EXCEL知识.docx

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EXCEL知识

EXCEL

13.使用XP中的SmartTags

OfficeXP中另一个具有特色的功能是SmartTags功能,它类似智能链接,连到网站或者你电脑硬盘中的指定位置上。

Excel能够识别特定的词汇,并且在它们旁边显示SmartTag动作按钮。

进入“工具”菜单中的“自动更正”选项,然后选择“SmartTags”来查看它能够识别哪些词汇。

你可以从MicrosoftOffice网站上下载并安装新的SmartTags。

SmartTags功能在Excel和Word都有。

14.错误检查

如果你同其他人共享你的Excel文件,那么能够看到他们所做的改动就非常必要。

Excel2000将带有批注的单元格用红色三角标志出来。

在Excel2000中,有一个紫色的SmartTags指示标志,绿色标志表示该单元格中的公式可能存在错误。

进入“工具”菜单,你可以在“选项”窗口中发现选项。

15.打开旧的宏

在Excel2002中,你也许不能够打开旧的宏（来自Excel97或者2000）,因为Excel2002会给出安全警告提示。

如果你需要使用旧的宏,进入“工具”菜单,选择“选项”,然后选择“安全性”,然后在“宏安全性”选项中选择“低”。

在“可信任的来源”中,在“信任插件”和“信任VisualBasic”选项前打勾,之后你需要重新启动Windows,然后你就可以使用旧的宏了。

16.查看重要单元格

使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。

点击一个包含数据的单元格,然后进入“工具”菜单,选择“审核”,然后选择“显示查看窗口”。

点击“增加查看”,它将显示任何打开的工作簿的值和公式。

17.对单元格使用标志

在Excel中,你可以使用单元格的标志来代替单元格的位置坐标（比如用“Profit”代替“A6”）。

进入“工具”菜单的“选项”,然后在“重新计算”中选择“接受公式标志”。

18.创建公式

通过点击位于标准工具条中的“粘贴函数”按钮（被标记为“fx”）可以创建公式。

如果你从列表中选择函数,它的描述将被显示在对话框中,你也可以按“帮助”按钮以获得更多关于该函数的帮助。

另一种方法是按公式输入栏前的等号标志,你会发现最近使用的函数的列表。

19.链接

如果你看到一条关于失效或者错误链接到其他工作簿或者应用程序的报错消息,你就应该进入“工具”菜单,选择“选项”,然后选择“工作簿选项”。

确认“更新远程引用”选项被选中。

如果你选择了“保存外部链接数据”,你就不用再担心链接失效,但是你的文件会变得体积庞大。

20.求和

使用AutoSum工具来对一列单元格求和是非常容易的,但是如何计算小计呢?

这个其实也很简单。

只要使用公式“=SUBTOTAL（9,B2:

B10）”。

9是功能代码,代表SUM,你在使用的时候需要把单元格范围根据自己的工作表情况进行修改。

你可以在B11单元格使用这一公式,然后在B21使用诸如“=SUBTOTAL（9,B12:

B20）”这样的公式。

如果你在B22使用AutoSum工具,它就会对B11和B21单元格进行求和。

21.删除和清除

有两种方法能够清除单元格中的信息:

删除和清除。

点击目标单元格然后选择“删除”（或者按“Del”键或者空格键）将会删除单元格中的数值或者公式,但是格式和批注都还会保留下来。

如果你想要让目标单元格恢复初始状态,就需要选择“清除”。

22.页面设置

我们很多人都会遇到一些长度超过一页纸的表格。

如果你希望文件被打印出来的时候,在每页纸的顶端都有标题行,就需要做如下设置:

进入“文件”菜单,选择“页面设置”,然后选择“工作表”在“顶端标题行”一栏中,按那个标有红色箭头的按钮,然后用鼠标在工作表上选择标题行,然后按“确定”。

23.删除批注

你可以一次性地删除工作表中的所有批注,比如你完成了工作,想上交一份没有任何批注的电子表格,那么你就要这样操作:

同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O”键,这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。

然后在其中一个单元格上点击鼠标右键,然后选择“删除批注”,然后移开鼠标,你就会发现所有的批注都消失了。

24.记录在线采购

如果你从网络上购买东西,记录你的采购可能很麻烦。

但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。

打开确认电子邮件,然后点击开始点,再按住Shift键,再用鼠标点击结束点。

按鼠标右键然后选择“复制”,然后打开一个空白的Excel工作表。

用鼠标右键点击一个单元格,然后选择“粘贴”。

之后你需要调整一下格式,让它变得好看些。

25.审核公式

如果你对于某个公式感到困惑,你不知道这个公式是如何构成的,你可以选择包含该公式的单元格,然后在“工具”菜单中选择“审核”,然后选择“跟踪引用单元格”。

你会看到相关单元格中出现了蓝色的点,并且有箭头指向该公式。

当你完成了检查,选择“取消所有追踪箭头”。

26.导入财务数据

你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中,但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。

财务数据通常是.csv形式。

在Excel中,进入“文件”菜单,选择“打开”,然后在“文件类型”中选择“文本文件”（*.txt,*.prn,*.csv）,然后选择你需要打开的CSV文件。

打开文件后,你需要调整列宽,以便使数据能够正常显示。

27.设置值为“0”的单元格的格式

你可以清除单元格中你所不需要的“0”:

进入“工具”菜单,选择“选项”,然后选择“视图”,勾掉“零值”。

如果你希望某些单元格中的“0”仍然被显示,将这些单元格设置成自

定义格式“0;-0;;@”。

进入“格式”菜单,选择“单元格”,然后选择“数字”,在列表中选择“自定义”,然后输入格式。

如果想用“-”取代“0”,使用自定义格式“'0;-0;?

-?

;@”

Excel快捷键

不要陷入Excel的选项和命令之中。

使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作,让你不用时常把手从键盘上移开去操作鼠标。

Ctrl+-删除当前单元格或者选定的区域

Ctrl+Shift++插入单元格或者选定的区域

Ctrl+;在所选单元格中插入当前日期

Ctrl+Shift+;在所选单元格中插入当前时间

Ctrl+K插入超级链接或者web链接

Ctrl+Tab转到下一张工作表

Shift+F3打开公式窗口

F11创建一个图表

Ctrl+Space选择所有当前列

Shift+Space选择所有当前行

Ctrl+Shift+1将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开

Ctrl+Shift+4将当前单元格数字类别设置为货币

Ctrl+Shift+5将当前单元格数字类别设置为百分比

Ctrl+方向键将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格

Ctrl+F打开“查找”对话框

我们中的绝大部分人都使用MicrosoftOffice,但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它?

我们在这里列举了100个使用的窍门。

本文的第二部分是关于PowerPoint和Outlook的。

POWERPOINT

28.清理工具

也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过,PowerPoint也不例外。

为了清理这些多余的功能,你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上,按住左键将它拖出工具条,这时那些工具就不见了。

如果你想找回它们的话,右键单击工具条进入“自定义”窗口,选择“命令”标签,你就能够把需要的按钮拖回工具条了。

29.在XP中创建图表

在OfficeXP的绘图工具条中包含了一个新的,但是非常容易被忽略的功能。

绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表,还能够根据你的数据自动创建文本标签。

这样做会非常快捷,而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。

30.XP中的另一个新功能——动画方案

OfficeXP中的另一个新功能是动画方案。

如果你自己创建一个动画,可能会花费很多时间,而且会比较麻烦。

但是动画方案中包含了模板和样式任务面板,这使你能够从中进行选取,而省略了很多烦琐的工作。

31.精确定位

如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置,你可以不使用鼠标,你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。

如果你同时按住Ctrl键,对象移动的步长就会更小,移动的幅度取决于你的显示比例,这让你能够为对象进行更精确地定位。

32.使用批注

如果你同其他人在演示中合作,那么你可以在幻灯片中添加批注,这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。

使用PowerPoint的批注功能,你可以控制它们的外观。

选中注释,点击“绘制”菜单,选择“自动生成形状”,你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状,这样能够使它变得更显眼。

33.PPT和PPS

如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话,当你双击这个文件的图标时,Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放,而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。

不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑,你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。

34.缩小文件

如果你的文件中包含了很多图片,那么文件就会变得非常巨大。

如果你使用的是PowerPoint2002,你就能够选择压缩图片,通过这种方式能够让文件变小。

打开“图片”工具条,然后按“压缩图片”按钮。

你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。

35.使用Word来帮助整理你的想法

你可以使用PowerPoint中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确,你也可以使用Word的提纲功能,这一功能比起PowerPoint的似乎更加强大。

这样做的操作非常简单,你只需要做好内容大纲,然后在Word中单击“文件”菜单,然后选择“发送”,然后在子菜单中选择“MicrosoftPowerPoint”就可以了。

36.添加图片

你可以在这里找到微软为PowerPoint提供的、免费的相册插件,你可以使用保存在硬盘上的图片、或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。

你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。

37.不使用PowerPoint就打开文件

当然,你可以把演示文稿发送给任何人,但是如果你的接受人没有安装PowerPoint这个软件,那也没关系。

你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本,在这样的版本中,将包含一个独立的PowerPoint浏览器。

38.暂停放映

在一个幻灯片的放映过程中,你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。

这会使屏幕变黑。

再次按下同样的按钮则可以恢复放映。

如果你愿意,你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。

39.使用音频和视频

PowerPoint2002的注册用户能够免费获得微软的Producer软件。

它增加了流媒体功能,实时视频或者文件视频因此得以展现。

你可以在这里找到它。

40.建设具有自己风格的母版

如果你在幻灯片母版中添加任何东西——文字或者对象,它们都会在所有的幻灯片中出现。

这对于树立品牌来说非常有用,你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。

选择“视图”菜单,选择“母版”,然后选择“幻灯片母版”,之后你就可以编辑幻灯片母版了。

41.灵活设置背景

你可能希望某些幻灯片和母版不一样,比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。

你可以进入“格式”菜单,然后选择“背景”,选择“忽略母版背景图形”选项之后,你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

OUTLOOK

42.寻找文件夹

除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外,你还能够使用Outlook浏览你硬盘中的文件夹。

在Outlook界面左边的快捷方式栏中,按“其他快捷方式”,然后你就能够发现“我的电脑”和“MyDocuments”的快捷方式。

如果你处理的是Office文件,它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、“修改时间”等详细信息。

同Windows浏览器不同,你能够从Outlook打印文件和文件夹列表。

43.发送电子名片

你可以在Outlook电子邮件中附加电子名片（vcards）。

这样无论谁收到你的邮件后都能够轻易地将你的信息添加到他们的通讯簿中（他们只需要双击电子名片就可以了）。

首先确保在你自己的通讯簿中有你自己的联系方式。

然后按照如下顺序操作:

工具——>选项——>邮件格式——>签名选取器——>编辑,然后你就可以在“电子名片选项”中选择你自己的名片。

然后按“OK”,这样就成功了。

44.设置启动时的起点

你不见得一打开Outlook就转到收件箱,但是说明如何改变这一设置比较困难:

进入“工具”菜单,然后选择“选项”>“其他”>“高级选项”,然后找到“启动时定位到”下拉菜单,然后选择你希望的选项,然后关闭对话框。

45.按照规则排列邮件

如果你在Outlook中保存你的联系邮件,那么系统可以帮助你按照一定规则排列它们。

在邮件窗口,如果你按“发件人”/“收件人”这个列标题,系统就按照A到Z的字母顺序排列邮件,你再按一下列标题,系统就按照Z到A的顺序帮助你排列邮件。

其他的列标题也有同样的作用。

你还可以改变列的标题:

用鼠标右键点击列标题,选择“设置列格式”,在对话框中选择“可用字段”。

系统将按照你的修改设置该列的格式和标题。

46.查看与特定联系人的交流

你可以在联系人窗口查看你与每一个联系人的邮件收发的历史记录,双击联系人姓名将会打开“联系人”对话框,选择“活动”你可以找到同该联系人进行的所有交流。

47.在周日历中增加日期

为了看到在Outlook日历中的周界面上看到日期,你需要调整Windows设置。

打开“控制面板”,双击打开“区域选项”,然后选择“日期”,将其调整为长日期格式dddddMMMMyyyy,你就会发现Outlook立即发生了改变。

48.编写邮件

那些使用拨号上网的用户不会愿意花很多时间在线撰写邮件。

不过在Outlook中,用户可以很方便地离线阅读和写邮件。

只要在“文件”菜单中选择“脱机工作”就可以了。

你写好的所有邮件都会被保存在“发件箱”中,直到你连接到互联网上,并且按“发送和接受”,它们才会被发送出去。

49.分类

你可以为你的联系人、便笺、约会和邮件指定类别,这方便你跟踪项目或者其他你所关注一些事情。

用鼠标右键点击项目后,在弹出菜单上选择“类别”来进行这一工作。

单击“主类别列表”来增加或者删除类别。

如果想按照类别进行查看,则需要进入“视图”工具,选择“当前视图”,然后选择“自定义当前视图”。

50.添加地址

你可以在工具条上为你经常联系的联系人设置一个按钮。

操作方法如下:

工具——>自定义,然后在类别中选择“文件”,在命令中选择“邮件”,用鼠标左键按住它并将它拖动到工具条,然后松开鼠标左键。

现在用鼠标右键单击这个新的图标,并且使用菜单对它进行重命名,确认选择了“图片和文本”或者“纯文本”选项。

在同一个菜单中,选择“指定超级链接”然后“打开……”。

然后填写邮件地址,如果你喜欢还可以填写默认的邮件标题。

关闭对话框,Outlook将很快发布这个信息。

51.便笺

如果你在阅读你的邮件,而且你想写一些注释的话,选择该邮件,然后按住鼠标,将它拖动

到位于屏幕左边的Outlook快捷方式栏中“便笺”的图标上。

系统会将它保存为一个新的Outlook便笺。

这对于网页、帮助文档或者其他应用也有效。

52.转移文件夹

如果你更换电脑,你可以带走你的Outlook文件夹。

打开“文件”菜单,选择“新建”,然后选择“个人文件夹文件”（在OfficeXP中被表示称作“Outlook数据文件”）。

创建一个新文件夹,为它命名,然后转到“视图”菜单,打开“文件夹列表”,将你想要拷贝的所有文件夹拖到新文件夹之中。

用鼠标右键点击新文件夹并关闭它,然后关闭Outlook。

在Windows浏览器中找到这个文件夹（你可以使用“开始”菜单中的“搜索”功能）,然后把这个文件夹拷贝到新机器上。

在第二台电脑上,打开Outlook,选择“文件”菜单,“打开”,然后打开你拷贝的文件。

53.合并日历

这个功能非常有用,它能够很方便地查看你的约定是否同朋友有时间冲突。

你可以合并两个日历文件夹:

打开源日历,然后进入“视图”菜单,选择“当前视图”,“自定义当前视图”。

确保没有筛选条件是处于激活的状态。

进入“视图”菜单,选择“当前视图”,选择“事件”,这里会列出你的约会。

选择你想要合并的项,按鼠标右键,然后选择“复制”。

打开目标日历,选择“粘贴”。

54.添加联系人

将你所收到邮件的发件人添加到联系人列表中非常容易。

你只需要双击“收件箱”里的邮件,然后用鼠标右键点击发件人,在弹出的菜单中选择“添加到联系人”就可以了。

55.双时区

如果你工作在两个时区,你可以看见自己所在时区的时间和另一个时区的时间。

你只需要这样做:

工具——>选项——>首选参数——>日历选项——>时区——>显示附加时区,然后选择时区并且填写“标签”,当你查看日历的时候,就能同时看到两个时区的时间。

Outlook快捷键

虽然OutlookExpress不像Word或者Excel那样具有那么多的功能和按钮,但是它仍然有很多快捷键能够把你的手从鼠标上解放出来。

下面列举了其中一些:

Ctrl+M发送和接收邮件

Ctrl+N新建邮件

Ctrl+P打印当前邮件

Ctrl+R答复当前邮件

Ctrl+Shift+R全部答复当前邮件

Ctrl+F转发当前邮件

Ctrl+Shift+B打开通讯簿

Alt+Enter查看当前邮件属性、头信息

Ctrl+I转到收件箱

Ctrl+Enter将当前邮件标记为“已读”

Ctrl+Y打开“转到文件夹”对话框

Ctrl+>转到收件箱中的下一封邮件

Ctrl+<转到收件箱中的上一封邮件

Ctrl+U转到收件箱中的下一封未读邮件

Ctrl+D删除当前所选邮件

掌握窍门

即使你是专家级的Office用户,这里的窍门和提示也能够帮助你节省时间、提高效率,无论是OfficeXP中的新功能还是旧版本中一直被忽略的老窍门,都能够给你带来帮助。

除了我们在这里提供的提示之外,你还能够从互联网上获得更多的信息。

在你常用的搜索引擎中搜索“officetips”。

你能够找到很多站点,其中有微软的官方站点,还有一些是专家或者爱好者们设立的。

这些网站里列举了很多在使用Word、Excel、PowerPoint和Outlook过程中节省时间或者改进工作的方法,而且针对高级应用,比如MicrosoftAccess,也有很多提示和建议。

一旦你掌握了这些技巧,你就会发现使用Office创建、编辑文档变成了一件非常轻松的事,而你的工作生活也会变得更加有效率。