华东区大综超门店订货流程[1].doc

华东区大综超门店订货流程[1].doc

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流程编号：

E-YY-O-2006-002-B

流程名称：

华东区大综超门店订货流程

生效日期：

2009年9月29日

第一部分：

流程说明

1目的

为提高门店订货效率，规范门店订货操作，确保门店库存合理、稳定，特制定本流程。

2适用范围

本流程适用于华东区大综超门店的日常商品订货工作（生鲜商品，物料耗材除外）。

3流程规则

3.1门店的商品订货，分为采购续订、门店续订两种形式：

3.1.1采购订补货的范围为续订标识为“采购续订”的商品（不含96大类），以及新品首单、DM商品首单订货（除06/07的直送商品和生鲜五品）、换季商品首单、一次性商品订货、赠品等，采购续订的商品门店无权限在系统录入补货。

3.1.2门店订货范围为续订标识为“门店续订”的商品，以及96大类物料，采购一般不对门店续订的商品进行分货（特殊情况除外）。

3.1.3门店续订的商品分为两部分,参于与系统自动补货（系统补货）和不参于与系统自动补货（手工补货），原则上要求门店续订的直送直通商品按供应商出单日补货，配送的商品按配送大类的出单日补货。

3.1.4参于与自动补货的门店续订商品，系统为各商品部门提供各大类的自动补货报表，商品部门主管审核订货报表，如需要修改商品的订货量，则必须注明修改补货量的具体原因（后期库审根据营业区提供修改补货数量的原因在系统内修改系统参数,避免下次营业区再次修改补货数量），各部门完成订货后交库审复核，库审复核对补货数量有异议的与部门经理沟通确认，无法确认的报店长确认补货量由库审在系统内录入。

3.1.5不参与自动补货的门店续订商品要求门店根据系统库存，由门店部门主管根据商品销售和库存情况发起补货，部门经理确认，库审在供应商的出单日录入系统补货。

3.1.6单品补货金额超过5000元必须经过店总签字，手工非出单日补货必须经过店长签字。

3.2DM商品（除06/07的直送商品和生鲜五品）和新品的首单由采购负责订货下单；商品到店后，后期的货源根据商品的续订方式由采购或门店负责跟进订货到货。

3.3系统将以定期结合定量的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于安全库存，即产生建议订货量。

3.3.1系统建议订货量计算公式：

建议订货量＝目标库存—当前库存—在途入库存量+在途出库量

当系统当前库存大于等于安全库存时计算建议订货量，但自动补货报表不出单，系统不提示补货；DMS数据按促销商品和非促销商品分别计算，促销的DMS为促销期间的日均销售数，正常（非促销）的DMS=0.9*昨日DMS+0.1*昨日销量。

3.4对于特殊商品，不参与系统的自动补货，包括：

DM商品在DM档期执行期间不参与自动补货、冻结/暂时冻结/清理中/已清理商品、不参与自动补货的商品、不参与自动补货的类别。

3.5紧急订货原则：

门店每天的紧急订货业务不得超过5单（节假日例外），门店每天对非出单日的供应商补货原则上不允许超过5个供应商。

3.6配送、直通商品不得在系统中做紧急订货，如有紧急需求，由库审按照店总批准的需求，以邮件向DC续订员申请。

3.7为确保商品订货工作的顺利进行，系统中的相关商品信息应全面、准确。

采购负责设立、维护商品信息/状态（主要包括：

采购续订、门店续订、可否退货等）、供应商的相关信息、物流模式等。

3.8同一商品在同一天如有门店补货和采购下单同时出现的情况，门店补货数据作废，订单失效，系统订单默认为采购的订单为准，门店补货的数据在门店补货失败报表中体现。

3.9如部门有促销计划和陈列计划的商品（除DM外），原则上必须提前15天知会库审，由库审在货架管理的特殊陈列量模块中维护特殊陈列量，确保门店的自动补货合理出单。

3.10商品部经理（主管）负责对货架信息资料进行维护，并通过书面形式知会库审，由库审在系统内相应模块进行操作，确保系统内最小陈列量的准确性。

4流程涉及部门的主要职责

4.1门店库审:

每天打印、分发系统提供的订货（补货）建议维护报表；根据订货申请，录入商品订货信息。

审核并检查商品部门经理修改的订货数量，结合商品货架信息查询报表，对于数量修改异常的及时跟进，并对货架管理中的最小陈列量及时更新维护。

4.2商品部门主管：

修正系统“订货（补货）建议维护报表”；对于非当日出单急需商品进行紧急订货；向采购反馈采购续订商品的订货异常情况，配送商品的订货异常情况需知会DC续订员；由DC续订员与采购协商解决订货异常问题。

4.3门店商品经理：

对于各部门修改的,自动订货建议报表的订量进行审核。

4.4采购续订员：

根据上传的订货建议报表，对各门店续订方式为采购续订的商品，进行修改并审核，并协助门店解决订货异常问题。

4.5采购买手：

负责确定新品、DM的首单订货量（除06/07的直送商品和生鲜五品）；维护商品信息、供应商信息；供应商不送货的解决，协助门店/DC解决订货异常问题。

4.6采购分管总商品经理：

负责审批采购特权订单。

4.7DC续订员：

负责跟踪配送商品的货源情况，负责跟踪门店的配送紧急补货，负责为门店直通商品的紧急补货下订单。

5流程结构

本流程与“门店收货流程”相衔接。

第二部分：

流程描述

1订货依据

门店库审每天8:

30前，分部门大类导出系统当天自动生成的“补货建议维护报表”的EXCEL文件，并邮件分发给各相应的商品部门经理（主管）。

2系统生成补货建议的商品

2.1商品部门主管应根据系统“订货（补货）建议维护报表”，结合目标库存天数，有效控制订货量。

2.1.1对不可退货及滞销商品，应控制订货量。

2.1.2对于有特殊陈列的商品，例如堆头、端架陈列，需根据销售预估情况和陈列需求，应增加（合理修改）订货量。

2.1.3对于因团购大单等特殊销售因素而影响商品DMS的，应剔除大单因素，调整订货量，并由库审在系统内“补货建议参数维护”模块更改DMS，改后DMS是剔除大单销售数据的近一个月内的日均销售数。

2.2商品部门主管每天11：

00前修正“订货（补货）建议维护报表”的订货量，在“拟补数”（整箱数）一栏中填写修改后的订货量和修改原因，并邮件回复库审。

2.3门店库审每天11：

40点前审核“订货（补货）建议维护报表”的订货量并签字。

主要审核内容为：

商品部门主管修改的数量和原因是否合理。

最后，由商品部门经理审核确认数据的合理性，库审与商品部门有争议的，由店总确定。

2.4门店库审每天12：

00前，根据确定后的“订货建议报表”，在系统“订货（补货）建议维护报表”中录入“拟补数”，保存后点击“生成补货申请单”，门店系统自动生成补货申请单。

2.5门店库审当天下午要求分析当日上午补货的修改数据，且要求在系统内及时维护系统参数，使自动补货报表合理出单。

每日自动补货报表的原始数据，商品部门反馈的数据，系统参数的修改数据要求用电子表格的形式存档。

3需门店手工订货的商品

3.1DM商品订货：

3.1.1在DM开档之前，各门店根据采购的下单量和门店自身库存情况确定是否追加补货量。

直送、直通、配送商品门店根据供应商或者大类出单日的自动补货报表，进行补货。

3.1.2在DM开档后（一般为周四），系统会停止DM商品的自动补货。

在下一周的周一、周四，商品部门主管根据DM的销售库存报表，对DM直送、直通商品进行集中的订货（直通商品的订货，门店在确定订货量时一定要考虑到货时间的长短，以及到货后促销期的销量，控制订货量，避免出现直通商品到货后由于促销期较短造成商品高库存）。

配送商品需要按照出单日进行下单。

3.2紧急补货：

3.2.1门店商品紧缺情况下，需由各商品部门主管查看系统库存，结合实物销售库存，确定需订货数量，部门经理填制“商品订货单”，注明“急补”字样和急补原因，经商品部门经理、店总经理审签，库审录入后修改订单有效期并审核。

紧急订货单有效期一般为3天，在系统中急补下的“□”打“√”。

订单下传后，传真给供应商并电话联系确认送货时间，供应商按订货通知单送货。

供应商通过VSS平台看到订单后即可送货。

3.2.2配送商品不得在系统中做紧急订货，如有紧急需求，由库审按照店总批准的需求，以邮件向DC续订员申请，由DC续订员跟进货源。

3.2.3直通商品不得在系统中做紧急订货，如有紧急需求，门店自行跟踪货源，无货源问题的商品经店总同意后，由门店库审邮件发送DC续订员，由DC续订员帮忙下单,厂家看到订单及时发货,有货源问题联系相关采购。

3.3门店商品经理需定期抽查各商品部门的订货单据，查看有无异常情况，监督门店的订货工作，抽查后，需在订货单据上签名确认。

3.4手工补货单录入时，商品非正常状态不允许录入；非在季商品不允许录入，非供应商出单日及商品库存天数大于系统设置的大类库存天数时，系统将自动提示但不限制录入。

4订单传递及收货准备

4.1系统生成直送商品“订货通知单”后，系统以传真或电子商务网形式将订单传递给供应商，供应商准备送货到门店；同时，门店在系统中接收直送商品“订货通知单”，准备收货，具体按“门店收货流程”进行直送商品收货。

4.2系统生成直通商品“订货通知单”后，系统以传真或电子商务网形式将订单传递给供应商，供应商准备送货到配送中心；同时，配送中心在系统中接收直通商品“订货通知单”，准备收货，具体按“配送中心收货流程”操作；门店在系统中接收直通商品“订货通知单”，准备接收配送中心配送过来的直通商品，待配送中心确认收货、产生配送通知单后，具体按“门店收货流程”进行商品收货。

4.3系统生成“配送通知单”上传至DC，DC接收通知单后根据送货周期将定位拣货将商品配送到门店。

5订货后续跟踪

5.1系统每日将生成门店“订货失败报表”，传递给门店库审、DC续订员和采购续订员，对门店续订和采购续订的商品进行货源跟踪、库存控制、销售分析等提供及时、有效的参考。

订货失败原因主要包括：

5.1.1订货冲突：

门店对门店续订的商品订货时，在当天采购已对同一商品进行下单时，门店的订货数据失败，记入门店“订货失败报表”，失败原因为订货冲突,系统订单以采购下单为准。

5.1.2默认供应商冻结/商品状态不正常：

门店续订的商品的订货数据在自动生成订单时，若相关商品的默认供应商被冻结/商品状态不正常，则无法生成订货通知单，订货数据失败，记入门店“订货失败报表”，失败原因为默认供应商被冻结/商品状态不正常。

5.1.3未足起订量：

订货量小于供应商最小起订量同时订货金额小于供应商最小起订金额。

5.1.4商品进价为0:

进价为0的商品系统补货订货失败。

5.2采购买手每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败和门店反馈的供应商因物流模式不正确导致的不送货情况。

5.3库审每周统计门店订单修改率，并将报表发店总审核。

附录及表格：

1商品订货单

2订货建议报表

3订货通知单

4订货失败报表

5订货修改率查询报表

6门店订货出单跟踪表

第三部分：

流程图