信息标准.doc

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***项目管理手册

信息标准

竣工档案管理实施细则

CPIECB-QD30703010-2005

1．范围

为了加强贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的档案管理，统一竣工文件的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。

本细则适用于贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的档案管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。

2．规范性引用文件

2.1国电电源［2001］218号文《火电机组达标投产考核标准（2001年版）》

2.2国家电力公司总经理工作部总文档[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》

2.3国家档案室局国档发[1988]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

2.4电力工业部电建[1996]666号文《关于颁发〈火力发电厂工程竣工图文件编制规定〉的通知》

2.5GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》

2.6GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

2.7GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》

2.8CPIECB30703010-2004《工程项目竣工档案管理规定》。

3．管理原则

3.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。

3.2为了组织和协调本项目建设过程中各参建单位竣工档案管理工作，成立由***工程建设管理分公司***项目部（以下简称为项目部）、贵州***电力有限公司（以下简称项目公司）等主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组。

领导小组负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查；领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。

项目部工程管理部具体负责竣工技术档案工作，建立竣工档案管理网络，由项目部工程管理部档案主管、项目公司档案主管、监理单位档案主管、设计单位档案主管、调试单位项目档案主管及施工承包商档案主管等有关人员组成。

3.3依据《档案法》的有关规定，本工程施工期由项目部工程管理部档案资料室，作为统一管理项目竣工档案的职能机构，在竣工档案领导组的统一领导下，负责制定统一的竣工文件编制及档案整理细则，开展档案专业知识培训；负责对参建单位竣工档案资料整理工作进行业务指导、监督、检查和验收；负责统一组织竣工文件的编制整理及向项目公司移交工作。

要求各参建单位认真落实本细则规定，加强领导和组织工作力度，密切配合，齐心协力，共谋达标。

3.4贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程档案管理是工程建设质量管理的重要组成部分，各参建单位应把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员以及档案管理人员的岗位经济责任制。

3.5根据《档案法》的精神，贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷，严把关，达标移交的原则。

各参建单位应按照本细则的要求，完成各自职责范围内或合同规定的工程竣工文件的编制和档案整理工作。

3.6项目部应在招标、投标和签订合同协议时，明确参建各方在文件收集范围、编制、归档责任等方面的条款，明确设计单位、施工单位、调试单位、监理等单位移交档案材料的内容、名称、数量、时间、质量要求和违约责任。

过去签订的合同中，对档案管理内容有不完善的地方，应以本细则规定的档案整理职责范围和要求执行，不再补签合同。

4．职责

4.1参建各方职责

4.2项目部职责

4.2.1认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作。

4.2.2负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一印制的标准的档案盒、卷皮及各种档案目录格式。

4.2.3负责设计文件的统一接收、登录、发放工作。

4.2.4负责工程管理性文件（包括合同、协议、招投标文件、来往文件、会议纪要）及工程未完项目的收集整理归档工作并向项目公司进行移交。

4.2.5负责最终汇总、编制工程竣工档案移交总清册，并向项目公司进行移交。

4.3贵州***电力有限公司（项目公司）职责

4.3.1负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。

4.3.2负责工程验收交接文件收集、整理及其归档工作。

4.3.3负责考核期运行资料（包括企业技术标准、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论）的收集整理及归档工作。

4.4施工承包商职责

4.4.1建立单位工程总清册，并据此和按本细则要求编制单位工程竣工档案。

在机组移交试生产后，按合同规定提交项目部，项目部向项目公司移交。

4.4.2负责设备技术文件的收集整理工作，外文设备档案应原文、译文各归档1套，在机组移交试生产后按合同规定提交项目部，项目部向项目公司移交。

4.4.3在单位工程竣工验收时，通知本单位档案资料室、项目部工程档案资料室参加档案验收。

4.4.4每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一个半月内提交项目部工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图。

4.5设计单位的职责

4.5.1负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册。

4.5.2负责1套设计文件的整理及档案编制。

4.5.3负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按竣工图编制合同和电力工业部电建［1996］666号文以及本细则的整理要求，编制竣工图，在机组移交试生产后三个月内交项目部，项目部向项目公司移交。

4.6调试单位职责

负责对机组整套启动试运及系统调试文件等的收集整理，在机组试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。

4.7质量监督中心站与质量监督站的职责

负责工程质量监督过程中形成的全部文件材料的收集整理，在机组移交试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。

4.8监理职责

负责监理依据性文件（监理规划、监理实施细则等）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、暂停令、月报、通知等）的收集整理并在机组试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。

5．工程档案的整理与移交

5.1归档文件的完整、准确、系统、规范细则要求

5.1.1归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。

5.1.2档案的完整，指按国家档案局、国家计委国档发[1998]4号文和国电电源[2001]218号文所确定的内容，将贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程应归档保存的竣工文件材料原件齐全完整归档。

5.1.3档案的准确，指档案的内容真实反映贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的实际情况和建设全过程，保证图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

5.1.4、档案的系统，指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.1.5档案的规范，指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家、项目部有关规定。

5.2归档审查：

各参建单位在竣工文件收集立卷后，由项目部工程管理部档案资料室、质监部门组织各单位有关技术人员进行审查，经确认后，再进行档案整理。

5.3档案分类组卷

5.3.1贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程竣工档案的整理，统一执行[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》；分类时，不打乱图纸的自然分类，一般不拆卷，套上分类号即可。

5.3.2施工技术文件按单位工程组卷，按分类表的四级类目分类编号。

对不宜按单位工程组卷的（如材质证明等），可按文件文种单独组卷，排列在相应专业的后面。

5.3.3组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.3.4工程技术文件按单位工程、阶段、结构、专业、设备等组卷；管理性文件按项目、年度、问题立卷。

5.3.5卷内没有重份文件。

5.3.6外文资料为文件夹形式的，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按机组、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一并立卷、归档。

5.4卷内文件的排列

5.4.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

5.4.2卷内文件要求文字在前，图样在后。

5.4.3当原文和译文放在同一个案卷时，原文在前，译文在后。

5.5案卷编目

5.5.1案卷编目统一使用阿拉伯数字；年、月、日均打圆点，年要写全称；题名书写时，第一行均空两个字，以下行顶格书写。

5.5.2编写案卷页号

5.5.2.1装订的案卷，卷内文件均以有书写内容的页面编页号，页号用细铅笔填。

页号编写位置：

单面书写材料在右下角，双面书写材料正面在右下角，反面在左下角，案卷保管单位之间不连号。

案卷内封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。

5.5.2.2不装订的案卷，卷内文件不编页号，统一在每件材料的右下方加盖档号章，档号章格式如下：

目录号

分类号

案卷号

件号

1.6cm

6cm

5.5.3案卷封面

5.5.3.1案卷一卷一盒，案卷均采用内封面形式。

5.5.3.2案卷题名应简明、确切地揭示卷内文件的内容，案卷题名主要内容包括：

工程名称、代字、代号+组件、部件、阶段的代号+名称。

工程名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。

归档外文资料的题名应译成中文。

例1：

贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程1号机组

{工程名称}

电气专业电气电缆安装工程竣工技术档案

[专业和单位工程][文种名称]

例2：

贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程

{工程名称}

厂区征地文件、图样

[问题][文种名称]

5.5.3.3编制单位，填写卷内文件形成单位或主要责任者（居中填写）。

例1：

竣工图编制单位：

×××电力勘测设计院

例2：

单位工程竣工技术档案编制单位：

河南火电一公司

例3：

设备档案编制单位：

河南火电一公司

●编制日期，填写卷内文件的起止日期（居中填写）

●保管期限，按国档发[1998]4号文件规定填写

●密级，依据保密规定填写。

●档号，填写案卷的工程代号—分类号—案卷号

①目录号（代号）的标识方法

贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程代号的标识根据国家电力公司的指示，工程代号统一执行[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》，即“0506、0507”标识，凡不能明确归属某一机组的共用系统的工程代号则用“0500”标识。

②分类号，参见《[2002]29号文火电企业档案分类表6-9大类》规定执行。

对二级及二级以下类目的设置，可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目。

③案卷号，按各级分类号小流水编制。

外文资料有译文时，原文、译文应排列在一起，当原文、译文放在同一个案卷时，编为同一个案卷号，当原文、译文分别立卷时，按顺序确定案卷号，不得编成同一个案卷号；对于一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号。

但应在背脊上注明其册数代号，如3—1，意指本套共三册，这是第一册。

●件数，填写卷内目录最末一个顺序号。

●页数，填写卷内文件最末一个页号。

●案卷内封面填写格式见附件。

●档案馆（室）号，缩微号暂不填。

5.5.4案卷盒背脊，填写档号和案卷检索词。

（卷盒背脊不书写案卷题名全称）。

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