会展策划流程.docx

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会展策划流程

一、会展策划的内容

会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。

在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。

会展策划

会展的效果评价与测定

计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。

会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。

当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。

会展评估工作一般可分为以下两个方面：

一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。

二、会展策划的基本流程

会展策划的基本流程。

1.成立策划小组

会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。

一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。

人才。

一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作

业务主管。

又叫总监、策划部经理等人担任。

在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。

策划人员。

一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。

文案撰写人员。

专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务

合同协议文书、会展业务法律文书等。

文案撰写人员应该能够精确地领悟策划小组的集体意图，具有很强的文字表述能力。

美术设计人员。

专门负责进行各种类型视觉形象的设计。

美术设计人员是策划小组很重要的组成部分。

因为在整个会展策划过程中，诸如各种类型的广告设计、展示设计、展示空间设计等都需要美术设计人员的参与。

美术设计人员必须具有很强的领悟能力和很强的将策划意图转化为文字、图画的能力。

市场调查人员。

能进行各种复杂的市场行情调查，并能写出精辟的市场调查报告。

媒体联络人员。

要求熟悉各种媒体的优势、劣势、刊播价格，并且与媒体有良好的关系，能按照会展策划的部署，进行媒体规划，争取最佳的广告宣传效果。

公关人员。

能够为会展公司创造融洽、和谐的公众关系氛围，获得各方面的支持帮助。

同时能够从公关的角度提供建议。

在会展策划过程中，由业务主管负责，各方面人员需通力配合，协调一致，共同做好会展策划工作。

2.进行市场调查

市场调查是以科学的方法，有系统、有计划、有组织地收集、调查、记录、整理、分析有关产品或劳务市场等信息，客观地测定与评价，发现各种事实，用以协助解决有关营销的问题，并作为各种营销决策的依据。

会展市场调查是会展策划的基础。

从传播学的角度来看，市场调查是会展策划者为了了解市场信息，把握市场动态，进而确定会展目标和主题，编写会展策划方案，选择会展策略，检查会展效果等所必需的调研工作。

只有在系统地收集有关市场与相关背景的资料，并加以科学概括分析基础上确立的会展策划，才能卓有成效地实现其总体目标。

在执行市场调查时，不仅要考虑本区域的优势产业和主导产业，还要考虑重点发展中的行业、政府扶植的行业等。

具体分析行业市场状况，要摸清市场的归属，即买方市场还是卖方市场等。

以一次展览会为例，主办者需要将市场调研的重点放在以下四个方面：

市场前景分析（如政策可行性、市场规模及类型等）；

同类展览会的竞争能力分析；

本次展览会的优势条件分析；

潜在客户需求调查。

总之，在瞬息万变的市场中，如果没有科学的市场调研和预测做先导，会展策划、运作就很难达到预期的目的。

3.决定会展策略

作出会展决定是一个决策过程，应该有相应的程序。

在一般情况下，会展决策应考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。

在充分地进行市场调研与预测之后，接下来，需要进行会展目标市场的定位与制定会展营销计划。

以展览会为例，组织者在进行目标市场定位时需考虑以下因素。

展览会的类型。

组织者首先要明确自己所主办的是什么类型的展览会，

因为政府主办的展览会、公益性质的展览会和商贸展览会在具体操作模式和策略

的制定上有很大区别。

产业标准。

导致展览目标市场定位复杂的原因之一是一次展览会往往要涉及多个产业。

如举办一次汽车展览会，组织者除考虑汽车生产企业外，还要努力吸引销售、运输等汽车需求较大的企业，甚至一些研究机构等。

地理细分。

由于不同地区的参展商和专业观众有着不同的需求特征及营销反映，所以地理变量经常被作为划分展览市场的依据。

在进行地理细分时，展会组织者不仅要分析不同国家的参展商对展览会的个性化要求，而且要弄清参展商

在本国的具体分布，这样才能行之有效地进行决策。

行为细分。

行为细分是指根据参展商的参展动机、购买动机、购买状态或对展览会的态度等进行划分，其中参展动机被认为是进行展览市场细分的最佳起点。

决定会展策略应该在充分掌握现有相关资料的基础上进行，如宏观政策环境、企业经营实力、会展市场竞争状况、顾客满意程度等。

如从会展营销的角度来说，

一份会展营销计划应包括会展营销现状分析、企业（或具体会议、展览会）分析、营销目标的确立、市场营销组合策略、具体的行动方案、营销预算费用以及营

销计划的执行与控制等。

4.制定媒体策略

现代社会是一个信息社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体便是各种各样的媒体。

实施有效的媒体策略对会展活动组织者至

关重要，会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或展览会的需要和条件，来选择合适的媒体。

在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。

在市场经济的冲击下，中国传媒的市场化步伐越来越快。

市场化程度的提高，带来了媒体的迅速成长或衰落，会展专业媒体也不例外。

因而，在制定具体的媒体策略时，必须要分析媒体在会展活动中的成长策略。

以展览活动为例，在制定策略上，要综合考虑媒体在宣传活动中、在联系活动中以及在提升展览企业形象活动中

的成长策略等。

在会展活动中，不同利益的相关主体面向特定的公众需要采取不同的媒体策略。

例如，若从提升城市形象的角度分析，在一次大型的国际会议或展览会中，城市政府面向媒体的主要工作包括以下三点。

1）在会展活动开始之前，政府需要媒体对展览会前期的准备工作、展览会的特点及创新性等作大量宣传报道，具体方式有举行记者招待会，或组织专家学者讨

论并在专门的媒体上发表声明，以吸引市民和潜在专业观众的注意。

2）在展会举办期间，继续组织有关媒体尤其是本地的主流报纸或电视台对会展活动作进一步宣传，以满足不同公众对此次活动的关注需要。

3）活动结束之后，政府应该鼓励媒体对此次活动的效应和成果等作总结性

的报道，以加深公众的印象，并达到提升城市形象的目的。

若从参展商与媒体的角度来说，在展览会开幕之前，参展商除了可以通过直接邮寄等方式与客户联系并邀请对方光临自己的展台外，还要积极利用各种形式的媒体对本企业的参展活动作大量的宣传，可以在报纸、杂志或参展手册上刊登广告，也可以利用展览会主办者发行的展览快讯，宣传和介绍企业参展产品，以吸引专业买家来洽谈。

在展览会期间，还可以通过别出心的现场表演、公关事件，或召开新产品推介会等，来吸引媒体和专业观众的广泛关注。

另一方面，为推广企业的品牌形象或提高产品的知名度，参展商必须与媒体保持良好的关系，并积极提供有价值的新闻，争取让媒体在展会期间对本企业给予更多的报道。

随着会展活动的不断升温，不仅是大众媒体，专业媒体也跟着热起来。

纵观现有的会展杂志、报纸及网站的竞争格局和特点可以发现：

专业刊物正走向多元化，刊物定位也更加鲜明，媒体的形式丰富多彩，互联网正在被深入地应用，因而，在会展的媒体制定上，必须与时俱进，选择更加有效的媒体策略。

5.制定设计策略

商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要机能的有目的、有划的环境、展台、展品设计。

好的设计能提高展会的品位，吸引参展者、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。

一般而言，较大的展览会，会展的有关设计问题在开展前个月就开始了。

你所了解的展览会设计策划问题是怎样的？

从参展商的角度来说，设计不仅仅是一个展台设计的问题，在策划阶段就要考虑设计展览结构、取得展览公司的设计批准、制作展览宣传册等。

展台设计根据具体情况要求有不同的设计原则、功能区分，所以其设计的策略也是千变万化的。

我们以宣传材料的设计与制作为例。

对于参展商来说，狭义的宣传材料主要

指各种文字资料，如宣传册页、新闻稿件等。

而事实上，宣传材料不仅仅限于现场分发给观众或记者的文字资料，它还包括很多形式，如直接邮寄资料、产品介绍、、纪念包（手提袋）、酒店的户外广告或展览会的每日快讯等。

在宣传材料外观的设计上，必须要尊重整体风格，同时，要能形成强大的视觉冲击力。

外观设计主要是要解决材料的形状和大小两个问题，并要求设计富有人性化，便于人们携带。

6.制定预算方案

良好的财务管理和预算控制是筹办会展最重要的因素之一，如果安排得当不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的来源及比例、分析主要的投入项目、确定主要的收入来源。

预算是协助实现财务目标的一个工具。

可以把预算看作是一张特有地图，它能引导公司达到所寻找的目标。

为了达到这个目标，会展在制定预算时必须做到有计划、有步骤，不断更新信息。

制定会展预算所考虑的内容。

一般说来，制定一份会展预算至少包括以下几方面的内容。

历史数据。

回顾过去的工作，以便制定出相对精确的新预算。

行政管理费。

包括项目共享的费用如工资、奖金和复印、电话、信函来往、计算机等要支付的费用。

收益。

即预算带来的收入，包括公司拨款、预算、注册费、出售展品和纪念品的收入、赞助等。

固定费用。

如印刷和邮寄宣传资料所需的费用。

可变费用。

如餐饮费等。

详细开列的项目。

详细开列的项目列明预算中的各个项目。

调整控制。

由于预算是根据估计而制定的，因此不一定准确，需要不断地调整。

在会展中，为了衡量一个项目的财务成果，必须设置一个用于实现既定财务目

标的预算开支。

预算采用的方式，可视具体情况而定。

7.撰写策划方案

会展策划就是会展的策略规划，为了会展的成功举办，必须对会展的整体性和未来性的策略进行规划。

它包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟定策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。

会展策划案的概念。

会展策划与计划不同，它有为达到目的的各种构想，这些构想和创意是新颖的，与目标保持一致的方向，有实现的可能。

把策划过程用文字完整地记录下来就

是会展策划案。

广义的会展策划案可以涵盖经市场调查而产生的可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划方案、宣传手册等，包括围绕某次会展的展前、展期、展后所有的策划文案。

8.实施效果评估

展览的效果是长期的。

展出者在重视并投入很大力量进行展台设计、产品展示、展览宣传、展台接待和推销等工作的同时，也应当投入相当的力量做会展后续工作。

如果说会展相当于“播种”，建立新的客户关系，那么，会展的后续工作就相当于“耕耘”与“收获”，将新的关系发展为实际的客户关系。

会展的后续工作有很多，实施效果评估是其中的重要一环。

会展的效果评估内容也很丰富，有展览工作评估和展览效果评估。

展览效果评估需要由展出者自己安排或委托专业评估公司来做。

展览效果的评估内容有定性的内容也有定量的内容，条件许可的情况下尽量用定量的评估内容，这样，能使评估的结果更客观、更有价值。

总之，会展作为一种营销方式，在开拓市场、巩固市场等方面发挥着重要作用。

但是会展是一项复杂、浩繁的工程，它的工作环节很多，为了保证其可行、顺利、有效地开展，必须要重视会展的策划工作。

有有学者指出，只有当会展被认为是最有效的营销方式时才决定会展，而在决定会展后，能激发创意，有效地运用手中的资源，选定可行性的方案，达到预期目标或解决一个难题，就是策划。

会展策划在整个会展过程中扮演着一个重要角色。

会展策划设计流程

一：

对企业进行有针对性的市场调研

收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。

对收集的资料要分类编排，结集归档。

二：

制定详细完整的会展策划方案。

确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。

三：

实施前的培训。

让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

四：

印刷材料的设计制作。

利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。

五：

展台的布置及展示。

设备的调试安装，展台的人员配备。

六：

相关的会展服务。

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。

七：

做好对活动的评估。

开好总结会，做好善后公关工作。

会展服务项目：

视听设备租赁展示道具制作展厅专卖装潢舞台设计灯光表演花草租赁写真、泡沫字、雪弗板字等美工制作拆装运输大型仓储大型活动安排提供礼仪，司仪各地巡演T台制作、租赁。

会展筹划细节

邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。

通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。

回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。

回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。

如果可能，尽量使用计算机作签到。

一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。

围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：

开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。

如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。

代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。

茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。

大致上茶歇的分类是中式与西式。

中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。

西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。

其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。

所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。

当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

车辆调度重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者