1ISO文件和资料控制程序.docx
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1ISO文件和资料控制程序
东莞市秋天塑胶材料有限公司
第1版
第0次修改
文件和资料控制程序---QP4.2-01
第1页共5页
文件和资料控制程序
文件编号：
QP4.2-01
编制：
审核：
批准：
分发编号：
受控印章：
修改记录
序
号
更改
单号
原章
节号
更改形式
更改人
更改日期
生效日期
备注
原文件更改
换页
2005年10月15日实施
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文件和资料控制程序---QP4.2-01
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1、目的
对与质量管理体系有关的文件和资料实施控制，确保质量活动和各领域保存和使用有效的质量体系文件和资料
2、适用范围：
适用于公司与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3、职责
3.1、品管部是质量管理体系文件和资料的主管部门，负责公司质量文件的管理，并负责质量手册、程序文件的组织编写、及归口档案管理。
3.2开发部负责技术文件、设计资料及外来文件的归口管理。
3.3、办公室负责所有文件和资料的档案管理。
4、工作程序
4.1、控制范围
4.1.1、外来的质量管理体系文件和资料
A、与质量管理体系有关的标准、法规及上级转发的有关文件和资料;
B、顾客提供的与质量管理体系有关的文件和资料.
4.1.2、公司内部质量体系文件和资料
A、质量手册
B、程序文件
C、作业指导书
4.2、控制方式
4.2.1、公司各单位建立有效文件控制清单，对本单位使用的质量管理体系文件报办公室同意后，纳入“档案登记表”，使之得到有效控制。
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4.2.2、办公室负责建立公司“档案登记表”，对公司质量活动和区域使用的
质量体系文件和资料做到有效控制。
4.2.3、技术文件及外来文件由开发部接受审核无误后，并按规定文件下发至相关部门登录、管理签收。
4.3、文件的编写
4.3.1、质量手册程序文件由管理者代表、品管部组织公司相关部门人员编写。
4.3.2、其他质量体系文件由各相关职能部门负责编写。
4.4、文件的审批和发布
4.4.1、质量手册由管理者代表审核，公司总经理批准发布，程序文件由职能部门负责人审核，管理者代表批准发布。
4.4.2、其他质量管理体系文件由各职能部门负责审核，公司主管领导或管理者代表批准发布。
4.5、文件的标识
4.5.1质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。
A、质量手册和程序文件按文件编号规定标识。
B、对非受控文件，加盖“非受控文件”章，以区别受控文件。
C、在文件上标注版次以识别最新文件。
D、对确定作废而需保存作为参考资料的文件，加盖“作废”章，加以标识，以区别有效文件。
4.6、文件的发放
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4.6.1、质量手册和程序文件分别由总经理、管理者代表批准后，由编制单位
填写“文件归档发行审核表”，办公室按发放范围发放并记录。
其他与质量管理体系有关的文件由公司主管领导（管理者代表）批准后，由办公室按规定范围发放并记录，并保证与质量有关场所应能得到有效的版本。
4.6.2、文件领用人在“文件发放登记表”上签名并领取注有分发编号及盖有“受控文件”章的文件。
4.7、文件评审的更改
4.7.1、文件在实施中，必要时应进行评审，以确定是否需要更新。
如需更换由更改部门填写“文件修改（销毁）申请表”，并被评审。
4.7.2、实施文件更改一般由起草单位负责，因特殊情况（如机构或职责变更），由指定部门或人员负责，该部门应获得审批所依据的背景资料。
按规定责任进行更改、审核和批准。
4.7.3、文件的更改采用换版、换页或更改通知单形式并保持更改标识。
4.7.4、更改文件按原发放范围发放。
4.7.5、采用换版、换页更改的文件，作废版本或页码在发放更改版本（页）的同时，由文件发放部门负责收回，登记并销毁。
采用更改通知单形式更改的文件，由文件持有者将更改通知与原版本文件共同保管，更改通知单与原版本文件具有同等效力。
4.8、文件的保管、借阅
4.8.1、文件的保管由公司各单位指定专人保管。
4.8.2、质量手册、程序文件不得翻印、外传、外借和对外交流。
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4.8.3、文件应保管在防火、防潮、防霉和清洁的环境，并存取方便。
4.8.4、公司内部人员借阅文件应填写“受控文件申请表”并严格控制借阅范围和收回时限。
4.9、外来文件的复查及作废文件的销毁
4.9.1、办公室负责收集并定期（每年一次）到有关部门查核文件的保管使用情况，对所用的国际标准、国家标准、行业标准以及法律及法规是否为有效版本进行确认，并及时更换过期文件。
4.9.2、作废文件由办公室收回并填写“文件修订（销毁）申请表”，由管理者代表批准后销毁，并留一份作为参考文件，并加以标识。
5、相关文件
5.1、质量记录控制程序………………………………..…QP4.2-02
5.2、作业文件一览表……………………………………..…WI4.2.3-001
5.3、文件编号规定………………………………..………WI4.2.3-002
5.4附件：
文件分发编号一览表
6、质量记录
6.1、文件归档发行审核表………………………………………FM4.2-01-01
6.2、档案登记表…………………………………………………FM4.2-01-02
6.3、文件发行登记表……………………………………………FM4.2-01-03
6.4、受控文件申请表……………………………………………FM4.2-01-04
6.5、文件修订（销毁）申请表…………………………………FM4.2-01-05
文件归档发行审核表NO：
文件名称
文件编号
版次
页数
拟稿单位
拟稿人
发行日期
需
发
行
单
位
备
注
申
请
审
核
批
准
文控
中心
FM4.2-01-01第1.0版第0次修改
档案登记表NO：
序号
文件编号
文件名称
版次
发行日期
受文单位
柜号
备注
FM4.2-01-02第1.0版第0次修改
文件发行登记表
文件名称
发行日期
文件编号
版次
页次
分发编号
使用单位
发行签收
日期
旧版回收
备注
FM4.2-01-03第1.0版第0次修改
受控文件申请表NO：
文件名称
文件编号
申请单位
申请原因
申请份数
申请理由：
申
请
人
审
核
批
准
文
控
中
心
FM4.2-01-04第1.0版第0次修改
文件修订（销毁）申请表NO：
修订（销毁）
文件名称
版本
文件编号
申请单位
页次
拟稿单位
申请日期
发行日期
修订（销毁）理由（可附页）：
修订（销毁）内容（可附页）：
评审（意见）：
申请部门
批准
文控中心
申请
人
审
核
文管员
FM4.2-01-05第1.0版第0次修改
附件：
文件发行分发编号一览表
分发编号
文件持有者
份数
备注
000
文控员
1
受控文件
001
总经理
1
受控文件
002
厂长
1
受控文件
003
管理者代表
1
受控文件
004
开发部
1
受控文件
005
生产部
1
受控文件
006
采购部
1
受控文件
007
市场部
1
受控文件
008
办公室
1
受控文件
009
品质部
1
受控文件
010
认证公司
1
受控文件
011
咨询公司
1
非受控文件
012
013
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