公司文件签署及使用授权管理办法.docx

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公司文件签署及使用授权管理办法

（征求意见稿）

一、总则

1、为规范公司文件签署及使用授权管理，明确职责，加强文件的有效性，维护公司核心知识产权并确保用户的核心利益，控制文件的知悉范围，特制订此办法。

2、本办法适用于公司所有的文件的签署及使用授权管理。

二、文件的范围

1、管理类文件

管理类文件包括公司级和部门级文件，主要有制度、流程、管理表格、公文等。

管理类文件还包括各类管理体系文件。

2、技术类文件

技术类文件包括公司研发过程、工程设计过程产生的所有文件；包括产品定型文件；包括各种嵌入式和组态软件及相关说明书等。

同时，技术类文件也包括产品使用说明书、样本、软件使用说明书等。

3、工艺类文件

工艺类文件包括与产品工艺、生产制造工艺以及包装储运物流工艺相关的工艺文件。

三、职责

1、企业管理部门是管理类文件（不包含各类管理体系文件）的归口管理部门，负责组织制定并发布公司级的管理文件，负责对部门级管理文件的备案。

2、质量管理部门是各类管理体系文件的归口管理部门。

3、技术管理部门是技术类和工艺类文件的归口管理部门。

4、工程管理部门（工程中心）是与工程相关的文件（包括图纸、信息表、工程用软件等）的归口管理部门。

5、承办部门是各类文档制作的执行部门。

四、文件签署管理流程

1、管理类文件

1.1部门级管理文件

部门级管理文件由承办部门领导审核，由主管领导批准，并报企业管理部门备案。

企业管理部门根据部门级管理文件的内容有权对部门文件进行升级。

1.2公司级管理文件

公司级管理文件由企业管理部门审核，由总经理批准。

1.3管理体系文件

管理体系文件由质量管理部门审核，由管理者代表批准。

2、技术类文件

2.1与公司定型产品相关的技术类文件

与公司定型产品相关的技术类文件（包括技术标准、技术文档和产品改进相关文档等）由研发部门审核，技术管理部门审定，技术主管领导（总经理）批准。

2.2与工程项目相关的技术类文档

与工程项目相关的技术类文档（包括各类图纸、记录、作业指导书等）由项目负责人（主设）审核，工程管理部门（工程中心）经理批准。

如在工程项目相关的技术类文档中涉及到了技改内容，由总经理批准。

2.3与公司研发相关的技术类文件

与公司研发相关的技术类文件（包括图纸、软件、使用说明等）由研发部门经理审核，技术管理部门审定，技术主管领导（总经理）批准。

2.4与技术管理相关的文件

与技术管理相关的文件由相关承办部门负责人审核，由技术管理部门审定，技术主管领导批准。

3、工艺类文件

3.1产品类工艺文件

产品类工艺文件由生产部门审核，技术管理部门审定，技术主管领导批准。

3.2生产制造类工艺文件

生产制造类工艺文件由生产部门审核，技术管理部门审定，技术主管领导批准。

3.3包装类工艺文件

包装类工艺文件由生产部门审核，技术管理部门审定，技术主管领导批准。

3.4储运物流类工艺文件

储运物流类工艺文件由储运管理部门审核，技术管理部门审定，技术主管领导批准。

五、文件使用管理办法

公司文件的发放范围通过密级管理方式进行管理和控制。

1、文件密级的分类

密级按保密需求分为一级（绝密）、二级（机密）、三级（秘密）和无密级四个层次。

一级保密文件：

泄漏会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公司最重要文件。

二级保密文件：

泄漏会使公司的权益和利益遭受严重损害的公司重要文件。

三级保密文件：

泄漏会使公司的权益和利益遭受损害的公司一般文件。

无密级文件：

可以公开使用的文件。

2、密级文件的范围

2.1关键设计图纸：

具有专利性与独创性的设计图纸。

2.2技术性资料：

定型产品图纸、立项可研报告、产品开发、改进或试验资料、独特技术性的工程方案、与外方技术合作或外方技术指导资料及其他技术上属于保密的资料。

2.3业务性资料：

财务资料、资金计划、人事资料、审计资料、销售成本资料、市场情报、合同及协议、业务考察报告及其他业务上属于保密的资料。

2.4文件资料：

标明为一级保密、二级保密、三级保密的文件资料。

2.5其他列入密级文件管理的资料。

3、文件密级的确定

所有文件均由承办部门提出定密意见，归口管理部门负责审核并报批准。

三级保密文件由文件归口管理部门主管领导审定，总经理批准；二级保密文件由副总经理审定并会签，总经理批准；一级保密文件由总经理审定，由总经理办公会批准。

4、密级文件发放范围权限

文件承办部门提出文件发放范围，文件归口管理部门对发放范围进行核定，文件批准部门确定文件发放范围。

5、密级文件使用的审批权限

5.1一级保密文件：

严禁非公司人员查阅；一般禁止出借，出借时须提出书面申请，总经理批准后方可借阅。

一级保密文件的借阅和使用时间不应超过12小时，借阅和使用的地点应在公司办公场所内。

5.2二级保密文件：

严禁非公司人员查阅；一般禁止出借，出借时须提出书面申请，主管领导批准后方可借阅。

主管领导应建立借阅记录。

二级保密文件的借阅和使用时间不应超过24小时，借阅和使用的地点应在公司办公场所内。

5.3三级保密文件：

经部门领导审批后可以借阅和使用，三级保密文件的保管部门应建立借阅记录。

三级保密文件的借阅和使用时间不应超过1周。

5、密级标识

密级文件的标识应在文件封面予以醒目、清晰、持久的密级标识。

无密级的文件不予标识。

密级标识由文件的归口管理部门进行标识。

标识的形式采用如下方式：

归口管理部门应在“密级”下面的空白区域手工填写“1、2、3”等密级信息，或采用电子版方式，用黑色字体标明密级。

内部资料

注意保密

密级

六、其他

1、本规定由企业管理部起草并负责解释。

2、本规定自总经理批准后下发执行。