提供详尽的文字说明，包括情况介绍、技术说明、付款方式、其他谈判要点等，由合同综合管理部门联系外聘律师起草。

2、合同文本如由对方提供，合同承办部门应从业务角度依据实际谈判结果首先提出修改意见。

以数据电文方式签订合同的，应当在合同履行前以正式的书面形式予以确认。

第十四条合同条款

合同一律采用书面形式。

合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范，一般应当包括以下条款：

1、部首部分：

合同当事人的基本情况

载明当事人各方的全称、住所、法定代表人、有效联系人及联系方式等。

2、正文部分：

（1）合同标的：

应具有唯一性、准确性；

（2）数量条款：

应采用国家标准的计量单位；

（3）质量条款：

应包括质量标准、质保期等；

（4）价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款：

应明确约定币种、金额、价款确定方式、支付方式等，明确界定所附条件、期限；

（5）履行期限、地点和方式：

应明确、具体，力争作对我方有利的约定；

（6）当事人权利义务及风险责任划分必须明确、具体，尽量减少我方义务，降低我方风险；

（7）变更或解除的条件；

（8）违约责任及其承担方式：

法定违约按法律规定写明；约定违约的，具体写明约定的违约金数额、比例及计算方式；

（9）解决争议的方式：

在协商、和解或调解无法达成一致意见时，可选择仲裁或诉讼方式。

选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称；选择诉讼方式的，签约时应优先选择我方公司所在地人民法院管辖；

（10）合同生效的时间、条件及合同份数；

（11）其他：

保密条款、签约地点、签约各方开户银行及账号、有关附件及说明等。

3、结尾部分：

合同主体签字、盖章、签约日期。

第十五条合同承办部门按照合同编码规则的规定，在起草合同之后提交审核前向合同编码管理部门索要合同编码，便于合同档案管理。

第四节合同审核、修改

第十六条合同审核的主要内容

1、合同审核的内容包括合同的合法性、风险性、经济性、技术合理性、可履行可操作性等，确保合同主体适格、内容合法、条款齐全、数据准确、手续完备、权利义务明确、责任清晰、文字表述无歧义无相互矛盾之处。

合同承办部门起草完毕后，负责对合同中的主要商务安排、交易核心事项、技术类、业务类事项等条款进行复核，复核包括但不限于合同整体结构是否符合要求，合同商务条款是否表述清晰、准确、完整、合同技术类事项是否准确、合理等。

2、审核人应根据自身职责分工及业务特长，审查并提出必要的意见，以指导合同的签订履行工作。

在全面审查的基础上：

（1）外聘法律顾问或合同综合管理部门进行法律审核，侧重其合法性和风险性，可从文字与结构、条款的完备性、有无违反规定、履行注意事项等方面提出意见和建议，并对合同进行编号；

（2）成本预算部门进行成本审核，侧重于其经济性，可从合同价款计算的依据与准确性、成本效益、履行注意事项等方面提出审核意见；

（3）财务部门进行财务审核，侧重于其财务合规性，可从收付款时间与方式、财务配合履行注意事项、税务合法性等方面提出审核意见；

（4）主管领导（或总经理）进行综合审核，从合同意义、特殊情况、履行中应注意的问题、对前述所有审核意见的综合评价与协调意见、其他宏观问题等方面提出总结性审核意见。

第十七条合同审核提交的材料

合同审核部门进行合同审核时，可以根据需要，要求合同承办部门提供与合同签订有关的材料（如：

意向书、备忘录、纪要、批示、相关文件、法规等）。

同时，合同承办部门须对相关情况做详细书面说明。

第十八条合同的审核工作流程

1、合同审核审批流程，在网络办公平台上需使用网上流程办理。

2、重复使用的合同（如拆迁补偿、商品房销售等合同），由合同承办部门会同合同综合管理部门及外聘法律顾问在标准文本、格式文本等基础上，调整确定统一文本。

使用统一文本签约时，由合同承办部门直接办理签字盖章手续，遇特殊情况时，另行提请合同综合管理部门协助处理。

3、合同承办部门将经与对方协商确定的合同文本（必要时包括对方资信、技术性文件、其他相关资料或说明等附件）报合同综合管理部门协同外聘律师进行法律审核。

在特殊情况下（时间紧急而合同综合管理部门来不及办理、或合同事项重大或疑难、或直接联系更方便），可由合同综合管理部门负责联系合同承办部门与外聘律师直接对接，协商合同审核事宜。

4、承办部门依据律师及相关部门审查意见修改的定稿文本，按规定流程提交审核。

5、工程类、设备采购类、招投标类等合同，如需要经成本核算、专业技术评审等特殊审核的，则由相关部门和人员另行审核，或遵照有关主管部门和行业的规定办理。

第十九条合同审核时限

1、合同承办部门向合同审核部门送审合同草案时，应当给合同审核各部门预留充分的审核时间。

2、合同的审核在合同主要条款完备、商务事项清晰、权利义务明确及相关有效材料齐全的情况下，一般不超过三个工作日，标的较大或较复杂的合同，一般不超过七个工作日；对一些特别重大的合同，一般不超过十个工作日。

原则上，每个审核部门至少一个工作日。

第五节合同的签订

第二十条合同审批签署

1、合同草稿完成必要修改及审核手续后，形成正式文本，呈送有关领导批准、签字、盖章。

2、合同由法定代表人或授权委托人签订。

原则上，合同应当由集团/归属公司法定代表人签署，其他合同签署人须持法定代表人签字并盖章的《授权委托书》在授权范围内签署合同。

第二十一条合同盖章

合同签字后，由合同承办部门报送集团/归属公司印章管理部门，加盖合同专用章或者公司印章。

单份合同文本达到两页以上的，应当对整份合同加盖骑缝章。

第二十二条合同原件份数及留存部门

1、事业部合同：

原则上合同文本原件需由集团财务部门、合同承办部门、事业部财务部门留存，其他部门如有需要，可在签订合同时告知承办部门；

2、事业部发起合同、归属公司合同：

原则上合同文本原件需由合同承办部门、财务部门留存，其他部门如有需要，可在签订合同时告知承办部门。

第二十三条合同特定手续办理

依照法律、行政法规或合同履行的必要性，应当办理鉴证、公证或批准登记、备案等手续的，合同承办部门依法依规应及时办理，合同综合管理部门予以配合。

第四章合同履行

第二十四条合同管理台账的建立

合同签订完毕后，合同承办部门要指定专人负责建立合同管理台账（见附件），负责其订立合同的履行。

承办部门按季度向合同综合管理部门提交合同管理台账。

第二十五条合同的履行

1、合同生效后，合同承办部门或实际执行部门严格履行合同。

2、需要对外付款的，应及时按公司财务制度办理审批手续。

同时，敦促对方当事人严格履行合同。

3、预计我方有困难不能全面履行合同时，承办部门应及时向对方进行必要的解释，争取谅解和帮助；当发现对方不全面履行合同时，承办部门应及时以有效的书面方式催告对方继续全面履行。

必要时应将相关情况报告主管领导和合同综合管理部门，提前研究对策，有效防范风险。

4、遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时按照合同约定及法律规定以书面形式通知对方，及时采取补救措施减少损失发生。

5、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录、数据电文等都应作为履约证据留存。

对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付款凭证外，还要做好履约记录。

第二十六条合同的变更、解除或终止

1、合同承办部门如发现重大错误、遗漏、不妥，出现履行困难、情势变更、其他问题或争议，要及时调查、协商，对合同进行变更、解除、终止。

其他部门发现前述问题，亦有义务及时提示承办部门，由承办部门负责各事项的落实。

合同变更、解除、终止的，应按合同审批流程上报审批。

2、合同签署生效后，如对方当事人提出变更、解除、终止合同的，合同承办部门应严格控制，原则上不予接受。

确需变更、解除、终止的，需按合同审批流程上报审批。

第五章合同纠纷处理

第二十七条协商解决

合同纠纷发生后，合同承办人应当做出纠纷处理意见并附相关材料，及时报告部门负责人。

合同承办部门依据情况及时安排人员与对方协商。

经协商能够达成一致的，应当按照合同审批流程上报审批并签订和解书面协议。

第二十八条仲裁/诉讼

1、协商不成时，合同承办部门与合同综合管理部门协商，确定解决方案后，报事业部/集团/归属公司领导决定提起仲裁或者诉讼。

2、仲裁/诉讼时，由合同承办部门负主责，提请合同综合管理部门以及外聘律师协助仲裁和诉讼工作。

3、如遇合同纠纷标的金额超过500万元的，按事业部/归属公司管控审批流程规定：

由承办部门发起重大事项评审，经评审后依据评审决定办理相关诉讼事宜。

4、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全；在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请证据保全。

5、归属公司合同综合管理部门应将其诉讼进展情况报事业部合同综合管理部门备案。

事业部主责、集团为主体的合同纠纷，由事业部合同综合管理部门负责将诉讼进展情况及时报集团风险控制中心备案。

第二十九条执行

1、对双方已经签署的解决合同纠纷的和解书面协议、已生效的法律文书，合同承办部门负责该文书执行的跟踪或履行。

2、对方逾期不执行生效法律文书的，由合同综合管理部门向人民法院申请执行，合同承办部门予以全程配合、协助。

3、对方逾期不履行已生效的和解书面协议的，由合同承办部门按照发起合同诉讼事项办理。

第六章合同档案管理

第三十条合同档案的建立

合同承办部门应当建立合同档案。

合同档案是指合同谈判、签订、履行、变更、解除/终止和争议处理过程中形成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料等与合同有关的所有材料。

具体范围包括：

1、合同正本及附件原件；

2、资信调查材料；

3、合同审核和审批材料；

4、合同谈判、签订、履行、变更、解除/终止过程中的往来函件，包括信函（含信封）、电报、传真、电子邮件等；

5、合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等；

6、争议处理过程中形成的和解书面协议、调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书、民事执行文书等；

7、合同履行过程中的有关文件材料；

8、合同管理台账；

9、其它应当存档的相关资料。

第三十一条合同保管

1、合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同承办部门应当及时整理合同档案，依照合同编号，确定合同档案资料齐全。

2、根据公司档案管理规定定期向负责档案管理的部门移交合同档案资料，由档案管理人员装订立卷并予以保管。

合同承办部门可以在其职能管理或者业务范围内保存合同档案材料的复印件。

3、档案的使用，按集团及各归属公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。

第七章附则

第三十二条本办法由城区项目事业部综合管理部制定，并负责解释、修订。

第三十三条本办法在城区项目事业部范围内实施，各归属公司可在此基础上依据本公司实际业务情况制定实施细则。

第三十四条本办法自发布之日起生效。

附件：

合同管理台账

序号

合同编号

合同种类

合同名称

责任部门

核心内容

经办人

合同期限

合同履行情况

签订日期

备注

一季度

二季度

三季度

四季度