税务公文写作.docx

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税务公文写作

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一、起草工作计划

（一）工作计划的概念：

工作计划是根据上级的方针、政策、任务，结合本单位或个人实际情况，预先确定的在一定时期指导工作有效进行的书面材料。

工作计划有不同种类，从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”。

（二）工作计划的写法：

工作计划的格式应包括标题、正文和落款三项。

1．标题。

一是由制定计划的机关名称、计划期限、计划内容、计划种类名称构成。

二是由制定计划的机关名称、计划期限、计划种类名称构成。

三是由计划期限和计划种类名称构成。

2．正文。

导言：

介绍写此工作计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。

这部分的篇幅不要太长。

任务（含指标）：

这部分是计划文书的核心，也是奋斗的目标和方向。

任务包括总的任务、指标和具体任务、指标两个方面。

总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。

同时，对每一项任务，还应明确规定数量、质量、完成期限。

对于短期计划和某项工作计划，不需分开写，总的任务和具体任务可合并起来，可分条写，也可不分条写。

分工：

是对执行单位的说明。

对有些需要明确执行单位的计划，应按任务逐一明确执行单位。

若属多个单位共同承担某项任务，还应明确牵头单位。

措施和步骤：

这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。

写计划文书两大部分最重要：

一个是任务，一个是措施。

这是相互依存、不可缺少的两部分。

写措施可梳理几条写，可用一二三四序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，次要的放后面，尽可能写细写实，便于执行单位操作。

3．落款。

在正文结束后的下方，写明制订计划的日期。

此外，如果计划有表格或其他附件的，或需要抄报抄送某些单位的，应分别写明。

二、起草工作规划

（一）工作规划的概念：

从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。

规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划文书而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。

（二）工作规划的写法：

工作规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。

1．标题。

规划的标题是“四要素”写法：

单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。

任务、措施分说的“分列式结构”。

结尾：

即远景展望和号召。

这部分要写得简短、有力、富有号召力。

三、起草办公规章制度

（一）办公规章制度含义。

是由各级国税机关和单位为了保证国家政策在国税机关的有效执行，保证国税机关正常运转而制定的，它是要求机关工作人员在一定范围内共同遵守的办事规程或行动准则。

办公规章制度是一个集合概念，大致包括制度、规定、章程、公约、办法、规则、细则、守则等。

规章制度的写作，是机关应用公文写作的重要内容，也是机关工作人员的重要基本素质。

（二）办公规章制度的特点：

包括执行上的强制性、内容上的严密性和表达上的条款性。

（三）办公规章制度的写法

1．标题。

规章制度的标题就是规章制度的名称，一般由单位、内容性质和文种名称组成。

如《某某单位保密工作细则》。

有的规章制度属于试行、暂行或草案，应在标题中指出。

2．日期。

规章制度必须注明制订或颁布的具体时间，以便于贯彻落实。

3．正文。

各种规章制度的正文结构大体类似，都是以条文的形式写成，一般由“总则”、“分则”、“附则”三部分组成。

总则主要应写明制订本规章的目的、根据，明确工作的基本方针、基本任务，以及文件的适用范围和执行的办法等原则性的规定。

其具体写法可以灵活，有的可以单列一章，下面再分若干条文来写；有的也可以采用导语、序言的形式，将总则部分的内容用一段文字加以概括，放在具体条文之前。

附则主要规定本规章制度的执行时间；宣布原有的与这个文件相抵触的规定同时作废；写明修改、补充、解释权，以及对违反规定者的处理规则等等。

四、起草综合性文稿

综合文稿包括综合性会议材料、汇报材料、工作总结、文件等，其中领导讲话占有相当大的比重。

（一）汇报稿（典型发言稿）的一般结构。

汇报稿是指上级领导前来视察时，主要领导的汇报稿发言稿、全国或全省综合性会议，某单位作为典型的发言稿、汇报稿。

汇报稿基本结构：

1．基本情况（包括概况、工作形势）2．工作的主要做法和特点（或者体会）3．具体工作（上级领导视察的具体内容）

4．存在的问题，或要关注的有关情况（这部分也视汇报的性质是否要写）5．要求上级来的领导帮助解决的问题

（二）领导讲话稿的起草。

国税机关的领导同志在各种会议上的讲话、发言，是实施领导职责的重要形式。

1．独立讲话稿的一般结构。

独立讲话稿的一般结构。

第一部分：

对具体工作重要性、意义的认识；第二部分：

具体工作部署、做法及相关要求；第三部分：

强调做好工作要注意

的几个方面。

2．同一会议多位领导到会讲话的文稿要求。

主要领导讲话：

从全面来讲，立意更高，高屋建瓴。

一般是提出总体要求（认识、意义、思想作风、纪律、精神状态）。

分管领导（或部门主要负责人）：

一般是作工作报告。

谈工作的具体布置、步骤，解答具体问题。

3．会议结束时总结讲话的一般结构：

一是对会议的总体评价。

二是对落实会议精神的总体要求，包括抓好传达、部署和督促检查等内容。

三是对会议讨论中提出的问题作出解答。

第二节日常政务工作

一、文电处理

（一）税务行政公文概述

税务行政公文是税务机关在税务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政、实施行政措施和进行公务活动的重要工具。

各级税务机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关的公文处理工作。

1．税务行政公文的特点。

税务行政公文具有法定效力和规范的体式，是依法行政、施行税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。

概括起来，具有以下特点：

一是具有很强的政策性和实践性。

税务机关主要任务是执行税收法规、政策，管理税务活动，由此产生的各种公文，大都具有很强的政策性。

同时税务公文是用以指导和管理税务活动的，都具有实际的效用，具有必然的实践性。

二是具有法定的权威性和约束力。

税务机关在宪法、法律和行政法规赋予的职权范围内，进行税务活动和管理。

因此，由它所制发的税务公文也就具有本机关的法定权威，具有法定的行政效力，具有强制执行和妥善办理的约束力。

三是具有特定的体式和处理程序。

国家为公文制定了统一的体式，规定了一些处理程序。

各机关撰制文件必须严格遵循一定的程序和按照规定体式，不能违背这些规定和要求。

2．税务行政公文的种类

《国家行政机关公文处理办法》规定国家行政机关公文种类共13种，即：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

由于议案只适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项，不适用于税务机关，所以《全国税务机关公文处理办法》规定税务机关的公文种类主要有12种。

由于命令（令）只适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

根据《中华人民共和国宪法》规定，中华人民共和国主席、全国人民代表大会常务委员会委员长、国务院总理、国务院所属各部部长、各委员会主任以及县以上人民政府才有发布命令（令）的职权，因此，《吉林省国税机关公文处理实施办法》规定，全省国税机关涉及的公文种类主要有11种。

3．税务行政公文的格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

根据《吉林省国税局机关公文处理实施办法》，全省国税机关利用计算机制作公文时，要统一使用微软公司的Word文字处理系统作为公文的编辑系统，汉字字库应统一使用方正兰亭字库，英文字符和阿拉伯数码统一使用TimeNewRoman字体。

实施办法中所注明的文字字号均为在Word编辑系统中字号，如在印刷厂印制公文时，应比照此字号大小确定。

（1）秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘

“绝密”级公文是指：

含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

“机密”级公文是指：

含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

“秘密”级公文是指：

含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。

“绝密”、“机密”、“秘密”等密级标识应当用小3号方正黑体简体，顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1个汉字。

标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。

保密期限是指：

保守国家秘密的时间界限。

国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。

特殊规定是指：

发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。

如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”等。

（2）紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文的紧急程度应当用小3号方正黑体简体，标注在公文首页的右上角。

如需同时标明秘密等级的公文，秘密等级应当标注在紧急程度的上一行。

紧急公文中的“特急”是指：

内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。

“急件”是指：

内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。

电报中的“特提”，适用于极少数当日要办的十分紧急事项，注明“特提”等级的电报，发电单位要提前通知收文单位机要部门；“特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。

（3）发文机关标识。

发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

公文文头一般由发文机关全称加“文件”二字组成；也可只用发文机关全称作文头。

公文文头在首页上端居中套红。

在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字。

公文文头上边缘至版心上边缘为25mm，对于上行公文，文头上边缘至版心上边缘为80mm，使用方正小标宋简体标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但字号一般应小于22mm某15mm（高某宽），下级机关的标识一般不应大于上级机关的标识。

（5）签发人、会签人。

向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人、会签人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。

当标注签发人、会签人时，发文字号居左空1个汉字，签发人姓名居右空1个汉字；“签发人”用小3号方正仿宋简体，签发人后标全角冒号，冒号后用小3号方正楷体简体标识签发人姓名。

如果有多个签发人，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置，其他签发人在主办单位

签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人要与发文字号同处一行平行排列，如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。

平行文、下行文一般不标注签发人。

（6）公文标题。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。

上报公文和联合行文，一般不标明发文机关。

公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。

公文标题位于红色反线下空2行，用2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（7）主送机关。

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。

主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，在主送和抄送中，国税机关的名称应当使用“某某国家税务局”，不得使用简称。

在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称，规范化简称为“某某国税局”。

主送机关位于标题之下空1行、正文的上一行，居左顶格用小3号方正仿宋简体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

印发会议纪要或主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至印刷版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

公告可以通过媒体公布或发布，无主送、抄送机关。

通告可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送机关。

（8）公文正文。

公文正文是公文的主体，用来表达公文的内容，位于主送机关名称下1行，每自然段左空2个汉字，回行顶格。

数字、年份应保证完整、连续，不能在中间回行。

正文应统一使用小3号方正仿宋简体，批语、按语使用小3号方正楷体简体，文中如有小标题，可用小3号方正小标宋简体或方正黑体简体。

正文一般每页排22行、每行28个汉字、单倍行距。

（9）附件说明。

公文如有附件，则在公文正文后应注明附件说明。

附件说明一般在正文下空1行左空2个汉字，用小3号方正仿宋简体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

如附件名称一行排不下，回行时，文字应与附件序号的位置对齐。

附件名称之后不加标点符号（如“附件：

1．某某某某某”）。

（10）公文印章。

公文除“会议纪要”和电报以外，必须加盖发文机关印章。

联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。

电报应当署签发人姓名，不需加盖发文机关印章，但应当在电报首页右上角“签批盖章”处加盖机关“发电专用章”。

单一机关制定的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4个汉字；加盖印章应上距正文3mm之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个汉字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需要加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印其上。

主办机关印章在前，每行最多排3个印章，两端不得超版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2个汉字标识成文日期。

当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

印制成正式文本的公文，由机关办公室统一加盖印章。

用印时要注意以下几点：

一是检查原稿上有无负责人签字。

有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。

二是加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。

三是

印模效果应呈正面图样，清晰端正。

（11）成文日期。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。

成文日期一般写在正文之后，用小3号方正仿宋简体将公元年、月、日标全，“零”写为“○”，不得用阿拉伯数码书写。

（12）公文附注。

公文附注指需要说明的其他事项。

公文附注在公文印章和成文日期之下1行，印刷版记之上，用小3号方正楷体简体，居左空2个汉字加圆括号标识。

（14）抄送机关。

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；不论抄送机关有几个，都要在最后标注句号。

（15）印发机关和印发日期。

印发机关和印发日期分别标注在公文末页下端左、右两侧，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用小3号方正仿宋简体字。

印发机关左空1个汉字，印发日期右空1个汉字。

印发日期以公文正式印刷的日期为准，用阿拉伯数码标识。

在印发日期之下可以标明公文印刷份数，形式为“（共印某某份）”。

（16）排版方式。

公文文字应使用汉字，从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（17）公文的印刷版记。

一般包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、文件份数、排版、校对人员单位和姓名等。

版记末行可以从左到右标明排版、校对人员姓名和文件份数，校对人员姓名之前应当注明主办单位。

主题词、抄送栏、印发机关和印发日期，排版和校对人员单位、姓名四部分，应用横线分隔标注在公文最后一页底端。

在Word文字处理系统中，可通过“页面设置”设定公文模版，具体参数为：

纸型，A4纵向；页边距，上37mm，下35mm，左28mm，右26mm，装订线0mm，页脚28mm；文档网格，字体设置小3号方正仿宋简体加粗，每行28个字符，每页22行，文字排列为横排（此参数为Word2000选择参数，其他版本可参考此参数设定）。

（22）会议纪要格式。

会议纪要标识由“某某某会议纪要”组成。

其标识位置同发文机关标识，用红色方正小标宋简体，字号由发文机关酌定。

会议纪要不加盖印章，其他各要求与“文件式”公文格式相同。

4．税务行政公文的行文规则

公文处理的机构把关，能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。

十是公文应“党政分开”。

即党组织系统和国家行政系统的公文分别按照中共中央、国务院有关公文处理的规定办理。

不以行政机关的名义向党的组织发布命令、决定，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。

党的组织也不向行机关请示或者报告，除特殊情况外，不直接向行政机关下达命令或者决定，一般应向行政机关中的党委或党组行文。

（二）税务行政公文办理

税务公文办理包括收文办理和发文办理。

1．收文办理

收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。

（1）收文办理程序

①收文签收。

收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。

签收时要注意以下几点：

清点实收文，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。

如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因。

收到绝密级公文后，必须在机要室存放并专人保管。

本机关内设机构收到外单位来文应当交办公室签收。

③收文审核。

对下级国税机关上报需要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性进行审核。

来文属于不应当由本机关办理的；与有关法律、法规及规章相抵触的；文种使用不当，违反行文规则的；未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；未用印或用印有误；未注明附件或附件有缺漏的等情况的，应予退回。

对来文标有“特急”或“急件”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节办理。

④收文拟办。

经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。

拟办意见应当明确、具体。

如不宜提出具体拟办意见，应呈请机关负责人批示。

收到上级机关下发或交办的公文，由办公室负责人提出拟办意见，报本机关负责人批示后交有关部门办理。

收到平级机关发送的公文，由办公室文秘人员提出拟办意见，送办公室负责人审核后交有关部门办理。

其中，重要公文报机关负责人批示后交有关部门办理。

收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室文秘人员应当在审核后提出拟办意见，送办公室负责人审核后交有关部门办理。

对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原发文单位并说明理由。

收到需要2个或2个以上部门办理的公文，办公室提出拟办意见时应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

⑤收文批办。

机关负责人对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。

如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。

如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

⑥收文承办。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致意见，可以报请上级机关协调或者裁定。

⑦收文督查催办。

经机关负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督查催办。

紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。

对需要查办落实的事项，规定时限的，按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。

情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。

（2）计算机公文处理收文运行规则

①收文登记：

收文由各级国税机关办公室文书统一拆封，统一管理。

②收文输入：

登记后的文件由办公室文书将相应的文件全文输入到软件系统，确认无误后送办公室主任。

③拟办：

由办公室主任在填写拟办意见后，分送给主要领导信箱。

④阅办：

各部门的部门信箱由本部门内勤人员管理，对办公室传来的文件，由内勤人员登记在本部门“外收文登记簿”后，传送给本部门主要领导个人信箱批办。

内勤人员离岗时，本部门主要领导应指定专人负责公文传递工作。

局领导阅批文件在个人信箱中处理，对拟办无不同意见的，应在阅批后将文件发回办公室。

如需批示，应在“批示内容”中注明，发回办公室后，由办公室文书根据局领导的意见分送。

部门主要领导批办本部门文件时，应在“领导批示”栏中的“批示内容”中填写明确的批办意见，并在签名处键入本人签字密码，直接发送给本部门有关人员承办。

如该文件涉及局领导批阅的，一般情况下应查看到局领导批示后再填写批办意见，分送有关人员办理。

如属急件、特殊情况和局领导外出的，可先批示分送办理，但要请内勤人员注意查看局领导批示。

⑤承办：

承办人员在阅文后，要根据文件办理要求和领导批示及时办理。

办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果。

注办时应注意查看拟办意见，凡是拟办意见涉及到局领导和有其他处室的阅办文件，要注意查阅领导批示意见。

个人阅办的文件在确认办理结束后，应发送给本处室内勤个人信箱。

⑥催办、查办：

公文办理应按照《吉林省国税机关公文处理实施办法》规定的时限办理，特殊紧急公文应根据文件要求和领导批示加注限办日期。

办公室负责全局文件的催办、查办工作，应定期通过“办文情况登记簿”检查各部门的办文情况，对超期未办的文件应予以催查办。

内勤人员收到催查办单后应予以登记，并负责督促检查落实，对催办件要及时回复，报告催办情况。

内勤人员要经常对本单位阅办文件的办理情况进行检查，确保文件及时正确办理完毕。

⑦办结归档：

内勤人员负责本处室处理的公文办结管理，对本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送办公室，其余同名文件删除。

全局的公文办结工作由办公室管理，档案人员负责档案室信箱的管理工作，对办理完毕的文件应在档案室登记簿中登记，注明办结，以便今后的档案管理。

⑧查询利用：

个人可以在系统中随时查询自己曾经阅办过的任何文件，需查询本处室曾经阅办过的文件可由本处内勤提供，需查询机关的收发文应向办公室提出申请，经批准后，由办公室收发人员提供。

对部分查询利用的文件，办公室要在“案卷文件利用登记”中登记。

2．发文处理办法

发