医药连锁管理系统解决方案.docx
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医药连锁管理系统解决方案
医药连锁管理系统解决方案
一、公司简介
某软件开发公司，是专门从事商业企业计算机管理系统开发与应用的高科技企业，是国内最早进入该领域，长期致力于商业自动化系统研究、企业信息化管理平台、基础数据库开发和推广的专业软件公司,拥有强大的研发与技术储备，完整的管理组织机构，和既懂商业业务、又懂计算机技术的复合型人才。
公司立足于当代先进的商业管理理论基础，对国内上千家企业的具体需求进行分析与研究，通过成百家用户的使用和意见反馈，经过不断努力和长期探索，推出具有国内领先水平的XX商业管理系列软件。
产品适用范围涉及医药、音像、图书、食品、保健品、汽修汽配等多个行业，弥补了许多商业管理软件中职权控制难以细分，各部门责、权、利不明的缺陷，针对商品流转的业态不同，可对企业的进、销、调、存、退、换、残、盘等业务流程进行全自动步步监控管理，同时又设计了针对新型商业管理模式中诸如批发、零售、连锁、配送、会员制管理、工商贸一体等新型业态的全面监控管理。
多年来，XX秉承“敬业、精业、求实、进取”的企业精神，以“更好的技术，更好的质量，更好的服务”为目标，取得了近百家成功用户的骄人业绩，公司规模和组织结构也日臻完善，形成了以总经理办公室、软件开发、技术实施、咨询服务和市场营销为中心的各个职能部门，和遍布全国的各大区域的销售服务体系。
在与国际领先科技保持同步发展的的前提下，XX公司始终深刻认识到中国企业的实际状况，以其卓越的构思开创了中国企业信息化管理软件的新型开发和服务模式，采用模块化设计和产品功能自由组合，极大的提高了软件系统的行业化,商品化、开放化、系列化，使软件产品真正实现了低价位、高质量、多组合、易服务的设计思想，灵活巧妙地适应于当今企业不同业种、不同业态在管理上复杂多变的不同需求。
从而为中国商业企业实现现代化信息管理，提供整体的咨询服务和全面的解决方案。
正是在这种先进的研发与服务的理念下，XX不但在用户群中树立了广泛的信任和赞誉，更在理论研究、系统开发、实施服务上建立起领先者的地位。
这源于XX多年来的呕心沥血，也源于全体员工的坚定的信念。
强大的科研开发力量，丰富的企业管理经验，创新务实的企业精神，是XX成功的基石，更使XX再造辉煌！
二、医药软件概要及连锁设计目标
XX医药管理软件,是专为医药行业量身定做的专业化软件。
适合新特药、医药、医疗器械等企业的进、销、调、存、应收应付、统计查询、数据分析、成本核算、财务管理、采购员管理、连锁配送、GSP管理、不良信息报警、全程物流跟踪及多帐套管理等功能。
以网络化、智能化、科学化的计算机管理模式，实现对医药行业的系统化管理。
支持批发、零售、连锁、分销等多种经营方式。
（一）、连锁模式的目标是:
要达到规模化的经营、网络化的组织、规范化的管理。
Ø网络化：
为了使庞大而又分散的连锁经营体系内部的各类机构能步调一致，有效的运转，就需要运用现代化的手段，即实现网络化管理，公司总部、配送中心及各连锁店都需建立相应的软件系统，并运用远程通信网络将整个连锁企业构成一个整体。
大型的连锁企业如果没有较好网络及软件系统，就难以有效的实施管理，因而也难于获得连锁经营的规模效益。
（参见附图一）
Ø规范化：
XX连锁管理系统，它涵盖了医药连锁流通企业大部分的业务环节，实现公司总部与各地分公司、连锁分店全面计算机监控管理，通过业务流程的重组，使整个企业实现统一订货管理、统一购进管理、统一库存管理、统一配送管理、统一销售管理、统一物价管理、统一的成本核算的现代化管理模式。
最大程度的降低物流过程中的经营成本，提高工作效率、减少资金的无形损失。
Ø智能化：
用户使用系统后，最终可根据管理者和企业自身的要求实现智能预警及预分析。
ØGSP达标：
本系统实现了GSP和业务一体化管理，帮助企业实现GSP达标
（二）、配送中心业务流程图：
物价管理
采购计划、合同
不合格产品
系统管理
GSP管理
客户信息管理
供货商信息管理
商品信息管理
全区连锁
销售合同
退款
收款
退款
审批
合格审批
质检管理
退货登记
退货申请
销售管理
客户
配送管理
库房管理
财务管理
供货商
审核
审核审核
付款
发票登记
质量检验
来货登记
发票管理
质检管理
库房管理
采购管理
核对价格
出库复核
注
：
正常业务
退货业务
（三）、连锁经营机制
配送中心是连锁经营的中心配货枢纽,它的机制是:
总部
统一进货分店配货请求远程监控
统一配送分店销售报表经理查询
统一核算分店库存查询数据汇总
统一变价分店分类统计库存报警
统一调配分店信息查询库存盘点
信息发布分店调拨请求综合报表
其优点是:
1）减少进货成本：
统一进货可以避免中间环节造成的浪费。
2）减少库存成本：
可以每天汇总连锁分店的库存情况，避免积压。
3）减少销售成本：
可以每天汇总全国的销售情况，跟踪重要销售
信息及会员信息，及时做出配货、进货决策。
4）减少财务成本：
快捷方便的结算功能，使会计部门得以迅速准
确的为用户提供结算依据，大大减少对账时间。
信贷管理功能，可以让资金及时回笼，减少贷
款利息支出。
5）减少管理成本：
统一调拨，统一销售策略，统一管理决策，
统一资金运转，及时数据报警等，均可以提高
企业运转能力，大大减少因管理不当造成的各
方面损失。
6）减少人工成本:
省去了大量的统计工作和数据计算工作，可以
减少工作人员的劳动量，同时减少出错率，提
高工作效率。
三、管理内容：
1.集团公司系统:
对于大的集团公司下属多家分公司的情况应这样选择，各分公司如果独立核算，可以选用XX连锁多账套管理系统，该系统可以很好的解决集团公司向下垂直管理的问题，集团公司可以查询下属各分公司的数据，分公司只能查询自己部门的数据，不能查询上级公司的数据，也不能查询平级公司的数据，集团总部可以要求下属分公司逐级汇总数据，逐级上报,管理者可以在总部对各个分公司、分店的数据一览无余，但该系统要求管理非常规范，各分公司及各销售网点商品编码方案，客户编码方案，部门编码方案及管理办法等规范一致，才可能准确汇总数据，达到预期管理目标（如果各分公司不独立核算则只需要用单账套版，将分公司设定为部门即可由总部统一核算）
2．总公司系统下设十六个子系统
1）电子订货子系统：
分公司或分店向总部申请订货
2）购进管理子系统：
多种形式的购进管理
3）配送管理子系统：
向下属分公司及分店配货及进行数据汇总
4）库房管理子系统：
全方位库房管理
5）销售管理子系统：
批发及零售、销售排行、重点商品跟踪
6）发票管理子系统:
购、销发票管理
7）货品管理子系统：
负责商品变价管理
8）财务管理子系统：
应收应付结算管理、日常财务管理
9）经理查询子系统：
经理的分级或全方位查询
10）报警预警子系统：
重要商品缺货报警积压报警等
11）分店销售子系统：
各连锁分店的销售系统可以和总部远程通讯
12）会员管理子系统：
会员档案会员分级管理等
13）GSP管理子系统：
严格按国家要求设置的质量管理子系统
14）数据初装子系统：
所有商品信息及管理数据的入口
15）系统维护子系统：
数据库维护
16）数据交换及远程数据传输系统
四、各子系统介绍
1、订货管理子系统
1）、电子订货系统的工作原理图：
本公司产品
货物供应商
货物备好发订直接
货单入库
按订货单发货
全国配送总公司
是直接入库
DDDA
BCDBCCBCB
配送订单
配送订货单
配送订单
配送订单
入库入库入库入库
信息信息信息信息
**地区第四分店
**第一分店
***第二分店
**地区第三分店
分批分批分批分批
入库入库入库入库
说明：
A段执行过程说明：
当分店收到货物时，便将订货单信息通知配送中心，配送中心确认以前的订单，并由订单自动产生一个该分店货位上和入库单，经审核记账，将其库存自动增加。
其中图中：
B段C段的执行的过程图为：
B段执行
否
配送订单
远程拔号
拔号成功
是
总部接收
形成配送方案
提交订单
预备配送
记账确认
按配送方案产生配送出库单
说明：
分店根据商品缺货情况，制作订货单并核对确认，然后通过远程拔号，将订单通过远程向配送中心提交，提交完成后，总部根据分店的要货情况，制定一个配送方案（即总部查询分部的要货数量是否总部能够满足，如不能满足是注销还是下次再配，这样形成一个合理的配送方案）。
当配送方案确定以后，计算机会自动的按照配送方案形成一个配送出库单，这个配送出库单经记账确认，在总部的计算机上将会自动增加相应分店的库存。
最后一步就是预备配送，这一步主要是将配出的数据写到相应配送公司的虚拟库上，等分店来接收。
分店远程拔号到总部
C段执行如下
分店同时接收总部配送单据
分店对配送单审核记账
接收成功
审核无误后分店自动产生购进入库单
分店库存增加
说明：
分店根据需要定期的拔号到配送中心的服务器上，执行“配送单据接收”
及“配送方案”接收，当接收成功后，且货物验收准确无误后便会根据接收的情况由计算机自动产生一个购进入库单，分店确认其数据正确后经过审核记账，同步的实现了增加自己库存的功能。
另外，当分店认为总公司没有按自己的订单进行配货时，可以查找接收的配送方案，看配送方案是否与本入库单相符。
D段执行如下：
记账确认
预备配送
配送总公司直接制作配送出库单
C段过程
说明：
本段执行是配送公司特有的功能：
利用它可以行使给个分店的强制配功能。
首先由配送总公司直接制作配送出库单，经确认自动增加地区配送中心的库存并经预备配送写入相应地区配送中心的虚拟货位。
然后经C段的执行程序真正进入地区配送公司的库存。
2）、各分店与配送中心间的订货工作原理图：
配送中心
B
CBCB
DCBDDC
D
订货
订货
订货
订货
广西1分店
第4分店
第3分店.
第2分店
2、购进管理子系统：
1）、配送中心的购进管理系统工作原理：
直接到货
订货单到货
根据货物入库
由订货自动转成入库
记账处理
增加
配送总公司库存
减少
记账处理
购进退补
购进退货
根据可退货商品
根据退补价目表
说明：
购进管理子系统包涵了三个大类方面的功能：
购进入库、购进退库、购进退补。
A、在购进入库类型方面：
一种方式是用户根据订单进行选择确认，从而由计算机自动由订单生成购进入库单；另一种方式是对一些直接到货的商品，用户可以自行制作购进入库单；以上单据在确认完成后，将会自动增加配送中心的货物库存。
而前两种方式，在单据记账时，系统会根据当时用户选择的结算方式，自动进入或不进入对应客户的应付帐款。
（当选择现款结清时，不增加客户的应付款；当选择应付货款时，增加客户的应付款。
）
B、在购进退库方面：
用户可以有两种方式的选择，一是按退货实物依次录入，二是可以查找以前的购进入库单进行整单退回，或选择整单退回后修改其退回内容。
以上单据制作完成并确认记账后，将会自动减少配送中心的货物库存。
相应的也可以根据用户选择的结算方式自动的减少或不减少其客户的应付账款。
（当选择现款结清时，不减客户的应付款；当选择应付货款时，减少客户的应付款。
）
C、在购进退补方面：
用户可以根据供应商返回的调价目表，查询自己的库存数，然后通过制购进退补单完成对商品库存的调整，并同时形成商品价差表，记入或不记入客户的应付账款。
以使用户与客户之间的结算关系明确化。
D、各系统中均内带自己的打印功能。
并内含多种的输入法查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度
2）、地区配送中心、批发店、零售店的购进管理系统（二级配送）
配送中心强制发出的配送出库
配送中心按订货单发出的配送出库
自动转成购进入库
审核记账
增加
配送中心、批发店、零售店库存
减少
审核记账
自动转成购进退货单
各分店发出的退货申请被总店认可
配送中心发出的强制退货单
说明：
地区配送中心，批发店，零售店的购进管理一般均是通过配送总公司或地区配送公司通过接收分部的订货单，或由配送中心强制配送的，所以它的过程只须分部对配送中心确认过的数据进行拔号接收，确认记账。
这样便实现了自己的库存增加与减少的工作。
3、销售管理子系统：
1）、配送中心、各批发、零售店销售管理系统工作原理：
配送总公司、各零售分店、批发店
销售退补
销售退回
销售出库
销售调拨
审核记账
各系统的库存及往来帐
说明：
销售管理系统有四大类分支组成（销售出库、销售退回、销售退补、销售调拔）。
A、销售出库：
商品的出库可以按客户级别的不同而给予不同的价格。
同时在单据制单记账时，单据会根据用户选定的结算类型自动的销减相应库房中的货物并同时记入或不记入客户的应收账款。
（当单据中选择为“现款结清”时，不进入应收款帐，当单据选“应收货款”时，则自动进入往来帐。
）以备以后财务结算用。
B、销售退库：
一种方式是用户可以根据客户退货的实物，进行登记退货，退货中商品也会按给客户设定的级别给予相应的退货价格。
另一种方式是用户也可以对以前的销售进行整单退回，或进行整单退回选择后逐行修改。
制单完成并经审核记账后，商品会自动增加库存。
同时单据总额进入或不进入客户的应收款。
C、销售退补：
也有两种制单方式，根据调价单和实物录入或选以前销售单录入差价，这种业务类型的单据经审核记账后自动冲减或增加客户的应收帐。
D、销售调拔：
此种类型的单据经制单记账后，只是减少了其相应库位的货物库存，而不进入客户的应收账款（因它系本公司内的物资调配）。
E、各系统中均内带自己的打印功能。
并内含多种的输入法查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度
2）、零售店的销售管理工作图：
零售店
会员销售
普通顾客销售
零售优惠
小票打印
零售日清
零售日清记账
说明：
A、对普通顾客的销售，一般商品均按用户制定的零售价进行出库；
B、对会员的销售，计算机会自动按会员的级别查找相应商品的级别价，同时系统还提供了容错功能，当针对一个商品，找不到对应会员的级别价时，系统便以普通的零售价作为其成交价。
C、收款时，用户还可以对零售单进行整单折扣处理或对单据的单品进行折扣处理；处理完成，系统在打印小票时，还会自动驱动钱箱，便于收款。
D、零售系统中，数据的流水量大，所以系统还提供了多种查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度
E、一天的零售完成之后，可以通过零售日清制单和零售查询进行对帐，确认无误后进行记账处理，这样货物会自动销减库存。
4、库房管理子系统：
1）、库房管理系统工作原理图：
配送中心、各批发店、各零售店
库房查询部分
赋予查询条件
库房报损
每日汇总
限量查询
库存结余
业务汇总
业务一览
库存分布
商品台帐
库存总
帐
各类型单据制单
库房业务部分
库房盘点
库房移库
审核记账
进入相应库存
说明：
库存管理系统包括库存业务部分、库存查询部分两部分。
库存业务部分主要由库房移库、库房报损、库房盘点这几个分支组成。
库房移库：
它主要实现了商品在一个库中的数量及成本要转移到另一库中的过程。
库房盘点：
当系统在运行一段时间后，计算机中的账务与实物会形成一定的数量差，此时需按实物调整计算机的数量，从而使实物与计算机帐相符。
为了解决这一问题，我们可以利用库房盘点这一业务类型来现实。
本系统中的库房盘点功能强大，可以按商品货位进行盘点，盘点某一个货位的商品时并不影响其他货位商品的正常销售，可实现不停业盘点。
在录入盘点单时可支持多人同时录入。
录入完成并平帐后，盘亏盘盈表自动产生。
库房报损：
它主要用于当商品损坏,无法向供货商退货同时又想减少库存数量及库存成本时所需要的一种业务。
库房查询：
提供了强大的库房查询功能，其中包括总账、台帐、库存分布、等多种查询表格。
库存总账：
完全模拟了库房中的总帐账页。
根据查询的条件，清晰的列出了各种商品的期初及本期的收发结存的数量及成本金额。
在本系统中，当在总账界面，想查某个商品的发生过程时，用户只要选择其商品行并直接回车或双击鼠标，其对应的商品台帐便会自动调出，当在台帐中查某笔业务时可以继续回车，从而调用原始单据的内容。
这种操作方式，大大的加快了用户查找商品库存的过程。
库存台帐：
完全模拟了库房中的商品台帐账页。
当用户选择某种商品，并选择了要查询的日期段及库房时，计算机便会按用户给定的条件，列出这段时间内，该商品制单日期，制单的单号，是出库还是入库，商品的数量等，使得商品台帐更清晰明了。
库存分布：
使库房管理人员可以方便快捷的了解到某个时刻某个商品在每个库房中节余的数量及成本金额。
从而方便出货。
业务一览：
真实的跟踪了每个商品在各个业务段的全流程。
库存结余：
准确的反映了每个商品在某个时间段内、某个库房结余的数量及其成本金额。
限量查询：
可以使用户方便的查找出用户设定了上限数量／下限数量的所有商品，这项为库房查找库存不足或库存溢出提供方便。
每日汇总：
列出了结账期中，每天所有商品的出入库数量及出入库金额。
库房管理系统功能强大，满足了库房人员的各种查询要求。
5、货品管理子系统：
1）、货品管理子系统工作原理图：
由配送中心制订变价方案
制作变价单
变价单确认
制作变价公告
变价公告确认
变价公告发送
说明：
作为配送中心，其具有对各批发公司、各零售分店的商品进行通知变价的功能。
而各批发公司、各零售店不能随意更改商品的价格，只有接收到配送中心发出的变价公告后，才能执行变价功能。
配送中心制作出有关商品的变价单。
确认后，再制作变价公告，以确定本次变价将对批发公司及零售店中的哪些商品有效，同时还必须指明将要实施变价的是几号变价单。
这样确认无误后，配送中心就可以将其发送到各分店的相应虚拟位置上。
2）、各批发店、零售店货品管理子系统工作原理：
各批发店、各零售店
各分店的批发价或零售价变价成功
变价确认执行
接收变价
拔号到配送中心
说明：
批发店和零售分店，没有权利私自更改商品价格，只能根据配送中心发出的公告进行调价。
批发店、零售店拔号到配送中心后，接收回变价信息，并对此信息进行确认，当审核记账时，计算机会自动根据变价单更改各分店中各自的批发价或零售价。
6、配送管理子系统：
1）、全国配送总公司、地区配送公司与批发店、零售店配送管理系统工作图：
配送退库
全国配送总公司、地区配送公司
配送出库
AB12BA
零售日清
批发日清
订货申请
退货申请
退货申请
订货申请
各零售店
各批发店
说明：
本系统实现了配送中心与各分店公司之货物流动的整个过程。
批发店、零售店与配送中心间的工作过程：
A、由于配送中心的关键作用，所以它可以在自己的系统中，随时查看各分店上货物的库存情况，如发现某个批发店的某些商品有短缺时，配送中心便可以直接利用图中“1”的路径制作配送出库单，并作记账发送。
这样将配送中心的货物直接配送给各分店的虚拟货位，等分店拔号时，可以直接接收，然后由系统自动生成分店的购进入库单，分店审核记账从而增加了自身的库存量；另外，配送中心发现某个分店的某些商品有溢余时，配送中心可以利用图“2”的路径制作配送退库单，从而使该分店多余的商品方便的退回。
这样既减轻了录入人员录入单据的负担又提高了单据的准确性。
B、各批发店、各零售店自己也可以随时查询自己的库存情况，并根据本店的销售情况制作配送申请单或配送退货申请单。
配送申请单增加分店库存的功能通过图中“A”段和“1”段的组合而实现。
具体过程为，分店制定出自己的要货申请，确认后发向总部，总部根据申请单查找自己库存，并为此做出一个配送方案，然后按配送方案自动生成配送出库单，从“1”段发回各分店。
配送退货申请减少分店库存的功能通图中“B”段和“2”段实现。
其过程基本和配送申请过程大致相同，不同之处是其根据配送方案生成的是配送退货单。
C、批发分店，零售分店各有自己的日清管理方式。
批发日清：
是批发店将其自身每天的销售发生的业务按每笔单据进行列表，并按单据中的明细进行汇总，然后发送到配送中心，以此来保持配送公司中本部货位上库存与分店的库存相符。
零售日清，是零售店将其自身每天的销售商品进行汇总，然后发往配送中心，从而保证配送公司相应货位的库存与自身相符。
并以便配送公司在自身的位置查询各分店的销售情况。
7、往来账务管理子系统：
往来总账
往来明细
结算一览
帐龄分析
超期报警
信贷报警
金额报警
结算执行
自动摊净
自动分摊
折扣处理
应付账款
应收账款
结算部分
配送公司本部产生和往来
查询部分
1）配送中心系统中的应收应付管理工作图：
配送总公司、地区配送中心
各分店销售产生的往来
说明：
配送中心的财务管理包括两大分支，一是对配送中心自身购进与销售产生的应收应付的结算及查询；二是对各批发公司产生应收应付的结算及查询。
A、配送公司应收应付的形成：
在配送中心有自己的销售及购进的权利，当利用销售管理系统完成业务过程时，如业务类型为“应收账款”，该笔单据的单据总额便自动进入这里的应收货款结算中；当利用购进管理系统完成业务过程时，如业务类型为“应付账款”，该笔单据的单据总额则自动进相应的应付款。
B、批发公司往来的形成：
各批发公司在对商品的经营过程中通过自身的销售管理系统产生了应收账款，此应收账款可以在适当的时间经远程数据交换，将往来结算金额发回配送公司，配送公司经过数据接收，形成在这里的分店结算往来记录。
C、对于两者往来情况，系统处理过程又分为两个部分，一是对客户应收应付的结算；二是对两者结算情况的查看。
结算部分：
对于应收应付提供了以下几种结算功能。
折扣处理：
这种方法将按用户选中的单据把其中尚未结清的金额全部按折扣进行处理，从而视同本帐结清；
自动分摊：
这种方法是当用户结算时，只要在结算总额处输入本次结算总金额，则系统会自动对没有结清的单据进行处理，直到总金额全部分摊完成；
自动摊净：
此功能则是系统按照每笔没有结清的单据额度依次全部结清。
以上三种任一种执行完毕，利用结算执行功能，则系统会真正实现客户往来帐的增加与减少。
查询部分：
其中包括了多种模糊和定向查询方式。
往来总账：
用于查询某时间段内所有客户的应收或应付的总金额、这段期内结算的总金额、以及尚未结清额度及所欠款额度所在的日期段。
当用户选择是分店查询时，可以利用此查询分店销售商的结算情况。
往来明细：
用于查询每一客户的某时间段内的往来形成情况，即往来总金额是由哪些业务单据产生的。
以及对每笔单据至现在的结算情况。
结算一览：
用于查询对每个“往来明细”中的单据的结算日期，结算金额的过程。
即对每笔业务单据，客户曾某个时间结算过，当时结算的金额如何。
帐龄分析：
标识了所有或某个客户的某笔单据在系统中现在所处的帐龄期限，系统将帐龄期限分为四段，一个月以内的、一个月到二个月之间的、二个月到三个月之间的及三个月以下的。
其尚未结清金额分别在各段进行显示。
用户也可以根据需要设定
升级会员 