超市采购手册.docx
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超市采购手册
采购手册
最终解释部门:
采购部
（内部文件，注意保密!
）
目录
一、供应商管理制度2
二、供应商合同管理制度5
三、收费管理制度9
四、样品管理制度11
五、促销人员管理制度13
六、供应商管理操作标准20
七、供应商撤场操作标准22
八、供应商付款操作标准24
九、供应商/门店促销活动办理操作标准26
十、商品信息维护操作标准28
一、供应商管理制度
文件编号
QB/Z-CG01-2012
版次/修订状态
Z/1
生效日期
2012-04-01
1．目的
为规范供应商管理，提高连锁超市经营管理化水准，特制定本制度。
2.适用范围
适用于中东福万家超市各门店的供应商管理。
3．术语或缩略语
无
4.职责
4.1采购经理
负责供应商谈判、引进及淘汰。
4.2采购部经理
负责对引进供应商的审核。
4.3总经理
负责对引进供应商的审批。
4.4财务管理部
负责供应商合同的录入及存档，费用的收取，按排期进行对账结款。
5.供应商引进基本要求
5.1供应商必须资质齐全符合公司进场标准。
供应商资质包括：
营业执照副本、税务登记证（国/地税）、组织机构代码证、商标注册证、业主身份证（生鲜）、银行开户许可证、一般纳税人资格证书。
5.2供应商所提供商品为通过国家相关检验的产品，相关检验证件如下：
卫生许可证（食品类）、产品质量检测报告、3C认证（家电类）、食品质量认证证书（QS认证）、厂家授权书/自产证、进口食品商检证明、国家规定应当经过检验疫食品的检验检疫合格证明
5.3供应商无条件对所供商品所产生的不良后果承担全部责任。
5.4供应商所供商品价格应该与同等连锁超市价格持平不能超出其他商场供货价格。
5.5供应商必须无条件遵守供销合同中一切条款并承担相应责任。
6.供应商的日常管理
6.1供应商需在一个订货周期内到货，DM商品不能及时到货的按合同条款进行相关处罚。
6.2通过市调结果，供应商给予我方供价高于其它同类超市，一方面需按照合同约定进行处理，另一方面供应商需进行供价调整，采购部负责跟进。
6.3供应商提供给门店的商品必须与样品在材质及外观上保持一致，采购部在巡店过程中，需进行核查，对于以次品替代商品的供应商，需上报采购部经理，经总经理审批后进行处罚。
6.4对于门店反馈的供应商建议，由运营部经理负责跟进，由采购经理负责核查与落实，在7个工作日内予以答复运营部。
7.供应商的淘汰管理
采购经理根据供应商合作情况，每财年末进行劣质供应商淘汰申请，采购部经理审核，总经理进行审批，淘汰过程中，需考虑品项是否存在缺失问题，若存在此类问题，经总经理批准后，可酌情处理。
7.1供应商等级评定及标准
7.1.1涉及岗位
采购经理、采购部经理、运营部经理、总经理
7.1.2工作内容
（1）采购经理结合该供应商在我公司本财年内的合作情况进行划分，主要参考值为合作门店、经营品牌、销售额、毛利率、返点、费用率的情况测算综合贡献率进行划分
A类：
1、合作综合贡献率达到25%；
2、所有A类供应商不得超供应商总数10%
B类：
除A、C类以外
C类：
代理品牌少，毛利低，计划淘汰的
（2）采购经理根据供应商的销售、返利、费用情况作出等级评定出A\B\C类供应商报给部门经理
（3）采购部经理根据采购经理所报的供应商等级进行审核，然后报给总经理
（4）总经理审批后，采购经理报运营经理处，由运营经理下发门店
A类供应商的保护政策：
陈列：
同类商品的显要位置，促销商品优先陈列
商品：
A类供应商下所有商品划为A类商品
结算：
同等条件下优先保证A类
8.供应商处罚管理
8.1对于供应商提供资质不真实的，公司有权利对其进行处罚及清场处理。
8.2凡因供应商品质不良或者交货期限延误而造成的损失，由供应商负全责赔偿。
8.3对于供货不及时或者供货率低的供应商，公司有权进行处罚，严重者与其终止合作。
8.4对于不能遵守供销协议条款的供应商，公司有权对其进行清场处理。
8.5供应商伪造证件或假冒商品等方面处罚5000-10000元并清场，造成重大经济损失的追究其法律责任。
9.供应商处罚流程
9.1涉及岗位
运营部、采购部、财务管理部
9.2各门店中出现供应商违规现象或运营中出现缺断货、超期商品等现象由门店报给采购部经理，然后由采购部经理通知采购经理查明原因后根据相关处罚规定进行扣款。
9.3采购经理在与供应商合作中，供应商的行为对超市造成了影响及损失的，由采购经理根据情节轻重对供应商进行处罚，报采购部经理及总经理审批。
9.4财务管理部根据采购经理所下的扣款在给供应商付款时给予扣除。
10．罚则
如发生以下违反本制度的行为，将按中东集团《奖惩管理制度》进行处理
10.1采购经理未严格按照供应商进场要求及程序办理供应商进场的
10.2未严格按照规定对供应商进行处罚的
10.3财务管理部未及时对各项费用进行帐扣，或者现金收取的
10.4其他违反本制度的行为
11．附则
11.1本制度由中东福万家超市采购部负责解释。
11.2本制度自颁布之日起执行。
二、供应商合同管理制度
文件编号
QB/Z-CG02-2012
版次/修订状态
Z/1
生效日期
2012-04-01
1．目的
为规范我公司对供应商合同的管理制度，防范与控制操作风险，有效维护公司的正常权益，特制定本标准。
2．适用范围
本标准适用于福万家超市所有供应商合同的管理。
3．术语或缩略语
无
4．合同签订与变更/终止
4.1涉及岗位
采购经理、采购部经理、财务管理部、总经理
4.2职责
采购经理：
合同条约的谈判、合同条约变更或终止的谈判
采购部经理：
合同条约，合同条约变更或终止的审核
财务管理部：
审核录入及合同存档
总经理：
合同条约，合同条约变更或终止的审批。
4.3标准
4.3.1合同签订需使用中东集团审批通过（备案）的格式合同样本。
非我公司审批通过出具的格式合同文本，草签后需经集团法律顾问审核，经各级主管领导在《合同印鉴使用审批单》上签批同意后，双方方可签订正式合同，严禁任何单位或部门私自代表企业对外签订各类合同。
4.3.2合同签订前采购经理需填写《供应商审批表》，并经采购部经理、总经理审批同意后方可签订正式合同条约，合同条约内容要与《供应商审批表》内容保持一致。
外阜引进供应商时可把《供应商审批表》传真至总部，采购部经理及总经理审批后回传。
外阜需将原件及领导签批的传真件一起传递给当地的财务管理部。
4.3.3首营供应商签定合同时必须备齐相关资质证明，包括但不限于企业营业执照副本复印件、税务登记证（国/地税）、组织机构代码证、银行开户许可证、卫生许可证（食品类），及被授权人的身份证复印件及有供应商公章的授权委托书原件。
采购助理对相关的证件进行存档，便与查阅。
4.3.4统采合同需采购部经理审核并签批同意，地采合同需外阜店长审核并签批同意。
4.3.5在合同履行期间由于客观原因需要变更合同的，须经合同各方协商，重新达成书面协议，并填写《供应商审批表》及《供应商协议》所对应的附件，按供应商引进流程进行办理，在新协议未达成前，原合同仍然有效。
供应商提出终止合同申请时，应提前一个月采用书面形式告知到采购部。
4.3.6合同样本内容变更需经集团法律顾问审核，审批后方可使用。
4.3.7超过一年以上的合同签订需要报集团审批。
4.3.8合同中除可以进行选择的空白位置外，其它空白位置不填写必须划掉，如标注“/”。
合同中在非空白位置填加内容，即视为补充协议，须合同签订双方盖章（企业性质）或签字（个体性质）。
4.3.9合同中若出现修改、填涂情况，需重新签订合同并逐级进行审批。
4.3.10采购助理按已经审批合理的《供应商审批表》进行系统录入及建立该供应商的编码，同时对《供应商审批表》、《供应商协议》及附件、《商品联销合同》原件上交到财务管理部进行存档，采购部与财务管理部之间的文件交接需有交接记录，接交人签字确认并注明交接时间，采购部要做好交接记录的存档工作。
4.3.11财务管理部按相关协议在系统内建立该供应商的合同编码，同时把产生的编码反馈到相关的采购助理。
4.3.12采购助理按合同编码进行商品录入及挂靠。
4.4如各方均未在合同期限终止前三十天书面通知另一方终止合作，则供应商合同在每次届满之时自动延展一年。
5.合同归档
5.1职责
采购经理：
负责合同的资质认定及相关资质材料的索要和上报。
财务管理部：
负责合同的整理、分类归档工作。
5.2标准
5.2.1合同归档目录需保存电子目录作为备忘录，要求易于索引，方便查询各个供应商签订合同情况。
5.2.2特殊合同、合同含有特别条款等要在目录备注中进行标注说明。
5.2.3有效合同与废止合同分别保管归档，合同有效期为一年以内的合同，可统一进行废止，废止合同保管期限不得少于5年。
5.2.4合同按经销、联销、租赁等不同类别分别保管。
5.2.5中东福万家超市可以根据实际情况，确定费用类收据等是否作为合同附件与合同一并保存。
5.2.6不允许保存传真热敏纸做为合同附件；对于合同附件为传真热敏纸的需复印后归档。
5.2.7合同附件不齐全，须经总经理审批方可进行归档。
6．合同借阅
6.1职责
6.1.1财务管理部：
负责合同档案检查、备案。
6.1.2采购部经理：
负责合同档案借阅的审核，并在《合同借阅审批登记表》上签字确认。
6.1.3财务部经理：
负责对采购部经理审核通过的借阅申请进行审核或审批，并在《合同借阅审批登记表》上签字确认。
6.1.4总经理：
负责对财务部经理审核过的特殊的借阅申请进行审批，并在《合同借阅审批登记表》上签字确认。
6.2标准
合同借阅要求有内部审批制度规定，借阅人需填写《合同借阅审批登记表》，并经相关领导审批后报财务管理部备案，此表由财务管理部进行归档管理。
总部合同借阅：
审批事项
相关说明
借阅人
采购部经理
财务部经理
总经理
财务管理部
本单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审核
审批
备案
集团内部非本单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审核
审核
备案
外单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审核
审核
审批
备案
本单位人员借用合同档案
借走后7日内归还
提出
审核
审核
备案
集团内部非本单位人员借用合同档案
借走后7日内归还
提出
审核
审核
审批
备案
外阜合同借阅：
审批事项
相关说明
借阅人
总部采购部经理
地区财务负责人
总经理
财务
本单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审批
备案
集团内部非本单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审核
审核
备案
外单位人员查阅合同档案
在现场查看
提出
审核
审核
审批
备案
本单位人员借用合同档案
借走后7日内归还
提出
审核
备案
集团内部非本单位人员借用合同档案
借走后7日内归还
提出
审核
审核
审批
备案
7．合同补办
7.1供应商所持供应商合同文本丢失申请补办的，供应商需提供合同丢失补办说明（需有法人签字并加盖公章）。
7.2采购部经理、总经理审批同意后，予以补办合同文本原件或合同文本复印件。
8．罚则
如发生以下违反本制度的行为，将按中东集团《奖惩管理制度》进行处理
8.1XX批准或超越职权签订合同给公司造成损失的
8.2私自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书给公司造成损失的
8.3应当签订书面合同而未签订书面合同给公司造成损失的
8.4公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的
8.5因工作过失致使公司被诈骗的
8.6公司履行合同未经对方当事人确认造成损失的
8.7遗失重要证据给公司造成损失的
8.8发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的
8.9合同专用章、盖章的空白合同遗失未及时报案和报告的
8.10其他违反本制度的行为
9．附则
9.1本标准由中东福万家超市采购部负责解释。
9.2本标准即日起执行。
10．附表
10.1《合同印鉴使用审批单》（附件一）
10.2《供应商审批表》（附件二）
10.3《合同样本内容变更审批单》（附件三）
三、收费管理制度
文件编号
QB/Z-CG03-2012
版次/修订状态
Z/1
生效日期
2012-04-01
1．目的
为规范福万家超市对供应商收费的管理规范化，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。
2．适用范围
适用于中东福万家供应商的新品及促销等费用收取。
3．术语或缩略语
无
4．职责
4.1采购经理负责与供应商各项费用的洽谈与相关协议的签订。
4.2采购部经理（地采为店长）负责对达到费用标准及单个供应商单次优惠总额＜1500元的进行审批。
4.3总经理负责对单个供应商单次1500元≤费用优惠总额＜5000元的进行审批。
4.4集团总裁负责对单个供应商单次费用优惠总额≥5000元的进行审批。
4.5财务管理部负责审核协议并按签批的相关费用协议进行录入、收取并开据相关收据或发票。
4.6采购部经理对供应商的各项费用（联营扣点\入场费\促销费\陈列费\广告牌费等）进行制定或调整，需由总经理审批。
5．费用收取的原则
5.1合同内费用：
5.1.1采购经理按收费标准及返点标准与供应商洽谈，同时签订《供应商审批表》，未达到收费标准的需按权限进行审批。
5.1.2财务会计审核《供应商审批表》与《供应商协议》是否一致，对首次合作的供应商按审批过的《供应商审批表》上注明的进场费、节庆费、返点、联营扣点、抵押金进行系统录入。
5.2其它费用
5.2.1采购经理按要求填写相关一式四份的《供应商收费协议》（采购、财务、门店营运部门、供应商各一联），采购部经理、总经理在权限内进行审批。
5.2.2财务管理部审核并录入《供应商收费协议》相关费用；
5.2.3外阜单个供应商单次费用优惠1500元以内的由外阜店长进行签批，超出或等于1500元的由采购经理将《供应商收费协议》传真回总部，相关领导签字确认后回传外阜，外阜财务按已签批的传真件进行费用录入。
外阜的各项收费需报总部采购助理处进行备案。
5.2.4供应商持两联《供应商收费协议》至财务部办理缴款，现金缴费形式财务人员在协方名加盖财务章，账扣形式财务人员在协议中签字确认收费。
5.2.5针对特陈部分，已售卖的特殊陈列或广告位等，供应商需持财务加盖财务章或签字确认的《供应商收费协议》第四联到门店相关部门主管处，门店见协议后由部门主管按协议时间地点进行陈列，同时部门主管要对《供应商收费协议》第四联进行存档。
外阜供应商可持传真件到门店。
5.2.6门店责任部门要对特陈及广告位等的期限进行控制，做好备查帐，特陈处要增加时间记录标牌，标明供应商名称及期限，不允许出现提前、超期、超数量、随意更换位置地陈列等现象。
5.2.7不涉及门店的费用，第四联在财务加盖财务章或确认签字后由供应商交回采购部备案。
5.3有条件返利费用
5.3.1采购经理与供应商洽谈各项有条件返利费用，并签订相关合同附件，或《供应商收费协议》
5.3.2采购部监督各供应商条件的执行情况，按合同约定的时间跟进费用收取
（1）如有条件返利涉及门店的陈列，需门店相关部门主管每月末提供达到要求的陈列图片，采购经理按图片跟进供应商费用收取。
（2）如有条件返利涉及年进货金额，采购经理每半年进行一次统计，并在合同终止前一个月对门店进货金额提出建议，争取达到签订的返利金额。
5.3.3采购部与财务管理部每半年对有条件返利的供应商合同进行一次核对，对达成条款的签订《供应商收费协议》确保费用收取的及时性准确性（暂定为每年7月初及12月初）
6．罚则
如发生以下违反本制度的行为，将按中东集团《奖惩管理制度》处理
6.1财务管理部未对费用及时录入，导致费用没有在规定时间抽取的
6.2费用优惠未按权限进行签批的
6.3门店未见协议即陈列或相关手续存档不全的
6.4门店未对对特陈及广告位等的期限进行有效控制，出现提前超期使用或下打租现象的
6.5门店给予陈列位置变更或提前撤捎或超数量陈列的
6.6其他违反本制度的行为
7.附则
7.1本制度由中东福万家采购部负责解释。
7.2本制度自颁发之日起执行。
8.附表
8.1《地堆端头陈列协议》
四、样品管理制度
文件编号
QB/Z-CG04-2012
版次/修订状态
Z/1
生效日期
2012-04-01
1.目的
为加强对样品的有效管理，规范公司样品的出、入库程序，特制定本制度。
2.适用范围
适用于福万家超市样品的管理。
3.术语或缩略语
样品：
供应商为引进新品种，提供用于供我方进一步了解其产品外观、规格等品质的产品；
4.职责
4.1采购经理：
负责供应商样品的洽谈工作；
4.2采购助理：
负责供应商样品的建账及出入库管理工作，与门店样品接收部门进行移交工作；
4.3采购部经理：
负责样品移交的审批及样品出入库管理的监督工作；
4.4门店收货部：
负责样品的收货工作；
4.5门店样品接收部门：
负责与采购部交接供应商样品，负责出具样品处置方案并执行；
5.供应商样品的出、入库管理
5.1采购部接收的供应商样品应放置于统一地点，由采购助理负责管理；
5.2采购助理在供应商样品入库时需填写《样品出入库明细》；
5.3对于供应商临时借用我方，需要归还供应商的样品，归还时采购助理需在《样品出入库明细》中进行出库记录，供应商签字确认后方可归还；
5.4试吃或试用的样品需要在《样品出入库明细》中进行出库登记，并由试吃部门及试用部门相关人员签字确认；
5.5除归还供应商及试吃试用的样品，其余样品一律移交门店，采购助理每月末最后一个工作日统计本月产生的样品，与供应商确认厂家是否取回，后填写《样品移交及处置单》，交门店文员按明细确认接收，采购助理在《样品出入库明细》中进行减帐，保证账实相符；《样品出入库明细》由采购助理负责管理及存档；
6.供应商样品的处置
6.1采购部对样品的处置原则
6.1.1食品类样品可供采购部或运营人员抽样品尝，为新品的选择提供参考；
6.1.2非食类样品采购部可拆包查看，必要时可进行实际用途的操作演练，以验证该产品的实际性能；
6.1.3拆包演示后无法再利用的样品，参与人员需在《样品出入库明细》中进行签字确认，之后总部由总经理签字确认后进行销毁，外阜由店长签字确认后进行销毁；
6.1.4对于过保质期或变质的样品，总部经管理部经理审批后可进行销毁，外阜门店需经防损部经理审批后可进行销毁。
采购助理在《样品出入库明细》中进行减帐，保证账实相符。
6.2门店对样品的处置原则
6.2.1移交到门店的样品由门店文员召集门店主管对样品进行筛选，确认处置方式并在《样品移交及处置单》中写明处置方式并签字确认，纸介《样品移交及处置单》由收货部负责存档；
（1）报溢处理：
对于保证品质、包装完好且可作为商品售卖的样品，门店可作为报溢品处理。
门店主管按《样品移交及处置单》进行下订单做报溢处理，收货部按《样品移交及处置单》进行物扣收货。
（2）捆赠/派赠：
对于保证品质、可作为赠品赠出的样品，门店可根据实际情况在卖场内进行捆赠或客服台进行派发；（具体操作步骤同《供应商赠品管理制度》）
6.2.2其它；
原则上门店样品采用
（1）、
（2）的处置形式，如遇特殊情况，门店店长需在《样品移交及处置单》中明确处置意见反馈运营部，运营经理确认样品处理意见，门店接收部门按运营经理意见进行处置；
7.监督与检查
7.1采购部经理对样品的出入库管理进行监督检查；
7.2门店店长及相关部门经理对样品的接收及处置情况进行监督检查；
7.3管理部不定期对样品管理的规范性进行抽检。
8.罚则
如发生以下违反本制度的行为，将按中东集团《奖惩管理制度》处理
8.1样品出入库登记不准确、签字不全、数字严重勾抹、存档不完整、帐实不符；
8.2样品的移交、处置未按流程执行；
8.3公司样品视为公司财产，视为商品管理，任何人不得未经审批随意搭赠或挪为它用；
8.4其他违反本制度的行为
9.附则
9.1本制度由中东福万家采购部负责解释。
9.2本制度自发布之日起执行。
10附表
10.1《样品出入库明细》
10.2《样品移交及处置单》
五、促销人员管理制度
文件编号
QB/Z-CG05-2012
版次/修订状态
Z/1
生效日期
2012-04-01
1.目的
为对门店驻店促销人员进行规范的管理，使促销员对顾客提供良好的服务，特制定本制度。
2.适用范围
适用于中东福万家各门店所有部门促销员的管理。
3.术语或缩略语
无
4.职责
4.1人事行政部：
制定促销员出勤、工装、胸卡佩带、进出登记、入离职手续办理、档案归档、行为规范的相关操作标准及考核要求，不定期对各门店人事主管的操作规范性进行抽查。
4.2采购部：
4.2.1制定促销员管理费收费标准并按照标准进行收取，费用减免按权限进行审批；
4.2.2与供应商就促销员派驻进行洽谈及引进，与供应商签订《驻店促销员进店协议书》；组织供应商填写《促销员派驻申请表》，并审核；
4.3财务部：
4.3.1负责按《驻店促销员进店协议书》中签订的费用，进行促销员管理费的审核。
4.3.2负责审核《促销员派驻申请单》、《促销员更换申请单》、《临时促销员派驻申请单》与协议中约定是否一致，录入、收取各项费用并开据相关收据。
4.4管理部：
对促销员日常工作情况及收费情况进行抽查。
4.5店长：
促销员管理的第一责任人为门店店长，门店店长负责组织各部门严格按照本制度执行。
4.6店长室人事主管：
4.6.1负责所有促销人员入职、离职相关手续办理及存档工作，登记促销员相关信息；
4.6.2负责工装及更衣柜的管理及发放；
4.6.3负责促销员管理费的帐务管理并定期发送门店营运部门、防损部，对于到期仍未缴费的促销员要告知营运部门及防损部进行清理；
4.6.5负责促销员排班的备案，考勤数据的导出、负责对促销员日常着装、胸卡佩带进行抽查。
4.7店长室美工
负责促销人员胸卡制作并发放。
4.8门店经营部门经理/主管
4.8.1负责促销员的日常管理。
包括促销员日常工作安排及管理，促销员排班，促销员考勤、在岗、着装管理，促销员日常行为规范管理，促销员上岗前培训（包括但不限于企业文化、公司规章制度、公司相关信息，例如：
员工购物、员工通道、用餐地点、厕所、饮水机、置物柜、办公室……），提报促销员更换及需求建议，促销员淘汰等等。
4.8.2掌握促销员的离职情况，督促促销员办理离职手续并即时提报至门店人事主管。
4.8.3负责定期上报促销员人数，供店长进行数据参考。
4.8.4负责对本部门内黑促、到期促销员进行清查，不允许出现黑促。
4.8.5负责督促促销员严格遵守公司制度。
4.9防损部人员
负责按照公司人事行政部出台的考核标准对门店经营部门对促销员的上岗、工装、工牌、行为规范等管理状况进行监督，协助门店人事主管对促销员进出卖场进行登记，不定期对黑促（未办理入场手续
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