档案管理办法.docx
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档案管理办法
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强**************公司（以下简称“公司”）档案管理工作，有效地保管和利用档案，更好地为企业生产经营服务，按照国家档案局和上级相关档案管理文件，结合工作实际,制定本办法。
第二条公司档案是指各部门及个人在其工作、生产、经营、管理等活动过程中直接形成的对企业和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条各部门所形成的档案均由档案部门实行集中统一管理，不得由承办部门和个人分散保存。
第四条档案工作列入公司发展总体规划，纳入企业运行、生产经营、技术管理、科学研究等规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和管理人员的岗位职责中。
第五条档案部门的管理费用纳入公司经费管理计划，确保档案业务工作正常进行。
第六条公司设立档案管理机构，加强档案工作的统一领导，确保档案的完整和安全，真正发挥档案管理在企业生产经营中的凭证、参考与借鉴作用。
第二章术语与定义
第七条企业档案是企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的文件,中央企业档案是中央企业不可或缺的信息资源和重要资产，是企业国有资产的重要组成部分。
第八条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动。
第九条电子档案是具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
第十条档案信息化是运用信息技术及归档文件、数据资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
第三章档案管理体制
第十一条遵照国家档案工作实行统一管理、分级负责的原则，公司档案工作受总公司的业务领导，同时受市档案局的业务监督和指导。
第十二条综合办公室为档案归口管理部门，办公室负责人主持日常档案管理工作。
负责对各部门等分支机构档案工作进行业务监督、检查和指导。
第十三条综合办公室设专职或兼职档案员。
第四章档案管理职责
第十四条综合办公室管理职责
（一）综合办公室负责公司档案管理工作，专职档案员负责档案管理具体工作。
（二）贯彻落实国家档案局市档案局、总公司等上级单位档案管理工作的各项方针政策。
（三）制定与完善公司档案管理规章制度和工作流程，组织推行和落实相关管理制度，开展依法治档宣传活动。
（四）负责集中统一管理公司的各类档案，做好各类档案的日常接收、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁工作。
（五）负责做好公司档案评估认证复验工作，做好档案行政执法检查与评估认证工作。
（六）负责指导公司各部门等分支机构文件材料和立卷归档工作。
（七）负责编制档案检索工具，搞好档案编研，积极为公司生产经营提供利用与服务。
（八）负责组织公司专兼职档案员（资料员）参加档案管理理论知识与业务技能培训。
（九）推进档案信息化建设，实行档案现代化管理，不断提升计算机辅助档案管理水平。
（十）负责公司档案年报的统计、汇总与上报工作。
（十一）负责公司档案库房的日常维护和管理，做好“九防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防震）工作。
（十二）负责落实上级档案部门交办的档案业务工作。
第十五条各部门管理职责
（一）负责本部门（单位）文件的积累，对归档文件的齐全、准确和质量负责。
（二）负责按照规定的时限和归档范围对本部门（单位）文件进行整理和归档。
（三）参加档案部门组织的档案业务培训。
第十六条专职及兼职档案管理人员职责
（一）承办档案接收、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案室藏情况。
（二）指导文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。
（三）负责档案资料、档案库房的日常安全检查与防护工作。
（四）开展档案业务指导工作，检查督促做好日常档案工作。
（五）完善检索工具，迅速准确地查调档案；开展档案利用服务活动，落实编研的目标和任务。
（六）遵守档案保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。
第五章档案管理人员配置与任职条件
第十七条档案管理人员包括专职档案管理人员和兼职档案管理人员。
综合办公室配置专职或兼职档案管理人员。
第十八条专职档案管理人员应经过专业培训，取得档案管理岗位资格证书后，方能从事档案管理工作。
第十九条档案管理人员必须认真执行档案工作的各项规章制度，热爱档案工作，有较强的事业心，努力钻研档案专业理论知识，了解、熟悉本单位的业务范围，忠于职守，遵纪守法。
第六章档案种类划分
第二十条公司档案根据企业特点，划分为文书档案、科技档案、会计档案、审计档案、实物档案、电子档案、声像档案七大类别。
（一）文书档案包括：
经营管理、行政管理、党群工作中形成的各类公文、信函、会议记录等文件材料，以及各部门日常管理工作中产生的各类专题，具有单独保管且便于查询与提供利用特征的文件材料。
（二）会计档案包括：
各类会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。
（三）科技档案包括：
工程档案、基建档案、船机设备档案、科研成果类档案。
（四）审计档案包括：
审计（被审单位）委托函、审计通知、审计实施方案、审计工作底稿、审计报告、审计决定及有关材料。
（五）实物档案包括：
公司在各项活动中所获得的奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗、重要的纪念品等。
（六）电子档案包括：
以数码形式记录于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
（七）声像档案包括：
记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
第七章文件形成与积累
第二十一条企业各岗位员工是文件形成与积累的责任主体。
企业员工应对工作过程中产生的各类文件进行妥善保存和保护，任何个人不得将企业文件随意处置、更改、销毁。
第二十二条文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
第二十三条企业员工应定期向本部门、本单位兼职档案员移交本人保管的文件资料。
第八章文件整理与归档
第二十四条文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件有机联系，区分不同价值，便于档案的保管和利用。
第二十五条文件归档范围按照《文件归档范围和保管期限表》执行。
第二十六条文件内容必须准确反映生产、经营等管理活动的真实情况，文件材料要齐全、完整。
第二十七条归档的文件应为原件（复印件作为正文附件的除外），特殊情况下接收加盖红章的复印件。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；电传文件应复印后归档，并需加以说明。
第二十八条归档的文件材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
整理后的案卷内不允许有金属物。
第二十九条立卷质量标准：
文件、齐全完整；分类清楚、保持联系；标题确切、容易查找；卷内排列、系统条理；保管期限、定位准确；蓝图折叠、符合要求；卷皮书写、规范清晰；案卷装订、整齐美观；声像资料、清楚清晰。
第三十条文件归档时间
（一）文书档案、声像档案、电子档案在每年上半年向档案室归档上一年度档案。
（二）工程档案在工程竣工验收并结算后2个月内向档案室归档，其他科技档案可根据实际形成时间随时向档案室归档。
（三）会计档案、审计档案在会计年度终了后，由会计、审计部门整理归档，自行保管一年后，于次年一季度向档案室移交。
（四）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
第三十一条文件归档要求
（一）公司在生产、经营、管理、基本建设和科学研究等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，应在档案主管部门的指导下，进行整理、立卷、归档，具体按照《归档文件整理规则》执行。
（二）档案员应按照档案室规定的时限和要求将文件整理后归档。
（三）归档的文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
（四）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求，主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
（五）文件归档应定期向档案室移交，确保档案的集中统一管理，任何个人不得据为已有。
（六）归档的文件必须满足档案室归档质量要求，经档案室验收合格后方可移交。
对不能满足归档质量要求的，档案室有权拒绝接收或提出整改建议。
（七）立卷部门归档时应将档案实体、案卷目录一并向档案室归档。
（八）文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（见附表1）。
第九章档案收集与整理
第三十二条档案部门应根据企业管理职能及档案形成特点制定档案分类方案，并应保持相对稳定性和可扩充性。
第三十三条档案部门应根据国家相关标准及档案分类方案，给全宗内全部档案编制档号。
第三十四条纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
第三十五条档案管理人员应按全宗、类别、保管期限等编制档案目录。
第三十六条档案部门应建立全宗卷，全宗卷单独管理。
第三十七条档案部门应制定各类档案案卷整理方法，档案人员要严格按规范要求整理档案。
第十章档案保管与利用
第三十八条档案存放应根据档案载体选择档案柜架，底图不宜折叠，磁性载体保存应使用防磁设施。
第三十九条受损档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
第四十条档案室应建立健全档案查询检索系统，提高档案借阅效率。
第四十一条档案的归放要做到档案柜排列有序，分类清楚，标识清晰。
第四十二条档案的借阅
（一）职工借阅档案要严格履行借阅手续。
未办理借阅手续，档案管理人员不得将档案借出。
（二）借阅人员应如期归还借出档案，员工出差、休假、离职学习、出国及调离之前应将档案归还。
（三）借阅人员应保证档案的安全整洁，不得将档案遗失、损毁。
（四）档案管理人员对借出档案应定期催还，对归还档案要严格检查，防止受损和污染的档案入库。
（五）档案管理人员及借阅人员应严格执行保密规定，对所保管档案及借阅档案负有安全保密之责。
因违反保密规定而造成档案失密、泄密，视情节轻重追究当事人和直接领导者的责任。
对构成法律责任的，按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等有关规定予以处罚。
第四十三条档案编研
（一）档案室应积极开展档案编研工作，主动为生产经营部门提供优质服务。
（二）档案的编研工作要以生产经营为中心，主动了解生产经营部门对档案工作的需求，定期做好编研工作。
所编纂材料需经有关部门会签，领导核准后印发或归档。
第十一章档案统计
第四十四条档案部门应建立档案收入、移出登记制度，定期对档案接收、移出、室存数量进行统计。
第四十五条档案管理人员应定期做好档案统计上报工作。
第十二章档案鉴定与销毁
第四十六条公司成立档案鉴定小组，档案鉴定小组组成如下：
组长：
档案主管领导
副组长：
档案主管部门负责人
组员：
各部门负责人、档案室管理人员
档案鉴定小组下设办公室，办公室设在公司综合办公室，具体负责组织协调档案鉴定工作。
第四十七条档案保管期限一般分为永久和定期两种。
凡是反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
凡是反映公司一般工作活动，在一定时间对公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
第四十八条档案室应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。
经档案鉴定小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写《档案销毁清册》（见附表3），鉴定小组成员在《档案销毁清册》上签字后，并经公司或各单位法定代表人批准，方可进行销毁。
销毁清册永久保存。
第十三章档案信息化建设
第四十九条公司应重视和加强档案信息化建设，将档案信息化建设纳入档案日常管理工作，不断提高档案信息化服务的效率和水平。
第五十条公司开展档案信息化要以“提升档案管理现代化水平、坚持技术与管理并重、与信息化协调同步”为原则。
第五十一条档案信息化管理系统
（一）公司应配备与企业实际情况、企业信息化发展相适应的档案管理系统软件。
（二）档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
第五十二条电子文件的管理
（一）具有保存价值的电子文件应按要求及时归档。
（二）归档电子文件内容、结构、格式等应满足相关质量要求。
（三）电子文件的保管要满足便于利用、保障安全等方面的要求。
（四）保管期限期满的电子档案的销毁，要严格履行销毁程序。
对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
第五十三条档案数字化
（一）为满足档案信息化建设需要，档案部门应对室存长期和永久保存的传统载体档案进行数字化处理。
（二）档案数字化处理过程要确保档案原件的安全、整洁，数字化处理完成后应恢复档案原貌。
（三）档案数字化格式应符合相关标准的要求。
第五十四条档案网络化服务
（一）档案部门应建立健全室藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
（二）对数字化档案和信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
第十四章档案工作设施设备
第五十问题条公司应设置满足企业长期发展所需要的档案库房。
第五十六条档案库房的设置应满足不同载体档案长期保存所具备的条件，确保档案在保存过程中的安全。
第五十七条档案柜架应牢固耐用，一般应具有耐火、防盗、防尘作用。
第五十八条非纸质载体档案需应选择有专用保护功能的柜架。
第五十九条各类档案盒规格、式样和质量应符合国家相关标准。
第六十条档案库房应配备温湿度监控设备、专用灭火器、除尘器、除湿机等档案保护设备。
第十五章奖励与处罚
第六十一条对档案收集、整理提供利用做出显著成绩，或对档案保护和现代化管理做出显著贡献的员工，可以予以一定的奖励；同时在申报档案先进集体和个人时，可以作为优先申报条件予以考虑。
第六十二条根据国家法律法规和公司相关制度，有下列行为之一的，追究相关人员的责任，并视情节轻重进行处罚：
（一）对应当归档的文件、资料据为己有，拒绝移交档案部门归档的；
（二）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（三）档案利用过程中出现档案遗失、损坏的；
（四）档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。
第十六章附则
第六十三条本办法由综合办公室负责解释，自印发之日起施行。
附表1
档案交接登记表
移交内容:
保管单位
保管期限
卷
件
册
合计
永久
30年
25年
15年
10年
5年
合计
移交部门：
负责人：
经手人：
接收部门：
负责人：
接收人：
交接日期：
年月日
附表2
档案收入、移出总登记表
单位：
序号
归档单位
形成年度
案卷标题
保管期限
案卷数
案卷移出/销毁
实际库存
备注
永久
30年
25年
15年
10年
5年
日期
卷数
填表人：
填表日期：
附表3
档案销毁清册
编制部门：
鉴定小组：
批准人：
日期：
序号
题名
年度
单位
名称
卷号
（文号）
卷内文件页数
原期限
已保管年限
备注
附件1
档案库房管理规定
1.档案库房是机要重地,应严格做到防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防震、防高温等九防工作。
2.档案库房不宜采用自然光源。
有窗户的应采用遮阳设施,避免阳光直射。
3.档案库房内严禁吸烟、使用明火装置,不得存放易燃易爆物品。
4.档案库房必须备有灭火设备,并按要求定期进行检查、更换，档案人员应学会使用灭火设备。
5.档案人员下班前应对库房例行检查，关闭门窗、切断电源。
6.坚持库房检查和库房温湿度记录，注意调节和控制库房的温湿度，做好相关记录，确保档案的安全。
纸质档案库房温度应控制在14-24oC（±2oC）,相对湿度控制在45%-60%（±5%）；声像、荣誉档案库房温度应控制在13oC-15oC（±2oC），相对湿度应控制在35%-45%（±5%），定期做好温湿度仪器向上级主管部门的送检工作。
7.库房内保持清洁卫生,定期检查虫、霉情况，应放置防虫剂，以防虫害。
8.档案库房应与办公室及阅览室分开,借阅者未经许可不得进入档案库房。
9.接收的档案，应及时入库。
外借归档的档案,应及时放回原处。
10.建立定期检查库存档案和设备制度，并做好检查记录。
每年对库存档案进行两次全面检查，发现问题及时采取措施改进。
对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时将检查结果向主管领导报告。
附件2
档案借阅规定
1．本公司工作人员因工作需要,借阅利用档案资料，须发起借阅流程，办理借出手续后方可借出。
2．档案利用者借阅本部门形成的档案时，须经本部门负责人签字批准；借阅其他档案形成部门的档案时，须经本部门负责人与档案形成部门负责人联合签字批准。
3．公司各单位因工作需要借阅利用档案资料时，须经各单位主管领导签字批准后，提交公司总部相关职能部门继续履行借阅流程。
4．保密档案只限于档案形成部门查阅。
机密以上档案原则上只能在档案室内查阅,不准抄录、复印。
若有特殊需要借出档案室,需填写《涉密（特殊）档案借阅审批单》（附表a），经部门领导及分管公司领导签字批准（并加盖借阅部门印章），方可借出。
5．党组织档案，只限于档案形成部门借阅，并由部门负责人签字批准。
其他部门由于工作原因确需借阅，须经本部门和党委工作部负责人联合签字批准后，由党员借阅。
6．信用档案正本原件一般不外借，只有一份而无底图的科技档案一般不外借。
7．房产、地产证书只限于行政中心人员履行借阅审批手续，填写《涉密（特殊）档案借阅审批单》，办理借出手续后方可借出。
8．会计档案只限于财务部门人员借阅，并须部门负责人签字批准。
其他部门如需借出，须由财务部门人员代其办理借出手续，方可借出。
9．人事档案一般不外借。
如遇有特殊情况必须借出使用时，借阅单位要说明理由，经过主管部门负责人批准后，才能借出。
任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
10．档案利用者在借出档案时要当面查清，填写《档案借阅登记表》（附表b），登记借阅日期、所在部门、姓名、档案类别、档号、份数、归还日期等内容。
11．归还所借档案时要一一清点,待档案管理人员检查无误后注销所做借阅登记；在借阅中产生较大经济效益和重大影响的档案，借阅人在归还时应主动填写《档案利用效果登记表》（附表c），说明所借档案的用处。
12．档案借阅期限：
文书档案期限一般为十五天；科技档案期限一般为一个月；会计档案、审计档案、信用档案、声像档案期限一般为七天；人事档案期限一般为十四天。
因特殊情况需要延长借阅期限时，应到档案部门办理续借手续。
对借出档案，档案工作人员应定期催还。
13．借阅者对所借档案必须妥善保管,负有安全保密责任,不得遗失、删改、剪贴、污损、勾划或拆散、转借。
14．如有档案泄密、丢失等情况要立即报告综合办公室,以便及时采取措施,并对有关责任人根据情节轻重追究责任。
15．借阅者如出差、休假、学习、出国、调动及离职前必须将档案归还。
16．档案材料原则上只供本公司工作人员借阅,若外单位来借阅必须持单位介绍信,经有关主管领导批准。
17．借阅者应严格遵守以上规定,如有违反,由借阅部门、档案部门及有关单位共同查处。
附表a
涉密（特殊）档案借阅审批单
编号：
借阅日期
经办人
所在部门
档案类别
利用类别
调阅借阅复印扫描
内容
借阅部门印章：
用途
计划归还日期
所在部门负责人签字
档案形成部门负责人签字
档案主管部门负责人签字
公司分管领导签字
附表b
档案借阅登记表
借阅
日期
利用者
借阅案卷
份数
计划
归还
日期
实际
归还
日期
催还
记录
备注
所在
部门
姓名
类别
案卷标题或档号
附表c
档案利用效果登记表
利用
日期
利用
部门
利用者
档号
主要
内容
用
途
利
用
效
果
附件3
档案保密规定
1.档案人员必须认真学习和贯彻执行《档案法》和《保密法》，切实做好档案的保密工作。
2.档案人员必须严格执行《档案借阅管理办法》，不得随意简化借阅手续和擅自扩大借阅范围，不得让无关人员进入档案库房或接触机密档案。
3.档案人员不得私自摘抄、复印、扫描档案，不得私自将档案带出档案室，不得向他人传播具有内部或保密性质的档案内容，不得随意向与工作无关的人员提供档案材料。
4.对尚未整理的档案材料，档案人员不准随意堆放，以免造成丢失和泄密。
5.对办理借阅手续借出的档案，由借阅人对档案的安全负完全责任，不得带入公共场所，不得抽出、丢失，不得让无关人员接触，不得转借他人。
6.借阅机密以上的档案，除要严格履行借阅手续外，原则上应在档案阅览室查阅，一般不准抄录、复印或借出，确需抄录、复印或借出的，必须在借阅履行手续时进行注明。
7.对违反保密规定而造成档案失密、泄密者，视情节轻重给予行政处分，追究当事者和直接领导的责任。
对构成法律责任的，按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》及公司有关规定论处。
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