办公用品管理.docx

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办公用品管理

办公用品管理规定

第一章总则

第一条为加强*********有限公司（以下简称公司）办公用品的管理，以达到有利于工作、节约经费，降低成本的目的，根据公司的实际情况，特制订本规定。

第二条行政办公室是负责公司机关办公用品购置和管理的职能部门。

第二章办公用品的管理

第三条办公用品的采购

（一）采购根据库存及消耗情况，按采购计划要求的质量、数量、品种进行采购，做到既保证需要又不积压过多资金。

在采购时，要货比三家，努力选购物美价廉的办公用品，尽量减少行政费用的支出。

（二）采购员购进物品后，要将发票和实物交第二者验收签名后再入库，做到手续完备。

（三）严格执行财务制度，采购的物品要做到数量、单价、金额清楚，票据合法，手续完备。

第四条办公用品的申领和发放

（一）办公用品（包括笔、墨、工具书、簿、打印机墨盒、色带、光碟等）原则上由行政办公室统一购置，各部室需领用的物品应事先报办公室事务总管，然后按申领制度领取。

各部室需自行购买的，须事先报行政办公室批准，未经许可擅自购买的，行政办公室将不予审核报销。

（二）建立办公用品正常发放和领用制度，各部室人员领取办公用品必须由部室领导签名后才能到行政办签领。

（三）严格按照办公用品的发放范围和定量标准进行发放，避免浪费。

如果超过额定使用量，需经行政办公室主任批准。

（四）已领取使用的办公用品，如果失效或损坏，必须凭原件以旧换新，否则不得再领取。

（五）行政办公室要做好办公用品领用的记帐和核算工作，根据领取时的手续和记录，核算所属各部室每月开支情况并报分管领导审阅。

（六）在办公用品领取和发放工作中，办公室要认真核实，对不符合领取规定的，要做好解释工作。

第五条办公用品的保管

尚未发放的办公用品要实行专人管理并建立物品清单。

行政办每年年底要组织专人对其进行核对和盘点，做到账实相符。

第六条办公用品的报修

对室内电灯及大件办公用品如电脑、打印机、空调等出现故障需要维修的，各部室应先报行政办公室，由办公室统一安排维修。

第七条印刷品的印制

印刷品的印制要根据实际需要制订印刷计划，报经公司分管领导审核确认后再进行印刷。

第三章附则

第八条本规定由行政办公室负责解释，自2006年9月1日起施行。

公司接待管理规定

第一章总则

第一条为搞好*********有限公司（以下简称“公司”）的接待工作，达到增进友谊、交流信息、改善企业外部环境的目的，特制订本管理规定。

第二条公司行政办公室是公司接待工作的职能管理部门。

第二章接待的范围和原则

第三条接待范围

（一）来访的国内外嘉宾；

（二）为公司提供各类专业检查、技术指导、咨询服务的学者、专家；

（三）公司领导因业务工作需要安排的其它接待任务等。

第四条接待原则

（一）坚持为企业发展和经济效益服务的原则。

接待工作中既要热情周到，又要量入为出、厉行节约；

（二）坚持规范有序，合乎礼仪的原则。

接待工作中要尊敬来宾，搞好服务，宣传企业形象，提高公司声誉，不发生有损公司形象的事件；

第三章接待管理

第五条行政办公室负责接待工作的统一管理，并具体办理大型的、重要的接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，由相关职能部门对口接待，行政办公室给予指导和配合。

第六条公司接待工作实行报告审批制度。

一般接待活动的报告审批程序为：

（一）接待前，接待单位如实填写“接待活动审批表”（列明拟接待人员身份、人数、项目和预计费用支出等情况）→公司行政办公室审核→公司分管领导审批；

（二）接待活动结束后，接待部门凭“接待活动审批表”和合法报销票据，按公司有关业务招待费的报销程序办理报销手续。

第七条对情况紧急来不及事先申报的特殊情况，可执行临时电话申报和事后补办申报手续的程序。

第八条公司大型的重要接待活动，由行政办公室和相关职能部室制定具体的接待方案和费用预算，报公司总裁审批后实施。

第九条接待费用的票据必须在接待之日起15日内办理报销手续，否则过期作废。

因公出差发生接待费用的，从出差回来之日起计算。

特殊情况经办公室核实，报总裁签字即可报销。

第十条未经公司同意，擅自向外单位或个人发出来访邀请的，来人所发生的接待费用自负。

第四章接待标准

第十一条接待工作必须严格按制定的对等接待标准进行，行政办公室和财务部负责标准的控制及把关工作。

第十二条接待用餐标准

（一）由董事长、总裁或党委书记出面接待，或受公司董事长、总裁或党委书记委托出面接待的公司副总裁级领导，宴请用餐实报实销。

（二）由公司副总裁级领导出面接待，或受公司副总裁级领导委托出面接待的公司部门级领导，用餐标准为200元/每人（不含酒水）；

（三）由公司部门级领导出面接待，或受部门级领导委托出面接待的副部门级领导，用餐标准为150元/每人（不含酒水）；

（四）宴请接待的公司陪同人员一般不能超过3人，属大型接待活动可适当增加人数。

第十三条接待住宿标准

（一）受邀请来公司免费提供各类专业检查、技术指导、咨询服务的学者、专家，按三星级标准安排住宿；

（二）受公司邀请来访的嘉宾，属副总裁级以上的按四星级标准接待，其他一律按三星级标准接待；

（三）不属公司邀请来访的其他来往人员，只配合预定客房，一律不接待住宿。

第十四条接待用车标准

需要接待用车的，届时由行政办公室根据接待对象的具体情况统一安排。

第五章监督和处罚

第十五条任何单位和个人，不得以各种名目到基层单位报销餐费或其他接待费用，因公需要基层单位协助支持的，必须事先报公司总裁或分管的副总裁级领导许可，并征得基层单位同意后，由基层单位负责安排接待。

第十六条纪检和审计督察部有权对公司领导和各部门的业务接待开支情况进行定期检查和抽查，有违法财经纪律和财务制度的要按有关规定进行处理。

第十七条由于审批把关不严，监督不力，出现问题并在社会上造成不良影响的，要追究直接责任人责任，并按照党风廉政建设责任制规定，追究主管领导和分管领导的责任。

第六章附则

第十八条公司下属子（分）公司应遵照执行本规定，控股、参股企业可参照执行本规定。

第十九条本规定由公司行政办公室负责解释。

第二十条本规定自2006年9月1日起实施。

公务车辆管理暂行规定

第一章总则

第一条为管好用好*********有限公司（以下简称公司）的现有公务车辆，本着安全、高效、节约、及时的原则，结合公司实际，特制订本规定。

第二条行政办公室为公务车辆的统一管理部门。

第二章公务车辆的管理

第三条公务车辆包括：

（一）公司为高层管理人员配置的工作用车；

（二）公司为部分部门配置的工作用车；

（三）接送员工的班车；

（四）用于公司接待和各部门办理公务的车辆。

第四条公务车辆的管理：

（一）公务车辆以服务公司领导及各部室开展工作为主，按工作轻重缓急，尽量做到公开合理的使用。

（二）车辆原则上不外借，若因特殊情况需对外出借时，必须报公司分管领导审批。

（三）车辆实行分级管理有偿使用原则。

公司组织大型活动或公务活动，需调用所属各单位车辆时，行政办公室按实际行驶里程或油料实际消耗额支付费用；下属各公司使用公司车辆时，同样按照行驶里程或油料消耗额支付费用，所支付费用从公司下达给各下属公司的预算费用中扣减。

（四）车辆的证照年检、养路费和保险费购置等统一由行政办公室负责办理。

（五）公务车辆应设置档案及使用台帐，内容包括：

车辆的购置合同、维修保养记录、费用的统计、事故及索赔记载等相关事项。

（六）车辆未执行公务时，必须停放在公司所在地的车库和停车场，统一管理。

第五条公务车辆使用的审批程序：

使用部门填写用车申请表（注明用车的用途、方向和使用时间）→部门负责人批准→行政办公室主任批准→行政办主管根据当日用车情况调配→出车。

除紧急事务外，各部室用车应提前告知行政办公室。

出差用车必须提前一天书面申请并经分管领导签字同意后方可派车。

第三章公务车辆的维修与保养

第六条公务车辆的维修与保养，实行厂家定点，车辆使用单位与公司安全技术部（以下简称安技部）共同监管的模式。

公司采用公开招标方式选取3家或3家以上的定点维修厂。

定点维修厂不搞终身制，公司将每年对其进行考核，合格的续签合同，不合格的不续签。

第七条定点维修与保养包括车辆的一级、二级维护，大修、小修、临时性维修等必须进厂进行维修和保养的项目（司机自己保养的项目除外）。

定点维修范围只限于车辆原部件的维护和更换，车辆内部装修、轮胎更换和交通事故处理不在定点维修与保养的范围内。

第八条车辆维修的程序：

（一）司机报障并填写“送修单”→使用单位领导批准→公司安技部审核→通知车辆进厂。

（二）车辆维修项目的检测、核实、鉴定、报价应由安技部、使用单位和维修厂家三方在场，共同商定。

（三）车辆维修预算费用超过2000元的，由安技部和使用单位按本条第二款找其他定点厂比较后最后确定厂家。

（四）车辆维修过程中，需要增加维修项目的，按本条第二款办理手续。

（五）车辆离开市区，因故障确需在外地维修的，维修费用不超过500元（含500元）的，经本单位同意，可在途中修理；维修费用超过500元的，必须经本单位和安技部同意，方可在途中修理。

（六）各定点厂无法维修的特殊车辆，经安技部同意，可按本规定维修程序转送非定点厂维修。

第九条车辆的监修。

车辆维修过程中，司机负责跟车监修，安技部负责检查、核实及技术监督。

第十条车辆维修的验收程序：

维修厂家通知修理完毕→用车单位和安技部人员到场→按“送修单”项目逐项验收→合格的签名确认（不合格的重新返修）。

第十一条维修费的结算：

公司总部：

厂家每月20日前将“结算单”交公司行政办核对→安技部审核→维修厂家开发票或记帐→公司主管领导审批；

下属子（分）公司：

厂家报“结算单”→主管部门核对→安技部审核→厂家开发票或记帐→子（分）公司主管领导审批。

公司及各单位应在每月20日前将上月修理费用结转定点厂家。

各单位在办理结算手续时，应与“送修单”认真核对。

发现不符或超出报价的，应拒绝办理结算手续；发现不按维修费计算方法计费造成不合理收费的，应要求纠正后方可办理结算手续。

第十二条维修费的计算方法：

（一）工时费等于工时定额乘以工时单价，其中工时定额标准按1991年5月省交通运输厅和省物价局联合制定的《海南省汽车维修收费标准工时费用定额（试行）》执行。

此定额为计算收费的最高工时定额。

工时单价按合同约定的工时单价执行，但厂家可以优惠下调工时单价。

（二）材料费包括材料进货价款和材料管理费，材料管理费按定点厂投标时承诺执行。

第四章公务车辆定点定量加油管理

第十三条公司公务车辆实行定点定量加油管理，各部门（单位）凭公司统一印制的《*********有限公司车辆加油记账卡》（以下简称《记帐卡》），到定点加油站加油。

第十四条车辆加油时，驾驶人员须向定点加油站出示《记帐卡》，由定点加油站工作人员根据车辆每月定量加油标准，登记好加油的时间、品种、数量、单价、金额，并由双方签字确认。

《记帐卡》一车一本，不作它用，不得转让，登记满后凭旧领新。

不允许超量加油，确因工作原因需要增加油量的，驾驶员必须事先征得本单位行政办公室领导的同意。

第十五条在市区范围内，严禁到非定点加油站加油，否则，费用不得报销。

车辆因公去外地出差，必须事先向行政办公室报告，在外地加油的票据，须经行政办公室主任审核、公司分管领导签字后，财务部门方可审核报销。

第十六条加油费用的结算时间和方式由各单位直接与定点加油站协商确定（原则上每月20日为结算日）。

第五章公务车司机的管理

第十七条公务车司机对自己所驾车辆的各种证件应经常检查，出车时要保证证件齐全。

驾车时要严格遵守交通规则，安全驾车，因违章行为受到交通管理处罚的，司机承担全部责任；因违章行为造成他人损失的，司机承担40%的赔偿责任，公司承担60%赔偿责任；发生交通事故经裁决司机无违章行为的，其损失由公司承担。

第十八条司机对所驾车辆要坚持例行检查和保养，出车前，要检查车辆的灯光、转向、刹车、水、电、油及其它性能是否正常，发现异常，要立即调整或报修。

第十九条司机要自觉遵守各项规章制度，保证车辆卫生整洁和车辆完好率。

不开疲劳车、赌气车、故障车，不准危险驾车（包括超速、追尾、抢道等）。

严禁酒后驾车和违章操作。

第二十条严禁将车辆交给无证人员驾驶或练习驾驶。

未经许可擅自将车辆转借他人驾驶，发生交通事故造成车辆损坏或他人损失的，直接责任人将承担全部损失，公司将按有关规定对司机进行处罚。

第二十一条上班时间，司机没有派车任务时，应在司机休息室休息，严禁随意驾车外出或早退。

因私自出车和出私车造成事故的，一切后果由司机个人承担。

第六章附则

第二十二条本规定适用于公司及所属子（分）公司。

控股、参股企业可参照执行。

第二十三条本规定由公司行政办公室负责解释。

第二十四条本规定自2006年9月1日起执行。