Access基本操作.docx

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Access基本操作

建立数据库信息资源

——Access基本操作

实验目的和要求：

1、掌握创建一个Access数据库的方法

2、创建“员工”表

实验重点和难点：

建立数据库向导，自创建一个不同风格的表

实验方法及手段：

实例教学，讲授、演示及学生实践。

实验内容：

1.创建数据库

1.1新建一个空Access数据库

（1）启动Access2003，界面上出现“开始工作”任务窗格，单击任务窗格上方的“其他任务窗格”按钮，调出它的下拉菜单，如左图所示，从中选择“新建文件”菜单命令，出现如右图所示的“新建文件”任务窗格。

/*以上过程也可从菜单栏的“文件”-“新建”得到。

*/

（2）创建空数据库

在“新建文件”任务窗格的“新建”栏中单击“空数据库”选项，调出“文件新建数据库”对话框，如图所示。

（3）在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名”文本框中输入数据库的名称，保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库（*.mdb）”。

（4）单击“创建”按钮，就可以生成空数据库窗口，如下图所示。

1.2使用向导建立数据库

创建空数据库后，还要建立真正的基本数据，如表、查询、窗体与报表等，后面再实践。

现在先利用Access的“数据库向导”来快速有效地创建一个完整的数据库文件。

“数据库向导”在让用户回答多个对话框所提出的问题后，就能建立一个用户所需要的数据库，这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。

具体操作步骤如下。

（1）单击“文件”→“新建”菜单命令，调出“新建文件”任务窗格。

（2）在“模板”栏中单击“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，如下图所示。

（3）在“模板”对话框中单击“数据库”选项卡，选择“联系人管理”模板，如上图。

（4）单击“确定”按钮，调出“文件新建数据库”对话框。

（5）在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名”文本框中输入“联系人管理”文字，保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库（*.mdb）”。

（6）单击“创建”按钮，调出“数据库向导”对话框之一，如下图。

/*这时如果要对数据库进一步进行设置，则单击“下一步”按钮，如果不再创建此数据库，则单击“取消”按钮，如果准备全部按向导中默认设置创建数据库，则可以单击“完成”按钮，直接创建。

*/

（7）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之二，如图。

在“数据库中的表”列表框中显示了本数据库所创建的3个表：

“联系信息”、“通话信息”和“联系类型”。

单击一个表，则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。

/*“上一步”按钮：

如果要修改对上一个对话框的设置，单击此按钮可以回到上一个对话框。

*/

（8）在“数据库中的表”列表框中选中“联系信息”，则其右侧“表中的字段”列表框如上图，根据需要选择要增加的字段。

/*在这个列表框中有所有可以选择的字段。

在所列出的字段中有些是正体字，默认情况下字段前的复选框中有“√”标记，表示该字段为选中状态，这些字段是必选字段，不能取消；另外一些字段是斜体字，默认情况下字段前的复选框中没有“√”标记，如果单击该复选框，选中该项，则在表中可以添加此字段。

*/

在此对话框中的其他两个表中均为必选字段，不能进行修改，同学们可自行查看。

（9）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之三，如图。

在右侧的列表框中选择一种样式。

该对话框要对在屏幕上显示的样式进行设置，右侧的列表框中是可以选择的样式，左侧为该样式的效果。

（10）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之四，如下图，对打印报表所用的样式进行设置，在右侧的列表框中选择一种格式。

（11）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之五，如下图。

在“请指定数据库的标题”文本框中输入其标题。

/*如果要在所有报表上加一幅图片，则可以选中“是的，我要包含一幅图片”复选框，这时“图片”按钮有效，单击它可以调出“插入图片”对话框，用于选择所需要的图片。

*/

（12）单击“下一步”按钮，调出“数据库向导”对话框之六，如下图。

如果对前面所做的工作没有要修改的内容，这时单击“完成”按钮，如果要重新设置前面的选项，单击“上一步”按钮。

如果选中“是的，启动该数据库”复选框，则在创建完数据库后，直接启动该数据库，否则不启动它。

（13）单击“完成”按钮，则Access2003开始创建数据库，屏幕上显示正在创建的提示性对话框，如下图。

创建完成之后就可以看到数据库窗口，如下图所示：

同时在屏幕上显示“主切换面板”窗体，如下图，此窗体会在每次打开数据库后显示，目的是让用户在此进行操作，你也可以关掉它。

/*但有人不幸出现下图：

自己去想为什么☺。

这时可以单击“确定”钮。

然后不幸继续，出现下图：

单击“是”按钮。

如此视情况产生不完整数据库*/

（14）在建立的数据库中熟悉其一下界面和内容。

单击“对象”栏的“表”，可见到向导自动生成的几个表。

单击“窗体”、“报表”等看看。

（15）双击“联系人”表，如下图，此时可以向其中添加了。

2创建“员工”表

/*要使用Access数据库数据，必须将数据存放在表中。

表是Access中最重要的组件，表由一组特定的数据或相同主题的数据集合而成，同时也是查询、窗体及报表的基础，一个Access数据库中至少应包含一个以上的表。

*/

刚才在1.2中用数据库向导创建的数据库，可以直接向表中输入数据；1.1中创建的是一个空数据库，这个库中还没有任何对象，这时就要自己建立表。

建立表时也可以使用Access所提供的表向导。

2.1用表向导创建表

按前面所述方法创建一个名为“客户资料”的空数据库，在“对象”列表中单击“表”对象，这时的数据库窗口中列出的是当前数据库中的表和创建表的方法，如下图。

可以看到在这个数据库中还没有任何一个表，下面就要在这个数据库中创建表。

用表向导创建表的具体操作步骤如下。

（1）使用下面的一种方法，调出“表向导”对话框。

∙方法一：

单击数据库窗口中的按钮，调出“新建表”对话框，如下图。

选择“表向导”选项，单击“确定”按钮，调出“表向导”对话框，如下图。

∙方法二：

双击“客户资料”的空数据库窗口中的“使用向导创建表”选项，也可以调出上图所示的“表向导”对话框。

（2）选择“商务”单选钮，然后在“示例表”列表框中选择“客户”选项，在“示例字段”列表框中选择所需要的字段名，然后双击该字段名或单击按钮>，将所选择的字段添加到“新表中的字段”列表框中。

（3）重复步骤

（2）中的操作，将新建表中所需要的其他字段添加到“新表中的字段”列表框中。

/*添加、删除和重命名字段的方法有以下几种：

∙单击按钮>>，可以将“示例字段”列表框中所有的字段都添加到“新表中的字段”列表框中。

∙选中一个已经添加到“新表中的字段”列表框中的字段，双击该字段名或单击按钮<，可以在“新表中的字段”列表框中将其删除。

∙单击按钮<<可以将“新表中的字段”列表框中所有的字段均删除。

*/

试一试：

如何将选中的字段按不同顺序排列？

/*答案：

如果要在“新表中的字段”列表框中移动字段，则需要先清除它，然后在“新表中的字段”列表框中单击字段要出现的地方，再将这个字段添加进来。

*/

单击“重命名字段”按钮，调出“重命名字段”对话框，如下图，在“重命名字段”文本框中输入新的字段名，单击“确定”按钮。

（4）单击“下一步”按钮，调出如下图所示的“表向导”对话框之二，在“请指定表的名称”文本框中输入表的新名称，选中“是，帮我设置一个主键”单选钮。

（5）单击“下一步”按钮，调出“表向导”对话框之三，如下图，在这个对话框中要对创建完表以后的操作进行设置。

（6）单击“完成”按钮，就可以根据上一步的设置，调出“客户：

表”窗口或“客户”窗体。

2.2在数据表视图中直接输入数据创建表

在Access中，表共有4种视图，即数据表视图、设计视图、数据透视表视图和数据透视图视图。

下图所示的表窗口就是表的数据表视图。

Access除了允许用户使用表向导创建表，也允许用户自选创建一个具有个性的表。

在自选设计时，要注意做好表的规划工作，首先要确定表中要放的字段，一般窗体上的一个窗格要对一个字段。

在设计表时，表中只包含原始数据，而不应包含任何计算结果。

在数据表视图中创建表的具体操作步骤如下。

（1）创建或打开一个空数据库，用下面的方法调出数据表视图。

单击数据库窗口中的“新建”按钮，调出“新建表”对话框。

选择“数据表视图”选项，双击该选项或单击“确定”按钮。

在数据库窗口中，双击“通过输入数据创建表”选项。

（2）屏幕上出现表窗口，这个窗口就是“数据表视图”，如下图所示。

该窗口是由行和列构成的表格，其中列标记是“字段1”、“字段2”这样的名称，说明数据库的表中，字段名只能在列上输入，行方向上可以输入不同的记录。

（3）双击“字段1”文字，使其反白显示，输入新的字段名称，然后用同样的方法在“字段2”、“字段3”……中输入字段名称。

（4）单击“关闭”按钮，弹出提示保存的对话框，如下图所示。

（6）在“表名称”文本框中输入表的名称，按Enter键或单击“确定”按钮，调出提示对话框要求设置主键，如下图所示。

调出这个对话框的原因是在表中输入字段时没有设置主键，有关主键的含义及设置方法，同学们回忆教材上的概念并自己练习设置主键。

（7）单击“是”按钮，由系统自动设置主键。

这时表设计视图关闭，同时可以在数据库窗口中看到刚刚建立的表。

2.3用表的设计视图创建表

Access中可以存放不同的数据，如果不用向导建立表，则应考虑数据的类型，在直接输入数据创建表的过程中，没有考虑数据类型。

如果用“表设计器”创建表，则在自定义创建表的过程中可以指定数据的类型。

表的设计视图也可以叫作“表设计器”，用它创建表的具体操作步骤如下。

（1）创建或打开一个空数据库，用下面的方法调出表设计窗口。

∙单击数据库窗口中的“新建”按钮，调出“新建表”对话框。

选择“设计视图”选项，双击该选项或单击“确定”按钮。

∙在数据库窗口中，双击“使用设计器创建表”选项。

（2）屏幕上出现表设计窗口，如下图所示。

（3）在第一个“字段名称”列处输入“客户编号”文字。

（4）单击其右侧的表格或按Tab键或按→键，均可在该表格中显示默认数据类型“文本”，同时出现向下箭头，单击该箭头可以调出下拉列表框，如上图，单击所需要的数据类型。

（5）将光标移到下一个字段名称处，输入另一个字段，如此操作直至所有数据输入完成。

（6）单击标题栏上的“表”按钮，在调出的菜单中单击“关闭”命令或单击表设计窗口右上方的“关闭”按钮，调出提示对话框，询问对表的修改是否保存，单击“是”按钮，完成表的设计。

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