公司行政管理岗位知识汇编.docx

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行政管理岗位知识汇编

目录

第一章办公用品管理 -1-

一、日常办公用品分类 -1-

二、办公用品的领取 -1-

三、办公用品购置 -2-

四、管理员职责 -2-

五、办公用品的交接与收回 -2-

第二章固定资产管理 -4-

一、固定资产的定义 -4-

二、固定资产的分类 -4-

三、固定资产的编号 -5-

1、资产代码明细 -5-

2、部门代码明细 -5-

3、编号流程 -5-

四、固定资产的监管 -5-

六、固定资产转移和借用 -6-

1、资产的转移 -6-

2、资产的借用 -6-

八、固定资产的清查 -7-

第三章文件档案的整理方法 -9-

一、基本概念 -9-

1、归档文件 -9-

2、归档文件整理 -9-

3、件 -9-

二、归档文件整理原则及质量要求 -9-

1、整理原则 -10-

2、质量要求 -10-

三、归档文件的整理方法 -10-

1、搜集 -10-

2、分类 -11-

3、具体步聚 -11-

四、排列 -12-

1、事由原则 -12-

2、排列方法 -12-

五、装袋（订） -12-

六、编号（编归档章号） -13-

七、编目 -13-

1、归档文件目录项目 -13-

2、归档文件目录的装订 -14-

八、装盒 -15-

第四章行政后勤成本控制措施 -16-

一、用电的管控措施 -16-

1、照明用电 -16-

2、办公设备用电 -17-

3、空调用电 -17-

二、用水的管控措施 -17-

三、严格控制办公用品使用 -17-

四、宿舍管控措施 -18-

五、办公设施的维修费用管控措施 -18-

六、办公电话费 -18-

七、招待费用 -18-

第五章公司印章管理 -18-

一、范围 -18-

二、公章的管理 -18-

1、公章刻制 -18-

2、公章保管 -19-

3、公司公章的使用范围 -19-

4、公章加盖 -19-

5、公章外借 -19-

三、合同专用章的管理 -20-

1、合同章刻制 -20-

2、合同章保管 -20-

3、合同章加盖 -20-

4、合同章外借 -21-

四、财务印章的管理使用 -21-

1、财务章刻制 -21-

2、财务印章保管 -21-

3、财务印章加盖 -21-

4、财务印章外借 -21-

五、其他印章的管理 -22-

六、印章管理使用责任 -22-

第六章常用公文写作知识 -22-

一、指示 -22-

二、决议 -23-

1、标题 -23-

2、正文 -23-

三、函 -23-

1、标题 -23-

2、正文 -23-

四、决定 -23-

1、标题和日期 -24-

2、正文 -24-

3、结尾 -24-

五、通告 -24-

1、标题 -24-

2、正文 -25-

3、署名和日期 -25-

六、意见 -25-

七、通报 -25-

1、标题 -25-

2、正文 -25-

3、尾部 -26-

八、通知 -26-

1、印发、批转、转发性通知的写法 -26-

2、批示性通知的写法 -26-

3、知照性通知的写法 -26-

4、事务性通知的写法 -26-

5、任免、聘用通知的写法 -26-

九、会议纪要 -26-

1、标题 -27-

2、文件日期 -27-

3、正文 -27-

4、会议纪要写法 -27-

十、请示 -27-

1、标题 -28-

2、正文 -28-

十一、批复 -28-

1、标题 -28-

2、主送单位 -28-

3、正文 -28-

十二、会议记录 -29-

十三、报告 -30-

1、综合性报告的写法 -30-

2、专题报告的写法 -30-

3、回复报告的写法 -31-

第八章合同签订 -31-

一、总则 -31-

二、合同签订的主体 -31-

三、合同起草 -32-

四、合同签订流程 -32-

五、合同存档、备案 -33-

六、合同执行 -33-

七、合同变更、转让与解除 -33-

八、合同保存 -34-

九、合同纠纷 -34-

（附）合同法相关知识 -34-

一、合同特征 -34-

二、合同的法律性质 -34-

三、合同可撤销 -35-

四、合同无效 -35-

五、合同分类 -35-

1、计划合同与普通合同 -35-

2、双务合同与单务合同 -35-

3、有偿合同与无偿合同 -35-

4、诺成合同与实践合同 -36-

5、要式合同与非要式合同 -36-

6、主合同与从合同 -36-

7、本约与预约 -36-

8、当事人与第三人利益 -36-

9、定式合同 -37-

六、合同签订 -37-

1、要约 -37-

2、承诺 -37-

七、签订形式 -37-

1、口头合同 -37-

2、书面合同 -37-

3、经公证或审批的合同 -37-

八、变更解除 -38-

1、变更 -38-

2、解除 -38-

第八章商务谈判 -38-

一、谈判原则 -38-

二、如何成为谈判高手 -39-

1、调整当前的心态 -39-

2、自我优化的素养 -39-

3、找到正确的方法 -39-

三、谈判三部曲 -40-

1、申明价值 -40-

2、创造价值 -40-

3、克服障碍 -40-

四、八字真言 -40-

五、谈判技巧 -41-

1、确定谈判态度 -41-

2、充分了解谈判对手 -42-

3、准备多套谈判方案 -42-

4、建立融洽的谈判气氛 -42-

5、设定好谈判的禁区 -43-

6、语言表述简练 -43-

7、做一颗柔软的钉子 -43-

8、曲线进攻 -44-

9、谈判是用耳朵取胜，而不是嘴巴 -44-

10、控制谈判局势 -44-

11、让步式进攻 -45-

第九章行政办公基本礼仪 -46-

一、礼仪作用 -46-

1、提高个人的素质 -46-

2、有助于建立良好的人际沟通 -46-

3、维护个人和企业形象 -46-

二、握手礼仪 -46-

1、握手的顺序 -47-

2、握手的方法 -47-

三、仪表礼仪 -47-

1、化妆的原则 -47-

2、化妆禁忌 -48-

3、服饰及其礼节 -48-

4、白领女士的禁忌 -48-

5、男士西装三个三原则 -48-

四、举止礼仪 -49-

五、谈吐礼仪 -50-

1、交际用语 -50-

2.令人讨厌的行为 -51-

3.损害个人魅力的错误 -51-

六、会面礼仪 -52-

1、问候 -52-

2、介绍 -53-

七、电话礼仪 -53-

1、及时接电话 -53-

2、确认对方 -53-

3、讲究艺术 -54-

4、调整心态 -54-

第一章办公用品管理

一、日常办公用品分类

办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品。

1、一般消耗品包括胶水、胶棒、橡皮、回形针、涂改液、签字笔、笔记本、荧光笔、铅笔、记号笔、白板笔、笔芯、便利贴、打印纸、钉书钉、回形针、大头针、账册、档案袋、标签、电池、长尾夹等。

2、耐用消耗品包括剪刀、直尺、订书机、美工刀、白板、夹子、计算器、笔筒、文件盒、文件架、起钉器、插线板、印台、U盘、读卡器等。

4、办公用品应为办公所用，不得据为己有或挪作私用。

5、不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

二、办公用品的领取

1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。

2、个人领用办公用品应据实填写《物品领用申领单》，经本部门负责人审核签字后交运营部审核，由管理员根据运营部审核的数量给予办公用品的领取（附件：

表1《物品领用申请单》。

3、耐用消耗品以部门为单位且只能领取一次，特殊情况除外。

例：

2016年12月1日营销部孙华已领取计算器一个，2017年2月14日张晴拿着签过字的《物品领用申请单》上仍然有计算器，原则上管理员应不予发放计算器，但因开盘需要，可给予领取。

4、发放完毕后，领用人根据管理员发放的办公用品名称、数量逐一详实登记至本部门《办公物品领取登记表》。

管理员要妥善保管各部门登记建立的物品领取档案，便于随时查阅、核算与管控。

（附件：

表2《办公物品领取登记表》）。

5、办公用品的重复申领应说明原因或凭耗损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

如人为损坏或遗失由责任人负责赔偿。

6、会议期间办公用品的领取

（1）公司会议期间会务组按需填写《会务办公用品申领单》或《办公用品借用单》，由会务负责人审核签字后交运营部审核同意方可进行领用或借用。

（附件：

表3《会务办公用品申领单》，表4《办公用品借用单》）。

（2）管理员认真核实申领单后方可发放或借出物品，同时要在《办公物品领取登记表》上做好本次会议期间物品领取登记信息的标注，注明会议主题、时间、会务组名称、主持人等以备核查。

三、办公用品购置

运营部管理员根据办公用品消耗、使用以及库存情况，及时编制《物品购置申请表》，报本部门负责人和总经理审批通过后方可购置。

购置完毕后，验收人员根据购置清单和实物进行验收，验收人员应是本部门非同类岗位人员验收（例如人事专员、人事主管、保安队长等）。

验收完毕后，管理员要及时将购置的物品登记入库，入库单上要有采购人、验收人、管理员、主管人员的签字确认（附件：

表5《物品购置申请单》）。

四、管理员职责

1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

2、管理员须防止办公用品受潮、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

3、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

五、办公用品的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。

1、移交人需在《办公用品交接登记表》逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理（附件：

表6《办公用品交接登记表》）。

2、移交人需将《办公用品交接登记表》复印件交至运营部存档备查。

若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作（附件：

表6《办公用品交接登记表》）。

附件：

表1物品领用申请单

申请部门

申请人

申请日期

序号

物品名称

单位

数量

备注

审批

部门负责人