Word文档使用技巧方法大全超全_精品文档.doc

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Word文档及快捷键

使用技巧方法大全

以下分别介绍word2003、2000、2007、2010.

一、打造Word右键菜单

使用Word2000/2002编辑文档时，如果你经常要用到“首字下沉”命令，可以按下述方法将该命令加到“文字”右键菜单中：

1.在“工具”菜单中，单击“自定义”。

2.单击“工具栏”选项，单击“快捷菜单”，则“快捷菜单”工具栏出现在屏幕上。

3.单击“命令”选项，在“类别”框中单击“格式”，在“命令”框中，找到并单击“首字下沉”，然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此时将打开其下拉列表，继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端，并松开鼠标左键。

4.单击“关闭”按钮。

现在，当你在文档中的任意文本处，单击鼠标右键，则弹出快捷菜单的顶端将是“首字下沉”命令，方便多了吧！

二、如果希望Word每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个功能，方法是

2.在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入要建立的宏的名称，如“auto”，点击“确定

3.从菜单中单击“文件”，点击最近打开文件列表中显示的某一个文件名

在Word2002中想保存多篇打开的文档，可以先按住Shift键，然后单击“文件”菜单，这时原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它就可以保存所有打开的Word文档。

也可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。

你可以一次性关闭所有打开的文档，方法是:

按住Shift键，单击“文件”菜单，在“文件”菜单中将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一次性关闭所有打开的文档，且在关闭文档前Word将提示你保存所作的改动。

对于打开的多个Word文档，如果只想关闭其中的几个文档（不是全部关闭），可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态，在图标上单击鼠标右键，选择“关闭组”命令，可将所选中的文档全部关闭。

用这种方法还可以将所选文档最小化、还原或最大化。

并且此法也适用于其它的0ffice组件，如Excel、PowerPoint、Access等。

三、“工作”菜单是Word中很少有人知道的一个重要特征，你可以使用“工作”菜单对你常用的Word文档列表保持轻松访问。

在使用前首先要往菜单栏或工具栏上添加“工作”菜单，方法如下

点击“工具→自定义”命令，然后点击“命令”选项卡，在类别框中点击“内置菜单”，在命令框中点击“工作”，并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上。

下面就可以使用“工作”菜单把任何打开的Word文档添加到你的列表中，操作方法如下

◆要想把当前文档添加到“工作”菜单中，点击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”命令。

◆要想打开“工作”菜单上的文档，在“工作”菜单上点击你想要打开的文档。

◆要想把一个文档从工作菜单中移走:

按下“Ctrl+Alt+-（破折号键）”，你的鼠标指针看起来将像一个大大的粗体底线，在“工作”菜单上点击你想要移走的文档。

单击“窗口→全部重排”命令，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，而且当前也只有标题栏高亮显示窗口中的那个文档被激活，若需要切换，可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。

你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边沿上拖动鼠标调整窗口的大小。

在默认情况下，Word都将文件存为“Word文档”格式（DOC格式），但是有时候我们出于特殊的要求，需要把文档存为其它格式，如TXT、HTML、RTF等。

把Word文档存为其它格式非常方便，只要单击“文件另存为”命令，然后在“保存”对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”按钮就行了。

但每次这样做未免有些麻烦，其实，只要我们单击“工具选项”命令，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉列表框中把默认的“Word文档（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

四、平时大家总是按部就班地单击“开始→程序→MicrosoftWord”来启动Word或其它Office组件，然后按下“Ctrl+N”键或工具栏上的“新建”按钮新建文件，这样显得有些麻烦。

其实我们完全可以进入OfficeXP安装目录下的Officel0文件夹，找到OSA．EXE文件，右键单击，选择“发送到→桌面快捷方式”命令，在桌面上建立OSA的快捷方式。

然后在这个OSA快捷方式上右键单击，选择“属性”命令，并选择“快捷方式”选项卡，在“目标”命令行的最后增加“-n”参数，然后单击“确定”即可。

以后要新建Office文档时，只要双击桌面上的OSA快捷方式，就会弹出“新建Office文档”窗口，从中选择自己喜欢的模板文件，单击“确定”按钮，就会以选定模板为原型新建一个Office文件了。

利用这个方法来新建Office文件较在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便许多，因为有很多模板可供我们速择。

其实OSA还有一个参数，是“-f”，它表示“打开Office文件”，利用这个参数就可以快速打开Word的“打开”对话框。

五、当我们需要查找某文件时，经常只对内容有个大概的印象，而记不清确切的文件名。

这时可以逐个打开文件寻找，也可采取逐个查看文件摘要的方法来加快查找速度。

但两种方法都费时且费力。

有没有更快捷的办法呢？

其实Word2002提供了快速查找文件的最佳方法。

只要我们单击选择“文件→打开”命令，然后选择打开对话框最右边“工具”按钮下的“查找”命令，此时会弹出一个“搜索”对话框，填入文件中的内容、文件类型（系统默认搜索带doc扩展名的文件），并选择搜索路径（默认是从“我的文档”文件夹中搜索），Word会把找到的所有文件名列队显示出来，双击它就可以打开。

六、在要保存的文档窗口中按下F12键，就可以打开“另存为”对话框快速另存文件。

七、对于包含超链接对象的文档，如果想快速打开超链接所指向的文档，只需按住Ctrl键并单击超链接文字即可打开相应的链接文档。

由于“快速保存”每次只保存改变过的内容，所以用它来保存文档最节省时间。

设置启用快速保存的方法:

单击“工具→选项”命令;在“选项”对话框中选择“保存”标签，然后选中“允许快速保存”复选框即可。

启用快速保存后，可快速打开和保存文档。

在打开的Word窗口中按“Ctrl+F12”键，就会打开文档“打开”对话框，选中文档就可以快速打开新文件。

如果要想关闭当前打开的文档，可以按“Ctrl+W”键，就可以立即关闭它，对于没有保存的文档，系统会提醒你进行保存。

当我们想把文档中的部分内容保存下来时，可以使用Word2002中的文档碎片的功能。

在文档中选中要保存的内容，将其拖动到桌面上，它将自动在桌面上存为一个文档片断文件，当你需要将其插入另一文档时，直接把它从桌面上拖到插入点处即可。

如果双击这个文档片断文件，可以在新窗口中打开它。

八、如果在启动Word的同时能自动打开“打开”对话框，这就会大大加快我们打开文档的速度，提高工作效率，但Word中并没有这个功能，要想实现这个目的，我们可以这样做

2.在“宏名”框中输入宏名，如“aaa”，单击“创建”按钮打开宏编辑器

3.在“Subaaa（）”和“EndSub”之间输入语句“Dialogs（wdDialogFileOpen.Show）

5.关闭Word，重新启动Word，就可以直接打开“打开”对话框。

九、我们对Windows中的搜索对话框并不陌生，不过，如果要搜索Office系列的文件，如DOC、XLS、PPT等，则可以到Office安装目录＼Office10文件夹下双击一个名为FINDER.EXE的程序，启动后，即可看到专业的Office文件查找器，从中可以选择查找文件的类型，有任何类型的Outlook项目、任务、便笺、文件、文件（Outlook／Exchange）、日记条目、约会与会议、联系人、邮件，再选择一下文件类型（默认为Office文件），在“名称”中输入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中输入要查找文件中包含的文字（这样查找起来将会更加准确），单击“开始查找”按钮后就可以查找到相应的文件。

双击查找后的文件会将它打开。

注意:

利用该查找器选择起始搜索文件夹时是可以同时选择多个文件夹的，这一点是Windows的搜索文件功能所不具有的，而且，由于Office中文件的结构较为特殊，用Windows的包含文字搜索功能有时往往找不出自己想要的文件，但使用这个工具却可以很容易就查找出来，对于我们更高效地管理Office文件是很有用的。

3.双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索

4.单击选中文件，要查看文件属性，如文件长度、创建日期、主题、统计信息、最后修改日期等，单击“工具”按钮中的“属性”命令即可。

十、日常的文件不仅数量多，而且种类也数不胜数，如果存放的位置不固定，查找的时候，就要花费大量的时间。

怎么才能在一大堆文件中，准确而快捷地找到所需要的Word文件呢?

我们可以单击“文件”菜单中的“打开”，或者在工具栏上直接单击“打开”按钮，在对话框中单击“历史”按钮，在文件类型中选择“所有Word文档”这一项，这时你会发现，对话框中列举了你所有打开过的Word文件，选中需要的文件双击就可以打开。

方法一:

单击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word文档即可。

方法二:

用鼠标从“我的电脑”中将Word应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。

右键单击“开始→程序”菜单中的“MicrosoftWord”选项，在弹出的菜单中选择“属性”选项，打开该快捷方式的属性对话框，点击“快捷方式”选项卡，在“快捷键”框中，你可以为其设置一个快捷键，如“Ctrl+Alt+W”（系统默认用“Ctrl+Alt”组合键），以后直接按下“Ctrl+Alt+W”组合键，即可启动Word。

先选中一处文本，然后在按住Ctrl键的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续的文本，并可以一次性完成被选中文本的复制（剪切）与粘贴操作。

单击“视图→任务窗格”命令，打开“任务窗格”窗口，单击标题栏右侧的下拉按钮，选中“剪贴板”选项，使“剪贴板”任务窗格可见。

然后反复对多处文本执行复制（剪切）操作，将多处文本复制（剪切）到剪贴板中（Word2002剪贴板最多可以容纳24条复制内容），最后将光标移到需要粘贴的位置，可通过单击剪贴板上相应的条目逐一粘贴，也可按剪贴板上的“全部粘贴”按钮，把剪贴板上的所有内容一次性粘贴到当前文档。

“双行合一”命令本来是将选择的两行文字并排显示的，其实对于一行的文本同样适用。

只需选择一行中的文本，单击“格式→中文版式→双行合一”命令，按”确定“按钮，Word就会自动将选中的文字进行切分并排显示。

先单击“工具→自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”下选择“内置标题样式”，然后按“确定”按钮。

现在输入文字后连续按两次Enter键就自动将输入的文字变成标题。

按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C），可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。

十一、在Word中快速“粘贴”

在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。

其实还有另一种方法更方便。

执行菜单命令“工具→选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。

以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键（即Inse