第三节物业管理档案的检索利用与保存.docx

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第三节物业管理档案的检索利用与保存

第三节物业管理档案的检索利用与保存

物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与安全保管也应根据档案的介质、不同特点，采取针对性措施分别使用处理。

一、物业管理档案的检索（熟悉）

（一）纸介质档案检索

纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：

目

录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。

（1）分类卡片目录

分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。

这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。

（2）专题卡片目录

专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。

（3）主题卡片目录

主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。

（4）名称索引

名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。

2．档案提供利用的方式

（1）档案检索的步骤和方式

档案检索的一般步骤和方法是：

分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。

（2）档案提供利用的方式

档案提供利用的一般方式有：

档案室阅读，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。

（二）电子媒体档案检索

电子媒体档案一般分为两类：

一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。

尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。

各类软件的检索查询设计，目前无统一的检索查询形式。

二、物业管理档案的保存与安全

（一）档案保存

1．档案的保存价值和保存期限

某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。

例如，某物业在施工过程中有一份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。

各物业管理企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。

为便于把握，表12—2列出了某物业管理企业档案的保存期限的划分标准。

（注意区分三类：

永久、长期、短期即可）

2．档案保存注意事项

某物业管理企业档案保存期限的划分标准表12·2

保存期限

时间

划分标准

备注

永久

无限期

凡是记载和反映物业，大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件

1．有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议的文件、记录、验收报告和技术参数等文件；

2．有关物业管理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等；

3．业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件

长期

15～60年

凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、经验总结的文件与记录

1．有关物业管理工作中的年度季度计划、总结、报告；

2．与物业相关的附属设施设备（工作寿命在5年以上10年以内）的基本技术和商业资料，维修维护合同和记录，大中小修、更新改造记录和会议决议等文件；

3．物业本体及大型或重要附属设施设备的维

护记录

短期

15年以内

其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录

1．小型设施设备的更新、维修记录；

2．有关物业管理服务和运行记录的相关文件和记录

（1）物业承接查验期和人住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。

（2）房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此多粪户案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的2倍。

（3）各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。

这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。

，

（二）安全管理

1．档案安全管理

档案毁损有人为的原因刹自然的因素。

人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等；自然的因素一方面是文件的介质和记录方式随时间的推移而产生自然失效，如文件的纸张自然老化和墨迹的自然消失等，另一方面是环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等因素都会造成档案寿命缩短或毁损。

档案保管应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水防火、防盗等安全措施。

同时，要制订一套切实可行的档案管理制度并加以严格执行，如改善档案保存的条件，采取有效的档案修复技术，最大限度延长档案的寿命，保障档案的安全。

2．档案信息安全

档案的安全包括：

档案本身不受到损坏与丢失；档案信息不被非法复制、查阅和传播。

由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。

但均应制订文件的密级体制，严格借阅、复制制度。

纸介质档案的信息安全主要是从档案的查阅、外借、复制和销毁等方面制订详细的制度，设定权限。

对无权查阅、外借和复制的人员，管理人员不得私自给予查阅、外借或复制。

有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。

复制必须由档案管理人员进行，并须获得相应授权方可实行。

销毁档案时，应经上级批准，并在主管领导和部门主管的监督下采用适当的方式销毁。

电子媒体档案主要是通过设立严格的多级权限机制和密码保管制度，严格进入检索系统、复制和下载的管理；对进入互联网的计算机应安装防火墙和杀毒软件，经常更新，防止黑客人侵和非法人员进入，保障电子档案的信息安全。

第四节物业管理企业信用档案（掌握）

一、物业管理企业信用档案

物业管理企业信用档案，是指利用计算机和网络信息手段，将物业管理企业及执（从）业人员的基本情况，经营业绩，经营中违规、违法劣迹及受到的处罚等情况按规定格式进行记录，并向社会公示。

接受社会监督。

物业管理企业信用档案工作的指导思想是：

通过对计算机和网络信息技术的应用，建立客观公正的物业管理企业信用档案系统，为各级政府部门和社会公众监督物业管理企业及执（从）业人员市场行为提供依据，为社会公众查询企业和个人信用信息提供服务，为社会公众对物业管理领域违法违规行为的投诉提供途径。

目的是为了整顿和规范物业管理市场秩序，规范物业管理企业及执（从）业人员市场行为，增强物业管理企业及执（从）业人员的信用意识，提高行业诚信度和服务水平。

二、物业管理企业信用档案的建立范围（这一部分是重点）

根据国家建设部《关于建立房地产企业及执（从）业人员信用档案系统的通知》（津住房函[2002]193f号）及其他有关规定，物业管理企业信用档案的建立范围是所有物业管理企业和物业管理师等执（从）业人员。

全国物业管理企业信用档案建设按照“统一规划、分级建设、分步实施、信息共享”的原则，由国家建设部统一部署。

各级物业管理行政主管部门负责组织所辖区域内所有物业管理企业及执（从）业人员信用档案系统的建设与管理工作，具体职责分工是：

（1）建设部负责全国一级资质物业管理企业及执（从）业人员信用档案系统的建立和监督管理。

中国物业管理协会受建设部委托承担系统管理部门的工作，负责一级资质物业管理企业信用档案信息的采集、整理、更新及日常管理工作。

（2）地方物业管理行政主管部门负责二级资质以下物业管理企业及执（从）人员信用档案系统的建立和监督管理。

（3）建设部信息中心负责物业管理企业信用档案系统建设的技术支持和系统运行与维护管理工作，并为各级物业管理行政主管部门和物业管理企业提供由建设部统一开发的物业管理企业信用档案系统专用软件。

三、物业管理企业信用档案工作的目标和要求

物业管理企业信用档案工作的目标是：

以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础，形成覆盖物业管理行业所有企业及执（从）业人员的信用档案系统，并通过中国住宅与房地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。

国家建设部对物业管理企业信用档案系统建设的要求是：

（1）各级物业管理主管部门要提高认识，加强领导，积极组织、指导和推动物业管理企业信用档案系统的建设工作。

（2）扩大物业管理企业信用档案的覆盖面。

凡是从事物业管理的企业和执（从）业人员都应当纳入物业管理企业信用系统。

凡是具有资质等级（包括临时资质）的物业管理企业都要全部上网。

（3）保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。

应当有效利用政府掌握的信息资源，把物业管理企业和执（从）业人员在经营活动中的违规、违法劣迹以及受到的处罚等情况按规定记人信用档案。

要将信用档案建设与企业资质管理结合起来，把是否如实、及时提供信用信息作为企业资质年检、晋级审批和执（从）业注册资格的条件。

（4）及时做好信用档案记录信息的更新工作。

物业管理企业信用档案记录信息每季度至少更新一次。

物业管理企业及执（从）业人员应在每季度后28日内提交更新数据。

各级物业管理行政主管部门、行业协会应及时将企业（项目）情况变动、良好行为记录、不良行为记录及公众投诉等情况记人物业管理企业信用档案系统。

（5）统一系统数据平台，保证信息传递畅通、资源共享。

要按照“统一性、标准化”的要求，对物业管理企业信用档案系统进行建设和完善，并与全国物业管理信用档案系统数据平台联通。

（6）物业管理企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系，主要采用电子邮件方式。

物业管理企业应设立信用档案专用电子邮箱，具备条件的要建立企业网站，或在中国住宅与房地产信息网、中国物业管理协会网以及地方主管部门、行业协会网站上建立网页。

四、物业管理企业信用档案的记录内容（掌握）

物业管理企业信用档案的记录内容主要包括企业及执（从）业人员的基本情况、业绩及良好行为记录、经营活动中的违法违规行为、服务质量问题及其他不良行为记录和公众投诉及处理情况等。

具体记录内容详见表12—3～表12—9。

企业基本情况表12-3

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

1-01

企业名称

1-02

法人代码

1-03

所在省（自治区、直辖市）

1-04

所在城市

1-05

办公地址

●

1-06

通信地址

●

1-07

邮政编码

●

1-08

联系电话

●

1-09

传真

●

1-10

电子信箱

●

1-11

网址

续表

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

1—12

登记注册类型

1—13

经营范围

1—14

法人营业执照注册号

1一15

注册资本

●

1—16

工商注册日期

1—17

营业执照到期日

1—18

法定代表人

1—19

资质等级

1—20

资质证书编号

l一21

资质证书发证机关

1—22

资质证书发证日期

l一23

资质证书有效期限

l一24

资质年审情况

1—25

总经理

1—26

在册人员总数

l—26-01

其中：

中级以上职称人数

l—26-02

管理处主任数

1—27

物业管理面积

1—27—01

分类一：

多层住宅

1—27—02

高层住宅

1—27-03

公寓、别墅

1—27-04

办公楼或写字楼

1—27-05

商业用房

1—27—06

工业用房

1—27-07

其他

1—27—08

分类二：

5万m2以上小区项目个数

1—27-09

整治改造旧住宅小区项目个数

1—28

企业简介

800字以内，可附两张5寸彩色照片

企业主要管理人员情况（每人一条）表12－4

序号

指标

内容

不公示标记●

备注

2-01

企业名称

2-02

法人代码

2—03

姓名

2—04

‘陛别

2—05

国籍

2—06

照片

2—07

身份证件名称

●

2-08

身份证件号码

●

2-09

出生日期

●

2一10

联系电话

●

2—1l

职务

口法定代表人

口总经理

口副总经理

口总工程师

口总经济师

口总会计师

2—12

任职时间

2—13

专业技术职务

2—14

专业技术职务证书号码

2一15

最高学历

企业良好行为记录（每个记录一条）表12—5

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

3-01

企业名称

3-02

法人代码

3-03

获奖名称

3—04

获奖内容

3—05

获奖时间

3-06

获奖证书编号

3-07

颁奖单位

企业不良行为记录（每个记录一条）表12－6

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

4-01

企业名称

4-02

法人代码

4-03

事项

4-04

处理时间

4-05

处理原因

4-06

处理结果

4-07

处理单位

物业管理项目情况（每个项目一条）表12-7

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

5-01

企业名称

5-02

法人代码

5-03

项目名称

5-04

项目所在省（自治区、直辖市）

5-05

项目所在城市

5-06

项目详细地址

5-07

项目开发建设单位

5-08

项目获取方式

5-09

项目失去原因

5—10

项目总规模

5—10-01

其中：

多层住宅

5—10-02

高层住宅

5—10-03

公寓、别墅

5—10-04

办公楼或写字楼

5—10-05

商业用房

5—10-06

工业用房

5—10-07

其他

项目主要管理人员情况（每人一条）表12－8

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

6-01

企业名称

6-02

法人代码

6-03

项目名称

6-04

管理人员姓名

6-05

职务

口管理处主任（项目经理）

口管理处副主任（项目副经理）

资质年审情况（每次一条）表12-9

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

7-01

企业名称

7-02

法人代码

7-03

企业申请意见

7-04

企业所在市（地）主管部门意见

7-05

省级主管部门意见

7-06

建设部或其授权机构意见

注意：

把表分类，并对主要内容加以记忆，主要是分清表12—3～表12—9各自的内容与作用。

五、信用档案记录内容的采集

物业管理企业信用档案系统记录的内容，主要通过政府部门、协会、物业管理企业、执（从）业人员墩他中介机构及社会公众等多种途径依法采集。

核准资质等级或通过年检的物业管理企业以及获准注册的物业管理师等执（从）业人员的信用档案记录内容及更新信息，可从其资质申报、年检、执业资格注册资料中采集。

除此以外的信用档案记录内容及更新信息，由行政主管部门和行业协会组织物业管理企业和执（从）业人员按时报送。

六、物业管理企业信用档案投诉处理

各级物业管理企业信用档案，应当接受社会公众按照统一格式提交的有关物业管理服务方面的网上投诉。

信用档案管理部门对收到的投诉信息进行登记、整理和分类，并根据投诉对象和投诉内容，分别提交有关部门进行核查，或转给被投诉企业处理。

信用档案管理部门根据核查结果和企业反馈情况，确定该宗投诉及其处理结果是否公示和计入该企业信用档案。

投诉信息转给被投诉企业后，被投诉企业应在15天内将处理意见反馈给信用档案管理部门，反馈意见应由当地物业管理行政主管部门签章。

无正当理由不按期反馈的，可作为不良记录计入企业或执（从）业人员的信用档案并进行公示。

具体投诉记录内容见表12—10及表12—11。

投诉情况（每宗投诉一条）表12－10

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

1—01

投诉人姓名

●

I—02

投诉人联系电话

●

1—03

投诉人电子信箱

●

1—04

投沂人身份证件名称

●

l—05

投诉人身份证件号码

●

l—06

投诉人所在省

1—07

投诉人所在城市

1—08

投诉人通讯地址

●

1—09

投诉人邮政编码

●

1—10

被投诉对象

1—11

被投诉对象分类

口项目

口物业管理公司

口物业管理师

口其他

1—12

投诉内容

1—13

投诉时间

1—14

投诉编号

投诉反馈或处理（每个反馈或处理一条）表12—11

序号

指标

内容

不公示标识●

备注

2—0l

投诉编号

2—02

反馈时间

2—03

反馈或处理单位

2—04

反馈或处理息见

例如：

给定一个物业管理企业的基本材料，练习将其基本情况形成档案记录。

例如：

给定一个业主的投诉材料，练习将投诉材料以及投诉反馈结果进行登记归档。