GS酒店前台管理系统说明书用户.docx
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GS酒店前台管理系统说明书用户
GS酒店管理系统V9.0说明书
前言
GS捷信达酒店信息管理系统V_9。
0（以下简称GS9。
0）是深圳市捷信达电子有限公司于2005年开发的专门用于星级酒店的大型软件系统.本手册内容主要对GS9.0系统的开发背景、环境系统平台和系统特点、系统功能以及基本概念作一些介绍.
本手册能有效地帮助用户快速、全面的了解GS捷信达酒店信息管理系统V_9。
0。
用户可以在培训中使用本手册作为循序渐进的培训教程，也可以按自己的习惯将它作为在工作中的参考手册。
本手册不仅适用于新用户首次学习GS捷信达酒店信息管理系统V_9.0系统，也适用于那些想学习GS酒店系统新功能的老用户。
本手册按GS捷信达酒店信息管理系统V_9。
0实际操作过程编写，绝大多数操作与实际应用时操作方法步骤相同。
但因软件在不断升级，加之酒店业务繁杂、专业、时效性强,当手册与本软件实际操作步骤出现偏差，或手册中对某些相关操作未交代清楚时，请以用户现场安装软件版本的操作方法和我公司现场培训人员的指导为准。
若仍有疑问，请咨询我公司售后服务部技术人员。
本手册共分二十章,在第六章开始介绍系统模块，主要内容里涉及预订、接待、收银、房务、审核、礼宾、维护、系统、财务审核、营销、经理查询、报表、接口、帮助等内容。
第1篇概述
第1章Gshis系统的发展历程
深圳捷信达电子有限公司创始人员于1993年就注意到计算机酒店管理系统的重要性，搜集了国内外许多著名的酒店计算机管理系统的资料进行消化和研究，对国内的一些酒店进行了充分调研。
在此基础上，作出了酒店计算机管理的初步方案设计，并对原型程序进行了调试.从1993年起,Gshis（GsHotelInformationSystems之简称）系列酒店管理系统经历了以下发展过程：
1．93年春，设计开发了Gshis系统的初始DOS版本V_1。
0。
经长时间、多家客户的实际使用和考验，对原系统模型进行了大幅度修改和完善，经历了V_2。
0～V_5.0版本.
2．98年，结合了众多新老用户的宝贵意见,吸取了其它许多酒店系统的精华,渐渐形成了基于视窗平台的GS酒店管理系统V_6。
0版。
3．2000年，推出一个全新的、较稳定的软件版本，称之为GS酒店管理系统V_7。
0,在操作方式方面、用户感观方面、人机交互方面、系统安全性方面、处理速度方面都有很大的提高。
版本采用系统集成的设计思想，将多种不同的软件工具所开发的应用程序用统一的用户界面集成为一个大系统，在一个网络系统上实现酒店全方位的电脑化管理,突破了以往酒店系统的功能局限。
4．2003，推出基于客户机/服务器的GS酒店管理系统V_8.0版，将视窗系统的优点、多媒体、语音系统、网络等当时最先进的技术集于一身,并在“选用先进平台、集成多类系统、改进人机界面、兼顾酒店特色、提高服务质量"上取得突破，使GS酒店管理系统的稳定性、可操作性、友好性、先进性较其它酒店管理系统都更加突出。
5．2004春，经40多家酒店完善,推出GS酒店管理系统V_8。
0版的升级加强版GS酒店管理系统V_8.02版。
6．2005年,吸收国外著名软件Fidelio,Opera等酒店管理软件的优点，推出全新构思、全新界面的Gs酒店管理系统V_9。
0版，使软件功能更趋国际化。
Gshis系列软件在不断的发展过程中，从事务型软件（对酒店的手工操作的模仿）走向管理型软件（提高酒店的管理质量和参与酒店的管理）,并进一步地向决策型软件发展,从而达到了更高层次上的飞跃：
无论软件本身的成熟度、稳定性、可靠性和安全性，还是软件的灵活性、可移植性、群集性，甚而管理上的先进性、严密性，都达到了国内已很少有软件可与之匹敌的地步，在某些方面（如灵活性和国内酒店适应性等方面）已经超过了国外的许多著名软件.
Gshis系列软件于2003年顺利通过双软认证,并被中国软件行业协会连续评定为2003-2004年度推荐优秀软件产品。
同时也是国内用户使用最多的酒店管理软件,至2005年，已拥有近千家用户.
第2章Gshis系统平台或系统环境
目前，我公司的近千家酒店用户中,正在使用的有两个版本：
Gshis8.0版本和Gshis9.0版本。
Gshis8.0版采用业界的标准客户端/服务器结构，服务器可按酒店需要和投资规模，选择PC服务器、工作站或小型机等多种机型,操作系统采用国际标准的Windows2000系统,数据库采用SybaseSQLAnywhere5。
0，开发工具采用PowerBuilder语言编程,客户端运行Windows95/98/2000。
服务器配备至少256M内存，40G硬盘，客户机（工作站）计算机标准配备，需内存128M以上，显示器支持800＊600分辨率，硬盘在10G以上。
Gshis9。
0版系统开发工具采用PowerBuilder,数据库采用SQLServer2000。
服务器运行Windows2000系统,客户端运行Windows95/98/2000/XP。
服务器配备至少256M内存（建议512M）,80G硬盘，客户机（工作站）计算机标准配备,需内存128M（建议256M）,显示器至少支持800＊600分辨率，硬盘在10G以上。
第2篇Gshis9。
0系统介绍
第3章Gshis9.0系统的安装
GS9.0软件套装中包括安装光盘、使用手册、软件加密狗等。
3.1数据初始化
根据酒店自身实际情况，定义公用代码、营业部门、班次、记帐项目、计时项目等基础资料。
定义建筑楼层、客房类型、客房记录等客房资料，定义季节、包价项目代码、房价代码、佣金代码、出租率折扣控制等房价政策资料。
以及定义权限管理、系统参数、日志查询、报表及单据自定义等初始数据。
第4章Gshis9。
0系统界面构造
为了用户操作方便,系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来,待用户查看和操作选择。
界面组成（上图）包括：
1．主菜单。
系统的功能在主菜单上得到了充分的体现。
所谓主菜单，就是登陆系统后出现在屏幕顶端的第一行菜单栏，也是系统所包含的所有功能的体现。
2．子菜单。
即选中主菜单中某一项时下拉的那一页菜单，用↓或↑键或用鼠标直接选中某一项，按回车键或单击鼠标确认键，来执行该项功能.
3．工具栏。
本系统分为左工具栏和上工具栏。
左工具栏的上部分是主菜单上各模块的详细菜单项,即各模块的子菜单所包含的项目.下部分是常用的查询方案。
中间有分隔条，可用鼠标拖动分隔条，来扩大或缩小上部分和下部分的显示空间。
上工具栏即主菜单下的一组图形按钮加文字,单击图标或文字就可以直接进行某项操作，而无需从菜单中选择操作,这样可以简化操作步骤。
上工具栏分为三部分。
从左到右，第一部分是主窗体页面的向前、向后操作。
第二部分是用户自定义区，用户可以在左工具栏处的常用菜单上，点击右键，添加到自定义工具栏中。
第三部分集成了模块的一些最常用的操作，如新建、修改、删除、保存、查询、放弃、打印等。
在第二、三部分中间有分隔条，可用鼠标拖动分隔条,来改变各部分的显示空间。
许多功能按钮都支持快捷键方式,如‘是〔Y〕’,用户可以使用键盘上的[Alt]+［Y]键实现快捷方式。
4．主窗体。
既详细内容显示区。
与左工具栏之间有分隔条,可用鼠标拖动，来改变各部分的显示空间.主窗口中如果分两部分显示，则中间也会有分隔条,功能与上述相同,在此不再复述。
第5章Gshis9。
0系统功能特点
本系统是一套具国际领先水平、功能强大、操作方便的酒店前后台一体化管理系统,该系统充分考虑到中英文、简繁体的互换性,以及操作平台的通用性，同时与Internet相关联（网上预订、酒店/客户邮箱管理、经理网上查询等）。
该版本软件主要具有以下特点：
1．操作更加简易流畅
可视化操作
多语言切换
2．性能更加稳定可靠
无与伦比的编程技术与稳定可靠的系统平台相结合，使得该系统的稳定可靠性在同类软件中名列前茅；
在程序员层层测试过程中，基本无死机现象、非法操作、数据错误等明显的BUG,报表数据准确一致。
3．速度更加快捷
1秒之内打开主要模块功能
3秒之内生成查询型报表
30秒之内完成统计型报表
4．文档更加齐全
提供完善的用户手册、安装指南、疑难解答、培训教材、维护文档
5．技术更加先进
资料录入界面、房态显示、报表格式、工作流程均可自定义，具有很强的自适应性；
用户界面采用工作视图、表单结合的多文档窗口,具有友好的可操作性；
充分应用最新数据库索引与查询优化技术，支持模糊查询,具有优异的运行性能。
6．功能更加强大
具有财务的成本管理和营销的决策支持;
经理查询支持领导决策;
经理查询全面支持网络化管理，支持移动办公，真正的远程实时联网；
系统提供核心的报表系统，并可实现穿透查询；
支持连接著名的旅游酒店预订网络，帮助酒店更好地开展电子商务;
通用的信息发布功能和消息系统支持即时讯息传递，全面支持内部无纸化办公;
完备的提醒功能，包括操作员登录时的提醒、客人预订与登记时的提醒（checkinmessage）、客人离店结帐时的提醒（checkoutmessage）等。
7．接口更加丰富，留有与其它多种外围设备连接的接口
内部寻呼系统
电话PMS接口
语音系统接口（留言、查帐、Mini吧入帐、房态修改）
电话计费
电子门锁
一卡通消费
VOD
公安局资料传送
消防与监控
床头集控系统
财务总帐接口
8．系统配置更加灵活
自定义报表样式,并可引出到Excel
自定义资料录入界面
自定义房态显示
自定义工作视图
自定义工作流程
自定义常用快捷键
第3篇Gshis9。
0模块功能介绍
启动前台程序,出现系统等待画面，等待时间以机器运行速度为准.等待画面消失后，弹出系统登陆界面，选择班次,键入用户名、密码，按登陆键或回车登陆系统。
登陆后首先进入的模块可以由用户自定义.通过左工具栏的右键菜单功能，点击上级菜单，到如右图的界面状态，在相关模块上点右键，选择“设为根目录菜单”，则该模块为登陆进来后的初始模块。
在菜单上,选择右键菜单中的“添加到自定义工具栏”,则该菜单会显示在上工具栏的用户自定义区。
本系统提供四种界面风格供用户选择，并且用户还可根据自己喜好来自定义界面风格。
“属性"为调整主窗口背景颜色（即主窗体的边框颜色）、表格的表头背景颜色、表头文字颜色、弹出窗口底色的功能，在弹出的属性窗口中，点击相关区域,在弹出的调色板中选择颜色确定。
下面介绍系统中各功能模块。
第6章预订（Reservation）
默认主界面为当前有效的订单列表，该列表界面以颜色区分散客与团体的预订单，具体列示的内容包括：
状态、订单号、合约单位、客人、房类、房数、房号、抵离时间、房价代码、备注等。
双击列表中记录,弹出预订资料维护窗口，双击列表中的房类项，弹出房类信息窗口。
左下角自动显示出常用的查询方案，包括：
.全部（默认）：
所有预订的订单
。
预抵：
预计当日抵达的预订单
.未到：
当日未到的预订单
。
已到：
当日已到的预订单
。
取消：
当日取消的预订单
。
等待：
所有在等待队列中的预订单
6。
1散客预订（NewReservation）
功能描述：
新增散客的预订单，除了可以录入一般的预订资料外，还包括帐务信息、市场信息、客人的个人资料等，最大程度地方便酒店统计分析。
功能特点：
1、功能详尽，除一般的预订资料外，还包括帐务信息、市场信息、客人的个人资料等，另外，可根据客人提供的资料输入图片资料,包括相片、证件、签名的扫描。
2、具有升级房功能，支持自低价房升级入住高价房。
3、加床功能非常灵活，可设定在住期间任意时段的加床操作。
4、具有设置提醒功能，可输入客人的特殊要求,或特定的信息说明，在处理这张订单时会自动提醒。
5、支持临时预订，即对暂不确定的预订信息，可作为临时预订加以保存,留待以后处理。
6、支持多种形式的确保预订。
7、具有等待预订的处理功能，对暂无满足客人要求客房的订单，可转入等待队列。
8、对重要的预订单，支持锁定功能。
即只有锁定人或有特别权限的操作人，才可操作本订单。
9、一站式服务功能。
适应酒店前台接待与收银由同一人操作的管理方式,如果是订金确保的预订，在保存成功后弹出录入订金的操作界面。
10、可以设定房价保密，从而在进行帐务处理时，打印给客人的帐单不会显示房价与房租信息，方便满足旅行社的业务需要。
11、对于散客多人订房或订多间房时，可通过‘复制’功能使操作更加快捷.
操作说明：
1、主界面分四个标签页,四个标签页分别为预订资料、客人资料、提醒说明、图片资料。
标签页内预订资料又分主单和其他信息。
可在提醒说明标签页,输入提醒说明，根据系统提示信息的规则，在适当时间提示。
还可根据客人提供的资料输入图片资料，包括相片、证件、签名的扫描。
2、在客人资料标签页里，会根据预订资料的主单信息及人数自动生成资料初稿。
3、输入客人姓名时默认填写英文名。
（即在姓名一栏输入内容如是英文，则英文名字段默认一样,如是中文，默认完整拼音）
4、输入客人姓名时，如果客历档案中有同名的客人，则会弹出相关信息提示。
如确定，则客人的基本资料会自动取该客人在客历档案中的资料.
5、保存预订单后，如是确保预订,且确保方式代码对应的特性1（在维护模块的公用代码中设置）的值为‘1’（表示订金确保）,则会弹出订金录入窗口。
6、在重要信息里的‘房控信息’按钮可以设置房控信息:
是否开通长途、MiniBar、VOD、保险箱等业务.
7、在重要信息里的‘机制信息’按钮可以显示出系统自动生成的字段内容。
8、预订时，根据所选的房价代码可默认日租与半日租加收时间、是否执行季节价等属性，同时也可根据具体情况修改。
9、保存时，会根据系统参数（SaveToProfile_首次登记存入客历），提示是否将首次登记的客人资料保存到客历中。
10、保存按钮默认是保存后仍停留在当前窗口，该按钮后面还有三种不同的保存方式供选择，可根据情况方便预订资料的录入.
保存并退出：
保存当前预订单并退出该窗口；
保存并增加：
保存当前预订单同时打开一张新的空白预订录入单；
临时保存：
表明当前预订单只是临时录入，功能与保存不退出类似，只是省掉其中的校验步骤。
11、所有的日期后，均有文本显示此日期对应星期几。
12、有下拉菜单可选项的输入框，有权限者均可双击进入到通用代码维护窗口，查看或修改其详细内容。
13、在保存预订单时弹出保存成功提示窗口，并且显示自动生成的预订号。
14、双击其中的房数字段,会弹出显示当前各房类的可用房数。
6。
2团体预订（Groups）
功能描述：
新增团体的预订单。
基本功能与散客类似，只是批量预订多间房的操作更方便。
功能特点：
除包含散客预订的大部分特点外，还具有以下特点:
1、可以记录司陪的详细信息，方便联络.
2、可一次性预订不同房类的多间客房。
操作说明：
1、保存成功后，系统会根据所输入的房数多少，自动生成相同数量的团员资料记录,从而,可在预订的时候录入团员资料。
2、保存订单成功后,自动提示是否留房，或者点击留房功能按钮，弹出分房窗口，方便事先为该订单分房。
3、系统仅支持一个领队房，方便房态显示,遇到有多个领队房的团体时，要求记录其中一个负责联系的领队房,余者在备注中说明。
6。
3预订维护（UpdateReservations）
功能描述：
对已录入的预订单作修改操作，或者作进一步的安排，预订模块中的大多数工作均通过预订维护完成。
功能特点:
1、具有转熟客功能，即客历存档功能。
2、可复制订单：
将源预订单部分内容复制到新建客单中,调用该功能时会弹出新窗口，系统默认是除客人名与房号、预订单号外的内容均复制过来.
3、可查询每张预订单的详细修改日志。
4、自由设置打印预订确认单的格式。
操作说明:
1、帐务信息中的‘客帐设置’与‘帐务处理’按钮可以直接对本订单执行帐务操作。
2、具有等待队列处理功能，即当有客房释放为可用时，系统会提示操作员，检查等待队列中的预订,可否转为正式预订。
此时点击‘等待'按钮可处理等待队列.
3、对于临时预订单,选择‘保存'则可转为正式预订，而对于正式预订单，选择‘临时保存’则可转为临时预订，如是确保预订或者有交易发生，则不能转为临时预订.
4、点击‘删除’按钮，可以永久地删除某些错误录入的预订记录,当然,前题是这些订单非确保，并且无交易记录发生.
5、有预订取消与预订恢复的功能，作取消预订操作时，系统自动判断是否已有交易产生，是否确保预订,并输入取消原因，否则不允许取消。
而恢复时，则会判断是否有足够的房间可以预留，否则也不允许恢复.
6、在预订阶段，所有在同一间房的客人均被视作随行人与主客的关系，只是在入住之后才有同住的关系（即可分担房租）.
7、订单进入等待队列时，可在提示中输入取消等待的条件:
是只要这类房，还是其他房也可以。
8、执行转熟客操作时，消费次数等统计均为零，在生成客历号后，反填客历号到在住客人资料表中，待客人离店时再将消费统计信息更新到客历中。
并且，存档时会判断是否有同名客人，如有，则提示是否要另存。
9、关于锁房之解锁：
以起止时间中的结束时间为准，到时间自动解锁.
10、后台服务程序自动设置未到状态，即根据预订单所订房间的释放时间，精确到分钟，确定该客人是否未到,对于未到的订单,其预留房转为可用。
11、将订单设为转移他店状态时，会判断订金是否为零,并记录他店的店名、房号等可能的信息，以备客人的亲友查询。
12、订单恢复操作可将状态为取消、转移他店、未到的订单恢复为正常状态。
此时与录入新单一样，会作有效性校验.
13、复制订单：
可将源预订单部分内容复制到新建客单中。
系统默认是除客人名与房号、预订单号外的内容均复制过来。
14、锁定操作:
一旦订单被锁定，则只有锁定人或具有解锁权限的人才可解锁，主要目的是封住该订单，不让人无意中进行错误的修改。
6.4预订分房（RoomBlocking）
功能描述：
为预订单分配具体哪些客房可用,一般是在预抵日的前一天或当天操作。
功能特点：
1、可根据各种查询条件，快速过滤出在本订单预计住宿期间可以分配的房间。
2、可手工选房，也可电脑自动分房,所谓自动分房,即由电脑在所有满足条件的客房中自动为订单分房。
3、有临时占房（也叫锁房）功能，减少分房冲突。
操作说明：
可以临时占房（也叫锁房），即不与任何订单相关，临时将某几间房占用，待确定预订或入住时再即时释放，即时分配。
主要是防止在此期间这些房又被其他人占用.在作临时占房操作时，可通过设定时间来设置自动取消锁房时间。
6.5预订取消/预订恢复（CancelReservations/RestoreReservations）
功能描述：
应客人要求,或由于操作员错误录入等原因，取消客人的预订单。
而对已取消的订单,也可作恢复操作.
功能特点：
进行取消操作时，有详细的操作日志，同时有原因记录，从而方便追踪查询.
操作说明：
对当前选中的正常状态的订单进行该项操作时,即取消该等待状态订单。
如果对当前选中的已取消订单进行操作，则为恢复该已取消订单。
6.6打印确认单（ConfirmationLetter）
功能描述：
预订成功后，可打印出书面的确认单，传真给用户确认.
功能特点：
1、预订确认书的格式可由用户自由设置,Ctrl+双击则进入修改状态。
2、可直接在程序中通过传真发送。
操作说明：
在预订确认单的预览界面,可选择打印、Email、传真等操作，当然，后两者需要相关的网络支持。
6.7预订入住（Arrivals）
功能描述：
对当前选中的预订单执行入住操作.
功能特点：
对于团体或会议预订,可支持同一订单分批入住。
操作说明：
对于有订金的预订单,系统将订金转为押金。
6。
8空房预报（7Day'sForecast）
功能描述：
显示未来的某段时间内，各种房间类型的可用状态。
操作说明:
1、默认查询条件为自明日起的未来7天，该范围可任意修改。
2、查询条件可选择可用房是否含预离。
3、单击某天的预测数据，有提示框显示更明细的内容。
6.9相关操作（AdvancedOperation）
6。
9.1等待队列（WaitList）
功能描述:
对处于等待状态的订单取消（Cancel）或接受（Accept），同时可对等待队列作排序（UP/Down）等处理.
功能特点：
当有房间被释放,且等待队列中有订单正好需要，则程序会自动提示。
操作说明：
执行‘接受’操作时,程序会判断当前订单所需房间的可用房是否足够.
6.9。
2增补订单（Addon）
功能描述：
根据当前选中的预订单自动生成一张完全一样的预订单,只是客人姓名，以及房号不同，订单号与原单号相同，也可作为源预订单的补充。
6.9。
3随行人（Accompanying）
功能描述：
随行人即一间房住多人，由主客统一买单.随行人只是登记信息，无独立的帐务。
该功能是对当前选中的订单客户增加随行人，或者取消当前选中的订单客人与同房间其他客人之间的随行人关系。
6。
9.4关联（Party）
功能描述：
关联以客帐为单位,可将不同房间的客人关联在一起，即以某客帐为付款方.对原已关联的客帐，也可撤消关联。
在作催租、入帐、退房等操作时，会同时显示关联在一起的房间.退房时可选择结房帐或集体帐。
6.9.5转团处理（TurnGroup）
功能描述：
实现散客转为团员、团员转为散客或团员自某团转到另一团的操作。
6.9。
6客帐设置（AccountSetting）
此处略，详见‘收银’中的‘帐务处理’部分.
6.9。
7房价政策（RoomRate）
功能描述:
方便快捷地查询当前以及未来的酒店房价政策。
本功能的主界面分为四部分：
一、条件选择区：
上面显示出日历，默认在选中当天的日期。
并有一列表选择房价代码,默认牌价（RACK）。
二、价格列表区：
各房类对应该房价代码在当天的价格列表（包括：
房类代码、房类名称、标准价）。
三、房价代码属性区：
当天房价代码对应的：
半日租/日租起算时间.是否执行季节价。
包价项目列表。
其中，是否执行季节价的属性被设为1时，续住客人结转时如进到了一个新的租季,则房价会按新的租季确定。
至于包价项目，则考虑其复杂性，不自动更新,有必要时,由操作员手工调整。
四、命令按钮区：
包括以下几个按钮:
超预订限额、房价配额、升级房限额、房价代码开关、空房预报、关闭。
功能特点：
1、考虑到房价代码生效范围包括是否周末、假日。
是否续住n天以上。
2、超预订时，考虑到散客与团体不同之处：
散客数是可调节的，而团体是整团要么全住，要么全不住。
6.9.8修改日志（ChangeLog）
功能描述：
显示当前预订单相关的全部修改记录。
日志的描述非常详细,方便在工作出错时，能更详细、快速、准确的查到其原因。
操作说明：
进入时为列表，可以按时间、日期、操作员和操作内容来查看。
双击时会弹出明细。
6.9.9帐务处理（CashierFunctions）
此处略,详见‘收银'中的‘帐务处理’部分。
6.9。
10超预订管理（OverBooking）
功能描述:
设定超预订政策（时间、房类、余量），查询所有房类超预订明细（可选时间段，默认未来一个月）,双击明细可看到具体的订单明细，再双击可看详细的订单内容。
6.10通用功能（GeneralFunction）
关于通用功能，每个模块均会用到，且有热键可调用。
6.10。
1房态（Room
升级会员 