供应链系统运行管理新规制度.docx

供应链系统运行管理新规制度.docx

《供应链系统运行管理新规制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《供应链系统运行管理新规制度.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

供应链系统运行管理新规制度

供给链系统运行管理制度

供给链系统运行管理

吉成集团采购中心是供给链系统归口管理部门。

⒈基础档案

⒈⒈公共资料

⒈⒈⒈公共基础资料和平台是NC系统基础和根本，系统对于各类档案实施“统一管理、统一分配、专员维护”措施。

公共基础资料分为集团统一控制公共基础资料和各子企业自行控制公共基础资料。

除有明确要求维护责任，集团统一控制公共基础资料档案信息由业务部门确定并由集团领导安排专员负责维护和分配；由各子企业自行控制公共基础资料由基础资料所属业务部门维护、所在子企业财务责任人审核确定。

各项公共基础资料维护要求及规范应严格根据NC系统档案维护规范操作实施。

⒈⒈⒉负责公共资料档案维护人员，在接到相关档案信息维护申请单后，必需首先对申请档案信息进行是否存在或需要修改检验，并依据检验结果做出建立、修改、分配或退回等处理决定，对于不需维护，应该即时和申请人联络，说明原因。

维护申请单内容应该完整正确，不然维护人有权拒绝维护。

⒈⒈⒊公共资料档案信息维护人员对于控制规则（参数）、供给链和财务基础档案、单据号及格式、业务步骤（配置）、单据生成凭证规则（平台）、岗位及权限设置等须确保集团范围内一致性。

⒈⒈⒋对于各类公共资料维护申请单，维护人应该对单证进行编号，并存档备查。

⒈⒈⒌各项系统日常维护工作，应该在收到同意申请后一个工作日内完成。

⒈⒉控制规则（参数）

⒈⒉⒈为确保系统安全有序运行，系统控制规则（参数）需要改变时，由采购中心依据日常运行需要提出，经由采购中心总监、财务总监和负责信息技术副总裁审核同意后实施。

⒈⒉⒉系统控制规则发生改变，由集团信息技术部办理，并以知会文件形式发出知会。

⒈⒊集团、企业公共基础资料

⒈⒊⒈以下公共基础资料信息由集团统一控制，关键包含：

系统参数：

各业务模块参数设置；

基础数据：

币种、会计期间、企业目录；

组织机构：

采购组织、销售组织、会计主体；

人员信息：

人员类别、集团人员档案、人员档案约束条件；

客商信息：

地域分类（用户分类）、地址档案、客商基础档案；

存货信息：

产品线档案、存货分类、计量档案、存货基础档案；

项目档案：

项目档案类型、项目基础档案；

结算信息：

账户档案、结算方法；

财务会计信息：

科目方案、会计科目、凭证类别、常见摘要、收支项目、现金流量项目、科目类型、科目预留、基础档案对照等；

业务信息：

收发类别、税目税率等；

资产信息：

固定资产卡片样式、资产类别、卡片项目、增减方法、使用情况、折旧方法、账簿信息、变动原因、资产组合；

单据模板：

单据模板设置、查询模板设置、账表模板设置、打印模板设置、模板分配等；

步骤配置：

业务类型管理、业务步骤配置、审批流用户管理、工作项目配置；单据号管理：

对象标识管理、单据号管理；

应收应付基础设置：

单据类型设置、单据协同设置

⒈⒊⒉以下公共基础资料信息由所在企业控制，关键包含：

组织机构、部门档案、人员信息、人员管理档案、客商信息、地点档案、客商管理档案、库位信息、货位档案、存货信息、存货管理档案、物料生产档案、项目档案、项目管理档案。

⒈⒋机构组织设置

⒈⒋⒈组织机构设置包含库存组织、部门档案、采购组织和销售组织、会计主体设置，是进行库存业务、采购业务和销售业务、财务会计和企业各类业务基础。

⒈⒋⒉新成立企业，在取得营业执照及税务登记证并设置财务机构后，由财务责任人凭营业执照、税务登记证等资料填写《建账维护申请记录表》，由核实汇报分部审核，并经财务总监审批后，报送给信息技术部于系统中作建账处理，信息技术部同时开通该单位应该使用全部系统模块功效。

⒈⒋⒊注销后企业，在完成各项注销并处理完账务后，由企业财务责任人填写《建账维护申请记录表》，由核实汇报分部审核，并经财务总监审批后由信息技术部封存。

⒈⒋⒋采购组织是负责为一个或多个企业采购物料、提供服务和和供给商协商价格及供货条款组织单位，属于集团档案，以集团登陆才可编辑，企业登陆只能浏览。

新增、变更或封存采购组织，由业务需要求单位填写《采购组织维护申请表》，由所属总经理审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部实施。

⒈⒋⒌销售组织是企业根据一定业务模式区分出一个组织模式，销售组织既能够是实际存在组织机构，也能够是虚拟组织，销售组织在销售业务中有着关键统计作用。

销售组织属集团档案，新增、变更或封存销售组织，应填写《销售组织维护申请表》，生产企业销售组织由供给链信息主管部门审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部实施。

⒈⒋⒍部门档案属于企业控制档案，各企业部门档案应该依据组织架构编制，1－3级部门档案由集团统一计划，4级后部门档案由所在单位财务部门依据企业组织架构结合实际核实需要在系统中维护。

⒈⒋⒎库存组织由集团统一管控设置；企业建账后统一建立一个企业标准库存组织；各业务单位如需要新增多个库存组织核实库存，必需填写《库存组织维护申请表》由集团财务总监审批后，转信息技术部实施。

⒈⒋⒏仓库档案属企业档案，以企业登陆才可编辑。

仓库档案是在企业范围内完成仓库定义及相关属性设置。

仓库应根据企业、库存组织进行设置，即每个仓库全部隶属于某个企业某个库存组织。

⑴各企业仓库档案依据存货属性分办公用具仓、物资仓、能源总库等；

⑵各企业仓库档案可依据存货存放地划分；

⑶各企业依据仓储实际需要新增仓库时，必需由会计严格按要求填写相对应《仓库档案维护申请表》报集团财务总监审批同意后交各企业会计进行维护。

⒈⒌存货档案

⒈⒌⒈存货档案信息，为确保唯一性及对应性，集团供给链部作为存货档案管理部门，对存货编码唯一性、正确性负责，应该就存货信息规范化管理形成科学管理措施。

后勤物资类存货采购由集团采购中心指定专员统一增加，苗木物资类存货由园林企业营销部指定专员统一增加；存货档案系统在确保编码唯一性前提下，校验存货名称+规格+型号唯一，假如不唯一系统不许可保留；

⒈⒌⒉存货档案信息新增、更改、删除必需由申请人详尽填写《物料维护申请表》，按企业物料管理措施进行审批后，交由物料维护专门人员实施，并签字确定维护结果、存档备查。

⒌⒊存货档案在集团增加后，必需按各企业使用需求，分配到对应业务单位（即分配到业务单元及成本域），并修改确定各个子企业计价方法。

⒈⒌⒋存货分类是指集团内存货档案分类，其作用是便于按分类查找及统计数据。

存货分类由集团统一设定。

存货分类增加、封存由需求部门填写《存货分类维护申请表》报信息技术部、财务中心会签后由信息技术部维护实施；附《存货分类明细表》。

⒈⒍固定资产档案

⒈⒍⒈固定资产档案信息新增及变更，依据固定资管理制度要求，由所在单位财务人员录入后经集团固定资产专员确定后生效。

⒈⒍⒉系统对于固定资产专员权限，按管理制度要求设置，经所属总经理同意后由信息技术部维护。

⒈⒎客商档案

客商基础信息是对客商基础资料具体描述，必需具体、完整和客观。

⒈⒎⒈用户供给商新增：

由业务人员根据《客商管理措施》填写《客商档案维护申请表》，采购总监对《（客商档案维护申请表》信息进行审核；信息不实或不全者给退回，由员工重新填写；符合要求时，采购总监签字确定，由集团采购中心指定专员维护供给商档案。

⒈⒎⒉修改和补充：

当用户信息发生改变后，采购中心专管客商人员必需立即填写《客商档案维护申请表》，将用户变更信息如实反应，并转对应维护人员立即更新做好立案。

⒈⒏结算信息

⒈⒏⒈账户档案是各企业在银行开立基础账户和通常账户，集团统一建立账户和管理账户档案。

集团对账户档案进行完全控制。

集团分配账户档案不许可编辑账户编码、账户名称、币种信息，集团修改账户档案这三个属性时，同时修改全部已分配至企业档案属性。

⒈⒏⒉账户档案新增、封存由各使用单位填写《账户档案维护申请表》报集团财务总监审批，办理审批手续后由财务中心维护；

⒈⒐业务信息

⒈⒐⒈业务信息关键是设置库存和采购业务部分基础信息，包含出入库类型、税目税率。

⒈⒐⒉出入库类型：

制订仓库出入库类型（《出入库类型和科目对照表》），便于按出入库分类统计数据，生成对应凭证。

出入库类型属于集团、企业共享档案。

集团能够编辑集团数据，下属企业可见可用集团数据，不过不能编辑集团数据。

出入库类型新增、封存由财务中心总监审批确定后转财务会计维护（《出入库类型维护申请表》）。

⒈⒑模板信息

模板设置包含：

打印模板、查询模板和单据模板；信息技术部应该依据各业务部门需求设置集团统一通用模板。

各企业依据必需使用集团设置统一通用格式模板；如有特殊需要，填写模板样式制作申请单，附模板样式报财务中心总监审批确定后转信息技术部制作分配。

⒉岗位职责

⒉⒈销售员岗位

⒉⒈⒈岗位要求

销售员是系统中销售管理模块关键操作人员,关键负责销售订单及内部零星需求汇总和立即录入，录入时必需做到数据正确。

⒉⒈⒉岗位职责

⑴立即办理物料销售订单业务，负责制作销售订单。

⑵调整产品销售价格，当出库需要开票时打印销售出库纸单给对应财务会计，财务会计看到纸单销售出库单时做开票。

⒉⒈⒊岗位权限

⑴销售员拥有自己独立账号和密码，只许可进入系统销售管理模块及库存管理模块；销售员必需对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵销售员在系统有制作销售订单、内部零星需求及对应单据制作权限，及对应单据查询权；

⑶销售员在系统库存管理模块中含有查询所负责产品库存查询权限。

⑷销售员在系统中制作单据和账表，能够在系统中进行打印，也能够导出为电子文档；

⑸遵照系统其它管理文档针对权限分配管理制度。

⒉⒉库房管理员岗位

⒉⒉⒈岗位要求

库房管理员是系统中库存管理模块关键操作人员和责任人员，关键负责物料收发业务，库房管理在企业实际管理中业务复杂，所以系统中库房管理人员需要了解企业实际业务步骤，并根据步骤在系统中表现，立即进行系统数据录入，确保数据正确性和立即性。

此岗要求含有计算机操作基础知识，熟悉系统库存管理业务步骤，熟练掌握系统操作方法。

⒉⒉⒉岗位职责

⑴立即办理物料入库业务，库房管理员在收到物料时，必需立即审查，立即在系统中办理物料入库业务。

为确保系统稳定运行，各个部门库房管理员必需掌握不一样入库业务在系统中操作方法，制作单据。

不得随意更改单据类型和制作单据。

发觉制作单据错误，需立即更改；

⑵库房管理人员针对自己负责库房，需要对物料入库单进行系统库存管理模块入库单签字，标准上天天单据在下班前必需签字；

⑶立即办理物料出库业务，库房管理员在进行发料业务后，应在系统中办理物料出库业务。

为确保系统稳定运行，各个部门库房管理员必需掌握不一样出库业务在系统中操作方法，制作单据类型，业务类别。

不得随意更改单据类型和制作单据。

发觉制作单据错误，需立即更改；

⑷库房管理人员针对自己负责库房，需要对物料出库单进行系统库存管理模块出库单签字，标准上天天单据在下班前必需签字；

⑸库房管理人员必需逐日对系统中自己制作单据进行检验，发觉错误后，根据步骤进行修改；

⑹库房管理人员根据系统提供查询帐表和单据功效，为领导或相关人员提供查询数据时，可打印或以电子文档进行呈报；

⑺遵照集团其它针对系统管理制度。

⒉⒉⒊岗位权限

⑴库房管理员拥有自己独立账号和密码，只许可进入系统库存管理和采购管理、存货核实三个模块；库房管理人员必需对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵库房管理人员在系统只能看到自己负责仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作模块和功效；

⑶库房管理员在系统拥有制作入库单权限，具体包含采购入库单，生产入库单、其它入库单，转库单，盘盈入库单等；

⑷库房管理员在系统拥有制作出库单权限，具体包含销售出库单，材料出库单、其它出库单，移库单，盘亏出库单等；

⑸库房管理员在系统中拥有查询库存管理中账表权限，具体包含库存余额月报、日报、出入库流水账、收发存汇总表查询、存货明细账查询等；

⑹库房管理员在系统中制作单据，能够在系统中进行打印，也能够导出为电子文档；

⑺有部分仓管员同时担负采购物资计划员角色，系统为其开放请购单权限，和对应请购单节点及请购单实施情况报表节点；

⑻遵照系统其它管理文档针对权限分配制度。

⒉⒊采购员岗位

⒉⒊⒈岗位要求

采购员是系统中采购管理模块关键操作人员和责任人员，关键负责物料采购业务，采购业务在集团实际管理中极其关键，所以系统中采购员需要了解掌握实际业务步骤，并根据步骤在系统中表现，立即进行系统数据录入，确保数据正确性和立即性。

此岗要求含有计算机操作基础知识，熟悉系统采购管理模块业务步骤，熟练掌握系统操作方法。

⒉⒊⒉岗位职责

⑴立即处理请购计划、在系统中制作送审请购单，并把请购单转化为采购订单送交采购总监审核，满足企业生产需要；

⑵采购员须依据系统中已同意采购订单联络供给商、办妥相关采购手续，并跟踪好采购过程，如发生订单变更时要立即修订订单；

⑶采购员须跟踪采购订单在系统中实施情况，随时查询采购订单实施状态；

⑷采购员根据系统提供查询账表和单据功效，为领导或相关人员提供查询数据时，可打印或以电子文档进行呈报；

⑸遵照集团其它针对系统管理制度。

⒉⒊⒊岗位权限

针对采购部门，供给体系和配套体系保密性，系统对采购员进行权限设置，具体内容有：

⑴采购员拥有自己独立账号和密码，只许可进入系统采购管理和库存管理、应付管理三个模块；采购员必需对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵采购员在系统只能看到采购订单和采购入库单，采购发票及对应应付单，只能看到自己拥有操作模块和功效；

⑶采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单、申请开具发票权限；

⑷采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中账表和单据权限，具体包请购单，采购订单，采购入库单，采购发票、供给商余额表、采购付款单等；

⑸采购员在系统中制作单据和账表，能够在系统中进行打印，也能够导出为电子文档；

⑹遵照系统其它管理文档针对权限分配制度。

⒊系统管理

⒊⒈严格授权制度

要严格系统管理员授权权限，必需时全部软件操作员操作权限清单要经过采购总监或财务总监审核，尤其是对于报表封存、账务月结、记账和取消记账等关键功效权限必需具体设置，并由采购总监指定专门人员或由财务总监指定专门人员亲自负责。

⒊⒉严格标准编码制度

全部单位必需严格遵守单位集团已经下发标准编码，而且按要求标准单位编码、标准报表编码、标准科目编码上报数据，严禁私自改变标准编码。

系统管理员必需依据集团整体要求和各企业实际特点进行初始化设置。

⒊⒊数据录入人员进行数据录入操作时应严格根据凭证内容输入数据，不得私自修改凭证数据。

如发觉凭证数据错误应立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并依据修正后凭证修改录入数据。

数据录入人员除能够进行数据录入操作外，还能够进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作。

复核时发觉凭证录入错误，必需通知数据录入人员进行修改，不得私自进行修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

⒊⒋系统维护人员除实施数据维护时，通常情况下不许可随意打开系统数据库进行操作。

实施维护时不准修改数据库结构。

其它操作人员一律不许可实施数据库操作。

⒊⒌用于信息化硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用，其它人员一律不许可上机。

操作人员必需经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。

⒊⒍操作使用人员上机操作前后必需填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。

操作人员保密字必需切记，并注意要安全保密，不然，出现问题，由操作人员和系统管理人员负责。

⒊⒎备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其它资料，由系统主管部门指定数据管理员按要求统一复制、查对、存放、保管。

⒋附则

本措施由吉成集团制订并负责解释，03月01起实施。