合同管理系统技术方案.docx
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合同管理系统技术方案
合同管理系统
技术方案
版本<1.0>
文档信息及版本历史
文档信息
项目名称
合同管理系统
项目编号
文档名称
合同管理系统_技术方案.doc
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描述
版权信息
【目录】
1概述
1.1编写目的
本文档为合同管理系统的概要设计文档，概要描述此项目的整体轮廓和各个模块的基本功能，使得用户对系统有一个整体的了解和基本认识，应作为设计人员，开发人员，测试人员和维护人员以的参考依据，并能给用户提供使用说明。
1.2适用范围
本文档适用于项目生命周期的各个阶段，为设计人员、开发人员、和测试人员能提供开发和测试的参考依据，维护人员对项目进行了修改后，应该相应的修改本文档。
1.3读者对象
参与项目的客户，设计人员、开发人员、测试人员、以及维护人员等等都是本文档的读者对象；此文档定义了系统的基本功能，以及系统架构，系统流程等等。
1.4术语和缩写
术语和缩写
解释
备注
1.5参考资料
参考文件
备注
《合同管理系统_需求规格说明书》
2设计概述
2.1设计约束
1）本项目为标准Web应用，能在各种服务器中运行（比如WebSphere、Tomcat等等）
2）连接数据库采用数据库连接池的方式，建议用JNDI，连接数据库为Oracle11g版本（理论上支持各种主流数据库）
3）禁止本地IO操作，如果有IO操作，比如上传文件上传到远程FTP服务器上；本应用最后运行在集群和门户上，要求能适应集群和门户环境的要求。
4）本应用要求要有较高的稳定性，要求能够全天候运行；本应用要有较高的安全性，没有经过认证的用户无法访问本系统。
5）本应用权限配置要灵活，没有权限的用户无法访问系统内没有授权的模块，并且左边的菜单能根据权限的不同而发生变化；本应用要求连接用数据库连接池，最好使用WAS的数据源；
6）本系统面向企业的所有员工开发，因此，要求易用性强，人机交互界面友好。
7）本应用要求有较高的效率，要求绝大多数响应速度在500ms以内。
2.2设计策略
系统权限要做到灵活，最好能够配置化，能方便的加入管理人员并授予角色，角色与菜单/模块的访问权（权限）能无缝连接起来，比如菜单能根据用户的权限的不同而不同。
要求所有的持久层能够业务逻辑层能够复用，各个层次指职责分清楚，严格避免层次结构不清的现象，比如在Action或者View对数据库操作。
2.3技术实现
2.3.1J2EE开发框架
本建设方案将采用J2EE框架来进行开发完成。
J2EE是一种利用Java2平台来简化诸多与多级企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。
J2EE技术的基础就是核心Java平台或Java2平台的标准版，J2EE不仅巩固了标准版中的许多优点，例如“编写一次、到处运行”的特性、方便存取数据库的JDBCAPI、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等等，同时还提供了对EJB（EnterpriseJavaBeans）、JavaServletsAPI、JSP（JavaServerPages）以及XML技术的全面支持。
J2EE提供了一整套核心企业应用程序编程界面，而所有这些界面均为标准的模块化组件。
J2EE技术还为这些组件提供一整套企业服务，通过自动化的方式完成应用程序开发中的诸多耗时且费力的艰难工作，为用户提供一种可创建广泛兼容的企业解决方案而无需进行复杂编程的平台。
利用这一优势可以方便地开发出高质量的、适合企业使用的应用程序，还可极大地减少产品研发上市时间、成本和风险。
J2EE使用了EJBServer作为商业组件的部署环境，在EJBServer中提供了分布式计算环境中组件需要的所有服务，例如组件生命周期的管理、数据库连接的管理、分布式事务的支持、组件的命名服务等等。
有些企业级的EJBServer，例如Sybase公司的EAS3.6（EnterpriseApplicationServer3.6）还提供了支持高可用性和高性能的群集技术、失败的自动转移和恢复、应用负载的自动均衡能力等。
实现商业逻辑的EJB组件可以更加高效地运行在应用服务器中，支持多种客户端的访问，HTTP的客户端可以先向运行在WebServer上的JavaServlet或者JSP发出请求，在JSP中嵌入Java的代码调用运行在EJBServer中的EJB，以实现商业逻辑；而其他的客户端，可以通过IIOP直接访问运行在EJBServer中的组件。
J2EE体系结构的优点是:
1.JavaServlet和JSP都要编译为JavaClass才作为Servlet运行，因此执行性能会明显提高。
2.JavaServlet和JSP中可以完全使用Java进行编程，可以完成许多简单的商业逻辑，特别是JSP，可以直接书写HTML，因此简化了页面的输出，这样就保留了脚本语言易于使用的优点。
3.复杂的商业逻辑以组件的形式部署在EJBServer中。
由于EJBServer提供了多种组件事务服务，使系统更能够应付大量的并发用户和管理复杂的事务逻辑。
4.EJBServer中集成的组件命名服务可以使组件位置透明化，简化了组件的部署和客户端应用的维护。
5.开发过程易于分工，可以由专人负责编写组件，其他人组装页面。
6.J2EE平台全面支持和实施XML，这种强大的组合可使XML具备跨平台的兼容性，甚至用于对XML代码进行语法检查和调试的工具也可与平台无关。
J2EE技术和XML技术分别是企业开发的阴阳两极，因为XML可实施独立于平台的数据，而J2EE平台则可实施独立于平台的解决方案。
XML可通过移植的方式表现数据，因此就对Java技术的可移植性构成了补充。
3系统概述
1.1用户现状
目前，由于合同缺乏统一的存放管理平台，要查找某合同、补充协议或函件，可能需要到KM系统、档案管理系统、M盘、AI系统、电子邮件、业务经理个人电脑或者信件传真等纸质文件中查找，非常不方便。
根据对公司合同管理的现状分析，主要问题如下：
●合同管理制度待完善
合同定义：
制度已对合同进行定义，但未能有效传达各部门，理解偏差导致合同归档的完整性得不到保证。
合同分类：
未建立合同分类标准。
合同要素：
合同关键信息要素模板分散化，各部门管理的程度以及需求不统一，部门间未形成要素信息共享。
合同范本：
未明确合同范本的管理流程。
合同对手方库：
未建立合同对手方库及相关管理规则。
合同管理细则：
合同全生命周期相关管理细则有待更新完善，例如，制度中缺乏维护合同有效期的相关规定。
●合同管理组织架构待完善
组织架构：
目前公司未明确合同管理职能的承担部门，整个合同管理较为松散，未建立监督及问责机制。
岗位职责：
目前尚未明确前后台部门之间对于合同的传递、归档、要素化的职责分工与信息共享机制，此外，各部门业务助理兼任合同管理员，但尚未细化和明确其岗位职责。
●补充协议及函件的传递归档待规范
对于部分合同后续履行阶段可能出现的补充协议及函件，存在传递不及时、未进行归档的情况，影响合同传递的时效性和归档的完整性。
●无法掌握公司合同数量及管理状况
合同归档：
由于缺乏统一平台，各部门合同管理水平不一，合同存放分散，合同查找和检索的效率低下，不能随时掌握公司合同管理情况。
合同有效期：
现有系统都不具备合同到期提醒功能，并且由于无法获取完整的合同清单，现阶段依靠手工管理也很困难。
●合同号的配发缺乏系统控制
目前合同号的生成依靠档案管理系统手工录入，系统无法自动配发，且合同号可删除，缺乏统一管理。
●当前系统合同管理功能不足
KM系统：
承担合同审批及用印申请（部分另类合同除外）的职能，缺点是合同版本为过程版本，并非最终盖章生效版本，且合同审批混杂在其他事项审批中，不便于查找。
档案管理系统：
承担获取合同号、保管合同最终用印版本的职能，缺点是合同号配发缺乏系统控制，由于合同定义不清晰使得合同归档完整性得不到保证，合同要素信息填写不完全，主从合同之间的关联关系依靠手工维护缺乏专门的系统功能。
M盘：
承担部门内共享及临时存放的职能，缺点是没有操作记录，误删除等情况不易被发现，且存放混乱缺乏维护。
AI系统：
目前另类投资项目从审批到投后管理已全流程纳入AI系统，但AI系统文档管理功能较弱，仅起到归档保管作用，缺乏合同要素模板和有效期管理等功能。
AD域：
AD域的用户管理未做统一用户信息的管理和验证。
1.2业务需求分析
根据用户现状的梳理，以及相关业务系统的调研分析，整理出合同系统的相关业务需求。
●合同管理系统需要明确合同的定义，以及归档范围，履行合同的相关制度，明确合同的基本要素，并对基本要素进行补充和整理。
●实现对对手库的相关信息进行整理和维护，建立完善的合同管理对手库信查询功能。
●实现对合同范本的管理和使用，建立完善的合同范本库。
●完善合同的审批和流转操作，建立强大和独立的流程引擎平台，对合同以及相关第三方系统提供流程审批支持，并对合同的状态和合同的到期时间进行自能化的提醒。
●建立标准化的平台数据对接规范，实现合同系统与各业务系统的数据对接和交换。
建立主从合同的关联关系，并提供方便的查询功能。
4系统总体结构
4.1功能模块图
4.2系统架构图
5功能描述
1.1合同管理
合同管理下包含所有当前登录用户经办或代办的全部合同信息。
合同管理包括我的合同、合同起草、合同签署及用印、合同履行、合同归档几大部分。
1.1.1我的合同
我的合同包含合同管理下所有当前登录用户经办或代办的全部合同信息。
1.1.2合同起草
状态描述：
经办人（代办人）进行保存但未发布形成的列表。
Ø功能描述
名称、标识符
新增合同基本信息
功能描述
1）、合同号获取超过7天未进行发布的，系统给经办人（代办人）发送提醒信息。
2）、合同发布后会显示在“合同签署及用印”列表下，发布后的合同信息不能再进行删除操作。
3）、用印形式为“不用印”的，填写完签署日期和生效日期后，部门档案管理员可以进行归档申请。
4）、合同起草可以批量生成100（手动填写份数）份以下的相同合同内容，合同号手动进行获取。
5）、公司合同管理员可以导出全部合同信息列表excel到本地（合同起草列表），字段：
经办人、经办部门合同名称、
合同号。
6）、合同到期日期、合同费率（费率类型、费率种类、费率值）系统记录每次经办人（代办人）修改前后的记录。
7）、经办人（代办人）筛选到对应的主合同后（可以筛选全部的合同列表）将主合同的相关信息带入到当前合同中。
带入的字段为（其它主合同信息不显示）：
合同名称、合同分类、合同主体、合同对方
8）、经办人（代办人）所填写的合同一旦在起草中发布，当前合同的状态更新为“签署中”；签署日期填写完成后再发布合同状态更新为“已签署，未生效”；生效日期填写完成后再发布合同状态更新为“已生效”。
补充说明
Ø数据项描述
数据项名称
数据类型
是否必填
数据来源
备注说明
合同起草页签
经办人（代办人）填写
登记日期
日期
必填
系统自动生成当前日期
是否代办
字符
必填
是/否
有代办人角色可见；具体见下文说明1；
代办人
字符
系统计算
有代办人角色可见；
具体见下文说明1；
经办人
字符
必填
系统默认当前登录人，可选择
具体见下文说明1
经办部门
字符
必填
系统计算
具体见下文说明1
主合同编号
字符
选择/手动填写
弹出搜索页面关联查询自动带出主合同要素的相关信息
主合同名称
字符
选择/手动填写
弹出搜索页面关联查询自动带出主合同要素的相关信息
合同名称
字符
必填
手动填写
标识提醒：
请填写合同名称全称
合同编号
字符
必填
系统按一定规则自动生成
点击按钮获取，校验前几项是否填写；
具体见下文说明2；
合同一级分类
字符
必填
下拉框选择
具体见下文说明3
合同二级分类
字符
必填
下拉框选择
具体见下文说明4
是否客户指定业务
字符
必填
是/否
帮助中进行内容说明，便于选择是否；
选择“是”，页面提醒经办人将客户指定投资指令作为合同附件上传；
默认为空；
项目简称
字符
下拉框选择
弹出搜索页面
关联查询；
具体见下文说明5；
产品简称
（多个产品
需填写）
字符
多选
弹出搜索页面
关联查询；
具体见下文说明6；
币种
金额（大写）
金额（小写）
删除
币种
金额（大写）
金额（小写）
删除
币种
金额（大写）
金额（小写）
删除
合同币种
字符
必填
下拉框选择
币种为无，金额不填写；
具体见下文7；
合同金额（大写）
字符
必填
根据小写金额转换
可选无
合同金额（小写）
数值
必填
手动填写
可选无、其他，可以手动填写内容；
具体见下文8；
合同费率
（费率类型、
费率种类）
字符
必填
费率类型下拉框选择；
费率种类对应固定和浮动两种方式；
可选无；
具体见下文9；
合同费率
（费率值）
字符
必填
可填写具体数值；
合同主体
字符
必填
下拉框选择
具体见下文10
合同对方
字符
必填
选择
自动补全；
标识提醒：
请填写合同对方全称；
具体见下文11；
用印形式
字符
必填
下拉框选择
各方用印；
仅我方用印；
仅对方用印；
不用印；
具体见下文12；
合同签署页签
用印管理员、经办人（代办人）填写
用印完成情况
字符
必填
下拉框选择
已完成；
我司已完成，对方未完成；（各方用印）；
具体见下文13；
经办人（代办人）填写
签署日期
日期
控件选择
具体见下文14
合同状态
字符
必填
下拉框选择
中止签署；
签署中；
已签署未生效；
已生效；
已失效；
合同生效日期
日期
必填
控件选择
具体见下文15；
合同到期日期
日期
控件选择
到期续签情况
字符
下拉框选择
到期无异议续签；
自动顺延；
其它；
具体见下文16；
合同文本
必填
手动上传
上传一个附件；
具体见下文17；
合同附件
合同附件类型选择；
合同附件手动上传；
可以上传多个附件，记录上传日期；
具体见下文18；
备注
手动填写
发布范围
手动选择
可查看该合同信息的人员，具体角色待定。
转移说明
字符
手动填写
转移申请时可见
转移附件
手动上传附件
转移申请时可见
说明：
1、当前登录人有代办人的角色，可以选择“是否代办”，默认为“否”，即当前登录人自己起草合同，系统自动计算当前登录人为“经办人”，当前登录人所在部门为“经办部门”；
“是否代办”选择为“是”，即代办人替经办人起草合同，选择“经办人”，系统自动计算经办人所在部门；
如不具有代办人角色，“是否代办”、“代办人”字段不可见。
2、“合同编号”，通过点击按钮按照一定的规则获取，获取合同编号前校验表单中“登记日期”、“经办人”、“经办部门”、“合同名称”是否已经完成填写，如未填写完成给与提示，否则生成合同编号。
3、“合同一级分类”为可维护字段，从系统管理数据字典中获取。
4、“合同二级分类”为可维护字段，选择“合同一级分类”后自动筛选对应的“合同二级分类”内容，从系统管理数据字段中获取。
5、“项目简称”为可维护字段，选择项目简称会弹出新的搜索页面，页面内容为项目简称、项目全称、项目类型（其他字段不可见），可以进行查询选择需要的项目简称。
6、“产品简称”为可维护字段，选择产品简称会弹出新的搜索页面，页面内容为全部的产品信息，可以进行查询选择需要的产品简称。
（1）、一个合同编号下可以选择多个产品，选中多个产品后可以填写对应的多行“币种”、“金额”信息，默认值为“无”经办人可手动修改；
（2）、选中一个产品后填写“合同币种”、“合同金额”、“合同费率”的对应信息；
7、“合同币种”为可维护字段，可选择具体币种和无；
合同币种选择“无”，对应的“合同金额（大写）”、“合同金额（小写）”字段内容为“无”；
8、填写“合同金额（小写）”后自动计算“合同金额（大写）”，可以选择“无”或“其他”选择项，选择其他可以填写具体内容。
9、“合同费率”为可维护字段，可选具体费率和无。
10、“合同主体”内容为选择项，也可填写具体内容。
11、“合同对方”为可维护字段，新增合同发布完成会将合同对方的内容自动生成一条记录，下次再次新建合同可以选择到之前生成的记录；
合同对方的内容可以进行自动补全；
12、“用印形式”内容为选择，分为各方用印、仅我方用印、仅对方用印、不用印几个选项，具体分以下几种情况：
合同主体
用印形式
说明
本企业
各方用印
办公室管理员完成用印并在系统选择“用印完成情况”
本企业
仅我方用印
办公室管理员完成用印并在系统选择“用印完成情况”
非本企业
各方用印
线下完成用印后，由经办人填写“用印完成情况”、“签署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期”
本企业
其它
仅对方用印
线下完成用印后，由经办人填写“用印完成情况”、“签署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期”
非本企业
仅我方用印
线下完成用印后，由经办人填写“用印完成情况”、“签署日期”、“合同生效日期”、“合同到期日期”
本企业
其它
不用印
不显示“用印完成情况”
13、“用印完成情况”内容为选择，分为“我司已完成，对方未完成”、“已完成”两个选项；
14、“签署日期”
用印完成情况为“已完成”发布时需填写签署日期，否则系统给与提示不允许发布；
用印完成情况为“我司已完成，对方未完成”的发布时该字段可以为空；
15、“合同生效日期”
用印形式为“不用印”发布时需填写生效日期，否则系统给与提示不允许发布；
合同状态选择“已生效”，经办人（代办人）需填写合同生效日期，否则不允许发布。
16、“到期续签情况”为下拉选择框，到期无异议续签、自动顺延、其它三个选项。
合同到期前30天，系统给予提示提醒一次。
如为自动续签则需要填写需要续签的时间（XX年）、合同到期日期两个字段，如选其它可以填写具体内容。
17、“合同文本”上传唯一一个附件（可以上传打包文件），未上传附件发布时系统给与提示。
18、“合同附件”可以上传多个附件，可以选择上传附件的类别，附件类别在系统管理中由管理员进行维护。
19、表单中增加“帮助”的链接，用于对合同要素各字段使用说明。
1.1.3合同签署及用印
包含以下几种状态：
中止签署、签署中
各个状态在系统中通过不同页签进行分类管理。
1.1.4合同履行
包含以下几种状态：
已生效、已失效、已签署未生效
各个状态在系统中通过不同页签进行分类管理，默认页签为已生效状态列表。
公司档案管理员确认归档后，经办人（代办人）在合同履行阶段可以修改非归档字段信息。
具体字段如下：
合同一级分类
合同二级分类
项目简称
产品简称
合同状态
合同生效日期
合同到期日期
到期续签情况
合同附件
是否客户指定业务
1.1.5合同归档
状态描述：
经办人（代办人）填写完成“签署日期”后形成的部门档案管理员待归档和已归档的列表。
经办人（代办人）填写完“签署日期”点击【发布】后，部门档案管理员可以在“归档”列表下查看此条记录，确认系统记录与合同文本内容无误后点击【归档申请】，由公司档案管理员进行归档复核确认。
部门档案管理员可以进行批量申请归档的操作。
具体归档字段如下：
部门管理员归档后带入档案管理的字段
经办人
经办部门
合同名称
合同编号
主合同编号
主合同名称
合同币种
合同金额（小写）
合同主体
合同对方
合同文本
合同签署日期
1.2合同提醒
1.2.1系统提醒
显示当前用户预先设置过时间节点且即将或已经到期的文件，主要是提醒用户及时处理相应的事宜。
提醒列表样式显示
提醒类型及标题样式（括号中内容为红色字体）：
【合同到期】（还有30天）+合同名称（合同编号）
【进度反馈】（合同号获取超过7天未发布）+合同名称（合同编号）
【进度反馈】（我司已完成用印，对方超过XX天未用印）+合同名称（合同编号）
提醒条件：
1、合同到期日期前30天，系统提醒经办人（代办人）一次。
2、合同号获取超过7天未进行发布的，系统提醒经办人（代办人）、部门和公司合同管理员一次。
3、合同用印状态为“我司已完成，对方未完成”，30天后合同状态为“签署中”的系统提醒经办人（代办人），每30天提醒一次。
1.2.2我的提醒
当前用户可以预先定制自己的提醒信息，以便及时处理相关合同事项。
选择对应的合同，设置提醒日期、提醒内容、提醒人员（默认提醒自己）。
Ø功能描述
名称、标识符
新建合同提醒信息
功能描述
补充说明
Ø数据项描述
数据项名称
数据类型
是否必填
数据来源
备注说明
登记日期
日期
默认当前日期
合同名称
字符
选择
可以选择到当前用户经办或代办的合同信息列表
提醒日期
日期
选择提醒日期
提醒人
字符
选择提醒人员
不选择默认提醒自己；
提醒内容
字符
手动填写
1.3项目管理
1.3.1项目基本信息管理
主要对项目基本信息进行维护，被设定为项目管理员的人可以进行项目基本信息的创建与维护。
项目文件及项目文件类型创建时默认为空，项目附件创建后可以通过项目简称进行关联。
管理员可以导出全部的项目信息到本地EXCEL，导出列表包含项目简称、项目全称、项目附件类型、项目附件名称。
Ø功能描述
名称、标识符
新增项目基本信息
功能描述
补充说明
Ø数据项描述
数据项名称
数据类型
是否必填
数据来源
备注说明
项目编号
字符
按照规则自动生成
项目全称
字符
必填
手动填写
项目简称
字符
必填
手动填写
通过全称进行自动复制，并可以进行i需改
立项时间
日期
手动选择
项目类型
字符
手动选择
可维护字段；
（考虑按照AI的项目类型）
项目运作方式
字符
必填
下拉选择
可维护字段
暂定：
自主发行；
主导发行；
外购；
登记人
字符
系统
升级会员 