内稽制度管理规定(含流程图).doc

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尼尔生电能科技有限公司

文件编号

管理体系文件

版本号

生效日期

2015-05-01

文件名称

内部稽核管理规定

本章页数

8/8

内部稽核制度-总则

章节内容

1.稽核作业制度适用范围及其目的

2.内部稽核单位之工作职能

3.执行稽核工作应行注意事项

4.内部稽核作业流程及其工作范围

5.工作底稿、作业法则与稽核报告

1.稽核作业制度适用范围及其目的

目的：

使稽核人员遵循准则及作业规范执行稽核作业

（一）本公司稽核人员执行稽核事宜，应依本制度规定办理。

（二）为加强财务管理及确保财产安全与提高经营绩效起见，本公司总管理处有专人从事稽核工作，定期或不定期于指定地点及项目会同相关受稽核事务经管人员为之。

（三）本公司稽核人员办理稽核工作，分定期及不定期二类。

定期性稽核，由稽核人员依计划执行；不定期稽核，依实际需要，按公司最高主管或其授权人之指示办理。

（四）内部稽核之目的，在于评估内部控制制度之缺失及衡量营运之效率,适时提供改进建议,以确保该制度得以持续有效实施,并协助董事会及管理阶层确实履行其责任。

2.内部稽核单位之工作职能

目的：

使稽核人员遵循准则及作业规范执行稽核作业

（一）稽核人员秉承公司最高主管指挥监督，从事办理本公司内部稽核工作。

其所应办理之稽核事务包括：

1.调查、评估公司内部控制制度及各项管理制度之健全性、合理性及有效性。

2.调查、评估企业中各单位执行公司各项计划或政策及其指定职能之效率。

例如确定每一分支机构或部门人事之适当编组,各项交易循环均有良好纪录,能否适当防范现金、存货或其它资产使用无浪费、舞弊或无效率之情形,并比较分析公司之营运绩效,检讨经营成果,采取有效对策,以增进经营效率。

（二）稽核人员从事工作时，如发现员工有不当情事，除与其直属主管联系外，并即向公司最高主管报告，不得直接处理。

（三）稽核人员对各单位执行稽核事务时，如有疑问，可随时向有关单位详尽查询，并调阅其账册、表报及有关档案，必要时并得请其出具书面说明，受查单位经办人员应尽力协助之。

（四）稽核人员从事工作时，得调阅一切档案，被检查单位不得拒绝或隐匿，其属机密性之档案，应先报准后始得调阅。

（五）稽核人员承办稽核工作，其掌理及应行完成之任务如下：

1.企业营运目标之达成及各项管理规章、守则等之内部控制制度遵行贯彻之应行检核事项。

2.各项事务推展、成本控制及预算编制执行等之应行检核事项。

3.各项会计事务处理准则遵行贯彻之应行检核事项。

4.有关协力厂商之辅导及其动态与信用状况等应行检核事项。

5.各分支机构及转投资事业财务及业务检查。

6.其它交办事项。

（六）稽核人员执行任务时应具超然独立性,以客观公正之立场,求真求实之精神,忠诚勤勉之态度,执行其职务。

并应避免干预行政工作，如发现有弊端及违法事件，应作成稽核报告呈转公司最高主管或呈报董事会处理。

3.执行稽核工作应行注意事项

目的：

使稽核人员遵循准则及作业规范执行稽核作业

（一）稽核人员于执行稽核工作过程中，应克遵下列守则：

1.审核之事项，应负责任并作成「工作底稿」或「稽核报告」。

2.于执行任务时，应依据各项有关规章办理，超然行使职权。

3.负有保守职务上所稽得秘密之责任，除呈报外，不得泄漏或预先透露予检查单位。

4.执行工作时，应将稽核通知书（详内部稽核作业规范）交由受稽核单位主管验明；工作态度应力求亲切，并保持公正独立，求实求真之精神，切忌傲凌或偏私。

（二）稽核人员进行稽核工作，应拟定稽核计划呈核后，持稽核通知书会同经管单位稽查。

（三）稽核程序按检查计划进行，避免不必要之讨论与咨询，尽量减少影响被检查单位经办人员本身之工作。

遇有不明了之事项，应于适当时间提出询问，至彻底了解为止。

（四）执行稽核工作过程中，勿与被检查单位人员争论制度上之不完备，发现错误事项，不得当面批评，被检查单位人员如有申诉建议，应细心聆听，勿与辩论。

（五）稽核人员除应充分了解有关现行法令，并熟谙公司内部控制各种制度、规章外，尚应透彻了解被检查单位之单行办法及特殊情况。

（六）稽核人员应事前熟知被检查单位历史、重要数据、及以往稽核报告内容。

稽核人员对于查核结果，应予合理之判断，此项判断应有可靠之理论根据，获得足够而适切之证明。

（七）稽核人员从事公务查核均为本公司第一手机密档案资料，应严格保密，更应提高警觉，注意文件安全，以防失落。

4.内部稽核作业流程及其工作范围

目的：

使稽核人员遵循准则及作业规范执行稽核作业

（一）本公司稽核人员于每次执行稽核工作前，应拟定稽核计划，其内容包括稽核目的、稽核项目及稽核范围，以达成调查评估公司各单位执行其指定职能之效率为目的。

（二）稽核人员应将稽核计划、工作底稿及签呈先呈总经理核示。

经签准后，定期性稽核由稽核人员依计划执行；临时性稽核依公司最高主管或其授权人员之指示办理。

（三）稽核人员应就稽核工作所发掘异常事项加以分析汇整，编制「内部稽核应行处理措施」其格式详见内部稽核作业规范，提交各相关管理阶层参考改进。

并提出改进意见汇总为稽核报告，呈送公司最高主管审核裁决。

（四）稽核人员应追踪「内部稽核应行处理措施」所提之改进事项的执行进度及结果，并提报公司最高主管。

（五）本公司稽核人员执行稽核工作，其作业流程如下图所示：

追

踪

呈报

复核

稽核报告

绩效

评估

受查单位应行处理措施

查核发现及建议

发掘问题

执行

稽核

签

呈

拟定

工作表单

稽核計劃

稽核目的

稽核项目

稽核范围

核准

是

否

（六）为便于内部稽核工作的执行，以有效达成稽核目的，并配合本公司内部各项管理规章的实施，将本公司稽核人员应行实施查核事项划分为下列九大循环：

1.销货及收款循环：

包括争取客户订单、授信管理、运送货品、开立销货发票、记录收入及应收账款、开出账单、执行和记录现金收入等之政策及程序。

2.采购及付款循环：

包括请购、进货或采购原料、物料、资产和劳务、处理采购单、经收货品、检验品质、填写验收报告书或退货处理、记录供货商负债、核准付款、执行与记录现金付款等之政策及程序。

3.生产循环：

包括拟订生产计划、开立用料清单、储存材料、投入生产、计算存货生产成本、计算销货成本等之政策及程序。

4.薪工循环：

包括雇用、请（休）假、加班、辞退、训练、退休、决定薪资率、计时、计算薪津总额、计算薪资税及各项代扣款、设置薪资纪录、支付薪资、考勤及考核等之政策及程序。

5.融资循环：

包括涉及股东权益及服务处理暨银行借款、保证、承兑、租赁、发行公司债等资金融通交易事项之授权、执行与纪录等之政策及程序。

6.固定资产循环：

包括固定资产之增添、处分、维护、保管与记录等之政策及程序。

7.研发循环：

包括对基础研究、产品设计、技术研发、产品试作与测试、研发信息及文件之际路与保管等之政策及程序。

8.计算机化信息处理作业：

包括信息处理部门之功能及职责划分、系统开发及程序修改之控制、编制系统文书之控制、程序及数据之存取控制、数据输出入之控制、数据处理之控制、档案及设备之安全控制、硬件级系统软件之购置、使用及维护之控制、系统复原计划制度及测试程序之控制及向证期会指定网站进行公开信息申报相关作业之控制等。

9.非交易循环:

包括对印鉴使用管理、票据领用管理、预算管理、财产管理、费用报销管理、背书保证、负债承诺及或有事项管理、职务授权及代理人制度、资金贷与他人、财务及非财务信息管理及对子公司等之控制作业。

（七）稽核人员执行稽核作业其属定期性之稽核应拟订「年度稽核计划申报表」于报经总经理核准后,转交各受查核单位配合办理；有关稽核计划其格式详内部稽核作业规范。

5.工作底稿、作业法则与稽核报告

目的：

使稽核人员遵循准则及作业规范执行稽核作业

（一）工作底稿的概念：

稽核人员于执行稽核工作后，因必须提出稽核报告，而部份被稽核事项并无实际书面文字与数据可供参考，故有赖于稽核人员在作业当时，就有关查核询问事项作备忘性之记录、对稽核事项之数据来源予以特别之注明及对各项查核资料的搜集作适切的整理分析，以供作评核、改善意见及提出稽核报告之参考依据。

（二）工作底稿内容与应行记载事项由于稽核工作本身的目的不同，受查单位或事项其性质各异，再加上须记载事项的内容与重要性不一，因之稽核工作底稿的内容或应记载项目繁多，除了举例或提出建议必须基于稽核人员各自见解，任由陈述外，应另就下列事项分别性质予以列明：

1.一般准备事项之记载；如作业项目、作业程序及稽核重点之提示，与稽核日期之注明等。

2.特别项目之记载；如受查单位改善对策与特别交易事项查核程序及评核意见之记载。

3.与高阶层有关稽核事项之检讨；即凡政策或指令，如有疑问须作进一步查证或检讨者。

4.其它如：

（1）受查单位所说明事项，其发生时间、地点均须记载以备引证。

（2）受查单位以及所说明有关执行人员、工作单位及职务等，均应记载。

（3）已查核事项应有注记，以免遗漏或重复。

（4）对拟表示的立场，通过调查，用一种逻辑的方法将内心希望表之。

（5）对稽核事项查核有关经验或技巧心得等的注记。

（三）稽核工作底稿为撰写稽核报告之依据，应依其查核执行结果作适当之分类保管，以便随时参考并避免遗失；为便于保管一般可将工作底稿区分成下列三类：

1.永久档案；包括于执行工作时所有可供持续参考不易变更之数据，其于各作业循环间均有连带关系者。

2.未定案仍待查证档卷；即凡经稽核事项无法立即获得证实，仍待查证之工作底稿。

3.已结案仅供参考档卷；即已查证结案，由于规定时效须留待参考之各项工作底稿。

（四）稽核人员执行稽核工作的作业法则

1.凭证的查核

凭证是一切权责的代表，账册登记与报表编制之依据。

各项作业程序与内部控制的设计，均可透过凭证的关系而予以显示。

故对凭证的稽核或查证，为稽核人员执行工作的作业重心；对各项凭证之稽查，应特别注意下列事项：

（1）凭证的特质是否真实有效。

（2）各项凭证相互间的联系与运用。

（3）统计抽样技术之运用。

2.疑惑的探询

稽核人员于执行稽核工作时，面对各种不同情况，不论是动态或静态的数据收集分析，均会发生有待及时膫解或须向受查者及其它有关人员探询之疑惑；如何质疑解惑应为稽核人员执行工作时不可避免之要务。

（1）质疑的标准

A.对公司各项章程规则与有关法令应有适当之了解。

B.熟悉稽核或调查事项的一般知识及经验。

C.对质疑问题的词意、主题强调与数据引证，应作适当正确之表达。

（2）质疑的回避

所谓回避即不敢面对现实或顾虑人情因素，对明显问题而不愿作进一步查证，予以揭发谋求改善，或被质疑者应负责解答之问题而公然不愿作答，凡此均将使稽核作业徒具形式，无法产生实际效果。

（3）质疑完毕后，应作适当之总结，避免疑惑之延续。

（五）稽核报告

1.稽核报告所代表之意义

（1）对公司各部门、单位作业情形，执行绩效评估与作业制度标准之检讨。

（2）代表稽核人员本身的工作绩效。

2.撰写稽核报告应注意要点：

（1）把握重点；注意稽核目的，把握主题，不要作无关的冗长叙述。

（2）注重实质分析，避免用笼统辞句。

（3）报告内容应切合实际，避免夸张或隐匿。

（4）引用资料之详细说明注释。

（六）稽核报告及稽核工作底稿保存年限：

内部稽核人员应拟定年度稽核计划，据以检查及评估公司之内部控制制度，包括对预算、财务、业务等作业之控制，并检附工作底稿及相关数据等,作成稽核报告备供查核。

前项工作底