某集团行政管理制度汇编.docx

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某集团行政管理制度汇编

内部文件

集团

行政管理制度

二○○四年三月

第一篇行政管理制度

第一章制度建设基本规定

第一条目的：

加强大型项目的制度建设，健全管理体系。

第二条适用范围：

大型项目管理中心、项目筹建处、大型项目。

第三条适用时间：

包括钢铁、火电、高速公路等大型项目筹建期。

第四条制度建设的负责部门：

原则性制度由大型项目管理中心的各职能部门制定；

筹建处的各项制度及实施细则，由各筹建处职能部门根据原则性制度进行编写，各项目的职能部门提供必要的配合。

第五条制度审批：

管理中心各项原则性制度，由集团相关职能部门、监事会、分管领导进行审批；

筹建处各项制度及实施细则，由管理中心相关职能部门审核，监事会、集团分管领导审批。

第六条制度解释：

对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释的，解释权归于集团。

第七条制度修改：

由集团相关职能部门，会同大型项目管理中心、筹建处职能部门共同进行。

第八条制度终止：

权力归于集团。

第二章一般行政管理规定

第一节公文管理规定

第一条公文定义：

指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。

第二条 公文种类主要有：

一、命令（令）

适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施；嘉奖有关单位及人员。

二、 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项、人事任免。

三、公告

适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

四、通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

五、通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

七、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（包括审计报告）。

八、请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

九、 批复

适用于答复下级单位的请示事项。

十、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。

第三条公文处理的原则：

快速、准确、安全、保密。

第四条公文处理的主要工作：

包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。

第五条公文协调处理部门：

各级综合部。

第六条各级单位除综合部以外其他部门不得对外正式行文。

第七条发文：

一、拟稿：

按照专业化拟办的原则。

涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签。

稿件需填写《拟文稿纸》作面页，按规定要求拟稿。

二、编号：

公文字号格式和文种代号统一规定。

三、格式：

公司内部所有公文需遵从《广东珠江投资有限公司公文格式规定》。

四、会签：

公文的会签由发文单位负责人决定会签次序；不同单位联合发文由该等单位的共同主管领导决定会签次序；制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管领导决定会签次序。

会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用《会签表》进行会签。

五、签发权限：

各单位间知会性公文，以及各单位对内发文，由该单位负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限签发；重要对外文件（如对政府函件），由管理中心总经理或其授权人员签发；以筹建处名义发文，需经过筹建处总经理或其授权人员签发；以项目名义发文，由项目总经理或其授权人员签发。

公文签发授权应将授权证明文件送本级综合部备案。

六、打印；

七、盖章：

手续完备，由综合部盖章。

八、发文：

综合部应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作；由承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记、签收。

九、制度颁发必须经过会签程序，经负责审批领导签发后，由综合部门颁发，并送上一级单位备案。

十、凡上报公文需经协调处理批转的，不得直接送交上级单位，由综合部统一登记批转，上报集团公司文件统一由管理中心综合部门登记、传递。

第八条收文：

一、登记：

综合部收到文件后，对来文进行编号、备份（外单位来文）。

二、批转：

综合部根据来文内容、性质在《文件阅办表》（见附件二）上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单位承办。

对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向前传批。

三、收文工作应在4个工作小时内完成。

第九条传递：

有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签阅完毕并送回综合部；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。

第十条批示：

一、公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。

二、批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由综合部负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。

三、“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。

如承办事项复杂，时限可适当延长，但不得超过规定时限的两倍。

第十一条承办：

有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定；如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。

第十二条跟踪催办：

综合部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。

第十三条立卷及归档：

各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。

公文办理完毕后，应按照公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷，并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作情况，便于保管和利用。

立卷后的公文应按公司《档案管理制度》要求移交公司档案管理部门，并把复印件送各会签单位。

公文处理情况应每季度汇总送管理中心综合部备案。

内容包括发文、文件阅办（包括处理结果）等。

第二节印章管理规定

第十四条印章刻制及启用：

各级单位刻制及启用印章，必须经集团分管行政副总经理核准，并由集团总经理办公室统一负责办理刻制及启用事宜。

第十五条领取：

印章保管人员根据本规定从综合部门领取需自己保管的印章并签收备案。

第十六条分类：

印章分为公司公章（印章）、部门章和业务章，在筹建期，除财务部外不刻制其他部门章。

第十七条保管：

根据印章的使用功能，印章分别由各级相关部门指定专人负责保管。

一、由管理中心综合部集中统一保管的公章：

1、管理中心、筹建处、各项目公章（筹建处及各项目的公章，待相关制度完善后，经集团领导同意，可将公章移交）；

2、管理中心、筹建处、各项目合同专用章（筹建处及各项目的合同专用章，待相关制度完善后，经集团领导同意，可将公章移交）；

3、尚未移交给下属单位的印章；

4、管理中心各部门的印章。

二、由各筹建处综合部集中统一保管的公章：

1、经集团领导同意，转交的印章；

三、由各项目综合部门集中统一保管的公章：

1、经集团领导同意，转交的印章；

四、业务章的由相关职能部门进行保管。

第十八条公章的使用范围及审批：

一、对外使用范围及审批：

1、在管理中心，对外公文使用公章，须经部门负责人审签（上报省、市政府及政府有关部门的文件资料须经管理中心综合部负责人审核），分管副总及行政副总以上领导审定，方可用章，重要文件用章前须经总经理审定；

2、各筹建处、项目，对外公文使用公章，须经部门负责人审签（上报省、市政府及政府有关部门的文件资料须经筹建处综合部负责人审核），分管副总及行政管线副总（特殊情况管理中心总经理助理以上其他领导）以上领导审定，方可用章；若管理中心、筹建处、项目需用到集团公章，需经过管理中心总经理、集团分管行政副总经理批准，方可用章；

3、办理证件使用钢印，须由综合部门负责人审签，方可用章；

4、原则上所有合同和协议须按照《合同订立实施细则》的规定执行，会审手续齐全方可盖章。

特殊情况下，未经过合同会审程序,只有管理中心、筹建处分管副总经理及行政副总经理在《用章审批表》上签字同意用章的合同及协议，也须经管理中心、筹建处法律部门对合同或协议条款审核无误后，方可用章；

5、对外常规业务（各种年检、年审、报建、招投标、工程资料等）使用公章，须经管理中心或筹建处总经理审签，方可用章；

6、银行新开账户，经集团公司财务部审批，方可用章；

7、所有财务、税务登记报表（包括对外提供有关资料），统一由管理中心或筹建处财务部经理审签，方可用章；

8、凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须经管理中心总经理审签，方可用章；

9、未经集团及管理中心领导小组授权批准，擅自进行投资经营活动，对外担保，对外借贷款，对外签订合同等活动，印章管理人员不得盖章。

二、法人章（公章）对内的使用范围及审批：

1、管理中心重要文件的发布、重大人事任免等用章，须经综合部负责人审核，主管行政副总经理及总经理批准，方可用章；

2、各筹建处重要文件的发布、重大人事任免等用章，须经综合部负责人审核，主管行政副总经理及总经理批准，方可用章；

3、各项目对内发文由项目负责人签发（领导特别交待的除外），方可用章。

4、管理中心、筹建处的一般内部发文，由部门负责人签字，综合部负责人审核，方可用章。

第十九条业务章的使用范围及审批：

一、业务章的使用范围：

1、财务专用章用于办理有关银行业务；

2、发票专用章用于开具发票业务；

3、工程专用章用于：

工程修改通知单、工程类会议纪要、内部竣工初验；工程方面资料：

图纸、会审记录、预结算报告；工程方面对关联单位、部门的往来文件；

二、业务章使用的审批：

1、财务专用章和发票专用章须经财务部负责人审批后方可用章；

2、工程专用章须由项目工程部负责人审核（工程修改通知单、图纸、会审纪要必须由主管设计负责人审核），再由各项目总经理审批。

第二十条有关公文经签发人签发，可使用《拟文稿纸》申请用章，不须使用《用章审批表》申请用章。

第二十一条管理中心、筹建处、各项目自行保管的部门章（业务章），在本细则所规定的范围内使用，如超出本制度所规定的范围使用的，经办人及该单位主要负责人必须承担责任和连带责任。

第二十二条使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行，手续不全者严禁用章。

第二十三条除本办法第八条规定之外，所有公文用章，须填写《用章审批表》，按照审批权限审批后，方可用章。

第二十四条用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。

第二十五条凡符合集团用章规定，会签手续齐全的合同、协议、文件、资料等经审核无误后，按先后缓急的顺序，即接即盖章，不得拖延用章时间。

第二十六条各级印章管理人员对未经核准的文件，不得擅自用章；对不符合本管理办法、《合同订立管理细则》或其他有关制度规定的，应立即向综合部负责人汇报，未经同意，不得盖章。

第二十七条不得在空白凭证、便笺上加盖印章。

第二十八条在急需用章而本部门负责人外出，以传真形式审签；以传真形式无法审签的，须由综合部门负责人或管线副总经理（总经理助理）以上领导审签，方可用章。

第二十九条一般情况下不得将印章携带出办公室使用，如确因工作所需，经本部门负责人审批同意建立登记手续后，应由印章管理员携带印章到现场盖印或监印。

带到办公室以外使用的印章须经主管行政的领导批准，并确保交予安全可靠的人员保管，认真做好外借登记手续。

第三十条印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。

印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章。

第三十一条管理中心综合部将定期检查本部门及各筹建处、项目的用章情况。

第三十二条印章管理员需签与管理中心签定岗位责任书，认真履行岗位职责，确保用章安全。

印章管理人员离职或调任时，须为印章办理交接手续。

第三十三条印章管理员应确保单位能随时与之取得联系，保证及时用章，不得拖延时间。

如请假或外出时，须事先取得部门负责人同意，然后将印章移交给综合部门主要负责人，并办理印章暂时代保管手续。

第三十四条印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。

对伪造公司各种印章的人员，依法交国家司法机关处理。

第三十五条对需要留存的重要资料（合同、协议及对外重要文件），应在盖印后（对外文件可留未经盖章的复印件），留存一份，立卷存档。

第三节档案管理规定

第三十六条管理部门

各级综合部设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。

人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。

第三十七条归档范围

包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：

一、管理文件：

在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等；

二、立项文件：

包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等；

三、证照文件：

经营活动中产生的各类证件、执照等；

四、资信文件：

验资、审计、评估报告等；

五、合同文件：

经营活动中产生的各类合同、协议等；

六、项目开发报批文件：

征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等；

七、技术和设备文件：

设备、技术资料等；

八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等

九、声像信息类：

公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。

十、其他需要归档的重要文件。

第三十八条收集归档

一、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。

二、凡属归档范围的文件，经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。

三、以管理中心、筹建处、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责收集、整理，按年度立卷归档。

四、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。

经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。

各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。

第三十九条分类编目

一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。

二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。

第四十条档案保管

一、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向公司行政领导报告。

二、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

三、档案发生损毁或丢失时，根据给单位所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。

第四十一条档案借阅

一、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；

二、借阅非机密性文件（包括复印件），须经综合部负责人批准；借出原件，须报管本单位副总经理以上人员审批；

三、因办理相关政府事务所需的资料，须经综合部负责人批准方可借出；

四、借阅机密性文件（包括复印件），须经分管行政副总经理批准；绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准；

五、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经分管行政副总经理以上领导批准，方可查阅；

六、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。

确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准；

七、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

第四十二条档案移交

若档案需要向政府部门（专业档案馆）或外单位移交，应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批，方可移交。

第四十三条档案销毁

档案销毁需经管理中心批准，并需档案管理员和管理中心综合部负责人同时在场监督。

第四十四条其他

人事、财务、营销等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。

第四节保密管理规定

第四十五条保密范围：

一、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。

二、重大决策中的秘密事项。

三、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；开发报建、设计施工；诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等。

四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告。

五、各级机构上报、下发和相互交换的内部文件、资料。

六、各级机构每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料。

七、各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、、纪要。

八、财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料。

九、人事档案，职工个人工资、奖金及劳务性收入资料，职工情况综合材料。

十、公司各级机构公司在经营过程中形成的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料。

十一、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料。

十二、招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等。

十三、工程预算、结算书和各种图纸。

十四、领导人住址、行踪。

十五、各级机构所有印章、财务用章、法人章等。

十六、各级机构所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

十七、生产事故、意外或突发事件，其他经公司确定应当保密的事项。

第四十六条密级确定：

属保密范围的文件、资料、图纸等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。

一、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；

二、公司的规划、公司经营情况、重要会议记录为机密级；

三、公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。

第四十七条保密措施

一、密件应由各级行政管理部门分别盖上相应密级的印章。

二、密件应有专人兼职、保管，存放在保险箱或保险柜内；条件一时不具备的，也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。

三、机密级（含）以上的文件传阅至集团领导、管理中心领导；秘密件传阅各项目、筹建处副经理以上级别人员。

非经以上人员批准，不得复制、摘抄或传阅。

四、密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综合部或主管副总经理指定专人执行；采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。

五、外出携带密件，由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。

六、查阅、借阅密件，要经各项目第一负责人以上级别领导书面同意，并经密件保存部门负责人审批后，方可借阅。

机密件需先经筹建处综合部负责人审批，再经筹建处负责人以上领导批准后才能借阅。

当天借阅，当天归还。

七、凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必须销毁。

八、公司档案室、打字室和职能部门资料室设为保密室，未经管理员同意，无关人员不得擅自进入保密室。

各级领导的办公室，未经本人同意，不得进入。

九、全体员工要严格遵守保密制度，预防丢失或被窃取文件资料；不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。

十、具有属于公司秘密内容的会议及其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

1、选择具备保密条件的会议场所；

2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定；

3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

4、确定会议内容是否传达及传达范围。

十一、任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告综合部负责人处理。

十二、公司各级机构在生产经营中如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况，在场员工应立即处理，无法处理时应立即向所在单位负责人报告。

对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何消息；确有必要时对外发言时，应由筹建处负责人以上领导指定专人进行或在统一口径的情况下经筹建处负责人同意或认可后进行。

第四十八条本制度规定的泄密是指下列行为之一：

一、本公司秘密被不应知悉的，

二、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第五节会议组织管理规定

第四十九目的：

规范会议组织工作，提高会议效率，及时沟通，解决工作中存在的问题。

第五十条分类：

周会、月度进度汇报会、年中/年度工作总结计划会

第五十一条会议的筹办部门：

各级综合部。

第五十二条会议内容

一、周会

传达上级单位有关指示、精神，围绕本单位工作任务层层分解工作，分析存在问题，提出问题解决方案和下周工作计划及近期目标，着重检查上周计划完成情况，制定下周计划。

二、月度进度汇报会

1、检查建设进度。

相关职能部门、各项目对照工作节点，对当月工作完成情况及下月进度安排进行讲解。

由于客观不可克服原因未完成进度的，应在会上提出，由进度考核领导小组决定是否免责。

对于在会前协商无法达成一致的工作，在会上予以提出，由领导小组进行工作协调，最终确定进度安排及责任部门、协办部门。

2、考核。

在介绍当月进度执行情况后，由进度考核领导小组根据《月度进度控制表》对责任部门和协办部门进行考核，在各项目提交的《月度考核表》上进行评分。

三、年中/年度工作总结计划会

对工作进行总结，分析存在问题，对企业发展进行战略性思考，并提出下一阶段发展计划。

第五十三条会议的举办单位

周会：

管理中心、筹建处、各项目

月度进度汇报会：

筹建处（管理中心领导可根据实际情况参加会议）

年中/年度工作总结计划会：

管理中心

第五十四条会议记录

各级综合部应做好会议记录工作，并将会议记录抄送上级单位。

第六节台帐管理规定

第五十五条目的：

台帐作为每个岗位的工作日志，用以详细记录每个岗位的相关工作内容。

建立完整的台帐，有助于资料查阅并且成为制定各类报表的基础，便于各级领导了解实际经营状况。

第五十六条台帐分类：

台帐分为经营分析型台帐及管理控制型台帐。

一、经营分析型台帐：

一般为数据型台帐，如财务、工程类台帐。

经营者可以通过其随时掌握公司的经营状况，是经营分析的最直接和最重要资料来源，通过对这类台帐的分析可以发现存在的问题，检查目标实现情况，为经营决策提供可靠依据。

二、管理控制型台帐：

每个部门的日常工作台帐，依此来掌控每个部门的工作进展状况。

通过对此类台帐的控制，可以使各项管理工作处于受控状态，一方面可以对所有的过往工作有所记录，另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制，同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。

第五十七条台帐系统及编写部门

一、财务系统台帐，责任部门：

管理中心财务部；

二、行政人事系统台帐，责任部门：

管理中心综合部、人力资源部；

三、开发调研系统台帐，责任部门：

管理中心开发部；

四、法律合约系统台帐，责任部门：

管理中心法律室；

五、招标系统台帐，责任部门：

管理中心下属招标中心；

六、工程系统台帐，责任部门：

筹建处工程部；

七、设计系统台帐，责任部门：

筹建处总工室。

以上各责任部门负责编写台帐样表，报管理中心综合部汇总下发。

第五十八条台帐填写要求

一、口径统一

1、各级部门应使用由管理中心综合部统一下发的台帐样表，并根据样表上的要求指定专人负责填写。

2、各级部门在归结本部台帐时，须保持用词的前后一致性。

二、数据统一

1、当次核准有关数字，使总数与明细能一一对照