中小学内控佐证材料业务制度.docx
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中小学内控佐证材料业务制度
中小学校合同管理制度
为了规范对合同的内部管理，《行政事业单位内部控制规范（试行）》，特制定广州市华侨外国语学校合同内部管理制度。
1、合同的授权审批和签署必须是法定责任人，一切合同必须由法定责任人签署的方可视为有效合同。
2、妥善保管和使用合同专用章，严禁任何人XX擅自以单位名义对外签订合同。
3、对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。
4、加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。
对于影响较大、涉及较高专业技术和法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
4、对于金额较大、影响较大的合同，应严格执行“三重一大”制度，根据有关程序，进行集体决策。
5、学校对合同的履行情况应该实施有效的监控，合同履行过程中，因对方或单位原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取应对措施。
6、财会部门应当根据合同的履行情况办理价款结算和账务处理。
未按照合同条款履约的，财会部门应当在付款之前向法人报告。
7、合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理。
与学校经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。
8、加强对合同信息安全保密工作，未经允许，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的工作秘密。
9、加强对合同纠纷的管理。
一旦发生合同纠纷，学校应在规定时效内与对方协商谈判。
合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议，协商无法解决的，经办人应向法人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
中小学校财务管理制度
根据《越秀区教育部门非税收入实行“收支两条线”的管理意见》、《中小学校会计制度》。
切实加强学校财务管理，促使财务人员严于律已、忠于职守，维护学校利益，确保学校消赤减负，为学校经济全面好转，为学校稳定、健康、有序向前发展，特制定本制度。
一、严格收支审查。
（1）财务人员应认真执行财政制度，自觉遵守财政纪律，努力学习各种法律、法规，及时做好本职工作，服从学校决定。
（2）学校每期定时向局结算中心清查学校收支情况，发现问题，主动向上级部门汇报。
（3）坚持一支笔签字，并坚持联审连签方能报销，否则不予报销。
（4）学校所有开支须先请示审批后，方能开支。
（5）学校所做工程须先招标再施工，不搞暗线操作。
二、严格管理学校经费
（1）学校经费必须严格管理，严格控制，报账员不得公款私存，未经校长批示不得擅自支借权款。
（2）严格差旅费报销，出差人员必须办理好审批手续，方能按规定报销。
不经审批不予报销。
（3）严格按照局结算中心有关报账的手续。
三、严格购买手续。
（1）购物必须严格执行教育局文件精神，以节约为原则。
（2）严肃采购纪律，不能超标采购，不准以次充好，不准以少报多、拿回扣，一经发现将严肃处理，且不与报帐。
（3）坚持实物与发票核对验收。
中小学校后勤采购管理制度
根据《中华人民共和国政府采购法》及《行政事业单位内部控制规范（试行）》，为了加强对政府采购的管理，规范政府采购的内部控制，特制订启星学校政府采购的管理制度。
1、在学校采购各种物品的过程中，凡属于政府采购的项目和包括工程项目，不论是集中采购，分散采购还是自行采购。
一律由主管校长负责，总务主任直接负责此项工作并进行操作。
2、学校在编制预算的同时，要把政府采购已批复的项目编制上去。
学校对当年需要添置的物品和建造或改造的工程，又属于政府采购的，年初必需要有各部门提出项目，经校代会通过立项后，再由总务处按政府采购的操作程序具体操作实施。
3、凡属于政府采购的项目，学校没立项的和政府采购中心未批准的物品和工程，学校任何人都无权擅自进行购买和工程建设。
4、需购买属于政府采购物品的项目，每年编制好学校当年的政府采购项目中的集中采购，分散采购和自行采购各种项目的预算。
预算计划书上报到局计财科、区政府采购中心进行审核，预算经批复盖章后，学校再按预算采购的时间实施购买。
5、保存好学校年初各部门提出的需政府采购的项目,经政府采购小组议讨论后立的项目、校务会的记录，和送后产中心、区政府采购中心的批复书等各种资料。
6、保存好需要政府采购项目的委托申购表、合同，如工程需要审计的，完工后2个月内委托审计，并保存好审计报告，包括分散采购和自行采购。
7、自行采购批复中要求专家评审的项目，学校要按要求请专家进行评审，并保存好各种书面资料。
8、自行采购批复中要求询价的项目，学校要按要求进行询价,并保存好各种物品各方询价的，两人以上签字的书面资料。
9、学校在自行采购批复的项目中，项目需要反馈的，学校在项目完成后1个月内保送《自行采购反馈表》，并提供书面材料。
10、委托政府采购的货物，货送到验收后，按照送货单上的日期七个工作日内采购资金上解到区采购中心。
11、在政府采购实施时，实际金额与预算金额不一致时，按政府采购的规定办理预算调整手续，并保存好预算金额调整的资料。
12、在政府采购实施时，实际采购货物的数量与预算数量不一致时，按政府采购的规定办理预算调整手续，并保存好预算数量调整的资料。
13、在政府采购实施时，发生实际采购货物的项目内容与预算项目内容不一致时，按政府采购的规定办理预算调整手续，并保存好预算项目内容调整的资料。
中小学校建设项目管理制度
为贯彻国家《安全生产法》和市（区）学校基础建设项目安全设施监督管理办法》《安全生产条例》、《越秀区教育系统基建、维修工程暂行办法》等法律法规精神，严格、执行“安全第一、预防为主”的基建施工方针，确保学校基础设施建设设计、施工、验收和使用符合国家规定标准，使师生教育教学安全活动得到安全保障，特制定《学校建设项目管理制度》：
1、学校成立以校长为组长，副校长为副组长，安全、后勤等职能部门负责人为成员的学校基础建设项目安全“三同时”管理领导小组，强化学校建设项目安全“三同时”管理。
2、建设项目“三同时”制度的含义，即学校新建、改建和扩建的基础设施建设项目，其职业安全与卫生设施必须符合国家规定的标准，必须与主体工程同时设计、同时施工、同时投入生产和使用。
3、“三同时”审查的原则：
以国家、省政府有关安全生产政策、法规为准绳；以有关职业安全与卫生技术标准、规定、规范、规则为依据，相关部门依法依规审查。
4、同时设计，要求工程设计单位在编制建设项目初步文件文件、图纸时，同时设计其中的安全设施部分，保证安全设施设计按照相关规定得到落实。
对初步设计文件进行审查时，应由安全生产监督管理部门审查其中的安全设施设计内容，审查通过后，才能形成安全设施设计文件。
安全设施设计未经审查批准的，不得施工。
5、同时施工，要求建设施工单位在对建设工程项目施工时，必须同时建设安全设施工程。
建设施工单位不得先建设完成主体工程，后建设安全设施工程，或者有意减掉安全设施工程，只完成主体工程，留在以后补充完成安全设施工程。
6、同时投入生产或者使用，要求主体工程在投入生产或者
使用时，安全设施必须同时投入生产或者使用。
安全设施没有投入生产或者使用的，主体工程不得投入生产或者使用。
安全设施工程一经投入生产或使用，不得擅自闲置或者拆除，确有必要闲置或者拆除的，必须征得有关主管部门的同意。
7、基建施工单位必须是有资质的单位，施工过程中的安全管理由施工单位负责。
8、基建施工过程中必须以学生的安全放在第一位，原则上应在学生不在校的情况下施工，如有特殊情况，必须做好防范措施，不得让学生进入施工区域。
9、基建施工过程中，对民工的管理及施工安全由施工单位负责，不得随意进出教学区，学校要做好防盗工作。
10、学校安全部门、后勤部门要经常检查督促建设项目与安全设施施工质量，确保项目建设安全与质量。
11、建设项目未进行相关部门验收的，基建项目不得擅自投入使用。
中小学校资产管理制度
为加强我校财产管理，明确经济责任．保证资产的安全完整、账实相符，防止固定资产流失，根据《新会计法》、《事业单位账务规则》、《行政事业单位内部控制规范》、广东省教育装备管理公共服务平台应用实施、2016年学校审计问题分析专项培训会议指示，针对本校的实际情况制定有关的管理制度。
一、固定资产的有关知识
1、固定资产概念
行政事业单位的固定资产标准：
一般设备单位价值在800元以上、专用设备单位价值在1000元以上。
单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。
2、固定资产分类
1）土地、房屋及构筑物；
2）通用设备；
3）专用设备；
4）文物和陈列品；
5）图书、档案；
6）家具、用具、装具及动植物。
3、要求建立和完善“三帐一卡”制度，对已达到报废条件的固定资产及时履行报废手续，保证固定资产帐实相符。
（最终目标，正在努力）
二、健全物资采购管理制度，严格按照《越秀区教育装备采购与管理试行办法》执行
要采购物资时填写“物资采购申请表”一式两联，由主管领导和校长签名后进行采购，一联交给报帐员作为跟发票的原始凭证，另一联交保管员登记，然后保管员交给总务处归档。
三、完善资产入库管理制度
当采购的物资到校，由相应人员验收并填写一式两联“固定资产验收、领用（入库）登记表”或“低值易耗品验收（入库）登记表”（要填写使用部门并签名），一联自己保留入帐，另一联交保管员入帐，然后保管员交给总务处归档。
物资的“送货单”交报帐员作为跟发票的原始凭证。
四、加强资产定期盘点制度
每个部门每月自行进行一次资产盘点，做到帐实相符，每学期末交一份盘点表给学校统计员进行与台帐对帐。
五、加强预算管理制度
每个部门在本年度要预算下一年度的物资采购计划，在年底将计划报到总务处，由总务处在每年3月前将预算表上报教育局，做好资金下拨与项目落实，避免拨款时间与用款时间不同步造成资金使用与项目推进脱节，以保证财政资金的效益性。
总务处
2017-9-30
中小学校班级财产管理制度
为了进一步加强校园管理，强化学校财产管理意识，合理规范地使用教室，同时为了进一步培养学生热爱集体、爱护公物、讲究文明的良好行为习惯和提高自我管理能力，保持教室的整洁美观，创造一个良好的教学环境，特制定教室财产管理制度。
一、具体要求
（一）门窗
1．教室钥匙分别由班主任和责任心强的一名学生保管，保证每天早上及时开门，放学后及时关锁门窗。
2．严禁攀爬门窗，敲打玻璃，在门窗、窗帘上刻、划、涂等。
3．门窗锁、拉手等失灵，应及时向总务处汇报，以便及时修理。
4．门窗经常擦洗，保持清洁。
（二）电器
1、一切电器设施设备，师生都要倍加爱护，认真操作，合理使用，安全用电。
定期打扫（讲台和智能一体机黑板、黑板槽要每天用湿布清洁），不要乱接、乱拉、乱插、乱摸、乱撞任何电器设备，严防触电事故发生。
2、若发现电器或线路等出现异常反应，不要私自折装检修，应及时报告总务处，学校及时派专人检查、维修。
3．做到节约用电，合理用电，适时开启灯、扇、空调、智能一体机，及时关闭。
4．严禁室内舞动扫帚、竹竿等物，避免损坏灯、扇、广播、一体机等电器设备。
5．电器开关应由专人负责，禁止随便开启，严禁敲击电器开关、插座，避免触电事故发生。
（三）桌、椅（凳）
1．桌、椅（凳）数量按班级人数裁定，由学生自行登记号码，各自负责保管，不得损坏。
2．桌、椅（凳）上严禁乱划、乱画、乱钉。
3．桌、椅（凳）不得随便搬移，应保证摆放整齐一致。
4．讲台由教师专用，学生禁止随意翻启。
（四）黑板和宣传栏
1．板面严禁乱画、乱刻、乱划，可用湿布抹擦。
2．黑板上不能沾染颜料、油料、蜡等物品。
3．板面严禁用硬物敲击，以免损伤板面。
4．宣传栏不能用颜料、油料、粉笔直接在上面书写，可以按图钉、钉书针等，如用粘胶纸，完后应及时揭净。
（五）墙面、地面
1．涂料面、瓷砖面应保持干净整洁。
禁止乱画、乱刻、乱涂、乱钉，也不能用硬物敲击，不能沾上水珠、污物等。
2．被污染的涂料面、瓷砖面应及时清理干净，损伤较重，应交总务处处理。
3．墙面张贴挂物应经学校同意。
（六）其他用品
1．书柜、教具、卫生用品等应安放整齐，不能移作他用。
2．悬挂的条幅不能自行拆挂。
3．各种物品班主任落实学生专人负责，避免损坏。
二、检查
1、教室财产由总务处按学生人数负责配齐，每学年正式开学后两周内，由总务处派人员会同班主任进行交接验收手续，验收合格后财务管理员在教室财产登记表上签字。
2、教室财产管理原则上期限为一学期，每个班级每星期自行检查财产情况，并做好记录，发现问题及时解决。
三、财产的修配与赔偿
1、教室财产在使用过程中属正常损坏的，在维修经费中由学校支出。
2、属管理不善，人为造成财产损毁，应按价赔偿。
3、对故意损坏财产者，除赔偿外，报教导处给予必要的处罚。
四、财产管理情况的通报与奖励。
1、学期末，经检查验收，公布各个教室财产管理情况。
2、每学年将教室财产管理情况通报给教导处，由教导处根据相关细则给与奖励。
各班级配备的财产明细表
项目
数量
智能一体机
1台
无线鼠标、键盘
各1个
智能笔
1支
讲台
1个
黑板
1个
宣传栏
1个
书柜
1个
空调
2台
空调摇控
1个
风扇
7台
桌椅
按班级人数配置
胶凳
按班级人数配置
垃圾桶
1个
地拖桶
1个
垃圾铲
1个
扫帚、拖把
7把
窗帘
6块
总务处
2017-9-30
中小学校预算管理制度
为加强我校经费管理的综合性、有效性、严肃性和可控性，更好的地贯彻“量入为出、收支平衡”的原则，保证学校各项工作顺利开展，按照《中小学校预算管理办法》的总体要求，结合我校的实际情况制定本制度。
一、预算编制原则
预算编制必须坚持“量入为出、收支平衡”的原则，既要考虑学校教育业发展和建设的需要，更要考虑学校财力实现的可能性，预算编制必须坚持：
收支两条线“管理制度。
1、编制收入预算。
要坚持积极稳妥的原则，根据义务教育阶段的收费政策，结合学校的实际情况，预测学校的全年收入，尽量避免赤字隐患。
2、编制支出预算。
要坚持量入为出、统筹兼顾、保证重点、勤俭节约的原则，在确保正常运行开支的前提下，合理安排事业发展支出。
二、预算的编制和审批程序
1、学校各科根据学校总体目标和本科的具体任务，提出下一年度所需要各项费用开支的性质、用途金额，跨年度使用的专项资金应按进度分年度提出计划。
2、学校财务根据本年度预算执行情况，汇总各科提出的下年度事业经费支出预算，综合考虑增减变动因素，提出下年度收支预算建议数。
3、校长办公会议审议单位综合财政收支预算方案，报学校教代会通过。
三、预算编制方法
学校经费预算要根据财力实现的可能性，参照以前年度预算执行情况，并结合学校事业发展需要进行编制。
在编制时要根据情况制定各项经费的预算定额，使学校经费预算有据可依，防止预算编制的随意性，做到预算安排公正、合理、切合实际。
学校的收入及支出必须全部纳入学校财务预算。
四、预算的执行和调整
1、预算的执行。
预算执行包括收入预算的执行、支出预算的执行和预算平衡三个部分。
在预算执行过程中，既要积极组织收入，确保各项收入及时足额入账，又要合理安排支出，实现年度预算收支平衡。
学校的收入必须全部入账，纳入学校预算统一管理，绝对不允许私设“小金库“。
2、预算的调整。
为保证学校预算的良好执行，维护预算的严肃性，预算在执行过程中原则上不予调整。
如因特殊情况确需调整，说明具体原因，经校长办公会议批准后，在财力允许的情况下安排支出
五、其他事项
1、固定资产购置必须列入年度支出预算方可安排购置，购置固定资产需专人管理，符合政府采购条件的报政府采购管理办公室审批，实施采购，需自行采购的，货比三家、综合考察。
2、预算实行统一管理、统一核算、预算一经批准，各部门必须严格执行，并接受有关部门的监督和检查。
3、学校的预算内外经费均纳入学校财务部门统一管理，经费收支实行审批制度。
各部门需要使用经费的必须逐层请示汇报到主管领导，经同意后方可购买。
4、各项支出的原始凭证，经审核内容真实合法，符合财务制度规定，并有经办人、验收人和校长签名后方可办理支出。
否则财会人员不予报销。
5、财务负责人于每学期末在教代会上汇报学校经费的收支情况，并接受相关部门的监督检查。
合同业务管控制度
合同风险点及主要防控措施
（一）合同订立阶段
流程
关键环节
风险点
主要防控措施
责任主体
合同订立
合同订立
合同调查
对合同对方未调查或未履行恰当的调查程序,致使合同履行存在风险,单位利益受损
1.建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告；
2.建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员。
合同调查组织部门
合同谈判
与合同对方合谋在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损
1.实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判；
2.重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判；
3.建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据。
合同谈判负责部门
合同文本
拟定
在合同拟定中故意隐藏重大疏漏和欺骗，导致单位利益受损
1.采用标准合同文本，订立书面合同；
2.重大经济合同应聘请法律顾问和第三方技术专家审查合同条款。
合同文本拟定负责部门
合同审核
对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失
1.建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查；
2.审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任。
财会部门、业务部门、合同业务归口管理部门
合同签订
授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金
1.严格各类合同的签署权限；
2.严格合同专用章保管制度；
3.采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。
合同签订经办部门
（二）合同履行阶段
流程
关键环节
风险点
主要防控措施
责任主体
合同履行
合同履行
情况监控
发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使国家利益受损
1.明确相关责任人在合同履行过程中的责任；
2.建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同；
3.制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。
合同业务履行部门，合同归口管理部门
合同履行
监督审查
不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损
建立合同履行监督审查制度：
1.合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查。
2.以书面形式变更和解除合同；
3.对造成的损失，及时提出索赔。
合同业务履行部门，合同业务归口管理部门
合同价款
支付
未按照合同规定的期限、金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼的风险
1.建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间提示财会部门进行资金结算提示；
2.合同承办人员及时收集凭证资料，经审批后在规定时间内提交财会部门办理结算；
3.财会部门对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核；
4.未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门在付款之前向单位负责人报告；
5.财会部门应当定期与合同归口管理部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。
合同归口管理部门，财会部门
合同登记
归档
合同登记归档环节的主要风险包括:
（1）合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。
（2）未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
1.合同归口管理部门
定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况；
2.建立合同文本统一分类和连续编号制度；
3.合同终结应及时办理销号和归档手续；
4.明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求；
5.签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
合同业务归口管理部门
合同纠纷
处理
在合同订立、履行过程中，出现合同纠纷问题，如果处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。
1.明确合同纠纷的处理办法和处理责任，纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方做出实质性答复或承诺；
2.在履行合同过程中发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判；
3.合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议确认；
4.合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
单位负责人，合同业务归口管理部门
收支业务管控制度
（一）收入业务
流程
关键环节
风险点
主要防控措施
责任主体
收入管理
截留、坐支、挪用非税收入，非税收入不开具缴款书，隐瞒应缴收入
1.建立非税收入定期稽查制度，落实收缴责任，严格责任追究；
2.建立收入征管信息系统，进行收入分析，财会部门定期与收入执收部门对账；
3.严格收费票据管理，开票和收款分离，收入和票据定期核对；
4.定期进行财务检查和内部审计监督，加强往来账的清理和检查工作。
收入执收部门，财会部门
截留、坐支其他收入
（二）支出业务
流程
关键环节
风险点
主要防控措施
责任主体
支出管理
支出管理
支出事项事前申请审核和审批
支出范围和开支标准不符合相关规定，导致预算执行不力，甚至发生支出业务违法违规的风险
1.申请支出事项必须有预算指标，无指标或超指标的支出不能进行申请；
2.财会部门进行预算指标审核；
3.申请支出部门按照单位内部授权审批权限进行逐级报批；
4.审核审批后，按规定开展支出业务。
申请支出事项部门，财会部门
事后支出
审批
支出事项缺乏事后监控，可能导致乱列支出，超指标列支出、虚假票据套取资金等风险
1.财会部门进行单据审核，签署审核意见；
2.根据支出事项数额及支出事项性质的审批权限由不同的审批人进行审批。
申请支出事项部门，财会部门
支付控制
资金支付不符合国库集中支付、政府采购、公务卡结算等政策规定，导致支出违规风险
1.出纳人员进行复核；
2.按照规定的资金支付方式进行资金支付。
财会部门
核算和归档控制
会计资料不全，导致责任确认不清
1.财会部门根据支出凭证及时准确登记账簿；
2.会计档案妥善保管、严防毁损、散失、泄密或不当使用。
财会部门
（三）债务业务
流程
关键环节
风险点
主要防控措施
责任主体
债务业务管理
债务项目确定及审批
未经充分论证或未经集体决策，擅自对外举借大额债务，可能导致不能按期还本付息，出现财务风险
1.进行债务项目论证和评估，财会部门编制债务融资和偿还方案；
2.大额债务在充分论证的基础上，由单位领导班子集体决定；
3.需报请主管部门和财政部门进行外部审批的，按照规定进行报批。
单位负责人，债务业务归口管理部门
债务项目的履行
债务管理和监控不严，没有做好还本付息的准备，出现财务风险或单位利益受损
1.按照规定的用途使用资金；
2.财会部门按照债务融资和
升级会员 