泰安市档案局档案数字化扫描项目13页.docx

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泰安市档案局档案数字化扫描项目13页

泰安市档案局档案数字化扫描项目

政

府

采

购

需

求

报

告

编制单位：

泰安市档案局

编制时刻：

二零一六年四月

泰安市档案局档案数字化扫描项目采购需求

山东龙融招投标代理泰安分公司受采购人委托拟就泰安市档案局档案数字化扫描项目实施政府采购，现提出以下采购需求：

第一章项目概况及资格要求

1.项目概况

项目名称：

泰安市档案局档案数字化扫描项目

采购人：

泰安市档案局

项目负责人：

赵力燕联系：

项目概述：

档案数字化扫描

项目预备：

资金落实情形

本项目资金来源为财政性资金，出资比例为100%，资金情形已落实。

拟采纳的采购组织形式：

部门集中采购

拟采纳的政府采购方式：

单一来源

2.供给商资格要求

供给商除具有《中华人民共和国政府采购法》第22条规定的相关条件外，还应具有以下条件：

供给商须是在中华人民共和国境内注册的独立法人，具有提供本次效劳的能力。

供给商须是具有相关保密资质的专业公司。

本项目不同意联合体报价。

第二章商务要求

1.付款方式

本项目无预付款，全数档案数字化加工工作完成，数字化功效经采购人验收合格达到正常利用成效后付至合同价款的95%，剩余5%作为质保金，质保期满一年后的七个工作日内一次性无息付清。

2.供货（安装）期限

合同签定后180日内完成档案数字化工作并验收完毕。

3.质量要求.

合格标准。

4.售后效劳要求：

成交供给商应提供及时周到的售后效劳，成交供给商须提供≤3小时响应的项目后期保护效劳。

响应需自携设备和人员上门提供加工效劳，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥300DPI以上，采购方只提供场地和必要的档案业务指导。

第三章评审方法

初步评审

第一时期：

资格性审查

采购小组依据法律法规和采购文件的规定，对供给商商务部份的资格证明、投标保证金等进行审查，以确信供给商是不是符合谈判资格。

第二时期：

符合性审查

采购小组依据采购文件的规定，对供给商的响应文件的有效性、完整性和对采购文件的响应程度进行审查，以确信是不是对采购文件的实质性要求做出响应。

在资格性和符合性审查同时，对属于不合格供给商或报价无效的供给商，采购小组必需提出不合格或报价无效的事实依据，并出具不合格或报价无效说明。

供给商签字确认后采购小组全部成员签字，供给商拒绝签字确认的不阻碍采购小组做出的不合格或无效报价裁定。

第三时期：

技术和商务评审

依照采购文件要求，审查供给商相关效劳，记录实质性响应、技术偏离等事项，进行技术部份评审。

依照采购文件要求，审查供给商报价、业绩等，记录相关事项，进行商务部份评审。

采购小组针对技术部份进行评审，对属于不合格或报价无效的供给商，采购小组必需提出不合格或报价无效的事实依据，并出具不合格或报价无效说明，供给商签字确认，供给商拒绝签字确认的，不阻碍采购小组作出的不合格或报价无效。

当供给商实质性条款不知足、非实质性条款负偏离超过三项的或未提供符合采购文件规定的技术支持资料时，其报价无效。

采购小组能够要求供给商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或更正。

供给商的澄清、说明或更正不得超出响应文件的范围或改变响应文件的实质性内容。

采购小组要求供给商澄清、说明或更正响应文件应当以书面形式作出。

供给商的澄清、说明或更正应当由法定代表人或其授权代表签字或加盖公章。

由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。

供给商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。

采购小组判定响应文件的响应性仅基于响应文件本身而不靠外部因素。

未响应实质性条款的，采购小组有权确信其报价无效，供给商不能通过修正、撤销或澄清不符的地方而使其报价成为实质性响应的报价。

谈判

采购小组依照采购文件，就采购项目的技术要求、效劳方案、市场价钱、效劳许诺等与供给商进行谈判。

本次采购供给商首轮报价必需低于预算操纵价，最终报价不得高于预算操纵价的９８％，不然采购小组有权据此确信其报价无效。

确信成交供给商

采购人授权采购小组直接确信成交供给商。

采购小组通过谈判后，在保证项目质量和合理价钱的基础上确信成交供给商。

注：

供给商所提供的材料或填写的内容必需真实、靠得住，如有虚假或隐瞒，一经查实将致使报价被拒绝，并依照《中华人民共和国政府采购法》第七十七条第一款“提供虚假材料谋取中标（成交）的”进行惩罚，给采购人造成损失的应承担补偿责任。

第四章技术标准及要求

1.采购标的清单及参数：

项目说明

本章内容依照采购项目的实际需求制定。

供给商所报价钱应为含税全包价，包括与提供效劳相关的人工、设备、保险、税费、验收及知识产权等一切费用。

供给商应保证所提供效劳符合合同规定的质量要求；供给商应保证所提供的效劳符合国家标准或行业标准。

效劳详细技术标准和要求

一、说明：

扫描馆藏档案约130万页。

二、具体要求

（一）工作要求

一、确保在扫描进程中不对档案原件造成二次损伤。

二、严格遵守并达到国家标准：

《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术标准》。

3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

4、格式：

双层PDF，颜色：

黑白二值或彩色；

5、档案扫描完成后，需要与计算机目录数据进行一一对应。

确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

6、档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。

档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件（按国家一级档案馆的规范和要求进行整理和馆藏）。

7、扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

8、成交单位自带全部工程设备，自觉遵守采购单位管理规章；

9、人员：

人员均要求穿整齐划一的工作服，要有纪律性和自觉性；中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外）。

10、设备：

初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

（二）纸质档案数字化要求

纸质档案数字化加工包括：

前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份等；

扫描要求

（1）扫描影像存储格式：

双层PDF；

（2）档案页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图，采用黑白二值模式进行扫描。

（3）档案页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式或彩色模式扫描。

（4）档案页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，要采用彩色模式进行扫描。

扫描分辨率

扫描分辨率应不小于200dpi，需要进行OCR识别的扫描分辨率应不小于300dpi，文字偏小、密集、清楚度较差时可适当提高分辨率。

（1）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处置，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；对图像偏斜度、清楚度、失真度等进行检查，电子图片的倾斜度不得超出1度，不许诺有折叠或缺损，维持图像的完整，图片端正、无扭曲。

发觉不符合图像质量要求时，应从头进行图像处置。

（2）由于操作不当，造成扫描文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

扫描命名

纸质档案扫描后形成的图像文件以该纸质档案的档号命名。

对同一档案编号的文件及其附件进行归并，生成一个文件，不乱序，不混档，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。

（三）其他要求

（1）档案目录完善录入：

对已有的卷内目录应按要求进行修改，并进行校对，确保准确，确保档号与题名的完整；

（2）纸制档案的整理要求：

扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。

扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准；

（3）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；

（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求；

（5）成交单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份；

（6）电子档案以及纸制档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。

（四）保密要求

（1）成交单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度；

（2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

（3）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

（4）工作人员未经同意，不私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有计算机硬盘待扫描结束后归采购单位所有。

（5）参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员。

（五）售后要求：

1、响应单位须提供≤3小时响应的项目后期维护服务。

（需在响应文件中承诺）

2、响应需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥300DPI以上；采购方只提供场地和必要的档案业务指导。

（六）数据验收

1、数据抽检

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。

2、验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

（1）档案装订：

检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

（2）扫描图像：

漏扫率≤‰。

（3）图像质量：

图像质量情况完好率99%。

（4）格式封装：

图像文件的命名差错率≤1‰。

（5）著录：

以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

（6）条目与图像挂接：

挂接正确率100%

（7）档案原始材料：

100%不缺失。

3、验收审核

（1）甲方对乙方每一分批数据进行验收。

数据验收以抽检方式进行。

乙方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回乙方全面自检，甲方验收记录不向乙方公开，待验收通过后，甲方公开验收记录。

在退回自检期间，甲方将不再向乙方提供加工的档案。

（2）甲方在验收中检出的错误，乙方及时、无偿予以纠正并再提交甲方验收。

（3）全部档案验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为乙方违约。

（5）数据验收合格后，乙方须将备份数据（硬盘备份）提交给甲方，并刻录DVD光盘一式二份提交给甲方，著录条目和全文数据向甲方数据库迁移著录条目和全文数据向甲方数据库迁移。

档案扫描文件应提供PDF（双层）格式。

（七）数据备份及挂接

1、备份范围：

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

2、备份方式：

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。

3、数据检验：

备份数据也应进行检验。

备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、备份标签：

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5、数据挂接：

将完成好并转化为PDF格式的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至采购单位指定的系统。

通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确，实现档案的网上利用。

2.专家论证意见及结论

泰安市数字档案治理系统、泰安市电子档案在线归档治理系统是由北京八九数码科技进行软件开发，泰安市档案局数据库续建项目是在数字档案治理系统、泰安市电子档案在线归档治理系统基础上的开发，为维持原有系统的兼容性、衔接性、数据标准性，专家建议采纳单一来源的方式采购，由北京八九数码科技提供数据库续建工作。

附件：

专家名单

序号

专家姓名

专业

职称

备注

1

张家迎

计算机应用

高工

2

刘杰

计算机应用

高工

3

郝洪国

计算机

高工