SAP系统物资模块和财务模块集成的应用探究.docx

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SAP系统物资模块和财务模块集成的应用探究

SAP系统物资模块和财务模块集成的应用探究

　　摘要：

SAP系统是覆盖整个企业管理的信息系统，可以实现企业资源及业务流程管理的一体化。

高度集成是SAP的特点，也是项目实施的难点。

本文从SAP系统物资模块与财务模块集成的意义出发，重点阐述了物资模块与财务模块集成的实施应用过程，并结合实际业务探讨在实施过程中应关注的主要问题及策略，以期为后续上线企业提供借鉴。

　　关键词：

SAP物资模块财务模块集成应用

　　SAP在国际上是比较先进的管理软件之一。

世界财富500强企业当中，80%以上的企业采用SAP系统作为企业运营的信息管理平台。

SAP系统通过规范各个环节的业务流程，合理配置企业资源，实现企业内部物流、资金流和信息流的集成，从而及时、准确地反映企业各项管理信息，有助于管理层清晰地掌握企业资源状况，进而提升企业的经营与管理水平，最终提高企业竞争力。

　　一、煤化工企业实施SAP物资模块和财务模块集成的意义

　　SAP系统主要包括财务会计（FI）、管理会计（CO）、物资管理（MM）、生产计划（PP）、销售与分销（SD）、人力资源（HR）等模块。

物资模块是SAP的重要组成部分，与财务模块有紧密的集成关系，能够充分体现SAP系统高度集成性的特点，从而实现财务对业务的紧密追踪和查询；业务部门也可以利用系统信息的一致性，提高其在分析方面的主动性，降低库存资金占用，实现业务规范化、制度化，满足企业长远的发展目标。

　　SAP物资模块和财务模块的集成，提高了物料核算的准确率，大大减轻了财务人员核算工作量，为成本精细化管理提供了条件。

煤化工企业由于物料种类繁多、数量巨大，因此SAP物资模块集成的实施更为重要和必要。

因为相比其他模块来说，物资模块集成的线路较长，难度也大，所以物资模块集成的成功实施对SAP系统起着举足轻重的作用，它直接影响到煤化工企业整个SAP系统的实施效果。

　　二、SAP系统物资模块和财务模块集成的实施和应用

　　SAP系统物资模块和财务模块集成是以物资主数据和供应商主数据为基础，通过需求计划管理、货源确定、订单处理、收货和库存管理、发票校验、合同付款等流程将整个业务集成在一个统一的系统平台上进行控制。

（一）SAP系统物资模块和财务模块集成主要功能介绍

　　1、基础数据管理

　　在SAP系统的物料模块中所涉及到的基本主数据有：

物料主数据、供应商主数据等。

财务模块的主数据有：

会计科目、客商和固定资产主数据等。

在系统上线前，首先要对主数据进行收集、整理和审核，确保完整性和准确性；然后在上线时及时导入SAP系统。

主数据的标准性和规范化对企业的后续工作起到至关重要的作用。

　　2、需求计划管理

　　煤化工企业需求计划根据职能部门不同分为安全类计划、生产类计划、非生产类计划、项目计划等。

根据需求计划类型及提报部门不同，需要由不同人员及部门审批。

需求计划可以根据物料分类、计划类型的不同区分审批策略和审批权限。

需求计划中需要维护项目内部订单号、成本中心等信息，在创建领料单时从需求计划带入。

　　3、采购管理

　　采购管理通过SAP与SRM（供应商与寻源管理）系统共同完成。

主要包括采购计划、采购寻源、采购合同和采购订单的管理。

其中采购计划、采购订单由SAP完成；采购寻源、采购合同等在SRM完成。

　　4、库存管理

　　库存管理主要包括物资入、出库和盘点等业务。

在办理入库手续时，库管员根据内向交货单进行到货登记，并办理物资验收入库手续，物资入库价值按照工厂进行移动平均；在办理出库手续时，由领料人员创建领料单，领料单经过领用部门、主管部门、供销中心多级审批后完成发料并过账到财务模块，集成生成费用类凭证。

系统可以随时查询和掌握物资的入、出和结存情况，方便管理。

　　5、发票校验

　　发票校验是采购人员将发票、采购订单、入库单数据进行三单匹配后，提交财务部门进行审核并校验，并办理合同结算。

实现了物料采购与财务的高度集成，同时也实现了财务对采购业务的监督作用。

系统在办理付款时，输入事务码F-51和供应商名称，就可以看到供应商校验时的挂账金额，如果付款金额输错，系统就会自动计算误差并报错，避免财务人员因粗心出现合同款超付的情况，有效地降低了财务付款的出错率。

这也是SAP系统相比其他软件较为明显的优势所在。

（二）SAP系统物资模块与财务模块集成的实现

　　煤化工企业物资模块与财务模块的集成根据集团公司33大类物资进行采购和库存管理；物资采购的计价方式采用移动平均价；材料出库时，按照当前的移动平均价计算发出材料成本；会计科目确定是通过维护物料的评估类、选择移动类型和成本中心等信息共同来完成。

　　评估类的类别是根据企业财务报表的费用明细需求和企业的成本管理需要进行确定的，比如煤炭的评估类为1003、劳保用品的评估类为2007、办公用品的评估类为2005等。

评估类定义被维护在物料主数据的财务视图中，用来确定物料在不同交易时记入哪个科目。

　　移动类型决定着领料过账的科目，直接影响财务归集各中心及装置的成本费用。

不同的物资类型、不同的业务类型对应的移动类型、成本中心选择是不同的。

如对于技改技措物资的领用，使用261移动类型创建领料单等（详见表1）。

　　成本中心的选择需对应到具体的部门或装置上。

在创建领料单时，煤炭、原料、辅助材料、燃料领料时选择的是该中心或装置对应的基本生产成本中心。

润滑油、低值易耗品、备品备件、劳保用品等领料时选择该部门或装置对应的制造、管理、销售费用类成本中心。

　　因此物料在出库时，只要物料评估类、移动类型和成本中心输入无误，集成的物料凭证才会正确，真正实现数据“单点录入、全局共享”的集成模式。

另外在业务处理方面，每个环节的工作需要及时在系统中处理，否则下一环节就无法进行。

如材料没有及时办理入库就无法出库；材料没有及时出库成本费用就不能按时列支。

所以SAP系统更加强调了对流程负责，强调工作与责任的一体化。

　　三、SAP系统物资模块和财务模块集成应关注的几个问题

　　煤化工企业SAP经过两年多的实践，业务人员的操作熟练度有很大的提高，出错率也在不断减少，但还存在一些不容忽视的问题。

下面就实施SAP系统物资和财务模块集成过程中几个重点问题进行探讨，以提高SAP系统的实施效果。

（一）重视物料审批流程的设计和优化

　　常言道：

“SAP实施成功与否，三分是技术活，七分是流程”。

因为上线后的流程较难修改，所以必须重视对物料审批流程的设计和优化。

流程设计不到位会导致系统正式上线后，问题之一是物料审批流程不顺畅，如：

不是这个部门审批的物料却出现在待审批的物料中，或者是审批人员可以看到包括自己权限分工外的物料内容等，造成主管部门成本费用无法进行控制，设置的审批也形同虚设。

二是设置的流程繁琐，导致审批速度慢，工作十分被动。

　　为了解决这个问题，在SAP系统上线前，一是要选派各模块熟悉业务流程的骨干人员参与项目建设；二是做好项目前期调研，项目设计中期最好能到企业进行实地调研和考查，及时调整项目业务流程；三是尽可能细化物资需求计划类别，根据需求计划类型及提报部门不同，由不同部门和人员进行审批，实现对成本费用的控制；四是尽量简化和优化物料审批流程，去掉不必要的审批环节。

（二）提高期初导入物料主数据及物料评估类的准确性

　　SAP系统上线时重要且大量的工作就是期初主数据的导入，其中库存物资赋码便是其中之一。

但在导入时却遇到两个问题：

一是在上线时一些物资在SAP系统仍没有对应的物料码；二是物资赋码错误。

为了满足库存数据的顺利导入，一方面对于上线前系统没有的物料码，由数据提报人员提前做好上报，并由专人督办；另一方面对于物料码赋错的情况，在系统上线前，由领导牵头组织物料赋码工作：

指定一部分人收集整理期初数据，一部分技术人员进行库存物资赋码工作并审核，以保证赋码的准确性。

　　另一项重要工作是对物料主数据评估类的填写。

因为评估类的正确与会计科目有十分密切的关系，因此评估类的填写建议由财务人员来完成。

还有评估类的修改也很麻烦。

若评估类有错，就需要相关人员层层取消过账和审核，只有库存物资为零时才能进行修改；或者由财务人员对错误凭证进行手工调账，但若调账太多，不仅会增加工作量，而且不能完整体现物料的流动，不方便追溯查询，从而不利于物资数据的分析和管理。

因此务必重视对评估类的填写。

　　（三）合同及采购订单滞后对物资出入库的影响

　　在实际工作中，物资出入库流程有时并不能完全如系统设置的流程进行，经常出现逆流程操作的现象，如存在部分合同或采购订单滞后，导致货已验收入库但系统无法过账的情况，影响了物资出入库和库存物资的管理，也影响了成本费用的及时列支，一些费用存在跨期甚至跨年列支的情况。

这不仅违背了会计核算的及时性原则，更是与当初实施SAP系统的预期目标背道而驰。

　　为了解决这个问题，一是通过修订物资管理制度，按照系统设置的流程进行规范，减少逆系统流程的操作；二是做好年度、季度、月度生产计划，按照采购时限提前备好物资，减少紧急采购物资计划的提报；三是及时督办供应商办理合同并创建采购订单等，确保库房收货后能及时在系统办理入库手续。

　　（四）加强SAP系统上线前后的系统知识培训

　　SAP系统上线后，在很大程度上改变了用户以前的操作方式和习惯，比如财务人员做凭证常用的借、贷方，在SAP系统是用不同的记账码替代，如借方用40，贷方用50。

且不同的凭证类型记账码也不同，如资产凭证借方用70、贷方用75等。

在上线前若不对最终用户进行充分的培训，上线后系统就会出现大量的冲销凭证，造成业务数据和账务不清晰。

因此加强对最终用户的集中培训是SAP系统上线成功的主要因素之一，项目顾问和关键用户要做好最终用户的SAP系统上线前后的培训工作，不断提高用户的系统操作水平。

　　（五）SAP实施后财务人员角色的转变

　　煤化工企业实施SAP系统后，财务与物资前端业务从过去的财务手工账务处理转变为财务审核和监督了。

财务人员有了更多的时间和精力投入财务管理和分析工作。

有条件实现“三分核算，七分管理”了。

由于SAP系统可以很方便地导出企业分析所需要的基础数据，财务人员通过对这些数据的组合加工，一方面提升成本的精细化管理；另一方面通过关键数据进行分析并提出管理建议，为企业管理层进行正确决策发挥重要作用。

SAP的实施对财务人员的沟通能力、专业素质、指标分析应用能力和判断能力等提出了更高的要求。

　　四、结束语

　　综上所述，SAP系统物资模块和财务模块的成功集成，一方面要保证期初导入基础数据的准确性与完整性；另一方面重视和优化流程设计，保证物资模块的各项流程符合内控管理要求；其次加强系统培训，充分发挥关键用户和顾问的作用，提高系统操作的熟练度，降低差错率；最后充分利用SAP系统报表和数据信息高度集成的功能，挖掘和提高数据分析能力，为煤化工企业提供决策和管理服务，提升自身的竞争力。

　　SAP系统的实施给煤化工企业管理和运营带来了简便、准确和及时的信息，提升了企业管理水平。

但SAP系统在实践中仍有一些不尽人意的地方，比如查询界面不友好、事务代码繁琐、缺少信息交流平台、需要二次开发的报表较多等，因此SAP系统仍需要在实践中不断的改进和完善，不断优化系统各项功能和资源，更好地服务于企业，实现企业价值最大化。

　　参考文献：

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　　[5]毕晓红.SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响[J].会计之友，2009（28）