浙江旅游职业学院会展策划与营销教学设计精品doc.docx
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浙江旅游职业学院会展策划与营销教学设计精品doc
浙江旅游职业学院《会展策划与营销》教案
教授内容：
第五讲：
确定会展服务商
教学要求：
了解中国展览中心建设的现状，如何选择展览中心；了解会展承建商，会展物流服务商和旅游代理的工作程序和基本情况。
掌握选择会展承建商，确定会展物流服务商和会展旅游代理服务的方法。
了解参展商手册的作用和内容。
教学方法：
课堂教学、学生案例讨论
重点难点：
办展场馆的选择、国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则、展品运输的相关问题、参展商手册的作用和内容
教学过程：
第一节、展览场地的选择
一、我国展览中心的建设现状
20世纪90年代以来，随着我国对外开放的步伐加快，以及我国融人经济全球化的进程加速，被称为“眼球经济”的会展业作为服务业中的一个主要行业，在国内获得了空前的发展。
与此同时，很多现代化国际展览中心（会展中心）也应运而生。
据不完全统计，从1998年到2003年间，全国新建的展览面积在1万m’以上的现代化展览中心就达30多个，如上海、广州、深圳、大连、厦门、南京、武汉、青岛、沈阳、长春、成都等城市，都相继建造了一批现代化的展览中心。
二、现代化展览中心的特征
一是规模宏大。
国外目前新建的展览中心占地面积都在100万m’，如巴黎北郊展览中心的占地面积高达115万m’。
新建的展览中心建筑也呈现越来越大的趋势，处于前瞻性的考虑，不少展览中心在建成20万m’的展馆后，还留有一定的预留地，以便增建展馆。
二是设施齐全。
现代化的屉览中心是集展览、会议、文艺表演和体育比赛等功能为——体的综合馆，同时建有餐饮服务和停车设施，如慕尼黑展览中心就拥有一个1万辆车位的停车场。
三是智能化与经济实用扣结合。
目前，一般的展览中心都基本具备丁智能化的网络系统，同时，展览中心的展馆没计也很注重经济实用性，占地规模大但升于浪费土地，展馆设施齐全但外观并不豪华。
四是规划设计“以人为本”。
现代化的展览中心—般选址在市郊坫含部。
将交通便利作为选址的首要条件。
展览中心的内部布局也是以人为本，如餐饮中心分市于各展馆周围，便于用餐；场址保留有绿地，有利于环境保护。
屉馆的设汁也是以人为本，一般是单层、单体，高度13—16m，便于布展作业，沮能适应展台特装设计要求。
五是具有政府的支持。
由于现代化展览中心也有一定的公益性。
主要是对举办地的经济发展具有带动作用，因此，一般地方政府对展览中心的建设都给予积极支持。
除了给于优惠政策外，打不少还给予直接的资金和土地支持。
三、我国展览中心发展中存在的问题
近年来，我国大中城市陆续规划建殴了一批展览中心，这未推动我国展览业发展发挥了积极作用。
但我们也注意到，与展览业发达的国家和地区相比，我国展览中心的规划和建设还存在一些问题。
主要是：
其一，不少展览中心缺乏准确的规模定位。
对于一个城市的展览中心是否要建，建多大规模合适，这些决策应是律立在深入的市场调研和科学的专家论证基础之上的。
没有深人的调查研究，没有充分的论证，就很难作出准确的规模定位。
很多城市展馆空置率高。
（举例说明）
其二，展览中心规划布局不尽合理。
一是对展览中心的交通问题重视不够，造成展览会期间的交通拥堵，影响展览会的效果，二是由于多选址于市区辩华地带，土地面积预留不足，容易引起向高层发展的倾向，也不利于展览中心的长期发展。
其三，展览中心存在重复建设问题。
四、展览中心的发展趋势及其设计原则
（一）展览中心的发展趋势
当前全球现代化展览中心的发展有以下两个趋势：
一是现代化展览中心的数量和规模都将增加，特别在亚太地区的新兴工业化国家和包括中国在内的发展中国家衷现更为明显。
这一方面是因为展览业肘相关行业和整个经济的带动作用日益显现，吸引着政府将其作为公益性项目进行投资和扶持，投资兴建大型展览中心的势头方兴末艾；另一方面则是由于经济全球化的迅速蔓延，以及国际产业布局由发达国家向发展中国家转移浪潮的影响。
在制造业大量而迅速地转入亚太地区的同时，为制造业发展服务的国际展览业，也必然随之发生转移。
二是现代化展览中心的建设标准和设施水平将进一步提高。
（二）展览中心的设计过程
1、市场需求调研
⏹对举办过的展览项目分经济领域、展会规模和举办周期等因素进行分析
⏹对展会观众分专业客户和最终客户进行结构分析和需求分析
2、确定展览中心面积及功能分区
3、专家论证
（三）展览中心的规划设计原则
市场空间大；周边交通基础配套设施发达；外部直达各展览场地；中心内部交通便捷；展览场地灵活可分；展厅的同等价值性；轴向对称，利于方向辨别；展厅设计体量比例适中；服务和休息场所均匀分散；建设采用分期扩建；保证经济效益，低成本，注重生态保护
五、办展选择展馆的因素？
展馆形象、展馆性质、展馆展厅大小及调整的可能性、展馆的配套设施水平、展馆的规定是否公平合理、展馆对外交通是否方便、展馆的展期安排
说明举例：
上海新国际博览中心
上海新国际博览中心是由上海浦东土地发展（控股）公司与德国汉诺威展览公司、德国杜塞尔多夫展览公司、德国慕尼黑国际展览有限公司共同投资建设的。
它坐落在中国的经济、金融与贸易中心——上海，以其一流的设施，为中外展商举办各类展会提供一个理想的场所。
上海新国际博览中心由美国Murphy/Jahn设计事务所设计，整个概念简洁、清晰、高效。
全部建成后将拥有17个展厅和一座塔楼，总展览面积为室内20万平方米，室外5万平方米。
目前已建成8个无柱展厅及一个入口大厅，展览面积为室内8.05万平方米，室外2万平方米。
上海新国际博览中心每个展厅规模为70m×185m,面积为11，547平方米。
服务区设在大厅两端。
在拱廊一端的服务区内及展厅之间设有商店。
展厅内完全没有柱子，高度为11米，其中5号展厅高度为17米。
展厅设有灵活性分隔、卡车入口、地坪装卸、设备、办公室、小卖部及餐厅和板条箱仓库。
上海新国际博览中心的入口大厅，明亮气派，可安排来宾登记、信息查询，洽谈之地。
观众从这可方便快捷地进出各个展厅。
整个展馆高挑宽敞，设施先进，配备齐全，能满足各类展览会的要求。
上海新国际博览中心还设有商务中心、邮电、银行、报关、运输、速递、广告等各种服务项目，向客商提供全面的优质服务。
此外，附近有地铁2号线、大桥五线六线、东川线、申庆线等公交线路可直接到达。
目前，SNIEC拥有9个无柱展厅，面积达103500平方米，室外展览面积100000平方米。
SNIEC的全面扩建将于2010年完成，届时室内面积将达到200,000平方米，室外面积130,000平方米。
SNIEC的扩建将进一步巩固其在中国市场的领导地位，并确保上海作为东亚地区会展中心的领导地位。
第二节、展位承建商的选择
展位搭建工作是设计和施工两个环节的结合，对展会来说是一项专业性很强并且关系到展览形象和声誉的重要工作。
层位搭建的第一个环节是设计工作，层位搭建的第二个环节是施工搭建工作，无论公司参展目的如何，展位都必须要显示出公司的形象。
一、展会承建商的职责
展会指定承建商即主场搭建商，是由展览会主办方指定的为参展商提供展台搭建等现场服务的企业。
主场搭建商一般负责为参展商提供标准摊位和特装展台的搭建，会场拱门、指示牌及名录版等的制作，展具租赁等服务，还可满足参展商提出的一些特殊要求，如紧急加装、撤展等项服务。
不同展会的组展方对主场搭建商所提供的服务要求也不尽相同，一般在参展指南中会详细列明。
主场搭建商负责展会展位的搭建，要同时对组展方和参展商负责。
展示效果是观众对展会形象的第一印象，所以展位外观设计效果的好坏，在很大程度上会影响到展会的整体形象和参展商的展示效果，进而会影响参展商的参展效果。
参展商很多时候都把主场搭建商所提供的服务看成是展会组展工作服务的有机组成部分，因此组展方在选择主场搭建商时一定要全面考察，以确保其能够胜任展位搭建工作。
二、如何考察层位承建商
如何选择主场搭建商是参展商面临的重要问题，通常来说主要从以下几个方面进行
考察：
（一）具备较为全面的知识和技术
展位承建商应当具备的技术：
室内设计与装潢技术、工程结构知识、制图和模型方面的知识、照明/给排水/电子机械方面的知识、图片和表格的布置、展架展具、施工材料和展台施工的知识、展位承建商的选择、与办展机构或参展商的沟通、对于展位设计目的的理解
展位的艺术表现，表达主题和形象、展位设计的功能性。
（二）要有丰富的经验
展位的有些承建工作特别需要经验的积累，如对展具展架的使用，对展会现场施工要求的理解、对展会观众人流空间的预估，对参展商展示要求的处理等。
经验丰富的承建商能更好地处理设计方面的问题，保证展位设计的目的性和艺术性，例如可避免忽视展位设计的功能搭建出好看不好用的展台，或者是只考虑展台展示效果的华丽而忽视展商的参展主题造成华而不实的现象。
（三）提供合理的价格
层位承建商的价格是组展方选择承建商需要考虑的一个重要因素，他们提供价格的高低同时关系到组展商和参展商两者成本的高低，所以要同时关注他们向组展商和参展商提供服务的价格。
组展商要求展位承建商的价格应该合理，但并不是越低越好。
一般层位承建商的价格与他们的实力以及提供的服务相关，实力强的公司，其工作质量及服务有保证并值得信赖，价格通常会高一些。
这就说明在选择展位承建商时，价格因素是重要的但不是绝对因素。
（四）要熟悉展览场地及其设施
展览会的布展和撤展时间有限，展位承建商要对展览场地及其设施有所了解，才能更好地考虑层位的空间设计布局，更好地安排人流的流向。
除此之外，层位承建商还应对展览场馆对层位搭建的限制性要求，如层位的限高以及展具展架使用的限制、通道和公共用地的限制、消防和安保方面的限制和要求等也必须要了解才能保证展台搭建的顺利进行。
（五）可以提供层位维护保养服务
层位承建商搭建好展位以后，还要对层位承担维护和保养的义务。
展会开幕后，如果有需要，参展商和办展机构要很方便地就能找到承建商，承建商要能及时地提供服务，能很好地完成参展商对展位进行改进和调整的要求，只要这些要求是合理的和可行的。
三、指定展位承建商的方法
在举办展会时，组展方基本上都要事先选择一到几家展位承建商来具体负责这项工作，通常把组展方选定的承建商称为展会的“指定承建商”，也被称为是主场搭建商，由他们来负责大部分参展商的展位搭建工作。
可以通过招标和专家推荐的方式具体选定展会的承建商，招标选定展位承建商是较为常见的方式，层位承建商通常是与组展方签订合同，由组展方对其进行监督和管理。
招标一般可分为：
公开招标、选择招标、两阶段招标等四种形式。
第三节、确定展会物流服务商
阅读案例，请同学阅读案例2和3分别阐述的是物流服务中哪个环节的问题？
参展商和组展商应当从中吸取什么教训？
一、运输管理
由于运输有它自己的行业操作规范和工作技巧，国际展览运输协会（1KLA）对会展运输代理的工作提出了以下两个方面的要求：
第一是会展运输代理的工作准则，第二是报关代理的工作准则。
也就是说在选择会展运输代理时，不仅要考虑到运输能力，还要考虑其海关报关能力。
国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方面的管理：
联络、海关
手续和搬运操作。
（一）联络
联络的第一个要求是语言。
国际展览运输协会的运输代理成员中必须会有说流利的英语、德语、法语和展览会举办国家或地区的主要语言的人，主要是为了保证运输代理和组办方、参展商能够很好地沟通和联络。
第二个要求是运输代理必须在展览会场设立全套办公设施，如果会场不具备条件，要在合理的距离（步行距离内）设立办公设施，并配备常设的支持设备，以便与地方办公室及时联系。
第三个要求是为了协助客户与运输代理的联络，必须要配备以下设施：
国际电话和国际传真。
第四个要求是运输代理必须提供详细、有效的邮政地址，这一点对于临时在现场工作的代理非常重要。
因为参展商会在展会前后把运输单证文件（提单、海关文件）直接寄给运输代理。
（二）海关手续
运输工作最关键的部分应该是办理海关手续。
海关手续办理是否及时直接影响到国际参展商的展览计划，如果不能及时办理，就可能出现展会开幕而展品未到展场的情况。
对此主要有两个要求：
一是展会组织机构和代理共同为展会设立临时免税进口手续，根据海关的规定，对于有些题材如汽车展会，运输代理可能还需要担保或交保证金；二是要与海关商妥现场工作的时间和期限，包括正常工作之外的时间、周末和节假日等，以便有足够的时间办理海关手续。
以下是办理进出口手续的一些时间标准：
（1）进口手续。
整车放行卸货．在预先通知的情况下，货车抵达后6小时；未预先通知的情况下，货车抵达后14小时。
空运货物放行，在预先通知的情况下，货车抵达后8小时；在末预先通知的情况下，货车抵达后48小时。
（2）出口手续
①包装检查。
在预先通知的情况下，开始后2小时；未预先通知的情况下，申请后8小时。
②装车检查、铅封、货车放行。
在预先通知的情况下，装车后3小时；未预先通知的情况下，申请后8小时。
③办理出口或转口文件。
在预先通知的情况下，提交文件后4小时；在未预先通知的情况下，申请提交文件后8小时。
另外为顺利办理梅关手续，参屉商有义务向会屉运输代理提供全套准确的相关文件，事先通知并准确地表述和申报；
（三）搬运操作
国际展览运输协会对搬运操作的要求主要有以下五点：
（1）运输代理必须熟悉现场，并在展览施工和拆除期间能随时使用合适设备和有经验的搬运工，应事先预计到非常规的、大尺寸的物品运输装卸问题，并准备好需使用的特殊没备。
（2）运输代理要在现场安排仓储地，如果不可能，就在尽可能近的地方（不超过30分钟的路程）安排仓库，以存放保密和易盗的物品。
（3）空箱应当存放在现场或离会场尽可能近的地方，以确保参展商在展会后能迅速运回空箱，这是展会撒展成功的关键因素。
（4）卸车和装车必须在同一天内尽快完成。
（5）要协调好所有参展商的要求，并相应安排好搬运操作，以避免出现混乱。
总之，现场搬运操作的成功完全在于运输代理，因此运输代理必须事先就协调好所有参展商的搬运需求，提前把相应的安排告知组办机构和所有的参展商，避免节外生枝，
二、报关代理的工作准则
海关报关对国际参展商是非常重要的工作。
国际展览运辅协会对出口代理的海关报关工作主要有以下六个方面的要求：
联络、展前客户联系、单证办理从通知、最佳运输、现场支持和展后处理（回运）。
（一）联络
有效联络的三个因素分别是语言、通信设施和明确的邮政地址。
（二）展前客户联系
这是最关键的部分。
出口代理要努力将报关要求全面清楚地传递给参展商。
全面是指把报关所需的单证文件、包装和标识、截止期以及报关特别要求和审查等都告诉参展商。
（三）单证办理及通知
货物启程时必须将展品情况和搬运细节通知现场运输代理，如参展商的展台号、展
品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净重、体积、CⅣ价格等及运输细节如航
班号、提单／空运提单号、卡车货车／集装箱／铁路货车号等。
出口代理必须保证按基本规定提供正确、完整的单证，以确保不延误海关手续。
（四）最佳运输
考虑到货物的特性、预算和时间限制，出口代理应向参展商建议最佳的运输方式和
路线。
（五）现场支持
现场支持主要目的是保证客户在运输和装卸两个方面获得国际展览运输协会的专业标准服务，并帮助和支持现场运输代理使其顺利完成现场搬运工作。
要达到现场支持的目的，出口代理可以作为客户和现场运输代理的协调人员，处理有关运输的事务；出口代理应迅速安排空箱运出和运回，协助现场运输代理的工作。
另外在展会期间出口代理还要巡视所有客户，收集展品处理或回运的要求，整理成准确简明的图表交给现场运输代理。
（六）展后处理
出口代理应将货物的展后处理和回运的有关要求明确地告知现场运输代理，并监督其现场搬运工作，如果是进口货物，还要协助办理当地的税务事宜。
展品成为进口品，出口代理要办理相关税务事宜；展品改变流向，出口代理应通过现场运输代理办理，交代交货条件、交货地点和销售条款，以便安排运输；回程运输通常由出口代理自行办理运输手续。
国际展览运输协会对会展运输代理和报关代理的工作准则是针对其会员单位的，对我们选择会展运输代理有很大的参考价值。
有些会展只指定一家运输公司作为代理，统一负责海内外的运输事宜。
但对于国内运输和跨国运输来说，差别非常大。
所以，有些组展机构通常分别指定国内运输代理和海外运输代理。
三、国内运输代理
国内运输代理主要负责国内参展商的展品及相关物资的运输工作，有时也作为海外运输代理国内段运输的代理。
国内运输代理主要分为来程运输和回程运输。
（一）来程运输
来程运输是指将参展商的展品及相关物资自参展商所在地运至会展现场，主要有以下几环节：
1、展品集中和装车
参展商将展品和相关物资，按要求的日期集中到统一指定的集中地点，由国内运输代理进行理货并安排运输路线和方式；确定后再将展品和相关物资装上运输工具，运往车站、机场和码头。
2、长途运输
根据运送物品的特点，结合最佳运输路线和方式，长途运输可能会采用水运、空运、火车和汽车运输。
如果是汽车运输，最好是安排从运输地到会展场馆的“门到门”运输，以减少装卸次数；如果是空运，要注意提前订舱；如果是火车和水运，则要注意出站和出港以后的运输衔接。
3．接运和交接
对于空运、水运和火车运输，都存在一个中途接运的环节。
例如，物品从船上卸下后再由汽车运到场馆等。
接运要注意安排好时间，尽量减少接运次数。
货物运到会展现场，要交接给指定的展台工作人员。
交接中要注意列出相关工作和货物清单以便工作衔接。
4．掏箱和开箱
掏箱是指将展品箱从集装箱或其他运输箱中掏出或卸下，并运到指定层位的过程；开箱是指打开展品箱取出货物。
掏箱工作要准确有序，时间和人员要安排合理；开箱工作一般由参展商自己负责，要注意清点和核对货物。
经过以上运输环节，货物安全准时到达会展现场后，参展商就可以按照计划安排布展工作了。
会展结束后，根据参展商的计划，有些货物需要运回参展商所在地，有些需要运给经销商等，这样就涉及回程运输的问题。
（二）回程运输
回程运输是指在会展结束后，将展品和相关物资自展位运至参展商指定的其他地点的运输工作。
回程运输的目的地可能是参展商所在地、参展商指定的地点如经销商和代理商的所在地或另一展会所在地等。
回程运输的基本环节与来程运输相似。
回程运输的时间要求虽然不高，但办展机构和运输代理应该提早筹备回程运输，以免引起撤展现场的混乱。
（三）其他注意事项
办展机构在指定国内运输代理时，还要考虑以下几个因素：
1．时间安排
展品和相关物资的运输时间要提早安排，并向参展商公布。
主要有以下时间安排：
交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达会展场馆日期、回运期等。
展品到达时间过早，会产生额外的仓储费用；到达过晚，会延误展览日期。
权衡来，运输时间通常适当留有余地为好，多花仓储费总比耽误布展要好。
2．运输路线和方式
办展机构有必要督促运输代理为参展商安排最佳运输路线和运输方式，尽量使用集装箱等安全的运输方式等。
此外，一定要明确不同运输方式的到达目的地。
的地。
3．包装要求
由于在同一个大型展馆可能同时举办多个展会，为了在展览现场搬运和装卸方便办展机构可以和运输代理一起安排好会展物资的运输包装要求，如包装标志要注明展会名称、展位号、收货人名称和地址等。
4．费用问题
办展机构有必要让运输代理向参展商提供合理的运费和杂费的收费标准，防止运输代理收取的费用过高。
要和运输代理谈妥陆运、水运和空运的基本费率，以及迟到附加费、早到存放费、码头／机场费等附加费率、自选服务的费率，并明确告知参展商。
5．保险
办展机构要督促运输代理提醒参展商在安排运输时需要投保的险别。
四、海外运输代理
如果举办的会展是国际性的，那么就应当再指定海外运输代理来负责海外参展商的展品及相关物品的运输工作。
尽管运输也是分为来程运输和回程运输，但其运输环节和手续的办理，要比国内运输复杂得多。
跨国运输和国内运输最大的不同主要表现在以下三方面：
（一）运输方式
跨国运输基本上都是国际联运，整个运输过程基本要经过陆运一海运一陆运，或者是陆运一空运一陆运等几个环节，参展的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成。
因此，海外运输代理必须要清楚了解会展举办地所在国的海关规定、海关手续和进口税率，了解当地对展品进口的处理办法和规定，了解当地是否有免费进口宣传品和自用品的规定等，以免展品报关受挫。
（二）有关文件
由于跨国运输的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成，所以运输过程中涉及的有关文件要比国内运输多得多，也复杂得多。
一般来说，跨国运输需要准备的有关文件主要有以下几种。
对于这些文件，运输代理要明确告诉参展商提供各文件的具体时间和最后期限，以便及时办理有关手续。
1．会展文件
会展文件是有关展品和相关物品的证明和文件，主要有展品和相关物品清单、展品安排指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票等。
有些国家可能还要产地证书、商品检验证书等文件。
其中，展品及相关物品的清单最重要，一定要完整准确。
2．运输单证
运输单证是办理货物运输所需要的证明文件，主要有装运委托书、装箱单、集装箱配装明细表、提单、运费结算单等。
如果货物需要回程运输，那么还需要有委托回运通知书。
3．海关单证
海关单证是办理货物海关报关时所需要的证明文件，主要有报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等。
4．保险单证·
展览所涉及的保险险别比较多，在运输过程中，一般办理投保“一切险”，有时还会投保一些附加险。
展览涉及的险别比较常见的还有展品的盗抢险和道具的火险、第三者责任险、展出人员险等。
保险单证主要是保单，另外还有受损报告书等。
运输代理有必要了解会展是否有指定的保险公司，如果有就尽量按规定办理。
（三）海关报关
如果有回程运输，海关报关手续就有两次：
一是来程运输时的货物进口报关，二是回程运输时的货物出口报关。
相比较，来程运输时的货物进口报关对参展商来说更加重要。
实际操作中，货物进口报关一般有以下四种办理形式：
1．ATA形式
ATA形式报关是一种准许货物免税暂时进口的报关制度。
国际海关合作理事会制定的《关于暂准进口的ATA单证册海关公约》（简称ATA公约）和《货物暂准进口公约》是这项海关制度的法律基础，国际商会和商会国际局在此基础上创建了国际出证印担保系统。
使用ATA形式报关可以大大减少通关工作量，缩短报关时间，简化报关乒续，还不用交关税，并且ATA临时进口证在一年的有效期内，可用于一个以上的国家。
ATA形式只有在ATA公约的成员国之间才能使用，在展会结束后货物必须回运。
中国已1993年加入ATA公约。
2．保税形式
如果展会是保税形式的展会，货物报关就可以采用保税的形式。
保税形式报关手续要比一般报关手续简单，货物可以在展会现场在进行检查。
如果是需要检疫的动植物物品不适用于这种报关形式。
再者采用这种形式报关，物品不能带出保税现场。
3．再出口形式
再出口形式报关是提供相当于展品等物资进口关税相同金额的保证金，再办理报关手续使货物通关展出。
这种形式是以展品等货物的再出口为前提条件，展品等货物再出口时必须与进口报关时完全一致。
因此使用这种形式报关，检验十分严格，展览时货物不能随便出售或处理。
再出口形式报关手续较多，比较费时。
4，进口形式
进口形式报关是将展品等货物当成一般货物办理进口手续，缴纳关税。
采用进口形式报关，展会结束后可以自由处理，采用这种方式须缴纳的关税可能较高。
五、会展运输注意事项
会展运输不当，可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况，可能导致很严重的后果。
最常见的问题有：
（一）全部或部分展品未及时运到
有时会因为展品还在途中，或在
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