行政管理制度1.docx

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行政管理制度1

行政管理制度

目录

第一章行政公文管理制度2

第二章会议管理办法6

第三章印章管理办法9

第四章办公用品管理办法11

第五章办公设备管理办法14

第六章档案管理办法16

第七章安全管理规定20

第八章车辆管理办法22

第九章名片管理规定25

第十章行政费用管理办法26

第十一章办公环境管理办法30

第一章行政公文管理制度

1.本办法适用于公司行政公文的管理工作和以公司的名义对内、对外发文的管理。

2.各部门负责行政公文的归口管理工作。

2.1公司内发文或外发公函需经综合部负责人审核报董事长批准后发出；

2.2一般行政类公文由综合部负责草拟、发送及存档。

3.管理内容和要求

公司行政公文分二大类。

一是外发文，包括各级党政机关、业务主管单位、公司合作伙伴以及相关部门和单位发往公司的正式公文与便函；以公司名义向上级政府部门、业务主管部门发出的请示、报告、申请、工作总结、情况汇报和申报材料等；以公司名义向公司合作伙伴及相关单位发送的正式公文与便函。

二是内发文，公司对内下发人事任免、规章制度、决议、决定、通报、通知等文件。

3.1公司接收外发文的处理

3.1.1基本程序

登记→上报→批示/签阅

3.1.2登记

①收到的外来公文，由综合部公文管理员负责进行拆封，填写《外来文处理单》，附在公文的第一页。

②检查来文的页数，附件是否齐全，如不全时，应向发文单位索补。

③将收到的全部公文登记在收文登记薄中。

④对属于一般性业务关系的信件时，转送至相关部门。

⑤对传真件的重要公文，复印后收文登记。

3.1.2上报

①公文登记后，由综合部负责人提出上报意见。

②对必须在短期内办完的公文，应在上报时注明催办或注明急件。

③对较复杂的公文，需请示董事长后再提出意见。

3.1.3批示

①综合部公文管理员将公文依次报送相关部门负责人、分管副总、总经理、董事长进行批示或签阅。

②在逐级审批的过程中，同意下一级的上报意见时，在意见栏中签字；认为拟办意见不妥时，可重新批示或加以注明。

3.2公司发出外发文的处理

3.2.1基本程序

草拟→上报→批示→发出

3.2.2草拟

①公司主办部门根据上级批示或工作实际需要草拟文件初稿，明确文件标题、附件、发送范围、拟稿部门和拟稿人。

②草拟电子文稿必须从公司角度出发，做到格式规范、意见明确、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确等基本发文要求。

3.2.3上报

拟稿人将拟定的文稿报部门负责人初审。

3.2.4批示

各级领导对文稿内容和形式等提出反馈意见，拟稿部门进行修改，报总经理、董事长确认后发综合部公文管理员。

3.2.5发出

综合部公文管理员接到经领导批准签发的发文后，对文稿统一校对、编号、套红、打印，履行用印申请流程，盖章、备案并外发。

3.3内发文的处理

3.3.1基本程序

草拟→会签→批示→发出

3.3.2草拟

①公司主办部门根据上级批示或工作实际需要草拟文件初稿，明确文件标题、附件、发送范围、拟稿部门和拟稿人。

②草拟电子文稿必须从公司角度出发，做到格式规范、意见明确、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确等基本发文要求。

3.3.3会签：

凡涉及到其他有关部门的事宜，须加入相关负责人、分管副总进行会签，核稿。

3.3.4批示：

董事长对拟发文件签署具体意见。

3.3.5发出：

经领导批准签发后的文稿，由综合部公文管理员统一编号、最终校对、盖章、发文。

3.4加密：

发文确需加密的，由主办部门提出加密意见，综合部办理。

3.5用印：

用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

3.6发文要求：

发放文件时，必须建立发文登记档案，保证文件发放范围及次数不出差错。

3.7归档：

将制成的文件按文书档案管理的要求，整理归档。

4．公文的签发权限

4.1公司的文件的发出均须经由董事长批准（涉及安全培训业务方面的通知须经总经理签发的除外）；

4.2已经签发的文稿，其他人员不得改动，确需修改的，须经签发领导同意。

5.催办、收缴和销毁

5.1综合部公文管理员对承办的公文应抓紧催办，将已办妥的公司文件和已落实上级有关要求的文件进行收缴（一般为月底一小清、季末一中清、年终一总清）。

如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

5.2对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公文管理员应定期清理造册，并办理申请销毁。

第二章会议管理办法

1.会议分类及组织

  1.1公司会议归纳为四类：

董事办公会；专题会议；经营例会；部门工作会。

  1.2在公司召开的会议一律由综合部受理安排，有关业务对口部门协助作好会议工作。

2.会议安排

  2.1董事办公会的安排：

董事办公会由董事长主持召开，各董事参加，原则上每六个月召开一次；此外也可根据项目公司需要和董事要求临时召开会议。

综合部做好会议安排，并记录会议内容。

董事会决议整理后，须与会董事签字确认后方可存档并予以执行。

会议内容：

确定公司重大经营和人事决策、审定公司经营计划、审批各项制度的制定和修改、解决公司存在的重大问题、确定公司利润分配等。

2.2专题协调会议的安排：

原则上由公司总经理或授权分管副总组织相关部门和人员参加召开，主要针对某一特定工作和重要里程碑节点活动工作如行政人事制度、资金计划、工程建设、成本控制、项目拓展、营销推广等需多部门参与配合才能有效完成的业务工作进行专题研讨、座谈和决策。

专题协调会议由综合部统一负责会议室的安排，会议纪要原则上由综合部完成，与会部门人员会签后报总经理签批下发执行，由综合部存档备案并负责督办落实完成情况。

2.3经营例会的安排：

公司经营例会包括周例会、月例会、季度会、半年会、年度会等，由综合部负责组织召开。

原则上要按例行规定的时间、地点、内容、形式组织召开。

遇有重大节假日需要调整的，由综合部另行通知。

①周例会：

每周二上午统一召开周例会。

参加人员：

董事长、总经理、副总经理、各部门负责人。

会议内容：

各负责人先汇报本周工作完成小结和下周工作计划，并提出需公司确定解决问题及合理化建议；总经理和董事长对完成情况、存在问题、合理化建议和下周工作重点进行分析点评并提出具体解决意见和要求，意见不统一时由董事长最终确定。

②月度经营会议：

每月初召开月度经营会议。

参加人员：

董事长、总经理、副总经理、各部门负责人。

会议内容：

由各部门负责人汇报本月各项计划完成情况，对存在的问题进行分析，协商解决制约计划完成进度的问题和困难，对资金计划进行讨论，对下个月的工作提出要求。

③半年度经营例会：

每年7月初召开一次半年度经营例会。

参加人员：

董事长、总经理、副总经理、各部门负责人。

会议内容：

总结分析半年来的经营计划和指标完成情况，修正和调整年度经营计划指标，部署下半年的工作。

④年度工作大会：

每年春节前召开一次年度工作会。

年度工作会前先召开年度工作会议预备会，由董事长召集总经理、副总经理参加对年度工作会议议题、议程及下年度工作计划进行研讨和确定。

综合部负责人列席会议，并负责会议纪要整理、打印、会签、分发工作。

预备会议完成后，由综合部负责组织召开年度工作会。

参加人员：

公司全体成员。

会议内容：

副总经理、总经理进行年度述职；董事长对公司全年工作进行点评并对下一年度工作提出要求；表彰先进部门和优秀员工，观看公司年度活动。

上述经营例会主要任务是通过汇报、分析、评价工作计划执行情况和企业经营活动成果，肯定成绩，明确差距、揭露矛盾，确定改进措施，以不断提高企业经济效益和社会效益。

2.4部门工作例会

公司各部门原则上实行月例会制度，由部门负责人主持，传达公司决定决策内容、按公司批准的月度工作计划进行分解和部署安排，部门内部信息沟通和传递，对外协调工作布置安排等。

会议纪要由本部门人员负责起草、部门负责人审核确定后会签存档。

3.会议的准备

  3.1会议主持人和召集部门与会人员都应分别作好与会议有关的准备工作，包括拟好会议议程、议题、汇报材料、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、核实人数等。

3.2会议召集部门需提前说明所需要使用的设备，并于会议前到综合部领取，会议期间如设备出现损坏或丢失需由领取人负责赔偿。

3.3使用公司会议室，如会议时间发生冲突，由综合部专管人员根据会议的轻重缓急情况同相关部门进行协调。

各部门必须严格按照约定的时间使用会议室。

如因突发情况需提前、推迟或顺延必须提前知会会议室专管人员。

4.会议纪律

4.1参会人员有特殊原因不能参会，要提前向主持会议的领导请假，未经批准不得缺席、不准派人代会。

会议承办部门无权批准参会者的请假要求。

4.2参会人员要按时参加会议，并在签到单如实填写本人的姓名及职务。

会议期间应主动关闭通讯工具或设置为震动，不得在会场接听电话、交头接耳、打瞌睡或擅自离开会场，不得处理与会议无关的事项，更不能随意出入；如有特殊情况需提前离开的，须向主持会议的领导请假。

4.3所有会议均全程禁止吸烟。

第三章印章管理办法

1.印章的分类

1.1公司（含所属各公司）有效印章的分类

公司公章、财务专用章、法人代表手章、其他业务专用章等。

1.2公司各部门（除综合部外）不得另外刻制各类印章。

如发现私刻印章，要追究当事人责任，直至移交司法机关处理。

2.印章的使用要求

2.1使用公司公章，使用人须发起用印申请。

根据权限，按照公章管理规定由综合办公室，分管领导直至总经理和董事长签字批准后方可使用印章。

使用人未按规定履行用印申请，印章保管人有权拒绝其使用公司印章。

2.2所属公司公章按规定经公司董事长审批后方可使用。

2.3印章保管人要做好印章使用记录登记，注明印章使用的时间、事由、次数及使用人。

2.4公司及所属各公司公章、财务专用章原则上不得带到公司或所属各公司办公区域以外使用。

如特殊需要使用，必须经由总经理或所在公司法人代表（或公司总经理）批准，并由两人同时在场使用。

2.5严禁加盖空白合同、协议、证明及介绍信。

因工作特殊确需开具时，须经总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。

2.6违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

3.印章的保管

3.1印章管理实行专人保管制

3.2印章的保管人：

3.2.1各公司公章、法人代表手章由综合部负责人保管，董事长为保管的第一责任人。

3.2.2财务专用章由财务部负责人保管，董事长为保管的第一责任人；

3.2.2各部门业务专用章由本部门负责人保管。

3.3印章保管人要做好印章的安全保卫工作，印章平日要入柜上锁，发现印章丢失或被窃后，保管人应立即报告公司分管领导，并到上级部门报失，按规定进行通报作废。

在印章的日常保管的使用中，要注意使其不受破损。

3.4未经分管领导同意，不得擅自改变印章保管人。

3.5印章的移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

4公章的刻制、启用

4.1公司印章的刻制均须报董事长批准，由综合部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

4.2公章的形体和规格，按国家有关规定执行。

4.3新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

5.印章的收缴、报废

5.1公司原有印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时，应履行收缴或报废手续。

5.2综合部负责人应负责统一收缴、保管或报废的印章，并做好记录。

第四章办公用品管理办法

1基本规定

1.1为统一办公用品管理，控制成本，办公用品由综合部统一购买、管理和发放。

1.2办公用品分为低值易耗办公用品和专项办公用品两种。

1.2.1低值易耗办公用品是指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品，主要包括以下几种：

（1）一般消耗品：

如铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、图钉、标签、便签纸、橡皮擦、夹子、签字笔、笔记本、打（复）印纸、荧光笔、修正液、各类纸张及各类办公设备耗材（打印机、传真机、复印机的硒鼓和墨盒）等；

（2）管理消耗品（使用周期在一年以上的办公用品）：

剪刀、订书机、打孔机、计算器、各类文件夹等。

管理消耗品自第二次发放起，必须以旧换新。

1.2.2专项办公用品指仅限于相关部门和人员使用的物品。

包括以下几种：

各类电脑、打印机、复印机、家具、照相、摄像、录音或其他影视器材等（此项管理参照办公设备管理规定）。

1.3办公用品购买及发放原则

1.3.1办公用品按需购买，适量库存，统一配置。

原则上，新入职员工应按以下标准配发办公用品：

签字笔（红黑各1支）；笔筒1个、计算器个、铅笔1支、订书机1个、文件夹1个、橡皮擦1个、软面抄1本、剪刀1把、裁纸刀1把。

1.3.2公司办公用品按月发放。

公司各部门根据需要在当月25日前填报《办公用品申购表》，按照审批流程申领下月部门办公用品。

1.3.3除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放。

但在有关部门提出特殊需求的情况下，经总经理批准，可直接购买、发放。

2.办公用品的购买

2.1办公用品采购人员在每月5日前，根据办公用品需求，编制办公用品购买申请表，报综合部负责人审核、董事长批准。

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2.2审批后，办公用品采购人员要根据订购送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保无误后在送货单上签收，同时做好相关登记等工作。

2.3采购预算在1万元以上的应采取招标方式购买，1万元以下的应货比三家、择优购买。

2.4财务部门应按借支流程提供办公用品采购备用金或支票。

3.办公用品的保管

3.1办公用品采购人与用品管理员不应为同一人。

3.2办公用品到货后，采购人员和办公用品管理员一起验收入库，按规定填写《办公用品管理台账》。

3.3办公用品仓库一年盘点两次（6月、12月）。

盘点工作由财务部会计和办公用品管理员共同完成。

盘点要做到账物一致，如不一致须查明原因。

3.4办公用品应单独仓库存放，做到类别清楚、码放整齐。

3.5管理员必须清楚掌握办公用品库存情况，经常整理，加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火，并实施防虫等保全措施。

3.6其他人未经许可不得进入办公用品库房，不得擅自挪用、私用办公用品。

4.办公用品的发放

4.1办公用品发放应本着按需分配、节约使用的原则。

4.2办公用品集中或个别发放，管理员要做好出库登记，领取人要签字确认。

5.办公用品报废处理

对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理单上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，报分管副总和总经理书面批准后方可执行。

6.其它相关规定

6.1全体员工应合理使用，妥善保管个人使用的各种办公用品。

6.2新员工入职，用人部门须提前申领新员工办公用品。

6.3员工跨公司调动或离职，所领用的办公用品及配备的办公设备须经综合部清点移交后，方可办理手续。

第五章办公设备管理办法

1.基本规定

1.1为合理配备、使用、保管办公设备，降低费用支出，特制定本规定。

1.2办公设备主要包括电脑、电话机、打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、视频会议系统等。

1.3配备个人使用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责管理办法，设备使用人为设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使用和完好负责。

1.4各种办公设备，如电脑、打印机、传真机、复印机等维修工作由综合部负责管理。

1.5综合管理应建立《固定资产管理台账》，落实办公物资的使用人、责任人，了解各类资产的相关使用情况。

2.办公电话管理

2.1公司根据工作需要情况为各部门配置内线和外线电话。

2.2长途电话管理。

各部门外线电话开通国内长途，由负责人统一管理。

如工作原因需要开通国际长途，报请总经理批准后由综合部负责开通。

3.办公电脑的管理

3.1公司根据工作需要配置台式办公电脑。

一般情况下，设计、工程、营销、策划、预算等专业岗位按照技术办公标准配置，其他岗位按照普通办公电脑配置。

3.2未经电脑使用人同意，任何人员不得擅自使用他人电脑。

3.3除了正常维修外，员工不得私拆、私装计算机及相关设备。

3.4严守电脑操作规程，及时更新杀毒软件以避免电脑系统遭受损害。

3.5非工作原因，非本公司人员不得使用公司电脑。

3.6做好本部门信息的备份，防止信息丢失。

3.7工作时间严禁使用与工作无关的软件或浏览与工作无关的网站，严禁工作时间下载、观看影视视频和使用网络游戏，严禁下载、观看、传播淫秽、色情声像制品、电子文件和其他违规、违法电子文件。

3.8违反上述规定的人员，据情节轻重给予50—500元处罚以及警告直至解雇，若构成犯罪将依法追究刑事责任。

4.专项办公设备管理

4.1公司打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、视频会议系统等办公设备由综合部专项管理。

4.2个人使用期间，各类照相机、摄像机、各类影视器材等专项办公设备丢失由使用人赔偿。

第六章档案管理办法

1.档案管理职责

1.1综合部是公司档案管理的职能机构。

全面负责公司对各类档案的管理工作；负责指导、督促、检查各部门按本规定进行资料收集、保管，对资料实施建档、交档的管理；负责档案的保管、利用、销毁的管理。

1.2综合部部长：

负责档案管理制度的修改、实施检查、纠偏等工作。

1.3财务部部长：

负责保管财务档案（会计凭证、会计帐薄等财务资料），并建立以上档案、资料管理台帐。

财务档案由本部门单独保管。

1.4综合部副部长：

负责保管公司综合档案（行政档案、项目档案、合同协议、各类证照等）、人力资源档案（员工个人档案、薪酬福利档案、培训档案），并建立以上档案、资料管理台帐。

1.5其他各部门资料管理员和相关业务经办人员（如市场销售员、外联人员等）：

负责建立本部门资料管理台帐，记录各类资料、档案的收、存、交、借等环节，负责收集本部门工作过程须保留的、办理完毕的和其它有利用查考价值的文件材料，并负责分类整理、登记目录、暂时保管资料、按时向综合部档案管理员移交、本部门资料的借阅管理。

移交必须按公司档案归档范围、归档时间的要求，及时填写档案移交表，完成实物资料的移交、验收、归档。

1.6各部门部长对本部门的资料收集、保管、移交等资料管理全过程承担管理责任，对资料的形成、收集、整理、保管、移交进行指导、监督、查核，确保本单位/部门收集、往来的资料的及时性和完整性。

2.档案管理的强制规定

2.1公司各类员工均不得未经资料管理员或档案管理员登记并同意就存放和使用（必须做到收、发两条线管理）、或延期移交属于档案管理范围内的资料原件。

无论何种渠道取得的资料原件，均必须在取件一个工作日内发起移交流程，并在最短时间内向档案管理员或资料管理员移交实物。

2.2各部门资料管理员每天下班前应清理本人当天的应收、应发、应交、应存资料，查看是否有未分类归集、未移交、未分发和未收齐的资料。

2.3移交档案管理的各类资料，必须是原件或原始资料，如移交原件或原始资料的复印件，必须注明原件保管责任人。

2.4经部门负责人审核，需要部门经常查阅、利用的资料，部门资料管理员在原件移交前，可备份复印件部门留存，以便部门内部员工及时借阅、提高效率。

2.5档案查阅必须设置权限，凡无权限查阅的人员需要查阅时，需填写档案借阅登记表单，经部门负责人和档案借阅审批权限人同意，档案管理员按审批的内容提供；查阅后必须完整地归还档案管理员。

所有档案、资料管理员一律不能直接对外借阅档案、资料，若有需要由本公司涉及该项业务的员工按内部借阅程序执行。

凡借阅档案为原件时，原则上需在当日内归还档案室，原件借出必须经档案管理部门负责人审核后，再交借阅权限人审批。

根据档案密级确定档案借阅审批权限人。

绝密级：

董事长；机密级：

总经理；普通级：

部门负责人。

2.6资料管理员、档案管理员岗位发生变动时，须由其直接上级与相应行政监交人和部门负责人共同按其所有目录逐项监交资料；新的接任人员必须经相应的行政监交人和部门负责人进行档案管理培训并被相应的行政监交人和部门负责人共同确认合格后方可上岗。

2.7无论何时，资料管理员和档案管理员都必须保证档案目录和实物档案的一致性，不允许出现有目录无实物档案，或有档案无目录，或有目录也有实物档案但分类、编号不一致的现象。

2.9档案的归档编号管理：

2.9.1文件档案编号的基本标准:

编号说明：

1）文件编号代码格式：

AA—XMMC—WJLB—SS

2）一级类目符号AA：

代表公司简称拼音缩写。

例如：

安培瑞公司为APR。

3）二级类目符号XMMC：

代表项目名称，为项目名称的拼音缩写，例如：

安全培训项目为PX。

4）三级类目符号WJLB：

代表文件类别，例如：

培训协议为XY。

5）四级类目符号SS：

代表文件的自然数流水编号，从010起编。

例如：

重庆市安全生产技术培训有限公司培训部的第10份培训协议，其档案编号为：

APR-PX-XY-010

2.9.2.行政类档案中的证照档案可只设三级目录，即由公司名称代号+文件类别名+文件归档顺序号组成。

例如：

重庆市安全生产技术培训有限公司的营业执照为证照类档案的第3份，其编号为：

APR-ZZ-003

2.9.3.行政类文件的收发文按年归档，其编号由公司名称代号+文件类别号+文件生成年份+文件归档顺序号组成。

例如：

重庆市安全生产技术培训有限公司2014年的第5份收文，其编号为：

APR-SW-2014-005

3.档案管理的其他规定

3.1档案的密级：

根据其重要程度分为绝密、机密、普通档案三级，在管理过程中主要强调机密档案和普通档案。

3.2档案的保管期限：

不同档案有不同的有效期，档案管理员在档案到期后提请销毁。

3.3档案立卷、装订：

3.3.1机要档案、综合档案（除证照类、奖牌、客户资料）均需立卷（装盒）保管。

3.3.2立卷时须编制好卷内档案目录及内容摘要，把文件的收/发单位、标题、日期，以及档案的销毁时间等项目填写清楚（当有复印件存放入其它类别档案中，必须在目录中予以标明）。

3.3.3填写案卷目录一律采用碳素墨水钢笔或毛笔、签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

3.3.4档案装订时必须确保档案整齐，装订牢固，如有皱折、破损，应先整补，后装订，定期立卷。

其中:

会计凭证须每月装订；项目档案在项目验收后一月内装订；档案均在次年2月以前装订完毕。

3.3.5主类别中的档案须是原件或原始资料，档案除图纸外应统一使用A4纸。

尺寸不统一时必须折叠或装裱为A4幅面的尺寸，卷厚不得超过3cm。

3.3.6卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

与同一单位签订的所有的补充合同、会议纪要、合同附件等文件均需与主合同装订在一起。

3.4档案保管：

3.4.1档案保管工作应做到四不：

不散——不使档案分散。

不乱——不使档案互相混乱。

不丢——档案不丢失、不泄密。

不坏——不使档案遭到水害、虫害、火灾等损坏。

3.4.2案卷以案卷号排列次序装入专用的档案盒（或档案袋），置于档案柜内保存。

3.4.3档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规