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用友财会软件在企业的应用研究
唐山学院
毕业论文
设计题目：
用友财会软件在企业的应用研究
系别：
计算机科学与技术系
班级：
06信息管理与信息系统
（1）班
姓 名：
***
指导教师：
************************
2010年6月12日
用友财会软件在企业的应用研究
摘要
随着现代企业信息化进程的加快，会计电算化的实现必将成为企业的发展趋势，成为众多企业的未来发展方向。
财务软件作为会计信息系统的主要组成部分，在企业信息系统中处于核心和主导的地位，对于企业的财务管理具有举足轻重的作用。
本文以最具有代表性的用友财会软件为例，以其中的总账子系统和报表子系统为重点，重点研究该软件的应用技术和实施方案，深入研究其在企业中是如何应用的。
会计电算化的实现，财会软件的使用对于一个现代企业的长远发展具有深远而重大的现实意义。
关键字：
企业信息化会计电算化用友财会软件总账子系统报表子系统
StudyontheApplicationoftheUFAccountingSoftwareinEnterprises
Abstract
Withthemodernenterpriseinformationizationadvancementquickening,therealizationoftheAccountingcomputerizationwillcertainlybecomethedevelopmenttrendofbusinessasthefuturedevelopmentdirectionofmanyenterprises.Financialsoftware,asthemaincomponentoftheaccountinginformationsystem,isinthecoreandtheleadingstatusintheenterpriseinformationsystem,andhasapivotalroletotheenterprise'sfinancialmanagement.TakingthemostrepresentativeUFaccountingsoftwareasanexampleandthegeneralledgersubsystemandthereportformsubsystemasthekeypoint,thepaperfocusesonthesoftwareappliedtechnologyandtheimplementationplanandhowitisappliedintheenterprises.TherealizationofAccountingcomputerizationandtheapplicationofthefinanceandaccountingsoftwarehaveprofoundandsignificantpracticalsignificancetoamodernenterprise'slong-termdevelopment.
Keywords:
EnterpriseInformationization;AccountingComputerization;
UFAccountingSoftware;GeneralLedgerSubsystem;ReportFormSubsystem
1引言
1.1选题的背景和意义
21世纪是信息和知识飞速发展的时代，企业信息化是当今企业提高效率和经济效益的重要手段之一。
会计电算化作为企业实现信息化的基础和企业决策的重要依据必将成为企业发展的趋势。
财务管理作为企业管理的核心环节，其管理的有效性与企业绩效有很大的关系，所以企业财务管理也必将会更多的运用信息技术。
财会软件是会计信息系统的主要组成部分，而会计信息系统是企业信息系统的子系统，并在企业信息系统中处于核心和主导地位。
因此，财会软件的应用是一个企业满足市场竞争需要、实现企业信息化的发展、顺应时代发展的必备条件之一。
因此，参考王小云的<<财务软件应用技术>>[3]和孙莲香的<<财务软件应用教程>>[9]等参考文献，对最具有代表性的用友财会软件在企业中的应用进行研究具有深远而重大的意义。
本论文以总账和报表两个子系统为主要研究重点。
1.2我国财会电算化与财会软件使用现状分析
我国的会计电算化从20世纪70年代末开始，起步较晚，但发展较迅速，经过了近30年的发展，已经取得了长足的进展。
其先后经历了尝试、发展到目前的管理型会计软件的发展阶段。
目前，我国会计电算化工作已基本完成手工会计记账向电脑会计记账的转变，并不断向深层次发展，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。
随着会计电算化的普及，财务软件经历了会计数据处理系统、会计信息系统、财务决策支持系统三个发展阶段，并且正朝着综合应用发展。
目前在我国，财会软件应运而起，用友、金蝶、速达、管家婆等财会软件占领了国内很大市场。
尤其是用友和金蝶这两大财会软件，使用人数占国内绝大多数，有“南金蝶，北用友”的说法，可见这两种财会软件在财会软件市场中占有很大的份额。
到目前为止，我国已有相当数量的大中型企业实现了会计电算化，并开始着手实施ERP管理系统。
ERP是财会软件未来发展中的新思路，这些理念在郝文化的<<用友ERP财务软件实务操作教程>>[3]和姜小云的<<我国财会软件的现状及发展趋势>>[13]中均有体现。
然而，中国的ERP财会软件的开发和应用尚处于初始阶段。
据有关统计资料,到目前为止,财务软件在所有的ERP系统实施项目中,一般只有10-20%能按期成功实施并实现集成，约50%的实施项目遭到失败。
由此可见,企业实现会计电算化、建立财务管理信息系统,不只是简单的用计算机做做账目的问题,它涉及到企业经营管理的理念、模式和资金运作方式等诸多方面的变革。
同时,它又需要企业环境、社会环境等各方面的配合和支持，它是一项相当复杂的社会工程。
因此，企业如何实现会计电算化，如何应用好财会软件，使其在企业发展中发挥应有的作用是任何一个现代企业人需要深入思考、探讨与解决的问题。
2用友财会软件的系统概述
2.1用友财会软件的系统概述
目前，用友ERP-U8财务软件在国内是一款适用、易用且非常好用的财会管理软件，它广泛应用于各行各业的大中小型企业。
该软件特别注重企业的业务流程，它集会计核算、财务管理、采购、库存、销售几大业务系统于一体，全面管理企业的资源和经济业务状况。
该财会软件的应用能够满足企业业务的需要，有效提高企业的管理水平、经营效率和经济效益。
用友ERP-U8应用系统由财务系统、进销存管理系统、决策支持系统等多个系统组成，各个子系统服务于同一主体的不同层面。
子系统本身具有相对独立的功能，但彼此之间又具有紧密的联系，它们共享数据，为企业实现财务和业务的一体化管理提供了基础条件。
在实际操作中，企业可以根据自身需要购买部分子系统进行专项的核算，从而为企业节省资源，提高了企业的效率和效益。
2.2用友财会软件的系统构成
用友ERP-U8财务软件从功能上分为财务会计、供应链、管理会计、集团应用、企业应用集成（EAI）、系统服务和企业门户七大系统。
其中每个系统又包括多个子系统，每个子系统既相互独立，各自有完善和系统的功能，又有机结合在一起。
1.财务会计系统主要用来完成企业的日常核算，并对外提供会计信息，是最大的系统。
主要包括总账系统、UFO报表、报账中心、财务分析、工资、固定资产、应收款管理、应付款管理、现金流量表等。
这部分功能主要实现了从预算到核算再到报表分析的财务管理全过程。
财务会计系统是本次论文的重点，并且以总账子系统和UFO报表子系统为主要研究重点：
（1）总账系统：
总账系统是用友财务软件的核心内容，包括各种基础设置以及提供凭证处理、账簿管理、期末结账等功能，能够进行全面的企业财务核算与管理。
（2）UFO报表：
用友UFO报表系统是一种电子表格软件，是一种处理报表事务的工具，它与总账等各系统之间有完整的接口，给用户提供了一个开放式的报表编制模块。
它的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中获取有关的会计信息，自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总等操作,并且在报表数据基础上可生成相关图表，使结果更加形象。
2.企业门户系统主要是进行企业门户资料的管理，包括企业基础信息的管理。
3用友财会软件在企业中的应用
3.1公司使用财会软件前的困惑
石家庄时尚电子有限公司是一家专门经营电子产品的公司，主要经营业务为电子产品的采购、销售及售后服务为一体的综合型企业，其下设有采购部、销售部、财务部、售后服务部等几大部门。
通过近些年的发展，该企业已在竞争激烈的电子市场中占有一席之地，企业除各种电子产品齐全外，内部硬件建设上也很有成效，各部门都已联网，且主干网络传输速度很快，能够满足内部数据传输的需要。
然而，在软件应用上却不尽人意，部门间的数据难以实现共享和沟通，许多复杂的数据分析和统计工作需要人工完成，费时费力，尤其是财务部门的数据统计分析工作。
随着企业规模的扩大和业务的增多再加上金融危机的影响，随之而来的问题给公司带来了很大的危机感。
首先是企业资金运转情况变得相当糟糕，交易量的相对减少使资金变得紧缺，企业资金流和业务流不能很好集成，给企业资金的运转带来一定的困难。
其次，手工记账本身具有局限性与繁琐性，复杂的数据与统计工作增加了财会人员的工作量，使得经常出现账目不清，错账、漏账的情况，给公司造成了不必要的麻烦与损失，浪费了时间和公司的成本。
最大的困难是给上层领导层、决策层带来的困难，以前公司规模小，易决策和管理。
然而现在，业务繁杂，需要对详细财务数据进行分析，但就公司目前状况而言，缺乏这样的财会系统对数据进行统计和整合，财会数据的复杂无序使得上层领导需要花费大量的时间去判断与决策，且这样的决策效果常常不如意，现状给决策者的决策判断带来了不便。
财务管理是企业的核心动力，财务管理问题的出现严重制约着时尚电子公司的健康发展。
该公司的困境也是大多数公司从小规模到大规模发展过程中必须经历的一个阶段，面对困境，引用一套先进、实用的财会软件是该公司快速发展的必然选择。
3.2用友财会软件在企业的应用
3.2.1用友财会软件的安装准备工作
一个企业一旦决定引入财会软件，必须考虑许多因素，首先必须根据企业情况，选购符合自身规模和经营特点的财务软件，选购不当带来的不仅是时间和资金的浪费，更重要的是给公司的整个运营情况带来阻碍。
一方面考虑到公司规模、业务增多和各部门功能的逐步完善对较大财会软件的需求，另一方面该企业也有实力与能力购买较为大型的财会软件，再加上借鉴其他公司的成功经验，时尚公司经过一番研究，决定选择用友财会软件。
时尚公司首先对公司计算机软、硬件环境进行调整，配备安装用友财会软件所需的环境，并且在专业人士的指导下进行相应数据库和用友财会软件的安装，且进行测试，使其正常运行。
用友ERP-U8对硬、软件环境有较高的要求，安装标准环境为：
硬件标准环境：
数据服务器：
最低配置内存1GB以上、CPU频率1GHZ以上、磁盘空间2GB以上
客户端：
内存256MB以上、CPU频率800MB以上、磁盘空间1GB以上
网络宽带：
广域网最低为56KB/S，局域网最低为10MB/S
软件标准环境：
WindowsNT4.0+sp6a
WindowsXPProfessional+sp3
Windows2000Server+sp3
U8支持的数据库：
SQLServer2000+sp2
3.2.2系统管理
财会软件的初始化是一个必须且关键的工作，这是将手工会计业务数据移植到计算机中、实现手工账到机器账的必备过程。
会计工作的数据高度共享、查询速度便捷、数据分析准确等一系列功能实现完全取决于会计软件的初始化工作的效果。
因此它是使用会计软件的基础，初始化的好坏，在很大程度上影响着其后的核算工作，直接影响着会计电算化工作的效果。
系统管理设置是其中的一项初始化工作，它在整个财会软件中占有基础且重要的地位，它设置了会计业务处理过程中所使用的各种控制参数。
它主要涉及账套的统一管理，对用户、角色和权限的统一管理和统一安全机制的管理等功能。
1.系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，并且能够对系统中所有账套进行管理。
该公司财会主管首先以系统管理员admin的身份注册进入，并根据公司实际情况增加操作员，对操作员名称、密码以及权限进行设置，防止不相关的人进入财务系统，以保证系统及数据的安全与保密。
操作员及权限设置见表3-1。
表3-1时尚公司操作员及权限一览表
编号
姓名
口令
确认
口令
所属
部门
权限
101
邱力
101
101
财务部（账套主管）
负责财务软件运行环境的建立，各项初始设置工作；负责总账子系统的凭证审核、记账、账簿查询、结账工作；负责报表管理及其财务分析等工作。
102
吴娜
102
102
财务部（出纳）
负责现金、银行账的管理工作，具有出纳签字权、现金和银行存款日记账及银行对账操作权限。
103
张立杰
103
103
财务部（会计）
负责凭证管理工作，具有填制凭证、自动转账定义和生成，凭证查询、明细账查询操作权限。
2.账套是会计工作为之服务的对象，是会计的主体，所以使用系统前，需要建立公司自己的账套，输入账套信息、核算单位信息、核算类型、基础信息、分类编码方案和数据精度定义等信息内容。
时尚电子公司的账套基本情况为：
账套号：
123；账套名称：
时尚电子有限公司（简称：
时尚公司）；账套启用日期：
2009年1月；行业性质：
新会计制度科目；记账本位币：
人民币；企业类型：
工业；开户银行:
工商银行石家庄分行红旗大街支行；进行业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类；无外币核算业务；部门编码级次为122，客户和供应商分类编码级次为223，结算方式编码级次为12，科目编码级次为42222；数据精度：
为默认值2。
账套按照步骤创建成功后，还可以以账套主管的身份重新注册登录，执行“账套—修改”命令，进行账套部分信息的修改。
3.数据安全问题是企业财会部门不可忽视的一个大问题，一个企业随时可能由于不可预知的原因造成账套数据的丢失，定期将数据备份出来存储到不同介质上，对于一个企业数据的安全性是必要的。
用友财会软件提供了账套备份功能，通过设置备份计划，可以将数据进行备份，若系统中的数据遭到破坏，又可将备份数据通过“输入”功能恢复到系统中，账套的备份恢复功能解决公司的数据安全问题，将企业损失降到最小。
3.2.3基础设置
基础设置也是初始化工作中的一部分，包括基本信息、基础档案、数据权限等设置，这是将基础数据规则进行定义、设置的过程，是日常业务处理之前应该做好的准备工作。
1.要使用一个模块必须先进行启动操作，并且只有系统管理员和账套主管才有系统启动权。
以账套主管邱力的身份登录企业门户，进行基础设置，根据业务内容启动总账模块（此处只研究总账子系统，具体企业应根据所购买模块和自身业务情况自行设置）。
编码方案是决定用户如何统计和核算的基础，它是一项基础工作，主要是各种参数级次的设定，它决定了公司将如何编制基础数据的编号。
编码通常用阿拉伯数字编制,并且采用分段组合编码,即从左到右分成数段,每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。
结合时尚公司具体情况进行设置，其中设置部门编码级次为122，以此为例说明，122表示本账套最多可设有三级科目，第一级科目用1位数表示，第二、三级科目均用2位数表示。
其中第三级科目的设置是为了以后业务扩展的需要所设的。
诸如公司设置的101，102这样的部门编码是符合设置要求的。
2.基础档案是利用财会软件进行管理时录入系统的最基础档案的资料，可以在基础档案中录入，也可在各子系统中录入。
本系统根据实际需要设置了部门档案、职员档案、客户分类和档案、供应商的分类与档案等相关档案信息，其中的编码都要符合编码方案要求。
表3-2部门档案
部门编码
部门名称
部门属性
部门编码
部门名称
部门属性
1
综合管理部
管理部门
201
晋州销售分部
市场营销
101
经理办公室
综合管理
202
正定销售分部
市场营销
102
财务部
财务管理
3
采购部
采购供应
2
销售部
市场营销
4
售后服务部
售后服务
表3-3职员档案
职员编码
职员名称
所属部门
职员属性
101
张千
总经理办公室
总经理
102
邱力
财务部
会计主管
103
吴娜
财务部
出纳
104
张立杰
财务部
会计
201
张欢
晋州销售分部
销售人员
202
马辉
正定销售分部
销售人员
301
刘伟
采购部
部门经理
401
马建峰
售后部
部门经理
表3-4客户分类
分类编码
分类名称
01
事业单位
0101
学校
0102
机关
02
企业单位
0201
工业
0202
商业
03
其他
表3-5供应商分类
分类编码
分类名称
01
硬件供应商
02
软件供应商
03
其他
表3-6客户档案
客户编号
客户名称
所属分类码
开户银行
银行
账号
地址
发展日期
001
石家庄职业技术学院
0101
工行
xxx
石家庄新华区
2007-12-01
002
邢台四海公司
0202
工行
xxx
邢台市东兴
2007-12-01
003
石家庄腾乐建筑材料有限公司
0201
工行
xxx
石家庄桥西区维明水湾
2007-12-01
表3-7供应商档案
编号
供应商
名称
所属分类码
供应商
简称
开户
银行
银行
账号
邮编
地址
发展日期
001
保定家悦有限公司
01
家悦
工行
Xxx
071000
保定市
2007-12-01
002
石家庄清华紫光公司
02
清华
紫光
工行
Xxx
050000
石家庄桥西区
2007-12-01
3.2.4总账管理系统
1.总账子系统的初始化设置
总账系统是整个会计核算系统的中枢，初次使用总账系统，需要对总账系统进行初始化设置。
总账子系统的初始设置主要是指总账子系统参数的设置，新账套会计科目的调整，凭证类别、结算方式、期初余额等基础信息的设置与输入。
以账套主管的身份进入总账系统。
首先进行选项设置，对凭证、账簿、会计日历等系统参数根据自身具体需要进行设置，可避免由于业务变更发生的账套信息与核算内容不符的情况。
系统的总账控制参数如表3-8所示。
表3-8总账控制参数
选项卡
参数设置
凭证
制单序时控制
支票控制
科目余额控制
打印凭证页脚姓名
出纳凭证必须经出纳签字
凭证编号由系统编号
账簿
账簿打印位数每页打印行数按软件的标准设置
明细账查询权限控制到科目
明细账打印按年排页
会计日历
会计日历为1月1日——12月31日
其他
数量小数位和单价小数位设为2位
部门、个人、项目按编码方式排序
接下来对公司基础数据进行设置，包括对会计科目、外币及汇率设置、期初余额、凭证类别、结算方式等设置。
其中会计科目的设置是填制凭证、登记账簿和编制报表的基础，它的完整及合理与否对会计工作的核算质量至关重要，设置的层次与深度影响着会计核算的详细和准确程度。
因此，科目设置的完整性与详细度对整个财务系统是相当重要的。
其包括增加明细会计科目（增加的会计科目编码的长度及每段位数要符合编码规则）、修改、删除和指定会计科目。
指定会计科目是指定出纳的专管科目，指定出纳专管科目后，能执行出纳签字，实现现金和银行账的更为严格的控制。
需要注意的是在此之前建立“现金”和“银行存款”会计科目时需要选中“日记账”复选框。
在凭证类别设置上设了收款、付款和转账凭证三种类别。
结算方式设置信息为：
表3-9结算方式信息
结算方式编码
结算方式名称
票据管理
1
现金结算
否
2
支票结算
否
201
现金支票
是
202
转账支票
是
3
其他
否
科目设置完后即可录入科目期初余额，因为是第一次使用账务处理系统，所以要使用“录入期初余额”功能输入科目余额（科目期初余额表如附录中所示）。
否则，可以结转系统中已有的上年的数据。
填制完期初余额，进行试算，若不平衡，对余额进行核对及修改直至试算平衡。
2.日常业务处理工作
会计的日常业务处理主要包括输入、处理、输出和利用四个方面的工作。
其中处理工作主要是进行凭证的相关工作，包括填制、签字、审核和记账等，出纳管理和账簿的查询以及期末处理等工作。
该环节是应用用友财会软件的核心环节。
（1）凭证填制与查询
记账凭证是系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是查询数据最主要的一个来源，因此要确保记账凭证输入的准确性和完整性。
在实际工作中，有“前台制单处理”和“后台制单处理”两种制单方式。
由于时尚公司刚刚接触该软件，并且处于手工与计算机一并运行阶段，所以采用后台制单处理，即先手工填制记账凭证，然后调用“总账系统-填制凭证”进行集中地录入凭证，这样以保证数据的安全。
公司日常业务处理首先是填制凭证工作。
填制凭证之前已设置凭证类别有收款凭证、付款凭证、转账凭证；在“选项”设置中设置了凭证编号方式为“系统编号”，则系统分类按月自动进行编号，即每类凭证每月都从0001号开始；制单控制设为“制单序时控制”。
需要注意的是，采用系统编号，凭证一旦保存，凭证类别和凭证编号将不能再进行修改。
凭证管理人员注册进入总账子系统，进行填制凭证和凭证查询的操作。
以一业务为例：
1月2日，正定销售分部张辉购买了800元的办公用品，以现金支付，附单据一张。
借：
营业费用（5501）800
贷：
现金（1001）800
操作人员进入“填制凭证”窗口，首先增加一张空白凭证，然后根据业务信息输入凭证类别、制单日期、附录单据、凭证分录部分等相应的信息，则一张凭证填制并保存成功。
公司根据具体经济业务内容，填制不同类别的业务凭证，（公司其他业务信息如附录中所示），每张凭证要求借贷平衡。
输入完本月所有凭证，公司财会人员进行了凭证查询。
打开“凭证查询”对话框，输入相应查询条件，并借助“辅助条件”按钮，通过更多的查询条件以方便快捷的查询。
填制和查询凭证的便捷性使时尚公司摆脱了以往手工记账的麻烦，一目了然的查询让财会人员感受到了方便。
（2）出纳签字
按照会计制度的规定，凭证填制人和审核、签字人不能是同一个人。
因为出纳凭证涉及企业现金的收入和支出，出纳人员通过该功能对带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对科目的金额是否正确。
为了加强对出纳凭证的管理，企业实现权限分离、岗位分离，对操作人员设置了不同操作权限，保证了财会系统的内部控制。
出纳人注册进入总账子系统，首先通过查询条件查询到需要的凭证，然后在查询到的凭证中签字。
操作为：
双击某一要签字的凭证，进入“出纳签字”的签字窗口，单击“签字”按钮，凭证底部“出纳”位置自动签
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