国际志愿者日庆祝晚会策划书.docx
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国际志愿者日庆祝晚会策划书
第二届
策
划
书
主办单位:
共青团湖北文理学院委员会
承办单位:
湖北文理学院青年志愿者协
会
活动时间:
2012 年 12 月 5 日
1
一、活动背景:
为了在世界范围内弘扬志愿精神,1985 年 12 月 17 日,第 40
届联合国大会通过决议,确定从 1986 年起每年的 12 月 5 日为:
”
国际志愿人员日”。
湖北文理学院青年志愿者协会成立至今已经度
过了 12 个春秋,她一直遵循着“奉献、友爱、互助、进步”的原则,
通过组织全院青年志愿者服务活动,为校园文明建设、社区建设、
以及大型社会活动等公益事业提供服务,把爱心带给社会,推动社
会主义文明建设,促进我院青年的全面发展。
二、活动主题:
志愿之行,青春无悔
三、活动目的及意义:
湖北文理学院青年志愿者协会正在逐步的发展壮大,饱含激情
与梦想的青年学子一批又一批的投入到她的怀抱中。
为了加深青年
学子们对志愿服务精神的理解,激发青年学子加入志愿服务行列的
热情,让青年学子深入了解志愿者,为社会的发展做出自己的贡献。
在国际志愿者日到来之际,让我们一起为属于我们志愿者的节日尽
情歌舞,展现我院青年志愿者们的风采。
四、活动时间:
2012 年 12 月 5 日晚上 6:
30-8:
30
五、活动地点:
致远餐厅二楼
六、晚会筹备小组安排:
(人员安排见附件一)
2
(一)活动指导组
任务:
1、负责晚会筹备期间各小组的工作统筹,调控晚会的筹备进度;
2、负责晚会当天会场所有紧急情况的处理。
(二)节目组
任务:
1、完成节目征集、筛选及后期的排练、彩排工作(时间安排见附
件二);
2、主持人的筛选,形象设计及台词审核;
3、负责节目的编排及晚会全流程的衔接;
4、节目音乐收集及整理;
5、提前计划晚会所需的一切服装道具并协助采购组完成采购。
(三)外联组
任务:
1、负责联系商家签订赞助协议;
2、实现对赞助商承诺的宣传工作。
(四)宣传组
任务:
1、负责晚会宣传工作(利用宣传板、横幅、网络、校园广播等
方式开展宣传);
2、负责晚会当天舞台幕布制作。
3
(五)礼仪组
任务:
1、拟定晚会邀请的嘉宾名单并及时发送邀请函,做好晚会当天
到场嘉宾的接待工作(如:
嘉宾茶水供应);
2、联系摄影人员,确定晚会当天的礼仪小姐(迎接嘉宾,引导
其入座)并加以培训及租借服装(初定六人);
(六)后勤组
任务:
1、负责活动筹备时期彩排所需教室的申请、悬挂横幅的场地申
请;
2、负责 12 月 5 日下午会场的桌椅的摆放。
提前划分好嘉宾席、
协会干部观看区以及演员候场区;
3、负责在晚会开始前与所有节目负责人的联系及与各分组负责
人之间的联系,确保晚会开始前半个小时所有演员都到位;
4、负责安排观众有序进场入坐,维持好会场的秩序;
5、安排人员负责维持演员上下场秩序(包括提前通知下一节目
演员候场)及节目道具的搬抬(如无特殊情况,右边上场,左
边下场。
道具放右边并安排专人在后台负责道具、话筒的递放)。
(七)采购组
任务:
1、协助节目组完成服装道具的租借工作;
4
2、负责采购晚会过程中用于活跃现场气氛的相关道具(荧光棒、
口哨、手拍等)以及活动环节的奖品;
2、负责收集采购物品的正规发票及制作整个活动的账目和账务
报表。
(8)机动组
任务:
1、活动筹备期间,积极配合各小组的需要,协助其他组解决较
为棘手的问题。
七、晚会的三个阶段
晚会策划及准备期:
(11 月 15 日——11 月 23 日)
本阶段主要完成宣传及节目征集工作。
晚会协调及进展期(11 月 23 日——11 月 30 日)
本阶段主要完成节目筛选及排练,中期宣传、舞台灯光音响、
节目配乐的收集,物品购买、确定赞助商。
晚会倒计时期(11 月 30 日——12 月 5 日)
本阶段主要完成晚会过程确定,最后一次彩排,末期宣传,领
导邀请,场地确定,服装租借,费用收集,摄影师确定。
八、经费预算:
资料打印费用:
250 元
邀请函:
250 元;节目单:
50 元
宣传板、横幅:
600 元
宣传单:
200 元
5
场地租用费用:
400 元;舞台灯光:
150 元;舞台幕布:
500 元
演员服装及道具租借费用:
1000 元
会场气球彩带等布置:
150 元
荧光棒、手拍等道具:
300 元
参与活动人员饮用水:
200 元
活动环节奖品:
300 元
嘉宾牌制作:
100 元
运输费用:
150 元
摄影师费用:
300 元
共计 4900 元
九、活动过程中注意的细节:
1、关于此次晚会后期的宣传准备工作必须在 12 月 1 日之前全部完
成(如:
宣传板、横幅都需准备妥当);
2、节目确定下来后。
每个节目务必确定一个负责人,并在节目组登
记信息。
节目组必须在 11 月 30 日之前完成所有节目的音乐收集工
作!
3、后勤组需在 12 月 3 日晚 9:
00 前统计 12 月 5 日下午负责布置会
场的人数,如有需要可从分会征集志愿者!
4、晚会六点半正式开始,宣传时要求观众六点十分入场,邀请嘉宾
六点二十到场。
5、干部、干事需做好突发事件的处理,确保晚会的顺利进行;
6、12 月 5 日当天 13:
30 所有人员需到位进行会场装饰。
6
7、晚会期间做好现场次序的维持,晚会结束后所有工作人员留下清
洁会场。
8、秘书处负责批经费,逐一登记好已买物品和仍需物品,负责发票
的管理和经费的统计。
保留备份,防止清单的遗失。
附件一:
节目彩排时间安排(暂定):
11 月 23 日初次彩排时间:
晚上 6:
30—9:
30(地点 N4JTO1)
11 月 25 日第二次彩排时间:
晚上 6:
30—9:
00
11 月 28 日第三次彩排时间:
晚上 6:
30—9:
00
12 月 2 日第四次彩排时间:
晚上 6;30-9:
00
12 月 5 日第四次彩排时间:
下午 13:
30—4:
30
附件二:
各小组工作进度安排:
(1)、节目组:
1、11 月 23 日晚,登记所去彩排的节目,先登记先彩排。
2、在 11 月 25 日晚第一次初选彩排中确定晚会主持人以及初步确定
晚会的节目。
3、11 月 28 日彩排敲定晚会节目(数量适宜),根据已有节目基本确
定节目流程。
(注意晚会时间的把握)在11 月 27、28 日确定节目
流程。
(主持人必须参与后两次彩排)
4、11 月 29 日确定主持稿(实现对赞助商的承诺宣传)
5、11 月 30 日统一收集节目音乐。
6、给各节目的负责人通知三次彩排的时间地点。
7
7、12 月 5 号负责在晚会开始前与所有节目负责人的联系及与各分
组负责人之间的联系,确保晚会开始前半个小时所有演员都到位;
(2)、外联组:
1、在 27 号之前利用空闲时间去拉大赞助商。
在 11 月 30 日确定最
适合的赞助商。
(3)、宣传组:
1、在 11 月 30 日前完成舞台幕布的设计及制作(西一门)。
2、12 月 1 日之前得做好两块宣传板、若干海报、一条横幅。
12 月
3 日开始为晚会倒计时宣传期,宣传组将做好的新老区各一块宣传
板、若干海报、一条横幅、均摆放在指定位置。
并且今天开始通过
网络,新生群转发晚会的消息进行宣传。
3、12 月 3 日开始通过校园广播展开宣传。
(4)、礼仪组:
1、在 11 月 25 号确定好联系的摄影人员并告知节目组。
2、在 11 月 30 日拟定好嘉宾名单,在 12 月 2、3 日所有的邀请函必
须送到嘉宾手中。
3、11 月 25 日前确定好 6 名礼仪小姐并进行培训。
(协会内部选)
(5)、采购组:
1、12 月 1、2 日进行晚会所需物品的采购(活动奖品、邀请函、荧
光棒、气球、彩带。
剪刀,记号笔、手拍、胶带等)
2、12 月 5 日协助节目组完成服装道具的租借及晚会结束后归还。
(6)、后勤组:
8
1、11 月 19 日确定申请到 11 月 23 日晚第一次彩排所需的场地
并告知节目组,11 月 23 日确定申请到供 26 日晚彩排所需的场
地并告知节目组,11 月 30 日确定申请到供 12 月 3 日晚彩排所
需的场地并告知节目组,11 月 23 日确定供 12 月 5 号晚表演用
的致远餐厅二楼场地。
2、11 月 30 确定供 12 月 3 日宣传用的悬挂横幅与站台场地的申
请,并告知宣传组人员。
3、负责 12 月 5 日下午会场的桌椅的摆放。
提前划分好嘉宾席、
协会干部观看区以及演员候场区;
4、12 月 5 号下午完成会场场地布置;
5、12 月 5 号晚负责安排观众有序进场入坐,维持好会场的秩序;
6、12 月 5 号晚安排人员负责维持演员上下场秩序(包括提前通
知下一节目演员候场)及节目道具的搬抬(如无特殊情况,右边
上场,左边下场。
道具放右边并安排专人在后台负责道具、话筒
的递放等)。
7、晚会当天负责发放荧光棒等物品。
应急附表:
1、、上一个节目演出时,其后的两个节目在后台准备,前一个
节目犹豫各种原因无法按时演出时,下一个节目即使跟进。
2、任一节目在演出过程中发生失误或无法进行的情况时,节目
负责人视情况重演或者取消。
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3、其他紧急情况发生时,由别的组协助机动组负责处理。
备注:
1、所有小组成员需细看策划书,明确任务。
2、活动指导组定期了解各组进展如何。
3、秘书处随时等待通知,及时通知各项信息。
4、各组内部尽早分工明确。
5、各组之间联系要紧密。
6、活动指导组随时询问各组进度。
7、若各组有疑问统一问活动指导组。
附件三:
晚会筹备小组人员安排:
顾问\指导:
杨霄、刘四海
活动指导组:
组长:
蒋姣睿、李俊磊、胡晨扬、骆洋
组员:
涂阳、王一铭、程琦玮、罗启蒙
节目组:
组长:
涂阳
组员:
罗启蒙、何成芬、常航航、黄喻飞、黄晓岚
外联组:
组长:
王一铭
组员:
王丹、李俊、程琦玮、李师、鄢芳
宣传组:
组长:
柳萌萌
组员:
朱雪丽、丰元龙、尹俊、杨凯
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礼仪组:
组长:
曾怡
组员:
黄玉聪
后勤保障组:
组长:
王峰
组员:
赵余雷、周兰兰、王小雪、郭涛
采购组:
组长:
章焕焕
组员:
张琳、雷曦曦
机动组:
组长:
王正涛
组员:
周涛、丁利鹏、洪杉
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