用礼貌原则指导企业员工手册的词汇运用.docx

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用礼貌原则指导企业员工手册的词汇运用

语用学期末论文

论文题目：

用礼貌原则指导企业员工手册的词汇运用

学院：

外国语学院

专业：

英语

班级：

13011201

姓名：

000

学号：

2012303108

用礼貌原则指导企业员工手册的词汇运用

000

（000）

摘要：

在企业管理中，软性管理越来越成为企业持续稳定发展的基础和动力，而员工手册作为一个企业现代化建设的载体，在宣扬企业精神、价值观和规范方面起着非常重要的作用。

一份措辞恰当的员工手册往往可以有效传达企业对员工的期望、要求和关怀。

本文从语用学的礼貌原则出发，研究其如何指导员工手册词汇的运用，以更好地发挥员工手册交流沟通的作用。

关键词：

礼貌原则员工手册词汇运用有效

PolitenessPrinciple’sGuidingRoleinCorporateEmployeeHandbookVocabulary

Abstract:

Inbusinessmanagement,flexiblemanagementisincreasinglybecomingthebasisanddrivingforceforthesustainedandstabledevelopment,andemployeehandbook,asacarrierofanenterprise’smodernization,playsaveryimportantroleinpromotingtheentrepreneurialspirit,valuesandnorms.Anappropriatelywordedemployeehandbookcanofteneffectivelyconveythecorporate’sexpectations,requirementsandcaretotheemployees.Thispaperstudieshowtoguidetheuseofwordsinemployeebookwritingbasedonthepolitenessprincipleinordertoachievetheeffectivenessinthecommunicationembodiedbytheemployeehandbook.

Keywords:

politenessprinciple;employeehandbook;vocabularycommanding,effectiveness

随着21世纪中国经济的迅速发展，其与世界各国之间的贸易往来逐渐频繁，跨国公司迅速崛起。

从东部沿海地区到西部沙漠地带，商业在经济发展中起着非常重要的作用，外商投资明显增多，合资企业数量不断上升。

在这种国际化的大背景下，现代企业对其员工有了新的要求和标准，而员工随着其教育水平的提高，相应地对其所在的企业也有了新的期待。

在企业与员工的交流沟通中，员工手册体是重要的交流手段，有时甚至是合同的附件，其体现出来的礼貌是一个很敏感的问题。

英国语言学家GeoffreyLeech于1983年提出“礼貌原则”（politenessprinciple,简称PP）,他认为人们在交际中都会自觉不自觉地遵守着语言的么某种原则，即双方交流时应尽量地表示礼貌，并减少一些不礼貌的语言表达方式。

这种礼貌原则也可以引用到企业的员工手册中去。

但是由于文化差异和行业的特殊性，员工手册与一般的宣传手册和说明书相比有明显不同之处。

若在员工手册中不给员工“面子”，则会使员工在阅读手册时产生不愉悦之感；若手册能在向员工提出严格要求的同时尊重员工的需求和愿望，则能迎合对方的心理，使其产生共鸣，从而增加企业和员工之间的共识，有效加强企业的软性管理。

1.礼貌原则包含的六大准则

1.1得体准则（TactMaxim）。

在指令和承诺中减少有损于他人的观点，因此员工手册的措辞应当尽量让员工少受损，尽量让员工多得益。

1.2慷慨准则（GenerosityMaxim）。

在指令和承诺减少利己的观点，要求尽量使自己受惠最小。

（1）Gotoyourreportingmanagerforclarificationifyoudon’tunderstandanystatementinthishandbook.

（2）Ifanystatementsinthishandbookarenotcleartoyou,pleasecontactyourreportingmanagerforclarification.

第二句与第一句相比口气委婉，将条款的不明晰的责任归咎于手册撰写者而不是员工，明显让读者受益，自己受损。

1.3赞誉准则（ApprobationMaxim）。

在表达中减少对他人的贬损，尽量夸大赞扬别人。

1.4谦逊准则（ModestyMaxim）。

在员工手册的措辞中尽量减少对自己的赞扬，尽量多贬低自己，减少对自己的褒奖。

如：

Employeesareourmostvaluableresource.Ourcontinuedsuccessinprovidingthehighestqualityoffood,beveragesandservicetoourcustomersdependsonhavingqualitypeoplelikeyouandyourfellowemployees.这句话中企业将其成功归于员工的素质，强调了员工的重要性地位，而不是褒奖企业自己的创新和管理。

1.5一致性准则（AgreementMaxim）。

指在员工手册中尽量减少与员工在观点上的不一致，减少双方的分歧，尽量增进双方的一致性。

如：

您的认真负责的态度，努力和付出是我们共同期待的。

1.6同情准则（SympathyMaxim）。

指在词汇使用时尽量减少对方的反感；在别人遭遇不幸时，尽力增加对对方的同情。

（1）违背公司规章制度的行为是不可原谅的，是有违本公司企业文化的，因此对公司制定了必要的防范措施，根据员工违纪程度的不同，处理方式分为以下四种...

（2）公司希望所有员工都能热爱工作、勤勉敬业，遵守各项规章制度，为了创造良好的工作环境，公司制定了必要的规范措施，根据违纪程度不同，处理方式可分为以下四种...

第二句与第一句相比，公司对员工违纪行为的厌恶感和反感程度降低，而且增加了劳工双方的共识。

可见，礼貌是员工手册重要的语言特点。

一份严肃严谨而又彬彬有礼的员工手册能有效帮助企业在员工心目中树立起强大、专业、自信、友好、热情、具有人文关怀的形象，使员工由衷地认同企业文化，愿意配合管理。

员工手册是企业与员工交流沟通的关键一步，它传递了企业的精神、价值观和规章制度，其口吻应当是严肃认真而又不矢亲切和令人愉快的。

这是由于礼貌原则对企业员工手册的指导，员工手册才能更好地服务于劳工之间的关系，从而达到互惠互利。

2.员工手册的重要性

员工手册主要是企业内部的人事制度管理规范，同时又涵盖企业的各个方面，承载传播企业形象，企业文化的功能。

它是有效的管理工具，员工的行动指南。

“员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象传播企业文化的作用。

一本好的员工手册不仅要依法制定、定期修改更新、注意排版印刷，还要注意使用沟通的语言、体现劳资双方的利益和善于举例。

3.礼貌原则指导下的员工手册的词汇运用

3.1人称代词的使用

在员工手册中，礼貌原则要求企业尽量从员工的利益出发，站在对方的员工的立场上表达企业的意愿，站在员工的立场上看问题，设身处地地考虑员工所面临的处境，明白员工的难处，使员工感到自己在公司内是受尊重的，鼓励员工积极遵守规则，与上下级配合，从而是公司运作顺畅，促进企业文化的和谐发展。

因此在与员工直接对话的部分，如表达对员工的期许和要求是，要尽量使用第二人称代词“you”或“您”，在涉及企业整体利益时要多用“we”,“our”或“我们”、“我们的”，以此来加强团队凝聚力。

（1）本手册向员工介绍公司体制，福利待遇和其他与工作有关的重要事项。

本手册中的各项规定和计划已经公司审阅，公司将定期地监督执行情况，为了适应公司的发展变化和国家政策调整，公司将按国家有关法规对手册的任何部分进行必要的修改、删除和终止，并将向职员公司公布修改的内容。

（2）红堡为员工提供员工手册，帮助您更好地了解公司的政策、津贴和规定、熟悉公司重要信息、指导您融入公司工作和生活环境以营造安全健康的氛围。

请您仔细阅读本手册，重点了解公司的政策、政策实施以确保您准确理解公司信息，此手册不是法律文件，仅旨在为您提供公司有关员工的大致信息，如政策、津贴和规定，并不是合同。

以上两个例子分别来自于美国IBM国际贸易公司全资拥用的北京子公司的员工手册和的香港创新合资有限责任公司西安分公司员工手册。

（1）句虽然合情合理，但是显然没有采取对方立场，而是以公司利益和权威至上，“本手册”这种非常正式的词语给读者留下生冷的感觉，没有令读者感受到时从员工的角度出发，毕竟企业的目的是让员工尽快地了解和接受手册中的规定；

（2）句以员工为中心，多次使用“您”，处处从员工的利益出发，考虑员工的感受，站在员工的角度准确表达了企业的意愿，充分体现了礼貌原则。

值得注意的是，在刻意地使用“您”则会使企业管理者处于过于谦卑的地位，因此要灵活地将第二人称改为“我们”，这样更能体现企业的细心周到之处和一视同仁的态度，如：

本手册针对并详细阐明了工作中涉及员工切身利益的各种重要问题，并在公司核心价值观的指导下，提炼形成了便于我们学习和执行的基本规范及工作要求。

3.2积极词语的使用

在员工手册中，含有积极意义的词语如welcome,please,highlycommitted,encourage，乐意，很高兴、等，能使读者身心愉悦，奋发向上，有效增加对企业的成就和价值观的认同，促进双方的合作，尤其是在鼓舞员工在某方面积极进取时，即使这件事并不具体或很艰难，也要做到给予员工积极努力的动力和适当的赞扬，做到礼貌得体。

（1）OnbehalfofRedfortfamily,Iwouldliketowelcomeyouonboardandwishyoubestofluckforyourgrowthandsuccesswiththecompany.

（2）本手册难免有未尽事宜，若有必要，您的经理非常乐于给您进一步的解释。

（3）OPENDOOR方式反映了IBM对每一个人的尊重。

（4）IBM将继续改变我们的企业文化以加速我们的行动。

我们中的每一成员都要为实现这一目标而努力。

（5）开心工作，快乐生活.

以上例子中，“wouldliketo”,“welcome”，“乐于”，“尊重”，“开心”，“快乐”等词语有效减少了压抑感，为手册的篇章增添了正面情绪，将企业的要求通过积极向上的形式传达给了员工。

3.3正确使用情态动词或能能愿动词

在本文前一部分我们探讨了积极词语的使用，然而并不是员工手册内所有部分都要多用积极词语，有时要根据规定的性质和重要性灵活调整语气，轻重缓急要分开考虑，适量减少积极词语，取而代之以程度不同的情态动词或能愿动词。

（1）Asanemployeeyoumustprotecttheconfidentialityofsuchinformation.

（2）DuringtheperiodofhisemploymentunderthisAgreement,theemployeeshallnotbeemployedbyorotherwiseengageinorbeinterestedinanybusinessincompetitionwiththeCompany

（3）Theemployeeshouldalwaysgivethebestrecommendationtotheguestandtrytoupsellinthebestmannerpossible.

（4）严禁报复：

严禁对投诉或持有不同意见的员工进行打击报复。

（5）续签劳动合同：

劳动合同期满30天之前，公司与员工均可以选择续签或终止劳动合同，并书面告知对方，办理劳动合同续签/终止手续。

（6）从事各种活动、交易，无论买和卖，无论提供产品还是服务，都应该和客户签署合同。

从

（1）到（3）可知，其内容的严肃性逐渐减弱，强制性逐渐降低，情态动词也由must过渡到shall再到should；（4）中的“应该”则强调了一般工作的程序，（5）中的表示“可以”表示了员工在此类情况下的选择自由；（6）则明确表示不可进行某项活动。

因此在撰写员工手册时，企业要充分考虑到条款在整个手册中的重要性和员工的领悟能力，选择恰当的情态动词或能愿动词以避免理解上的偏差和减少不必要的压力。

3.4灵活使用模糊限制词

在礼貌原则的指导下，员工手册中可以灵活使用一些表示程度变化的模糊限制语，包括英语当中的助动词和汉语中的委婉语，这样可以提高语言的表达效率和灵活性，使语言表达更加委婉、含蓄、不矢礼貌，同时又保持了一份企业手册的严谨求实的精神。

Brown和Levinson（1987）在研究礼貌问题时指出，表达一个可能威胁对方面子（face）的言语行为时,说话者可以使话语模糊一些，以此避免伤害对方的感情或感受。

间接性策略是Brown和Levinson视之为减少面子威胁策略中最为礼貌的策略,并提出了十五种非公开施行面子威胁行为的礼貌策略：

暗示、夸张、暗喻、模糊、反语、低调修辞、修辞反问、同义反复等。

其中，模糊限制词不是指语言的歧义性，意义含糊不清，读者不容易明白的词。

企业员工合同中的模糊限制语可以分为两大类：

一类是表示某事发生的潜在的可能性；另一类就是表示根据情况变化所作出的调整。

（1）Anyemployeecreatingnegativityandtalkingbadthingsaboutthecompanymightbeaskedtoleaveimmediately.

（2）Tamperingwithelectronicmail,interferingwithorinterceptingitsdeliveryandusingelectronicmailforcriminalpurposesmaybecriminaloffenses.

（3）因为公司随时会根据业务策略、营运条件及政府法规等的变化，而变更规章制度和公司政策，请随时注意公司的最新制度及通知公告，并以公司最新内容为准。

（4）员工每周至少工作6天，除去午餐和午茶休息时间，每天至少工作8个小时，经理会视工作执行情况安排每周一次的休假，任何员工违反此项规定将会受到纪律处分。

由于员工的行为具有不确定性，其行为带来的后果影响也有不确定性，而且在没有先例的情况下，员工手册中不一定能够一次性明确规定惩罚措施，或者个别案例需要特殊对待，因而需要模糊限制词以达到更准确的效果。

英语中的助动词“might”，“may”，“possible”和汉语中的“随时”，“视情况”则缓和了语气，给员工以及企业规则监督执行者留有余地。

4.结语

企业员工手册是企业向员工展示企业形象、传达企业精神、规范员工行为的重要载体，其语言在沟通交流的意义上有着特殊的风格和措辞特点，因而需要企业在撰写手册的过程中遵循一定的规则。

作为企业正式文件，员工手册大部分内容由于其严肃性而多采用直接性策略（bald-on-recordstrategy），但是出于建立融洽的劳资关系和打造积极向上的企业文化，员工手册更需要礼貌规则的指导，在看似不经意的词汇中体现出企业对员工的人文关怀和持续支持，从而最大限度地发挥企业员工手册的作用。

本文着重分析了礼貌原则对一般意义上的企业员工手册的词汇运用的指导，然而语料有限，忽略了行业差异、企业文化特色差异、中西文化差异和中英翻译中不对等现象等因素，因此在不同情况下礼貌原则对企业员工手册词汇运用的指导有待进一步研究。

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