行政管理制度.docx
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行政管理制度
第一章：
总则
为完善公司的行政、总务管理机制，建立规范化的行政、总务管理，提高行政、总务管理水平和工作效率，使公司各项行政、总务工作有章可循，照章办事，特制定本制度。
第二章：
保密管理
一．全体职工都有保守公司秘密的义务。
二．在对外交往和工作中，须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。
三．公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围内职工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
1.公司经营发展等重大决策中的秘密事项；
2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目及决策；
3.拟议中的组织结构设置、工作分工、人事调整和职务任免、奖惩事项；
4.公司内部不宜公开或外传的管理制度、规章、管理措施；
5.公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；
6.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
7.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
8.公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及数据；
9.不宜公开的计算机系统网络总体方案、安全保密实施方案；
10.正在调查不宜公开的材料、证词、证据和其它事项；
11.其它经公司确定应当保密的事项；
12.一般性决定、决议、通知、公告、行政管理数据等内部文件不属于保密范围。
四．公司秘密划分原则：
合理划分、确立密级。
该保密的必须保密，该公开的必须公开。
五．公司密级划分为：
1．绝密：
一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。
2．机密：
一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。
3．秘密：
一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。
4．内部资料：
一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。
5．公开资料：
公开有助于公司利益。
六．密级的确立
1．文件编写时，由编写人员确立文件密级后再呈审批。
2．公司各部门对其产生的文件资料或接收的外来文件，提出定级意见，由公司高层领导签发，确立后均在文件右上角注明。
3．属公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达接触范围内的人员。
七．密级变更及解密
1．因工作需要或环境变化，需要变更密级的，或者需要公开但不损害公司利益的，由原产生秘密件部门或人事行政主任提出申请，交公司高层领导批准变更。
2．保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。
八．保密管理
1．实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保公司秘密不被泄露。
2．公司全体职工必须贯彻执行国家有关安全和保密法律、行政法规。
3．文控中心为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得入内，室内一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动。
4．对保密资料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。
5．传阅保密资料由文控员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。
6．保密资料不得私自复制。
复印件视同原件管理，复印过程的废页及时进行销毁。
7．保密资料严格按领导批准的份数打印或印刷，不得擅自多印多留。
草稿视同原件一样管理。
打印过程形成的废页、废件及时进行销毁。
8．传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。
9．出外工作须携带保密资料的，须经公司高层领导批准。
10．做好公司重要会议的保密工作。
会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件。
11．严格限定密件的接触范围。
凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续。
12．对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。
13．公司保证职工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。
九．保密纪律
1．不该说的话不说；不该问的事不问；不该看的文件不看；不该记录的事，不记录；
2．不得擅自携带密件外出；
3．不得在公共场合谈论公司秘密；
4．不得在私人通信中涉及公司秘密；
5．不在不利于保密的地方放置密件；
6．发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；
7．客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈.
一十．对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以嘉奖、记功。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，情节轻微的，扣1-3分，情节严重的予以记过、记大过处分，直至辞退，造成经济损失的尚须追踪其经济责任。
第三章：
会议管理
一．会议分类
会议
类别
会议
时间
会议
主持人
与会人员
会议内容
周例会
每周一19：
00
总经理或副总经理
各部经理/主任
部门内无法解决事项汇报及检讨；部门间沟通协调不畅事项汇报及检讨；业务发展情况及管理目标调整；合理化建议；组织及职责讨论；公司决策及方向。
部内
会议
不定
部门经理/主管
部内人员
传达公司会议精神；部门内工作安排及工作检讨；合理化建议；其它日常行政人事事项。
班前会
每天/每班上班前
组长
组内全部职工
传达公司/部门会议精神；组内工作安排、质量技术要点及工作检讨；其它日常行政人事事项。
生产安排会议
每天/临时
铜材经理/卫浴经理
经理/主任/组长/计划人员
每日生产计划及变更安排；采购原物料情况；产品质量情况；客户需求变更情况；出货信息。
6S会议
每周二19：
00
6S委员会主任
6S全体委员
汇报上周“6S”实施状况；汇报及检讨稽核缺失；合理化建议；相关公司管理问题检讨。
生产/质量总结会议
每月第一周周五19：
00
总经理或副总经理
各部门经理/主任
汇报本月订单生产计划完成情况及后续订单生产排程之调整；分析与检讨计划完成情况；汇报本月质量状况及后续质量目标；分析检讨质量达成情况及预防措施的制订；部门之间无法解决之问题讨论；生产技术的讨论；合理化建议。
培训会议
临时通知
临时安排讲师
人事行政部
干部管理技术培训
管理评审会议
每年一次
管理者代表
各部经理/主任
内审中不符合项；严重客诉及客户反馈之相关信息；评审质量体系之有效性、充分性、适应性；与质量体系有关之数据统计分析；纠正预防措施的落实情况；其它与质量体系有关之相关事项。
二．会议流程
会议决议
会议进行
会议准备
会议通知
会议决议追踪
会议记录分发
会议记录
三．各类会议原则及规定事项
1．面对问题、了解问题、解决问题、预防问题为会议的指导思想。
2．会议内容必须与会议层次一致，如属部门内或部门之间可解决的事项，应邀请相关部门的代表研讨解决，不提交到部门间会议讨论（含周例会、月例会）,只是将会议决议在部门间会议上作个汇报。
3．会议形式可多样化,如座谈会、发表会等。
4．会议要注重三果:
结果、成果和效果。
5．与会者必须遵守会议秩序、互相尊重、就事论事、逐次发言、珍惜时间、言不离题。
否则，视情节扣0.5-2分。
四．会议规定事项
1．若属周/月例会，与会人员须提前申报本部议题，由主持人指定人员整理出《会议议题》，严格按照议题上的安排来展开会议，连续两次以上不交议题的扣0.5分。
2．每次会议,主持部门应指定人员提前10分钟到与会地点作好会前之各项准备工作（如桌椅、开门、开冷气等）。
3．与会者必须在《会议签到表》上签到,迟到3分钟以上者扣0.5分，无故缺席者扣2分。
4．相关部门作本周工作汇报前必须先汇报上次会议决议的完成情况。
5．在会议期间,相关单位因不同意见争执时,会议主持人必须作出决议。
6．在相关部门的报告中提出的问题,责任部门必须回复改善对策及完成时间。
每一项会议决议均要确定负责部门、负责人及完成日期。
7．会议记录人须作成《会议记录》,以便追踪。
若有迟到或缺席人员要在《会议记录》中显示。
8．会议结束后,主持单位应做好善后工作。
如:
关空调、关灯、锁门等。
9．《会议记录》要在24小时内完成，分发相关单位/人员，否则扣记录人0.5分。
10．对于在会议上暂时无法形成决议的,可择期另外进行专项检讨,以讨论形成改善对策,并最终将问题点彻底改善。
11．凡是有违反会议规定中的任一条款，将扣除相关人员0.5-2分。
五．相关质量记录
记录名称
记录编号
保存单位
密级
保存年限
1．
会议议题
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
2．
会议签到表
JY/RE-HR02
人事行政部
内部文件
一年
3．
会议记录
JY/RE-HR03
人事行政部
秘密文件
一年
第四章：
办公室管理
一．上班管理规定
1.上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。
树立良好的公司形象和个人形象。
2.严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊，营造良好的工作环境。
违者根据情节扣0.5－2分。
3.未经许可，工员不得随意进入办公室，有事情统一由管理人员或办公室人员办理。
4.特殊情况下加班超过23:
30钟时，经请示上司后，第二天早上可以推迟上班。
5.上班时间不准做工作无关的事（上网、聚集聊天、打骂嘻闹、讲脏话及恶语伤人），违者扣0.5-2分。
6.办公室上班时间因公外出，填制《放行条》或《出差申请单》,经部门经理批准后，交保安室核实后方可外出。
违者扣1分。
7.总台时刻须有专人值班，不得空缺，负责接听电话、接发传真和来访接待。
8.禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。
接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。
9.办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：
您好、请、谢谢、对不起、再见等。
10.办公室传真机、复印机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修。
11.办公室人员要树立服务意识，要在上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用。
12.做好保密工作，尊重别人隐私，做到不听、不问、不传。
13.下班时随手整理自己的办公桌，关闭空调、关窗、断电，并通知保安锁门。
二．值班管理规定
1．本公司于休假日及每日办公时间外应办一切事务，除由经理/主任在各职守内各负全责外，可另派职员值班处理下列事项。
a.接听外来电话及在外公差及客户的电话。
b.临时发生事件及各项必要措施。
c.指挥监督保安人员及值勤工人。
d.预防灾害、盗窃及其他危险事项。
e.随时注意清洁卫生安全措施与公务保密。
f.公司交办各项事宜。
2．值班人晚上值到21：
30钟下班,下班前，必须检查办公室的办公设备电源是否关好，并通知保安锁好门。
违者扣0.5分。
3．人事行政部负责制订《职员轮值表》，于上月底公布下月值班人员名单。
4．值班职工收到紧急电文时应分别依下列方式处理：
a.属于职权范围内者可即时处理。
b.非职权所及者，视其性质应立即联络有关部门主管人员处理。
c.密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关主管。
5．值班职工如因病或出差、休假等其他事故不能承值时，应自行觅妥代理人呈报人事行政部，否则扣值班人0.5分。
6．值班人员应将轮值时所处理的事项填具报告表，第二天交人事行政部,如未按规定填报时扣0.5分。
7．值班人员如在晚上遇到有职工在厂内酗酒闹事、打架斗殴，或有工伤发生时应配合保安立即报告上级处理。
并详细记录在《值班日报表》上。
8．值班职工遇有事故发生时可先行处理，事后分别报告。
如遇其职权不能处理者，应立即通报并请示主管办理。
9．值班职工如遇临时事件处理得当，使公司减少损失者，可由部门经理/主任报请奖励。
10．值勤职工在规定值勤时间内，处理紧急事件失当时，视情节轻重予以警告或记过处分；擅离职守者应于记过处分。
三．客人接待
1．客人接待由总台或值班人员负责，坚持“一切为客户着想，一切为客户服务”的宗旨，争创一流服务。
2．接待客户要热情、礼貌，使用文明用语。
严禁与客户发生争执行为。
3．与客人碰面时，必须有礼貌地给客人打招呼，然后问找谁？
耐心听取客户来意后，尽快给客人回复并陪同客人等待。
4．回答客户问题要简明扼要，认真负责，处理问题不绕圈子，不摆架子，办事要快，效率要高。
5．如遇到客人下班时来公司，须电话联系相关人员，并陪同客人等待。
6．供应商前来请款或是洽谈业务或是应聘人员,只要是公司人员同意的，均应有礼貌的安排在前台候见。
四．相关质量记录
记录名称
记录编号
保存单位
密级
保存年限
1.
职员轮值表
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
2.
值班日报表
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
第五章：
电话管理
一．本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
二．员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
三．总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。
四．总台文员接听外线电话的标准用语为：
“您好，××公司”当告知分机电话时，说：
“请稍等!
”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!
”接听内线电话的用语为：
“您好，总台!
”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
五．公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
各部门因公务需要挂长途电话时，须征得部门经理同意，并由总台造册登记，填写《长途电话拔打记录表》。
六．有外线电话的部门不得到总台挂长途电话。
七．总台或值班人员不按上述第五条的规定，不经同意即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，并扣1分。
八．员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，予以警告处分，并负责电话费用。
九．每月由总台审查电话收费单上的私人电话，然后交人事行政部审核无误后转交财务从当月薪资中扣除私人通话费，私人话费按1.5倍计算，并执行以上处罚规定。
一十．相关质量记录
记录名称
记录编号
保存单位
密级
保存年限
1.
长途电话拔打记录表
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
第六章：
计算机管理
一．各类台式、笔记本式计算机及其配套设备由人事行政部统一归口管理，计算机采购按公司采购程序执行，配备应从严掌握。
各部门无权进行硬件设备的挪用、调剂、更换升级和淘汰、报废。
二．各类台式、笔记本式等计算机系生产、经营管理工具，财产归公司所有，使用者只负责使用和保管。
三．因工作需要，由公司给个人配备的笔记本电脑，使用人应到人事行政部办理借用手续并备案。
使用人负责维护和保管。
根据实际工作需要，使用人所在部门主管有权调配计算机的配备，使用人应积极给予配合与支持，不得以其他借口予以拒绝。
四．各部门所配备的计算机必须指定专人保管，凡发生人为损坏、丢失等情节，均由指定负责人照价赔偿。
五．各部门配备的计算机只能用作生产、经营管理之用，严禁挪作他用。
公司各类计算机不得安装游戏软件，不得玩游戏等。
违者记大过处分，并予以计算机管理员记过处分。
六．凡发现计算机有故障时，必须立即交付计算机管理员维修，不得私自拆卸维修，否则，因此造成的一切后果，由当事人全权负责。
七．宽带网是为了方便查询资料、信息、发布工程进度信息、收发E－MAIL而接入的。
不得用于与工作无关的事情，一旦查处，严肃处理。
八．Internet是个危险的区域，随时有黑客和病毒的侵入，各部门上网时要特别注意，禁止访问一些不健康的网站，由此造成的损失由当事人承担。
九．各部门使用人员应提高对黑客攻击和病毒感染方面的防范意识，一旦察觉有病毒感染，请立即向计算机管理员报告，由计算机管理员专责给予清毒。
一十．部门电脑由使用者专门负责保管，未经保管人或上级领导同意，任何人不得擅自动用，违者扣0.5分。
一十一．重要的资料应该用磁盘或光碟拷贝下来存档，以免电脑出故障丢失资料，违者扣1分。
一十二．公司部份电脑已连网，电脑内部的一些设置（操作系统、网络设置）不得私自改动。
违者扣0.5分。
一十三．不得利用电脑做与工作无关的事，违者视情节轻重扣0.5-1分。
一十四．电脑出现故障，应把故障情况详细记载下来，报告给专管人员请人来修理，XX不得随意拆装，违者扣1分。
一十五．需要连网的电脑，应书面向人事行政部请示，经副总经理同意后方可连接。
第七章：
办公用品管理
一．办公用品类别
1.固定资产类办公用品（A类）：
单位价值在2000元以上的，如电脑、打印机、数码相机、摄像机等。
2.一般消耗性办公用品（B类）：
单位价格在100元及以上的，如办公桌椅、电话机、柜、家具等。
3.低值易耗性办公用品（C类）：
单位价值在100元以下的，如纸、笔、墨水、笔记本、信笺、计算器、工具等。
二．A类办公用品领用及管理办法
1．固定资产类办公用品由财务部建帐登记，详见《财务管理制度》。
2．各部需新增固定资产类办公用品时，填写《固定资产申请表》，经总经理审批后交采购购买。
并由人事行政部统一管理调配。
三．B类办公用品领用及管理办法
1.人事行政部建立《一般消耗性办公用品登记帐册》，按品种进行登记。
2.新调入公司职工需配置B类办公用品时，由人事行政部统一调配。
3.公司职工需新增B类办公用品，须向本部门提出申请，填写《采购申请单》，报财务总监批准后，由人事行政部负责办理。
4.公司职工如需更换B类办公用品，需由本人提出更换申请，说明更换理由，经部门经理同意，报财务总监批准后，由人事行政部负责办理。
5.如人员在公司内部调动，原领用的有关B类办公用品需办理转移手续。
6.职工在使用过程中如有人为的损坏或保管不慎遗失，则按办公用品的折旧情况进行赔偿；离开本公司时，应按登记内容交还所领用的本类办公用品，如有短缺，则按物品原价值进行赔偿。
四．C类办公用品领用及管理办法
1.各部门C类办公用品的领用，每月25日前报部门办公用品需求计划，并经部门经理/主任同意，送交人事行政部，由人事行政部负责平衡，编制《办公用品采购计划》。
2.C类办公用品由人事行政部按部门设《办公用品领用登记本》，按所领物品的品种进行登记。
人事行政部应严格按照公司核定的费用标准发放，超出每月的费用标准时，报财务部，从该部门奖金中扣除。
3.C类办公用品领用采用定人定额管理制度。
具体定额如下：
各部门经理20元/月。
其他职员10元/月。
厨师、驾驶员、门卫5元/月。
以标准和人次计算各部门费用总额，并按此金额管理并入部门考核。
4.属公用物品，如复印用品、单据、宣传用品（笔、纸、胶卷等）、打印用品、财务记帐用品、考勤卡、电脑耗材、国旗、公司旗、垃圾袋、电池和清洁用材，如扫帚、拖把、水桶等，不计入部门定额。
5.因工作需要超出定额，由部门提出申请，报财务总监批准，可增加定额。
6.月初，财务部核对上月各部门办公用品领用金额，根据定额进行考核。
7.各部门应按定额统筹使用，超额部分将从部门月奖金中扣除，节约部分到年终视情况给予部门奖励。
五．相关质量记录
记录名称
记录编号
保存单位
密级
保存年限
1.
器材/工程申请表
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
2.
固定资产类办公用品登记账册
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
3.
一般消耗性办公用品登记帐册
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
4.
办公用品采购计划
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
5.
办公用品领用登记本
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
第八章：
劳动纪律管理
一．劳动纪律是指职工在劳动过程中，必须遵守的规则和秩序、它是组织集体劳动、保证生产和工作秩序正常进行的必要条件。
它要求每一个职工按照规定的时间、质量、程序和方法完成自己应承担的工作任务。
二．劳动纪律的内容
1．本公司所有职工应忠于职守,遵守本公司的一切规章制度，服从各级主管之指挥,不得阴奉阳违或敷衍塞责,各级主管人员对从业人员应亲切诱导、谆谆教诲。
2．应认真工作、爱惜公物、减少损耗、降低成本、增加效益，对外应树立良好的企业形象，保守公司机密。
3．对于职务及公事,均应循级而上,不得越级呈报,但紧急或特殊情况不在此限制范围之内。
4．不得携带危险物品、凶器、摄影机、易燃易爆及与生产无关之用品进入工作场所。
5．未经核准,不得擅自携带公物出厂；私有物品带出厂外,应向人事行政部报告并开具《放行单》方可放行。
6．坚守工作岗位，认真负责地工作，不消极怠工、不玩忽职守，不得擅自离开工作岗位。
7．遵守工作时间，按时上下班，不迟到、不早退，不旷工。
8．在工作时间内不聊天，脱岗和睡岗，不串岗、不妨碍他人工作，不准打闹取笑；不准阅读与生产、工作无关的书刊，不准从事与生产业务无关的事情，不准做私活。
9．积极主动地做好工作，不消极等待，敷衍了事，保证按时完成自己承担的生产（工作）任务。
10．遵守工艺规程和工作（作业）标准。
严格执行工艺、技术操作规程和设备操作规程，严格按照工作（作业）标准的规定履行职责，不违章作业，服从生产管理人员合理指挥。
11．严格遵守安全技术、生产卫生规则和防火规则，不冒险作业；正确使用防护用品用具。
12．按照6S要求做好生产环境整洁，保持工作环境清洁卫生、物料摆放整齐、标识明确。
13．工作时间应按公司要求佩戴识别证，着工作服上班，并保持衣容整洁，得体大方。
14．服从公司调动，严格遵守个人服从公司，下级服从上级的原则，对上级分配的工作不得无故拒绝，不得讨价还价。
15．禁止在生产禁烟区域内吸烟、使用明火。
16．同事之间应友好相处，严禁吵架、打架等扰乱公共秩序的行为。
三．管理职责
1．建立劳动纪律检查组织，劳动纪律检查组织分为公司、部门、车间/班组三级。
2．公司纪律检查由人事行政部负责，日常检查由保安员执行，组织有关部门参加。
3．部门一级的劳动纪律由部门经理负责。
4．车间/班组的劳动纪律检查由车间主任/组长负责。
5．人事行政部保安员为专职纪律检查员。
6．各级劳动纪律检查员有权在自己所管辖的范围内，对违反劳动纪律的情况根据有关规定做出相应的处罚建议。
四．检查与处罚
1．劳动纪律的管理情况，必须进行定期或不定期的检查。
人事行政部主任不定期地对各部门劳动纪律的情况进行检查。
2．劳动纪律检查次数：
●人事行政部每日1次，保安员结合巡逻每日至少3次。
●部门每日至少2次。
●车间/班组的一级的检查应做到随时检查。
3．对违反劳动纪律的人员，可依据<奖惩管理规范>相关条款进行处罚。
4．对违反劳动纪律人员的调查、处罚由人事行政部主任负责。
5．人事行政主任每月5日应做成<月劳动纪律检查汇报表>报送公司相关领导。
五．相关记录
记录名称
记录编号
保存单位
密级
保存年限
1.
劳动纪律检查情况汇总表
JY/RE-HR01
人事行政部
内部文件
一年
第九章：
公差管理
一．出差申请
1.出差前应填写"出差申请单"，写明出差日程、出差目的地及出差事由等，转人事行政部备案。
出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定。
2.出差1天内由部门经理核准，1－5天由副总核准，5天以上及国外出差由总经理核准。
3.因急要公务必需搭乘飞机前往者应于《出差申请单》中注明，并呈报总
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