超市管理系统操作手册.docx

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超市管理系统操作手册

超市管理系统操作手册

1引言

1.1编写目的

为了提高物资管理的水平和工作效率，尽可能杜绝商品流通中各环节中可能出现的资金流失不明现象，商品进销存领域迫切需要引入信息系统来加以管理。

本软件是为超市的管理人员，销售人员所开发的一套综合的超市管理软件，为了使上述人员能够快速，正确，完整使用该系统所具有的功能，特编写此用户手册。

预期读者为超市管理系统的使用人员。

1.2背景

项目名称：

超市管理系统。

提出者：

XXX。

开发者：

郭琦，梁颖嘉，刘浩然，李小龙。

用户：

中小型超市

1.3定义

XXXX（列出本文件中用到的专门术语的定义和外文首字母组词的原词组。

）

1.4参考资料

软件设计文档国家标准操作手册（GB8567——88）。

2软件征述

2.1软件的结构

2.2程序表

程序名

标识符

助记名

售货系统

SaleManagement

SaM

库存管理系统

ReserveManagement

RM

订货系统

OrderManagement

OM

统计分析系统

AnalysisManagement

AM

系统管理系统

SystemManagement

SyM

登录

Login

Log

2.3文卷表

详情见用户手册。

3安装与初始化

详情见用户手册。

4运行说明

4.1销售管理系统

销售管理主要用来处理与企业的销售活动相关的业务，系统提供了从销售报价、销售出库到销售退货等完整的销售管理功能。

通过销售系统与其他系统的结合使用，您还可以动态掌握销售、结算及盈利情况，从而帮助企业及时调整销售策略，加快资金的回笼，提高销售利润率。

此外，还可以跟踪销售业务员发货、销售及回款情况，从而全面考核业务员的销售业绩，销售指标完成情况，协助企业制定销售考核目标，扩大销售成果。

4.1.2运行步骤

销售退货业务流程：

登记“销售退货单”=>登记“付款单”。

在上述流程中的业务单据过帐后，相应会计科目和数据会发生变化，可参看下表：

业务单据

数据变化及帐务处理

相关查询

销售出库单

先货后款：

库存减少、应收款增加

在库存明细查看库存变化情况，在资金管理中查询应收应付款的变化，另外还有销售单统计查询、销售报表查询等

货款两清：

库存减少、现金或银行存款增加

销售退货单

先货后款：

库存增加、应付款增加

库存变化、及往来帐变化的查询同上，另外还有销售退货单统计查询等

货款两清：

库存增加、现金或银行存款减少

收款单

应收款减少、现金或银行存款增加

往来帐变化的查询同上。

付款单

应付款减少、现金或银行存款减少

往来帐变化的查询同上。

4.1.3运行控制

一、“销售出库单”是企业确认销售实现的依据，在实际业务处理当中您可以将其视同销售发票来处理。

通过该单，一方面可以将商品作销售出库处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理

二、“销售退货单”是企业确认销售退货的依据。

通过该单，一方面可以将商品作销售退回处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理。

4.1.4操作信息

销售出库单

1、单击【业务管理】=>【销售出库单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。

2、“原价”栏的值是根据客户在【辅助管理】=>【会员管理】中“适用价格”栏设置的值从【基础资料】=>【商品资料】中提取；“现价”栏的值等于“原价”栏的值乘以“折扣”栏的值。

3、在“商品选择”窗口中，当输入焦点定位在[过滤]栏时，按住[上、下箭头]可以在商品明细窗口中上、下移动。

若输入有过滤条件，则回车（Enter）即选中当前行。

4、“收款”项目应填收到的金额。

注意，它并不是实收金额（即“本次现收”）。

比如：

您销售了９８元的货，客户当现给您１００元，那么“收款”项目应填１００，这时系统自动把“找零”项目中填入２元，“本次现收”栏填入９８元。

5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。

只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应增加。

6、如果“未结算金额”的值大于零，那么当您单击【审核通过】按钮后，对当前客户的应收帐款会自动增加，增加的数值等于“未结算金额”；当您单击【取消审核】按钮后，对当前客户的应收帐款会自动减少，减少的数值等于“未结算金额”。

7、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的销售订货单、销售出库单，以实现单据（商品）明细的快速输入。

8、若“使用当前客户最近一次购买价格”栏打“√”，则系统自动提取当前客户最近一次购买当前行商品时的“原价”。

9、若“使用小票打印格式”栏不打“√”，系统自动使用【系统维护】=>【单据格式】中“销售出库单”对应的打印格式，否则将使用【系统维护】=>【单据格式】中单击【销售单小票打印格式】按钮后设置的小票打印格式。

10、条码枪的用法。

首先将输入焦点定位在“商品条码”项目处，然后用条码枪对准商品条码扫描即可。

若商品在库存中存在不同的批号，系统会弹出“商品选择”窗口，您应选择与实际销售商品批号相同的商品。

11、若“相同商品自动累加”栏打“√”，则当使用条码枪输入商品时,同一商品的数量、金额会自动累加。

销售退货单

 1、单击【业务管理】=>【销售退货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。

2、原价是根据客户在【辅助管理】=>【会员管理】中“适用价格”栏设置的值从商品资料中提取，“成本均价”取自该商品在【基础资料】=>【商品资料】中设置的参考进价。

3、在“商品选择”窗口中，当输入焦点定位在[过滤]栏时，按住[上、下箭头]可以在商品明细窗口中上、下移动。

若输入有过滤条件，则回车（Enter）即选中当前行。

4、“本次现付”项目应填本次当现支付的金额。

5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。

只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应减少。

6、如果“未结算金额”的值大于零，那么当您单击【审核通过】按钮后，对当前客户的应付帐款会自动增加，增加的数值等于“未结算金额”；当您单击【取消审核】按钮后，对当前客户的应付帐款会自动减少，减少的数值等于“未结算金额”。

7、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的销售出库单，以实现单据（商品）明细的快速输入。

为了准确核算商品的成本、利润，建议采用这种方式退货。

8、若“使用当前客户最近一次购买价格”栏打“√”，则系统自动提取当前客户最近一次购买当前行商品时的“原价”。

4.1.5输入一输出文卷

情况

频度

来源

输入媒体

限制

质量管理

支配

查询

随机

系统使用人员

键盘

鼠标

无

合理性检验

出错返回

废弃

收银

随机

收银员

键盘

鼠标

收银员管理员可见

合理性检验

出错返回

保留

退货情况

每日一次

销售管理人员

键盘

鼠标

销售管理员可见

合理性检验

出错返回

废弃

销售

销售ID

整数

—

1位~10位

商品条形码

字符串

数字

10位

商品数量

整数

—

1位~10位

商品种类

字符串

—

—

员工ID

字符串

汉字

2~10位

销售日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

购物单

购物单编号

数字

数字

8位

商品编号

字符串

数字＋字母

10位

商品购买数量

数字

数字

4位

4.1.6输出文段的复制

情况

频度

来源

输出媒体

限制

质量管理

支配

查询结果

随机

系统使用人员

显示器

无

合理性检验

出错返回

废弃

入库单

随机

库存管理部门

显示器，打印机

库存管理人员可见

合理性检验出错返回

保留

售货单

随机

收银员

显示器，打印机

收银员管理员可见

合理性检验

出错返回

保留

销售

销售ID

整数

—

1位~10位

商品条形码

字符串

数字

10位

商品数量

整数

—

1位~10位

商品种类

字符串

—

—

员工ID

字符串

汉字

2~10位

销售日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

购物单

购物单编号

数字

数字

8位

商品编号

字符串

数字＋字母

10位

商品购买数量

数字

数字

4位

4.1.7恢复过程

数据库可能出故障，那么存储的数据可能丢失，因此要每隔一小段时间对数据进行备份。

服务器可能出问题，可使用其他的服务器代替。

内存可能出现泄露，重新启动系统就可以解决问题。

系统可能出现死机，重新启动系统就可以解决问题，操作可自动回滚。

系统也可能出现其他不可预见的问题，可找开发团队人员解决。

4.2库存管理系统说明

库存管理包括商品信息入库管理、商品信息出库管理、盘点商品信息、设置供应商等功能。

4.2.1操作信息

为了方便您在系统操作中管理入库信息，出库信息，或者盘点信息，以及设置供应商的信息，本软件专门设置了增加，删除，修改，查询等功能。

【操作方法-商品入库录入】

1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=>【商品入库录入】，打开“商品入库录入”窗口；

2、在窗口中输入完整的入库单信息，包括入货单ID，商品ID，商品单价，商品数量，商品总价，入库日期等。

3、点击保存。

4、下面的商品列表刷新录入的信息。

【商品出库管理】

1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=>【商品出库管理】，打开“商品出库管理”窗口；

2、在窗口中输入完整的出库单信息，包括商品ID，商品单价，商品数量，商品总价，出库日期等。

3、点击保存。

4、下面的商品列表刷新录入的信息。

【商品信息盘点】

1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=>【修改在库商品信息】，打开“修改在库商品信息”窗口；

2、在窗口中输入需要修改的商品信息，包括商品ID，商品单价，商品数量，商品总价，出库日期等。

3、点击保存。

4、下面的商品列表刷新录入的信息。

【供应商信息管理】

1、在软件主窗口中单击【供应商信息管理】=>【修改供应商信息】，打开“修改供应商信息”窗口；

2、在窗口中输入需要修改的供应商信息，包括厂商编号，厂商名称，厂商地址，厂商电话，联系人等。

3、点击保存。

4、下面的供应商列表刷新录入的信息。

4.2.2输入-输出文卷

输入格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

入库、出库单

入库单ID

整数

—

1~10位

—

进货单ID

整数

—

1~10位

—

商品ID

字符串

数字

10位

—

商品单价

浮点数

—

1~10位

0.1

商品数量

整数

—

1~10位

—

商品总价

浮点数

—

1~10位

0.1

入库日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

—

入库人员

字符串

汉字

2位~10位

—

输出格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

订货单信息

进货单Id

整型

数字

1~4位

—

商品Id

字符串

数字+字母

10位

—

计量单位

字符串

汉字

2~20位

—

单价

字符串

数字

8位

—

数量

整型

数字

1~4位

总价

浮点型

数字

3~6位

0.01

标注

字符串

——

——

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

入库单

入库单ID

整数

—

1~10位

—

进货单ID

整数

—

1~10位

—

商品ID

字符串

数字

10位

—

商品单价

浮点数

—

1~10位

0.1

商品数量

整数

—

1~10位

—

商品总价

浮点数

—

1~10位

0.1

入库日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

—

入库人员

字符串

汉字

2位~10位

—

4.2.3恢复过程

在查询过程中，遇到故障，可以重启系统，不会对数据库造成影响。

在修改数据期间出现错误，遇到故障，则启用备份数据库，或回滚错误操作。

重启系统。

4.3订货管理系统说明

订货管理是对超市所缺货物进行的订货处理，包括统计订货商品和制作订单等步骤

4.3.1操作信息

“采购订货单”是超市进行采购业务时，预先向供货商发出的用来列明采购商品名称、规格、数量、价格、交货日期、地点等信息的业务单据，表明企业与供货商间的购销契约关系，因而也可以视同企业的订货合同书。

在本系统中超市订货员可以根据生产、销售、资金、库存等情况，合理制定采购数量、安排交货日期，方便快捷的查询到库存量、商品信息，然后根据商品的信息制定订单。

【操作方法】

1、单击【业务管理】=>【采购订货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。

2、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，此时您可以随意调整单据中的数据。

当您单击【审核通过】按钮后，便不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态。

3、因为在商品资料中设定了“最低库存数量”及“最高库存数量”，所以您在单击【根据库存设置生产订货明细】按钮时，系统会根据商品当前的库存量自动生成需要订货的商品及数量。

4、若在【业务管理】=>【销售出库单】中登记了“补货”资料，那么您可单击【提取补货数据】按钮，系统会根据“补货”情况自动生成需要订货的商品及数量。

“整单终止”打“√”表示该订货单已生效（货已收到）。

5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的订货单据，以实现单据（商品）明细的快速输入。

6、若“使用当前供货商最近一次供货价格”栏打“√”，则系统自动提取当前供货商最近一次供给您当前行商品的价格。

例如：

超市饮料（可乐、雪碧等）低于库存数量，需要订货的操作如下：

1、单击【业务管理】=>【采购订货单】=>【根据库存设置生产订货明细】,然后会提示饮料低于库存数量，接着在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。

2、在新的单据上填写需要订购的饮料信息：

可乐（50箱）、绿茶（30箱）、雪碧（20箱）等，然后单击【保存】按钮。

3、接着单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的订货单据，与已经保存的订单比较，制定出详细可用的订单。

4、在检查无误之后单击【审核通过】按钮，这样对于饮料的订单就制作完成了。

4.3.2输入-输出文卷

输入格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

订货员工ID

字符串

数字+字母

10位

—

密码

字符串

数字+字母

6~20位

—

商品信息

商品Id

字符串

数字+字母

10位

—

计量单位

字符串

汉字

2~20位

—

单价

字符串

数字

8位

—

数量

整型

数字

1~4位

标注

字符串

——

——

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

输出格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

订货员工ID号

字符串

数字+字母

10位

—

密码

字符串

数字+字母

6~20位

—

订货单信息

进货单Id

整型

数字

1~4位

—

商品Id

字符串

数字+字母

10位

—

计量单位

字符串

汉字

2~20位

—

单价

字符串

数字

8位

—

数量

整型

数字

1~4位

总价

浮点型

数字

3~6位

0.01

标注

字符串

——

——

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

4.3.3恢复过程

在输入过程中，遇到故障，可以关掉页面重新输入或者重启系统，不会对数据库造成影响。

4.4统计分析系统说明

统计分析管理包括查询商品信息、查询销售信息、查询供应商信息、查询缺货信息、查询报表信息和查询特殊商品信息，并制作报表。

4.4.1操作信息

为了方便您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔业务单据，本软件专门设计了业务单据查找功能。

它可以按单据编号、单据日期、单据状态、仓库、供货商、总数量、总金额、经办人、结算方式、制单人、审核人等多项条件中的任何一个条件，或它们的任意组合，快速查出您所需要的单据,方便您的工作。

【操作方法】

1、在软件主窗口中单击【业务报表】=>【业务单据查找】，打开“业务单据查找”窗口；

2、选择单据类型。

在窗口左边选择要查找的业务单据类型；

3、打开条件窗口。

单击【条件】打开“设置查询、检索、汇总条件”窗口；

4、设置查询条件。

本软件提供的查询条件主要可分为五大类型：

第一类：

以字符串为条件查找，如单号、票据号、备注等，这类条件可以填全部内容，也可以填部分内容。

查找时，系统将内容与其匹配单据全部找出；

第二类：

以日期为条件查找，如单据日期等；

第三类：

以选择下拉列表中指定内容为条件来查找，如业务员、操作员等，可以从事先已定义的内容中，任选一个要查找的内容；

第四类：

以金额为查找条件，如总数量、总金额、总税额等。

该类条件设置是与录入的金额进行比较的，有三种比较方案，即大于、小于、等于。

5、添加条件。

单击【添加条件】以添加设置的条件；

6、删除条件。

单击【删除条件】以删除已经设置的条件；

7、清除已设置的所有条件。

如果不需要当前的查找条件时，可以单击【清除】，系统会自动清除已设置的所有条件。

8.显示单据。

当您查找到所需的业务单据时，可以先选中单据，然后单击【打开】按钮或在当前行双击，即可打开所选单据；

9、可以通过将“未结算金额大于零”选项打勾，以查找当前日期范围内所有欠帐单据。

如：

要查询2006年12月27日销售给“001”这位客户的销售单单据，操作方法如下：

1、打开【业务报表】=>【业务单据查找】；

2、在“单据类型”后的下拉框里选中“销售出库单”；

3、点“条件”；

4、在条件窗口左侧选中“单据日期”，然后在中间的“起始日期”处输入2006年12月27日，再在终止日期处输入2006年12月27日，点击“添加条件”；

5、再把客户这个条件添加进去，在左边点“客户”，然后在中间选择“001”这个客户，点击“添加条件”。

（如发现右边出现的某个条件输错，在右边选中这个条件，然后点“删除条件”，如所有条件都不要的话，直接点“清除”；

6、设置好条件后点击“确定”；

7、然后点“汇总”。

4.4.2输入-输出文卷

输入格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

订货单信息

进货单Id

整型

数字

1~4位

—

商品Id

字符串

数字+字母

10位

—

计量单位

字符串

汉字

2~20位

—

单价

字符串

数字

8位

—

数量

整型

数字

1~4位

总价

浮点型

数字

3~6位

0.01

标注

字符串

——

——

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

销售记录

销售ID

整数

—

1位~10位

—

商品条形码

字符串

数字

10位

—

商品数量

整数

—

1位~10位

—

商品种类

字符串

—

—

—

员工ID

字符串

汉字

2~10位

—

销售日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

—

会员信息

姓名

字符串

汉字

2~6位

—

地址

字符串

汉字

15~30位

—

联系方式

字符串

数字

10位

—

e-mail

字符串

xxxx@xxx.xxx

10~30位

—

购物单

购物单编号

数字

数字

8位

—

商品编号

字符串

数字＋字母

10位

—

商品购买数量

数字

数字

4位

—

输出格式：

数据名称

数据类型

格式

范围

精度

订货单信息

进货单Id

整型

数字

1~4位

—

商品Id

字符串

数字+字母

10位

—

计量单位

字符串

汉字

2~20位

—

单价

字符串

数字

8位

—

数量

整型

数字

1~4位

总价

浮点型

数字

3~6位

0.01

标注

字符串

——

——

供应商信息

厂商编号

字符串

数字+字母

20位

—

厂商名称

字符串

——

<40位

厂商地址

字符串

——

<40位

厂商电话

字符串

数字

<15位

—

联系人

字符串

汉字

<10

—

入库单

入库单ID

整数

—

1~10位

—

进货单ID

整数

—

1~10位

—

商品ID

字符串

数字

10位

—

商品单价

浮点数

—

1~10位

0.1

商品数量

整数

—

1~10位

—

商品总价

浮点数

—

1~10位

0.1

入库日期

日期

YYYY-MM-DD

2001-1-1~3000-1-1

—

入库人员

字符串

汉字

2位~10位

—

销售记录

销售ID

整数

—

1位~10位

—

商品条形码

字符串

数字

10位

—

商品数量

整数

—

1位~10位

—

商品种类

字符串

—

—

—

员工ID

字符串

汉字

2~10位

—