销售内部控制制度.docx

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销售内部控制制度

销售内部控制制度

第一章内控概述（总则）

第二章组织机构及岗位职责

第三章管理规范（细则）

第一节工程信息管理制度

第二节销售报价管理制度

第三节销售合同评审管理制度

第四节销售计划管理制度

第五节发运管理制度

第六节退桩管理制度

第七节结算管理制度

第八节销售服务管理制度

第九节工程异常情况管理制度

第十节应收款管理制度

附：

市场部销售提成方案

第一章内控概述（总则）

一、定义与范围

销售是关于公司与客户建立有关业务关系、签订合同、合同执行、货款回收等以获得

经济利益流入的过程，本管理文件所指销售包括：

工程信息管理、销售报价、销售合同

评审管理、销售计划管理、发运管理、退粧管理、决算管理、销售服务管理、工程异常

情况处理管理、应收款管理等。

二、控制目标

1、提高销售人员业务开展的积极性与工程信息转化有效合同的比例；

2、选择合理的定价策略，保证利润和市场份额的领先并构建公司的价格体系；

3、规范合同评审与签订，更好地使合同服务销售；

4、提高销售计划信息来源的准确性和及时性，以合理安排生产，减少库存数量；

5、合理安排发运，确保发货数据的真实性、准确性，规范异常情况发货流程；

6、控制退桩率，提高公司产品使用率；

7、确保决算单签证的有效性与及时性；

8、加强销售部对销售服务的有序管理，充分发挥销售服务人员的主观能动性及协调

能力，确保顾客满意和维护公司利益；

9、规范工程异常情况处理流程，保证所有工程异常情况均得到有效记录，对异常情

问题及时作出定性与处理；

10、规范营销工作标准，保证公司资金安全，防范经营风险；

11、保证降低钢模损耗，提高钢模利用率，充分发挥产能优势优势互补；

12、综合利用厂部库存资源、保证按时供货促进重点项目供应的能力，维护力引公司

整体利益和声誉。

三、主要控制节点

1、公司营销部对销售报价执行的监控与审核；

2、公司营销部经理对销售计划准确性的审核；

3、公司营销部经理对异常发货的控制和总经理对超异常发货的审核；

4、公司营销部对回单的管理与结算的控制；

5、售中与售后服务的管理；

6、应收货款的控制与回收；

四、控制政策与方法

1、公司年度总经营目标控制；

2、公司销售政策控制；

3、工程信息有效性控制；

4、货款回收与销售考核相结合；

5、各类评审流程采用会签制或集中开会的方式进行，以做到各司其职，权责分明；

6、建立凭证、单据、帐表等形式的全面业务接口和严密的核对机制，实现多层次的信

息记录、沟通和反馈；

第二章组织机构及岗位职责

一、营销部组织架构图

营销部经理

营销内勤

区域主任

业务员（工地代表）

工地代表

二、营销部职责

1、制定并实施销售计划和货款回收计划。

2、收集、跟踪区域市场销售信息，开拓区域市场业务。

3、根据全年销售目标，制定销售考核政策。

4、随时对合同的执行情况（包括交期、质量、服务）进行跟踪，对执行期间意外事

情及时采取补救措施，确保客户满意。

5、组织合同评审及合同统一建档工作。

6、根据销售合同及施工现场信息，向生产部提供要货计划、变更计划和发货计划。

7、建立工程异常情况处理信息档案，并协助处理好工程质量问题投诉。

8、参加施工现场协调会，并负责处理好与施工单位、监理等的关系。

9、落实决算的签证手续，建立决算信息台账。

10、关注控制钢模周转利用效率情况。

三、营销部经理岗位职责

1、在总经理的指导下，执行销售管理制度，建议修订和补充有关管理政策及规定，

并监督检查下属人员的执行情况；

2、组织编制公司销售计划、销售费用预算及应收款控制计划，并监督实施；

3、组织公司产品和竞争对手产品在市场上销售情况的调查，综合客户的反馈意见，

组织市场调查分析，市场机会开拓和合作伙伴开发；撰写市场调查报告，提交公司管理

层与总经理决策；

4、组织相关部门对销售合同进行评审，并提出初步意见；

5、组织下属人员做好销售合同的签订、执行及执行过程的发运协调；

6、监督销售人员做好应收账款的催收工作，并对应收款进行分析和跟踪；

7、组织对公司客户的售后服务，与技术质量部联络以取得必要的技术支持；

8、组织建立工程异常情况管理处理及相关信息台账；

9、建立销售情况统计台账，定期报送财务部及其他相关部门；

10、做好客户接待并对相关信息的审核和落实传递；

11、对下属人员进行业务指导和工作考核；

12、组织建立钢模统计台账及管桩生产接桩器和张拉丝杆、及张拉板等辅助配件台账；

13、组织销售内勤及时将销售数据准确的报送总部销售管理部，为总部高层决策提供

信息支持；

14、完成上级交办的其他临时工作任务。

第三章管理规范（细则）

第一节工程信息管理制度

一、 内容

1、信息的定义：

凡是待建工程需采用预应力管桩施工，即为工程信息；

2、所有信息的跟踪情况由销售人员报销售内勤主管处，经营销部经理分析审核后开

展业务攻关。

3、销售员每周六（逢双休提前至周五）将本周工程信息汇总报至销售内勤主管处备

案，报市场部经理经审核分析；

4、对于攻关失败的工程信息由销售人员提报工程信息流失分析至销售部备案；

5、信息管理相关惩罚标准由营销部自行规定，报总经理批准。

（1）有下列现象的应处不同额度的罚款：

A、未经公司核准报价即进行商务洽谈，造成工程流失的；

B、未及时跟踪造成信息流失的；

C、有信息隐瞒不报的，导致信息流失的。

二、 业务流程

信息管理流程

工程信息收集营销部业务员整理销售部经理审

核

销售部组织攻关

三、 单据及报告

1、信息流失分析表

工程名称

工程地点

采购单位

开发业主

采购联系人及职位

联系电话

流失日期

年        月        日

证明人

信息流失原因

（在相应的○

内打√）

○ 价格    ○ 付款方式          ○ 供货期限          ○ 技术质量        ○ 客户信誉

○ 本公司信誉

○ 违约金      ○ 历史遗留问题      ○ 未跟踪流失        ○ 失标            ○ 其他

其他具体原因描述：

商务谈判情况

规格

数量

公司报价

成交单价

成交单位

成交付款方式

交货期

市场部经理意见

总经理意见

日

信息跟踪销售员：

信息流失分析表

提交日期：

年月

第二节销售报价管理制度

一、内容

1、财务部在每月 5 日前将各规格桩出厂价（不包含运输费用）上报公司销售部。

2、业务人员在获知需求信息后，应及时了解的项目内容：

客户名称、项目名称、工程地

点、规格数量、配桩长度、运卸方式、桩尖规格、开工时间、工期要求、付款方式等，

取得上述信息后，告知对方需核算运输成本稍后答复，要求对方留下联系方式以核实客

户真实，杜绝恶意询价事件；；

3、立即电话联系销售部内勤进行项目跟进登记，同时获得销售部建议最低销售价，业务

人员必须高于此价格向客户惊醒报价并保持对该客户的紧密跟进，并及时将新报价及付

款方式反馈到销售部内勤处；

4、遇客户有价格异议时应态度诚恳，记录客户提出的要求重新核算各项费用，并将实际

情况报厂部销售经理，销售经理在于市场部充分沟通且满足厂部利润要求后方可调整价

格，在下调价格的同时应积极争取更佳的付款条件；

5、销售部内勤接到业务员询价后应认真登记相关情况，发现雷同项目信息时报销售部领

导，对相关人员掌握信息程度进行比较后确定责任人对该项目进行跟进，其他业务员应

无条件配合，跟进划分原则：

先报者优先跟进，后报者协同维护公司利益；

6、涉及书面报价时严格按销售部要求格式出具，报价单上应注明项目名称、付款方式、

运卸方式、桩尖规格、报价有效期和报价时间；

7 因未登记而擅自报价造成公司损失的，由责任人承担相关处罚。

二、业务流程

销售报价流程

报价信息销售部向财务部询价销售部经理核价总经理审定-大型项目向客户报价

第三节合同评审制度

一、内容

1、签订要求

（1）销售合同原则上统一以公司制定的文本格式为标准；如特殊情况需采用非公

司文本格式，须在《合同评审表》中写明原因；

（2）在同客户发生业务前，均需签订销售合同；

（3）主要合同条款必须由严格按公司规定内容执行，未经销售部经理同意前，任

何销售人员不得擅自修改；

（4）与客户签订合同前，应提供经客户盖章的有效营业执照等复印件；

（5）为加强对所有协议、合同原件的管理，销售部应建立合同、协议台账，业务

员应在合同约定的有效期内，并在发货前将合同原件交回公司厂部销售部。

合同

原件不低于两份，一份合同原件交厂部财务部，一份由销售部保存、归档，其余

需求部门传真、复印备案。

2、合同评审

（1）销售员同客户谈妥签订意向后，由销售员详细填写合同评审表，交销售内勤

主管处；

（2）一般合同，由销售部负责组织相关部门进行评审，经分公司总经理审核同意，

方可签订合同，报销售部备案；特殊合同须经生产部和技术质量部、财务部共同

进行评审；

（3）销售部经理对单价、配桩方式、交货期、付款方式、违约责任等条款进行审

核；

（4）遇特殊规格合同评审时，须经生产部和技术质量部对生产、工艺、技术共同

进行评定；

（5）财务部：

对成本、费用、货款结算方式、预期利润等进行评估；

（6）厂部总经理作综合性分析后决定是否签订；

（7）合同评审表原件必须与合同原件配套存档在销售部；

（8）若销售合同或协议内容变更，需重新评审；

三、单据及报告

1、合同格式（见附页）

订货单位

联系人

项目名称

联系电话

交货地点

道路状况

运卸要求

工程性质

○厂房

○住宅

○道路桥梁

○其他

客户信誉

○新客户

○老客户

供货期限

日供量

运输单价

执行标准

承载力设计值

规格型号

桩长（M）

套数

数量（M）

单价（元/米）

配桩方式

付款方式

填表人：

                   年      月      日

报价备案

○有 ○无

资料提交情况

○ 营业执照          ○ 税务登记证          ○ 资信等级

销售部

价格及付

款条件、

交期要求、

违约责任

评审人：

                   日期：

        年          月

日

生产部/技术

质量部

特殊规格

生产能力

工艺要求

评审人：

                   日期：

        年          月

日

财务部

单价、付

款、成本、

其他费用

评审人：

                   日期：

        年          月

日

合  同  评  审  表

2、合同评审表

总经理

综合评定、

是否成交

评审人：

                   日期：

        年          月

日

备注：

第四节  销售计划管理制度

一、内容

1、新订合同，在合同开始执行前十天提供书面的供货计划；已供合同由现场服务人员根

据公司的内部供货情况，定期按时提报由合同方或施工单位确