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物资采购管理办法
文档编制序号：
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物资采购管理办法
物资采购管理办法
（2013年12月31日印发）
第一章总则
第一条为加强公司物资管理，规范物资采购行为，确保采购工作的公平、公正性，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所指物资包括行政办公类物资、生产经营类物资、宣传品和服务类项目。
其中：
行政办公类物资包括办公用固定资产、低值易耗品等；生产经营类物资包括各类卡片（M1卡、CPU卡、金融IC卡、PSAM卡、PKI卡等）、终端、机具等；宣传品包括各类宣传单、宣传品等；服务类项目是指广告、机具维保等服务项目，该类型的采购参照招投标管理办法和生产经营类物资管理流程执行。
第三条本办法仅适用于比选询价采购方式，即申购部门和行政管理部分别独立选择符合资格条件的供应商进行报价，根据符合采购需求、质量和服务且综合评估最优的原则共同确定成交供应商的采购方式。
具体标准如下：
1．单项合同估算价20万元人民币以下（不含，下同）的施工；
2．单项合同估算价5万元以下的勘察、设计、监理、服务；
3．单项合同估算价10万元人民币以下的设备、材料等货物的采购。
第四条原则上，8000元（含）以下的小额零星一次性物资采购，无后续服务且双方无其他权利义务的尽量签订合同。
第二章行政办公类物资
第一节固定资产
第五条固定资产是指使用年限在一年以上，单价在2000元（含）以上，并在使用过程中保持原有形态的资产，包括房屋、电子设备等。
第六条行政管理部和使用部门是固定资产的实物管理部门。
行政管理部负责固定资产的计划、采购、入库、建立台账和维护等。
使用部门负责固定资产的申请、日常维护、安全使用。
固定资产的申购部门，负责固定资产的验收工作。
资金财务部是固定资产的账务管理部门，负责固定资产账务处理。
第七条计划
原则上，行政管理部年初制定全年行政固定资产采购计划。
第八条申请、审批
8.1各部门因业务发展需要购买办公类固定资产的，由申购部门详细说明购置原因，并填写《行政办公类物资申购单》，由部门负责人签字同意后，交分管领导审核。
8.2行政管理部负责对申购事项进行审核，申购部门将申购单上报总经理或董事长审批后，交行政管理部存档备案。
8.3行政管理部根据《行政办公类物资申购单》启动购置程序。
第九条购置
原则上，按照主管机构《子公司管理办法》，此类固定资产须在主管机构本部经招标确定的办公类物资供应商处采购，若上述供应商无法满足要求，则应在风险控制部的监督下，由行政管理部、申购部门按照双人询价、货比多家的原则进行采购。
由行政管理部与供应商签订合同。
第十条验收
10.1固定资产购进后，由申购部门和行政管理部负责验收，行政管理部负责办理报账手续。
10.2固定资产验收后，行政管理部对固定资产的名称、编码、购置价格、购置时间等内容进行登记，并及时更新变更情况。
第十一条办理验收、登记后，行政管理部安排申购部门领用固定资产，并办理有关领用手续，同时制作固定资产管理标签。
其中，固定资产标签应包含名称、编码、型号、购置时间、使用部门、使用人等六项内容。
第十二条公共区域和领导使用的固定资产由行政管理部统一管理，各部门使用的固定资产由该部门设专人负责管理。
第十三条行政管理部和资金财务部、固定资产使用部门每年12月31日前应进行固定资产盘点，做到账账相符、账证相符。
第十四条员工按公司相关规定，配备相应的固定资产，并对其所领用的固定资产妥善保管。
第二节低值易耗品
第十五条低值易耗品是指不作为固定资产核算的各种办公类用具物品，包括办公文具、耗材等物资。
第十六条行政管理部和使用部门是低值易耗品的实物管理部门，行政管理部负责公司低值易耗品的计划、采购、验收、入库和维护。
第十七条行政管理部是低值易耗品采购的承办部门，负责按警戒库存量在上级主管部门指定供应商或公司供应商备选库处采购。
需临时采购的项目，由申购部门另外填写《行政办公类物资申购单》并经相关领导签字同意后交行政管理部，方可启动采购工作。
第十八条低值易耗品购进后，行政管理部负责办理验收和报账手续。
第十九条低值易耗品验收合格后，由行政管理部库管人员依照物品清单，核实品名、型号、数量、质量，办理入库。
第二十条员工应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，根据实际需要，在行政管理部申领所需低值易耗品。
第二十一条行政管理部原则上每季度对库存低值易耗品进行盘点。
第三章生产经营类物资
第二十二条计划
原则上，各部门年初制定全年生产经营类物资采购计划。
其中：
业务管理部负责日常M1卡片、CPU卡、PSAM卡、PKI卡、POS终端、机具等物资的计划和报批；市场推广部负责团体卡、纪念卡、异形卡等物资的计划和报批；信息技术部负责其他技术研发工作涉及的生产经营类物资的计划和报批；各部门负责本部门生产经营类物资的计划和报批。
第二十三条卡片、机具类生产物资
23.1业务管理部负责该类物资的计划、申请、购置、合同及订单的签订和日常维护，行政管理部负责该类物资的招标、出入库和保管。
资金财务部是该类物资的账务管理部门，负责账务处理。
信息技术部负责该类物资的研发、技术检测等工作，并出具技术验收报告。
23.2风险控制部不定期对该类物资的供应商、第三方使用商户及我司相关经办部门就物资的质量、性能、供货周期、服务质量、合同的执行及对我司经办部门的意见等情况开展回访调查，并将调查结果及过程中发现的风险漏洞及时反馈相关领导。
第二十四条其他生产经营类物资的申请、审批
24.1业务部门负责其他生产经营类物资的计划、申购、合同的签订、验收和日常维护，行政管理部负责该类物资的招标、询价、出入库和保管。
资金财务部是该类物资的账务管理部门，负责账务处理。
24.2各部门因业务发展需要购买生产经营类物资的，由申购部门负责填写《生产经营类物资申购单》，详细说明购置原因、数量、型号、预算总价、可选供货商名单等信息，并征求相关部门意见后，报分管领导审核签字。
其中已完成招投标程序或经办公会审议通过的物资种类，相关部门无需再次出具意见。
24.3申购部门将分管领导审核后的《生产经营类物资申购单》上报总经理或董事长审批后交行政管理部，其中：
物资申购总额在二万元以上（不含）的董事长审批，二万元以下的总经理审批。
第二十五条其他生产经营类物资的购置、验收
25.1行政管理部负责对申购部门转交的经领导签批同意的《生产经营类物资申购单》进行审核，提出采购方式和供应商选择建议，并填写《物资采购审批单》。
25.2物资采购原则上优先选择公司供应商备选库内的厂商。
若涉及多家可选供应商，由行政管理部负责组织申购部门、风险控制部相关人员，根据领导批示意见组织开展比选或询价。
25.3行政管理部将比选询价结果转申购部门，由申购部门负责与选定的供应商谈判并签订合同，实施采购，行政管理部组织相关部门验收支付货款。
第二十六条登记、领用、调拨、维护、报废等参照公司相关规章制度。
第二十七条盘点
27.1每年12月15日前，业务管理部向行政管理部出具机具类生产物资在合作商户的配置清单，清单包含机具型号、数量、配置时间、使用地点等信息。
27.2行政管理部牵头，业务管理部、市场推广部配合，根据上述配置清单向合作商户函证机具相关信息，并由资金财务部核对账务数据。
第四章印刷品、宣传品
第二十八条印刷品、宣传品是指公司自行或者委托广告经营者利用单页、招贴、宣传册等形式发布介绍自己的商品或者宣传物品。
第二十九条申购部门是印刷品、宣传品的实物管理和使用部门，负责印刷品、宣传品的计划、采购、验收；行政管理部负责该类物资的询价、入库和保管。
第三十条各部门由于工作需要印刷和采购宣传品的，由申购部门自行提出方案请示，经部门负责人签字同意后，交分管领导、总经理审批。
第三十一条根据领导批示意见，由行政管理部和申购部门共同在风险控制部的监督下，按照双人询价、货比多家的原则选定供应商。
第三十二条申购部门负责与选定的供应商谈判并签订合同，并按照合同约定开展验收、支付货款。
第五章罚则
第三十三条因管理不善造成物资损坏、丢失，造成经济损失的，按公司相关规定予以赔偿。
第三十四条未按要求购置物资且造成经济损失的，追究当事人责任，视情况予以赔偿。
第六章附则
第三十五条本办法由董事会办公室负责解释，经董事会决议通过后实施。
附件：
1．行政办公类物资申购单
2．固定资产登记表
3．固定资产领用登记表
4．生产经营类物资申购单
5．宣传品物资申购单
6．服务类物资申购单
7．物资采购审批单
8．询价记录单
附件1：
行政办公类物资申购单
申请部门
申请人
申请日期
名称
型号
数量
预算单价（元）
配置
询价人：
合计：
申购原因
部门负责人意见
分管领导意见
行政管理部负责人意见
总经理意见
董事长意见
备注：
1、不需请示的领导意见栏请用斜线划掉；2、物资申购总额在五万元以上（不含）的需请示董事长，五万元以下的请示总经理后即可申购。
附件2：
固定资产登记表
序号
名称
编码
型号
配置
购置价格
购置时间
使用部门
使用人
存放地点
图片
备注
附件3：
固定资产领用登记表
领用人：
序号
名称
编码
型号
领用瑕疵说明（领用人填写）
领用人签字
领用日期
归还日期
归还瑕疵说明（管理人员填写）
管理人员签字
备注：
1、每项固定资产，无特殊说明，数量默认为一件；2、每项固定资产中，每把锁默认有两把钥匙；3、瑕疵说明栏，若无瑕疵填写“无”，若有瑕疵，须根据实际情况具体填写；4、领用人领用时应主动检查所领取资产是否有瑕疵，领用人归还时，管理人员应检查有无领用人瑕疵说明以外的新增瑕疵；5、如果固定资产遗失或归还时发现有新增瑕疵并已造成损坏的，应追究领用人的相应赔偿责任。
附件4：
生产经营类物资申购单
申请部门
申请人
申请日期
名称
型号
数量
预算单价（元）
配置
预算金额合计
申购说明
（包括：
原因、用途、时间进度安排等）
可选供应商
名单
（原则上不少于3家）
申购部门
负责人意见
相关部门
意见
市场部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足市场需求等）
业务部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足业务需求等）
技术部门
负责人意见
（包括：
对申购物资选型、技术指标等把关，并提出建议意见或建议）
财务部门
负责人意见
（包括：
申购物资付款方式、发票要求等）
风控部门
负责人意见
（包括：
物资采购相关风险控制内容等）
分管领导意见
总经理意见
董事长意见
备注：
1、建议申购部门填制该表时，事先与相关部门密切沟通，无需相关部门填写的意见栏请用斜线划掉；2、物资申购总额在二万元以上（不含）的需请示董事长，二万元以下的请示总经理后即可申购；3、已完成招投标程序或经办公会审议通过的物资种类，技术部门无需再次出具意见；4、“可选供应商名单”栏填写时优先考虑集团指定供应商或公司供应商备选库内厂商；5、相关部门意见若内容较多，可在意见栏中备注“详见附件”。
附件5：
宣传品物资申购单
申请部门
申请人
申请日期
名称
型号
数量
预算单价（元）
配置
预算金额合计
申购说明
（包括：
原因、用途、时间进度安排等）
可选供应商
名单
（原则上不少于3家）
申购部门
负责人意见
相关部门
意见
市场部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足市场需求等）
业务部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足业务需求等）
技术部门
负责人意见
（包括：
对申购物资选型、技术指标等把关，并提出建议意见或建议）
财务部门
负责人意见
（包括：
申购物资付款方式、发票要求等）
风控部门
负责人意见
（包括：
物资采购相关风险控制内容等）
分管领导意见
总经理意见
董事长意见
备注：
1、建议申购部门填制该表时，事先与相关部门密切沟通，无需相关部门填写的意见栏请用斜线划掉；2、物资申购总额在二万元以上（不含）的需请示董事长，二万元以下的请示总经理后即可申购；3、已完成招投标程序或经办公会审议通过的物资种类，技术部门无需再次出具意见；4、“可选供应商名单”栏填写时优先考虑集团指定供应商或公司供应商备选库内厂商；5、相关部门意见若内容较多，可在意见栏中备注“详见附件”。
附件6：
服务类物资申购单
申请部门
申请人
申请日期
名称
型号
数量
预算单价（元）
配置
预算金额合计
申购说明
（包括：
原因、用途、时间进度安排等）
可选供应商
名单
（原则上不少于3家）
申购部门
负责人意见
相关部门
意见
市场部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足市场需求等）
业务部门
负责人意见
（包括：
申购物资是否满足业务需求等）
技术部门
负责人意见
（包括：
对申购物资选型、技术指标等把关，并提出建议意见或建议）
财务部门
负责人意见
（包括：
申购物资付款方式、发票要求等）
风控部门
负责人意见
（包括：
物资采购相关风险控制内容等）
分管领导意见
总经理意见
董事长意见
备注：
1、建议申购部门填制该表时，事先与相关部门密切沟通，无需相关部门填写的意见栏请用斜线划掉；2、物资申购总额在二万元以上（不含）的需请示董事长，二万元以下的请示总经理后即可申购；3、已完成招投标程序或经办公会审议通过的物资种类，技术部门无需再次出具意见；4、“可选供应商名单”栏填写时优先考虑集团指定供应商或公司供应商备选库内厂商；5、相关部门意见若内容较多，可在意见栏中备注“详见附件”。
附件7：
物资采购审批单
编号：
行政管理部（）号年月日
事项
主要内容
行政管理部负责人意见
相关部门意见
分管领导意见
总经理意见
董事长审批意见
备注：
1、不需请示的领导意见栏请用斜线划掉；2、物资申购总额在二万元以上（不含）的需请示董事长，二万元以下的请示总经理后即可申购。
附件8：
询价记录单
年月日
事项
询价情况
供应商一
供应商二
供应商三
供应商四
询价人签字确认
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