办公室工作规范管理.docx
《办公室工作规范管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室工作规范管理.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
办公室工作规范管理
办公室工作规范管理
为进一步提高工作效能，使各项工作规范化、制度化，结合我公司实际，制定本规范。
一、办公室工作职责
1、负责公司文件和资料管理。
2、负责业务信息收集。
3、负责后勤保障、会议组织和业务接待。
4、负责公司财产、物资、办公设备设施、水电通讯、交通（汽车）的管理。
5、负责公司各种证、照及印鉴管理。
6、负责公司经营目标（包括质量目标）、经营管理计划分解管理，检查考核汇总。
7、对质量管理体系运行情况的数据统计分析，负责对公司管理评审的组织，编制公司大事记。
8、承担领导交办的其他任务。
二、文件管理
（一）文件分类
1、受控文件：
管理体系文件
受控文件的标识：
在文件的封面右上角盖“受控”印签，每页面中央盖红色分发号。
受控文件没有作废和收回，就可不分年度长期使用和保存。
2、常规文件：
总公司、主管部门、相关部门、当地党政及自己公司下发和编制的年度性、公务性、事务性等各种文件。
3、法律法规和标准（即原来的外来文件）：
指与公司经营管理有关的国家法律法规、国家标准相关的行业标准，地方法规性规定、顾客要求（各类标准、软件、产品样本等）等。
（二）公文种类：
1、决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
2、意见用于对重要问题提出处理办法。
3、通知用于发布法规、任免干部、传达上级机关的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项（常用）。
4、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
5、报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问（常用），上级机关不予回复。
6、请示用于向上级机关请示指示、批准（常用），上级机关必须回复。
7、批复用于答复下级机关的请示事项。
8、函用于单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
9、会议纪要对重大事项的研究决定，在可以不形成文件的情况下，应产生会议纪要，会议纪要应发给相关部门或相关人员，会议纪要一般只记载会议主要精神和主要议事事项（常用）。
10、议案用于向同级人民代表大会或人大常委会提请审议的事项。
11、备忘录用于记载不适宜公开的会议主要精神和议定事项。
12、通告用于公布社会有关方面应遵守或者周知的事项。
13、公告用于向外宣布重要事项或者法定事项。
14、命令用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制行政措施；嘉奖有关单位和人员。
15、总结是对过去时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料，要讲存在的问题，今后的打算，以及对今后工作的建议等（常用）。
16、述职报告是指各类工作人员、领导干部向上级主管部门和下属职工陈述任职情况，包括履行岗位职责、完成工作任务的成绩，存在的缺点、问题等进行自我回顾、评估、鉴定的书面材料（常用）。
除上述主要文种外，还有办法、细则等其它文种。
办法主要用于规范某项工作、活动等提出具体意见和要求；细则是条例、规定、办法等的派生文种，主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定，一般情况下办法、细则、条例、规定等文种用通知形式印发。
（三）文件（请示、报告）编制的行文规范
1、单位名称：
应标名全称：
如“仁怀市粮油收储有限总公司##分公司”。
2、标题：
二号宋体加粗或小标宋简体。
3、正文：
三号仿宋体。
4、发文日期：
指文件签发的具体年、月、日，用汉字将年月日标全；“零”写成“0”，右空4字。
加盖印章应上距正文1行之内。
5、附件及需要说明的其它事项，用三号仿宋体居左空两个字标注在成文日期之下（注意：
附件名称后不用标点符号）
6、请示、报告须经主要领导审批签发后方可上报。
（四）文件的登记、传递处理及文件发放
办公室负责管理体系文件的发放、回收、登记管理、处置销毁等工作，确保公司管理体系覆盖范围能获得和使用文件的有效版本。
防止失效或作废文件被误用，防止泄露公司商业机密。
同时要对常规文件、法律法规及标准（外来文件）进行收发、签批、处理、管理和归档。
1、文件的登记
各单位对所有收到的文件按时间顺序登记在“收文登记表”中，收文将收文日期、文件标题、文件编号、发文单位、存档编号逐项登记清楚。
各分公司只要一个收文登记表就行。
受控文件：
统一做收文后必须登录“受控文件清单”。
法律法规和标准（与经营管理相关的）：
统一做收文后必须登录“法津法规和标准清单”（现公司已把“外来文件清单”改为“法律法规和标准清单”）。
2、文件的传递、处理
文件处理包括文件拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作，文件处理应当坚持实事求是，做到准确、及时、安全、保密。
常规文件、外来文件按要求进行处置（文件办理签、与总公司版本一样），根据文件内容，需要办理的由办公室主任提出办理意见（或直接送相关领导阅处），然后送相关领导阅处。
分管领导和主要领导对文件要有阅知并签署明确的意见，要及时传递到落实文件部门和人；在规定期限内落实领导指示意见和文件精神。
文件处理结果栏内要根据具体处理情况填制处理结果，要有相关资料支撑和办理人员签名。
受控文件的更新、更换要按要求进行处置，根据文件内容，需要办理的由办公室主任提出办理意见（或直接送相关领导阅处），然后送相关领导阅处。
分管领导和主要领导要有阅知并签署明确的意见，要及时传递到落实文件部门和人；在规定期限内落实领导指示意见和文件精神。
受控文件使用人应爱护文件，保持清洁完好，不得毁损，避免乱涂乱画发生，文件应在规定的持件人手中，持件人因工作原因调离时应交回文件，未经允许，任何人不得复制。
3、行文和文件发放
行文和文件发放时，应编制“文件签底稿”，草拟文件原则上由归口部门（分管部门）拟稿，归口部门拟完稿交办公室完善后按程序进行传递。
文件的拟稿人、审稿人、签发人逐项按权限要签字。
文件经签发人签字批准后，再编制文件配备发放清单，将文件名称、文件编号、配备部门、接收部门或人员签收，逐项登记清楚。
（五）文件归档
1、文件处理完毕后，应按照有关规定，及时将文件有序、整齐、标识清楚进行归档。
常规是编制清楚全部文件的存档编号（即流水号）以利方便查阅，也可把法律法规及标准（即外来文件）、受控文件、常规文件分成三类来标识清楚进行归档。
（六）质量记录清单各分公司要根据公司的质量记录清单建立适合自身公司的工作质量记录清单。
三、各项工作计划、方案和办法、数据统计及落实情况
（一）办公室应根据公司质量目标分解建立自己公司的质量目标分解表（质量目标分解经过讨论通过并批准才实行）。
各个部门也要建立质量目标分解表。
（二）安全生产工作
1、制定公司安全生产工作意见。
工作意见中要成立安全生产工作领导小组、要明确责任分工、要有专抓人员、细化工作要求和目标，要有措施办法（包括平常安全检查、日常值班、隐患排查等），要有义务消防队员名单。
要有培训教育计划。
2、安全教育培训要达100%，要严格按公司安全工作意见和自己公司的安全工作意见开展安全工作，并要真实、清楚记录检查记录。
要建立相关档案和台账（比如隐患排查台账、整消耗台账等）
3、严格按安全部的安排意见办理安全相关工作。
（三）社会治安综合治理
1、制定综治工作意见，工作意见中要成立社会治安综合治理小组、明确责任分工、专抓人员、工作要求和目标、措施办法。
2、要严格按照工作意见开展综治工作，并要有开展工作的相关记录和检查记录。
3、建立完善综治工作的档案（包括当地政府和部门领导下的所有档案）。
4、制定单位内部日常值班制度、领导巡查值班制度，节假日值班巡查有专门的安排和记录。
5、杜绝职工参与“黄、赌、毒”活动，不参与违法犯罪活动，无违法违纪事件。
6、杜绝发生任何因内部管理造成的责任事故。
（四）精神文明建设
制定公司精神文明建设工作意见。
工作意见中要成立领导小组、明确分工、要有专抓人员。
要有计划，要有具体工作要求和目标；要有具体的活动，并由步骤的按工作计划和活动开展工作。
（五）企务公开及信访工作
1、制定公司企务公开工作意见，要有领导小组、明确责任分工、要有专抓人员。
要明确公开的时间、方式、范围、具体内容。
2、制定公司信访工作意见，要有领导小组、明确责任分工、有专抓人员。
建立和完善信访程序，建立和完善问题回复程序，对工作中存在的违规违纪问题要严格追究责任。
3、按工作意见的规定及时间、方式、范围公开具体的内容。
4、对群众和员工关心、上访的问题要给予100%答复和处理。
（六）计划生育工作
1、制定公司计划生育工作安排意见。
工作安排意见中要成立计划生育工作领导小组，明确责任分工，要有专抓人员。
要有具体的措施办法。
2、建立计划生育管理及妇检制度，建立计划生育台帐，记录、完善归档妇检及与其相关资料。
（七）党风廉政建设
1、制定工作安排意见。
安排意见要成立党风廉政建设领导小组、明确责任分工、要有专抓人员，具体工作要求和目标，制定学习计划（即党风廉政相关政策、文件、知识的学习和党组织三会一课的学习）、总结和整改资料。
2、党组织三会一课：
有支部的每月要召开一次党小组会和支部委员会；每三个月要召开一支部党员大会和上一次党课并做好相关详细记录。
（八）有机认证及生产发展
1、制定有机认证及生产发展工作安排意见，工作意见中要成立生产发展领导小组、明确责任分工、有专抓人员，具体工作要求和目标，措施办法，真实记录每次检查情况。
2、严格按公司技术部的要求开展该项工作。
（九）教育培训
1、制定培训计划任务，具体措施和实现的目标。
2、要完善培训实施的所有记录，要有培训通知（书面）、培训签到、培训讲义和授课老师的简介。
（十）购销经营
1、制定购销经营计划分解，责任到站、到乡镇。
2、完成好收购、销售任务。
3、实施仓容安全检查和维护，有与之相关的记录；
4、粮食收购备工作情况是否充分；
5、收购仓容是否落实到位（含定点收购）；
6、收购时间是否落实到位（含约时收购）；
7、收购人员是否落实到位；
8、管理员管理档案是否齐全（管理人员、管理员代码、密码登记）；
9、管理员是否按规定建立管理台账（逐日录入、审核信息登记）；
10、网络设备管理人员是否落实到位，是否保证一般情况下，收购能顺利开展；
11、收购期间经营班子成员工作安排分工是否合理、是否明确、是否责任落实，是否能保证在预案启动条件下落实保证措施；
12、是否有不按操作规程操作，农户售粮款是否有人为原因不能及时支付的情况；粮食抽检合格的比例是多少；
13、是否有无无退货,退货比例达1%及以上不得分，退货0.2%以下的不扣分。
有退货不填报的扣10分（退货原则上以一车或以上为单位，一车以下不扣分）。
14、销售（调销到茅台酒厂的损耗剔除总公司承担部分外在0.4%以内不扣分,每超过0.1%扣一分）
15、收购秩序是否井然有序；
16、是否严格按照收购政策收购高粱，是否严格按订单合同网络信息收购。
17、以上3—17条，分公司应根据自己公司的实际情况制定相应的措施办法或制度（可作一个措施办法或一个制度来覆盖，也可作几个来覆盖）来确保3---17条中各项工作的完成。
（十一）绩效考核
1、制定公司绩效考核办法，要有领导小组、明确责任分工、要有专抓人员、要有奖惩办法。
要有每次考核的详细记录，要有考核兑现奖惩的相关记录（比如行政处罚或经济处罚）。
2、按月（季度、半年度、年度）对各岗位进行考核评价。
（十二）证照印章管理
1、制定证照、印章管理办法。
登记有企业相关证照、印章的台帐，2、记录好证照印章使用的时间、领用人员、领用事由。
（十三）财产物资管理
1、制定财产物资、家具用具管理办法。
2、建立财产物资（家具用具、办公设备、设施）登记表。
并由经手人签字领用、保管。
3、移交时要有交接手续和清单，损坏的要赔偿。
四、内部沟通
对重要工作（比如安全生产工作）应召开工作例会，并制定例会制度，对常规工作应在恰当的时节召开相应的会议，对上级主管单位和当地党政的会议要及时传达贯彻，在年初会议上应把公司的所有工作都要进行安排部署，在收购工作、销售工作、安全工作等专题会议上应把近期的工作或者重要工作都要作以安排、部署和强调。
会议要确保党和国家方针政策的贯彻，法律法规的学习普及；质量目标的完成，要确保管理体系有效推进和改进，确保顾客要求及相关的部门对公司的要求得到贯彻。
1、收购工作、有机认证工作、财务、仓储工作、安全生产工作等重要工作可召开专题会议或例会。
2、年初工作安排应把方方面面的工作（比如财务、仓储、购销工作、安全工作、有机认证工作、计划生育、社会治安综合治理工作、精神文明建设工作、企务公开、粮食发展生产收购、销售、ISO9001体系管理推进工作、党风廉政建设工作等凡总公司安排的工作及分公司应该开展的工作）作以安排部署。
3、相关工作要有定期总结、半年总结或年终总结会议（根据相关工作的要求作），并要有书面总结。
4、会议签到：
真实、清楚、符合逻辑、符合要求。
5、会议记录：
符合应用文的基本要求，记录规范、要素齐全、准确、真实记录会议内容。
6、会议纪要：
对重大问题的研究决定（比如：
绩效考核方案的讨论等）形成会议纪要。
五、人力资源管理
1、员工名册：
规范、清楚地记录每一员工准确的基本情况；
2、员工档案
（1）要有卡片照、要记录有员工学历、技能、工作经验（经历）、专业培训记录等情况；
（2）年度有岗位考核评价记录。
3、考勤：
制定严密和有效的考勤制度，真实记录员工上班作息时间安排和在岗离岗情况记录，对不同在岗（比如出差、下乡、请假等）实际情况要在签到表上做好详细记录。
要有兑现考勤制度的相关记录（比如扣工资，行政处罚等）
4、员工年度考核：
年度员工表现的综合评价，是评优评先进的基础。
真实、完整的对评选的优秀员工或者先进工作者、劳动模范评价和评选记录。
六、经营班子建设以工作的成效和职工的调查为准。
七、管理者工作及职工对岗位职责的熟悉情况
1、管理者岗位职责、质量目标、文件精神等应完全熟悉掌握。
2、环节负责人要对自己岗位工作职责及相关目标、相关文件精神完全熟悉掌握：
3、各岗位（比如录入员、收购员等）对自己的岗位职责及应该知晓的经营管理目标应完全熟悉掌握。
八、仓储现场管理
1、收储设备管理台帐：
记录每一收储设备的放置使用地点和使用状态，明确对其保护管理的人员。
2、消防设备管理台帐：
记录每一消防设备的放置地点、更换时间、使用状态，明确对其保护管理的人员
3、测量装置管理台帐：
记录每一收储设备的放置使用地点和使用状态，明确对其使用保护管理的人员。
4、仓容台帐、平面示意图：
记录每一栋仓房的基本情况和分间状况，按照1：
100的比例有仓房平面示意图。
——基础设施（设备的管理）：
做好如下记录，证明设备管理的有效性和符合性。
1、设备日常管理检查：
在夏秋两季粮食收购开始前，完成设备100%的检查；
2、设备维护保养：
在夏秋两季粮食收购开始前，完成设备100%的维护保养，确保设备正常使用达到100%；确保设备放置安全100%。
3、测量装置检定实施：
对用于贸易结算的测量装置（台秤）实施检定100%，无一例未检定台秤用于贸易结算（收购）。
4、测量装置内部校准：
用与粮食仓储的测量装置（温度、水分测量仪器和工具用具），实施内部校准100%，确保测量结果真实准确，指导安全储粮。
——有机粮食收购码单管理：
收购原始码单的装订、存放管理，在规定时间内：
无损坏、丢失、污染、变质和其它意外变故，无随意捆扎堆放、散乱无序。
——仓储管理过程：
建立有符合有机产品认证需要和粮油储藏技术规范的记录，做到做到：
信息真实准确、书写清晰工整、内容完整齐全、更改更正规范、保存完好。
1、保管：
保管帐，内容完整，数据衔接；
2、粮情检查管理：
粮情检查记录，真实、完整；
3、仓库清洁卫生管理：
仓库清洁卫生管理检查记录；
4、粮情温度变化：
粮温曲线图，标注清楚准确，连接正确；
5、有机产品入库管理：
有机粮食入库登记，内容完整，数据衔接，时间对接准确；
6、有机产品批次编号管理:
有机粮食包装登记，内容完整，数据衔接，时间对接准确；
7、有机产品出库管理：
有机粮食调运单、有机粮食出库清单，内容完整，数据衔接，时间对接准确；
8、粮食整理业务管理：
粮食整理收发监督记录，内容完整，监督有效。
9、储粮仓外环境管理：
晒场、走道清洁，防洪防汛排水畅通，防火设备放置合理。
10、仓内卫生管理：
仓内无尘杂，无任何与粮食安全不相关的事物，包括痕迹。
——安全卫生检查：
每月至少一次的安全检查，对每一个粮站的仓房、安全防护、消防设施等检查的记录和改进意见。
——安全隐患排查整改:
遵照各级安全管理部门的要求，实施安全隐患排查治理整改的相关资料记录。
——粮食安全储存情况：
对所属范围的储粮情况进行检查和处置的记录，对储粮实施科学储存方法的记录，填报月报表。
——四无粮仓普查：
实施春、夏、冬三季度粮食安全储存普查的基础资料，上级业务主管部门汇总的普查总结资料。
——四无粮仓质量：
按照四无粮仓评定标准，达到达到95%以上的库、站、点和单位。
1、无四故：
统计期间，除人力不可抗拒的自然灾害外，没有发生火灾、盗窃、中毒、粉尘爆炸、工伤（轻伤可以不计）以及粮食被虫蚀、变质等事故。
2、无霉变、污染粮食：
没有发生霉变、污染粮食，或者发生霉变、污染与粮食损耗合计低于每年0.2%标准的；
3、虫害处理：
能根据虫害发生的实际情况，采取符合认证要求的虫害处理措施，或实施虫害防治后能，达到有机认证要求的处理措施。
4、鼠害雀类防治：
储粮仓房安装有防鼠板，或者有其他有效防治鼠害设施；储粮仓房安装有防雀网，或者有其他有效防治雀累危害的方法和设施的.
九、仓储现场记录逻辑关系
1、设备设施现场管理等记录，时间关系不成立。
如某分公司共有设备十台，分布在五个粮站，维护保养、日常管理检查等均在同一时间完成；
2、门仓记录。
当某一间仓发生如收购、出库、打包、粮情检查、转运等业务时，必须有清洁卫生记录，且时间对接。
如：
2011年3月28日，公司组织开展春季粮油大普查，被查得单位所有门仓就应该有当日的清洁卫生记录。
又如：
2011年7月5日，突降暴雨，公司通知或者自行进行检查，也要有当日的卫生清扫记录；
3、门仓资料缺失，没有按照质量记录清单的要求保存五年。
分公司基本是在收购前调整各站收购人员，致使各收购员调离原工作地方后，交接不完整，将原手内单据和门仓资料遗失，造成无法查找，影响有机审核；
4、卫生意识不强，没有按“四无”标准开展工作，尘杂、甚至烟头、纸屑随处可见，杂草丛生，排水沟不畅通。
十、业务学习：
程序文件熟知程度，业务开展的统一性，纠正预防措施实施
编制培训资料人员：
审定人员：
备注：
如有疑问，请各分公司及时与公司办公室及相关
部门联系，或仔细阅读公司体系文件及考核的文件内容。
二〇一一年十月二十五日
升级会员 