凯瑞贸易作业标准化手册.doc
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文件编号
文件名称
初订日期:
2004-02-00
KRT3-10-01
贸易作业标准化手册
版次：
A
1.组织架构
1.1总架构
总经理金立（001）
行政副总
鲁奋强（002）
开发部技术部业务一部业务二部
财务部船务部
1.2业务一部：
李锦霞（003）
郑颖（301）
陈静（303）卢佳（304）程葆慧（305）陈强（306）
工厂
张学友（307）朱卫平（308）徐文静（309）鲁微（310）冯智（302）
面料COC
1.2业务二部：
武斌（004）
王骞（401）张燕芳（403）张能军（402）
1.3开发部：
金总（001）
宋文涛（102）袁海鹰（101）王幼梅（103）
1.4船务部：
徐斐（006）
王玉芳（601）刘浩（602）
1.5财务部：
王静（005）
钱竞（501）闻瑛（503）龙喻兰（502）
1.6其他：
李新强（201）林琦（202）陈宏（203）
司机司机上海办
1.7QC：
付汉珍（701）余国玉（702）占玉香（703）黄春娇（704）陈蕤森（705）
2.业务流程
2.1.新产品开发（样衣）。
2.2.客户开发。
2.3.客户询价/查询（电报、信件、电报）的处理。
2.4.报价。
2.5.订单确认。
2.6.样衣的确认。
2.7.开立境内订单。
2.8.面料/里料/辅料的采购
2.9.生产督促及L／C催开。
2.10.出货。
2.11.押汇（出货通知）。
2.12.付款。
2.13.客人查厂/验货的接待
2.14.供应商评估管理
2.15.工厂评估管理
3.业务处理细则
3.1.新产品开发（样衣）
3.1.1开发部取得新样品后，应填写样衣流转单，写明以下资料：
1．临时编号。
2．品名、规格、包装。
3．开发成本。
4．预估生产成本。
5．供应商报价。
6．预估报价。
7．预估毛利。
8．工艺评价
3.1.2开发部于每日对单业务会时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
3.1.3组织制作样衣。
3.1.4开发部评审样衣并按规定时间将样衣寄客人确认。
3.1.5跟踪样衣确认意见。
3.1.6填写样衣单耗表及工艺事项表。
3.2客户开发：
3.2.1业务二部于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：
1.制作公司简介，产品目录（注明交货期限及付款条件）。
2.产品市场研究、分析、及客户资料之收集。
3.介绍新产品（邮寄新产品目录）。
4.刊登广告、邮寄开发信。
5.其他。
3.2.2客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
3.2.3经研讨定案之客户开发计划，应由业务二部列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。
3.3.客户询价或查询（电报、信件、电话）的处理
3.3.1业务部收到客户询价/查询的电报/电子邮件及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿（附件4），将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。
回函或回电副本存客户档。
3.3.2处理中的电报/电子邮件或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。
来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。
3.3.3客户电报/电子邮件限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
3.3.4接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处理。
电话记录一式两联，处理程序同电报、电子邮件、信件。
处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
3.4报价：
3.4.1业务部接到客户询价的电报/电子邮件/信件或样衣，应立即按客户需求指派人员评估样衣并估算成本价及报价，呈总经理核可后，打报价单，必要时将样品照片，贴于报价单上。
3.4.2报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。
3.5.订单确认：
3.5.1业务部接到客户订单，即依订单内容，填成交卡交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION（S／C），S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期填入客户档。
3.6样衣的确认
3.7开立境内订单：
3.7.1业务部依据S／C及成交卡开立境内订货单。
3.7.2订货单一式四联，第一联交工厂存查，第二联存业务部待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交工厂签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
3.7.3业务部依据S／C及订货单填写产品表。
3.8面料/里料/辅料的采购，见《采购细则》
3.9生产督促及催开L／C：
3.9.1业务部专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样带回核验。
见《工厂跟单细则》。
3.9.2业务部依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。
3.9.3收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。
3.10出货：
3.10.1出货前，船务部联络船运公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知货运公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。
3.10.2装船预计表一式四联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER（S／O），第二联业务部存查，第三联交专业人员据以验货、第四联船务部存查。
3.10.3装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由船务部通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。
工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。
退税清表上须用中文誊写。
3.11押汇（出货通知）：
3.11.1结关后三日内，船务部自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。
海关签放的输出许可证（CBC）第六联交会计，影本存待办卷。
3.11.2每笔货品出口后，业务部依出口内容，套打出货通知单（SHIPPING ADVICE LETTER），一式四联，第一联（正本）及一份完整出口文件副本寄客户，第二联（副本）及一份完整出口文件副本（包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联）存入出货文件档，第三联（副本）存入客户档。
第四联船务部存查。
3.11.3业务部依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。
3.12付款：
3.12.1每笔货品出口后，业务部于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。
3.12.2会计复核业务部转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈总经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖"付讫"戳记。
3.13客人查厂/验货的接待
3.14供应商评估管理
3.15外加工厂评估管理
湖北天和凯瑞国际贸易有限公司
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