关于资金管理招投标采购业务内部控制情况专项检查报告参考样式.docx

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关于资金管理招投标采购业务内部控制情况专项检查报告参考样式

关于开展资金管理、招投标、采购业务

内部控制情况专项检查的报告

根据《关于开展资金管理、招投标、采购业务内部控制情况专项检查的通知》的要求，认真落实##办公厅《关于开展##企业资金管理、招投标、采购业务内部控制情况专项检查的通知》的精神，公司在认真学习领会文件的基础上，组织开展自查自评工作，对截止2012年--月--日前资金管理、招投标、采购业务（以下简称：

上述业务）内部控制情况进行专项检查。

现将专项检查情况报告如下：

一、内部控制制度与执行整体情况

一）内部控制制度流程建设情况

##遵照法律法规、##、##的相关文件精神和要求，结合公司经营管理实际状况，建立了适合公司经营管理需要的内部控制制度体系，并参照《##信息产业股份有限公司内部控制制度（试行）》对部分内部控制制度进行完善，通过本次自查确定，截止2012年--月30日，##现有《北京##有限公司章程》、《重大事项决策制度（暂行）》、《##财务管理暂行规定》、《##预算管理办法》、《##投资管理办法》、《固定资产管理办法》、《预算、资金、合同审批权限和审批表格》、《采购招标管理办法》、《重大合同招标管理办法（暂行版）》、《库房管理制度》、《物资报废管理规定》、《采购控制程序》、《库存物资处置规定》等各项内部控制制度流程共--个（本统计仅限公司本部内部控制制度流程统计，详细见《##相关管理制度目录及文本（报##）》），其中：

综合管理制度--个，招投标及物资采购管理制度-个，人力资源管理制度--个，经营财务管理制度--个，技术质量管理制度-个，审计管理制度-个，党风廉政建设制度--个。

制度涉及资金管理、招投标管理、采购业务管理、对外担保、资产管理、人力资源管理、子公司管理、内部审计、党风廉政等各个方面。

二）内部控制制度执行情况

公司将不断完善法人治理结构作为核心竞争力的基础工程，严格遵照法律法规、##和##的要求，股东会、监事会、董事会和管理层依据公司《章程》开展各项经营管理工作，进一步健全了决策科学、执行有力、监督有效的运行机制。

股东大会是公司的最高权力机构；董事会是公司的决策机构,对公司股东大会负责；监事会是公司的监督机构,对股东大会负责。

监事会坚持加强制度建设,积极探索实施监督检查的思路和方法,选举职工代表监事一名，依法履行监督职责和义务,切实发挥了监督职能作用。

公司管理层严格按照董事会的授权主持公司的经营管理工作,认真组织实施董事会各项决议,并向董事会提出建议,有效履行了经营管理职责。

公司管理层对内部控制制度的制定和有效执行负责,通过组织、协调、管理、监督各部门、子公司行使经营管理权力,保证公司的正常运转。

公司依据市场需求积极开展经营业务的同时,为提升公司市场竞争力,增强公司综合实力,通过分工合理、职责明确、相互制衡、报告关系清晰的组织架构,为实现公司的战略目标起到重要的保障作用。

公司合理设置内部职能机构,如--管理部、--部、--部、--制部、--质量部、--部，同时设--程部，--事业部，下辖二个控股子公司，承担公司经营管理各项职能。

本次自查中，各项内控制度已经建立，制度流程得到有效执行，没有违反制度流程的事项发生；在近几年的外部及内部审计、“小金库”清理、日常管理和党风廉政建设自查工作中，没有发现违规违纪的情况。

由于公司业务面对复杂的市场环境和激烈竞争，坚持为市场服务、为客户服务，需要不断提升公司经营管理水平与风险控制能力，完善管理制度，优化管理流程。

公司以管理提升活动为契机，成立了管理提升领导小组，制定了详细的办法和措施，在认真分析公司内部控制制度流程的基础上，将对部分制度流程进行补充、修改和完善，为公司未来实现持续跨越式发展提供制度保障。

近年来，随着业务结构的调整和优化，公司的核心产业主要由控制子公司经营。

为此，公司制定了《子公司管理办法》，加大了对子公司的管理力度，从制度流程建设、预算监督考核、绩效管理、内部审计监督等各方面都提出了要求，并取得了较好的成效，子公司发展势头良好。

二、自查自评上述业务内部控制制度建设和执行情况

一）上述业务制度（含流程）清单和制度文本

1、上述业务制度流程清单：

1）资金管理内部控制制度流程清单：

建立了《北京##有限公司章程》、《重大事项决策制度（暂行）》、《##财务管理暂行规定》、《##预算管理办法》、《##投资管理办法》、《固定资产管理办法》、《预算、资金、合同审批权限和审批表格》、《##对外担保管理办法》、《高管人员职务消费管理暂行办法》、《差旅费、市内交通费、业务执行费、办公费报销管理规定》等制度。

2）招投标内部控制制度流程清单：

建立了《采购招标管理办法》、《重大合同招标管理办法（暂行版）》等制度。

3）采购业务内部控制制度流程清单：

建立了《采购控制程序》、《库房管理制度》、《物资报废管理规定》、《库存物资处置规定》等制度。

2、制度文本：

见附件。

二）上述业务部门设置、职责分工

公司经营财务部、物资采购控制部、产品工程部分别负责资金管理、招投标、采购业务等各项业务，其部门职责如下：

（一）经营财务部主要工作职责

1、建立健全公司会计核算及财务管理相关制度。

2、负责组织、实施公司会计核算。

3、负责编制、提供公司各类财务相关报表并按时完成报送工作。

4、定期或不定期编制各类财务分析报告，为领导决策提供参考。

5、组织编制及实施公司年度预算，定期对预算执行情况进行跟踪分析和监督。

6、负责法律事务、合同审批、风险管理及内部控制工作。

7、根据公司经营需要，合理调配使用资金，节约资金使用成本，提高资金使用效率，保障公司资金正常运转和安全。

8、负责组织、实施公司信贷融资工作，为公司正常运营提供资金保障。

9、负责税务筹划和各项税收申报、缴纳工作。

10、负责年度财务决算、年报审计及其他专项审计工作。

11、为子公司做好财务管理提供服务，并履行出资人对子公司财务的监管工作。

12、组织实施公司财务监督工作，保证公司财务管理的合规性。

13、保证本部门在质量、环境和职业健康安全管理方面符合国家相关法律、法规及其他要求。

（二）物资采购控制部相关工作职责

1、公司采购流程执行情况监督和检查；

2、为事业部提供服务，讲解和指导采购人员采购控制具体操作流程；

3、对事业部原材料采购合同的价格合理性及付款事项进行审核；

4、为事业部提供市场供方信息和市场动态；

5、需要时参与供应商复评。

（三）产品工程部主要工作职责

1、主要目标：

承担公司终端产品发展的责任，打好终端产品发展的基础，提高终端产品的规模和效益，降低终端业务的风险;

2、业务范围：

与终端产品相关的业务及产品的开发;

3、重点工作：

 1）做好市场调研，根据市场需要，做好终端产品规划，努力实现高品质的产品；

 2）做好营销方案，建设好销售渠道，与运营商紧密合作，通过推广和促销，实现销售和利益；

 3）根据公司年度经营目标制订本部门经营计划；

 4）做好资源整合工作，在产业方面稳步扩大规模、提升盈利能力，不断发展；

5）做好团队建设，建立部门管理体系和业绩评价机制，不断提升部门的能力；

三）上述业务内部控制执行情况及业务开展情况

（一）资金管理内部控制执行情况及业务开展情况

1、资金预算管理

近年来，公司制定了《##预算管理办法》等制度，资金预算严格按照##和公司预算管理要求的方法进行编制，资金预算贯穿于业务预算、专门决策预算和财务预算。

业务预算、专门决策预算是财务预算的基础，财务预算是业务预算和专门决策预算的现金流量总结。

公司各业务部门、职能部门、子公司对各自职责范围内的预算项目负责，对资金需求进行合理预测，经营财务部对全年资金预算进行整体评估，从全局进行资金安排，通过银行信贷、公司内部调剂（委托贷款）等办法，保障公司业务有效运转，为完成公司全年预算目标做好资金计划和保证。

在资金预算框架下，日常资金计划和使用主要从两方面入手。

第一是资金回笼管理，从业务谈判入手，财务和法务贯穿其中，业务、财务、法务同时把控合同风险和效益风险等诸多风险，采取事前客户资信调查和事中跟踪客户情况变化，确保资金及时回笼，将业绩考核制度直接关联应收帐款收回情况。

第二是供应商信用期管理，也是从谈判入手，想方设法争取更长的信用期；其次，存货采取项目管理办法，一项目一采购、以销定购，项目完毕原则上存货清零，以保障公司资金高效使用，避免存货压库占用大量资金。

2、营运资金管理

在营运资金管理方面，公司制定了《重大事项决策制度（暂行）》、《##预算管理办法》、《固定资产管理办法》、《差旅费、市内交通费、业务执行费、办公费报销管理规定》、《库存现金盘点制度》等制度，确保资金使用有效、安全。

在资金收付管理方面。

公司制定了详细的资金审批流程和审批权限，严格执行“三重一大”制度。

尤其在资金支付方面，从提出申请付款，需经业务经办人、部门总经理、--量部、法律顾问、--部总经理、主管副总裁、财务总监审核，最后由公司总裁进行审批，每笔付款都进行这一完整的审核和审批流程。

在重大资金方面，需公司总裁办公会或董事会讨论决定后方可执行。

同时，结合采购和销售情况，加强应收款催收，争取供应商信用期尽量延迟付款，使资金运转效率最大化。

在资金集中管理和信息化方面。

公司严格执行##资金集中管理制度，及时清理规定外的银行账户，开立新银行账户时向##进行申请和备案，所有银行账户纳入##银企直联系统，银企直联系统录入人员和审核人员分离，每笔资金支付时再次专人审核，保证资金支付准确、及时、安全。

在对子公司资金监管方面。

每月初由子公司财务部提交公司前五笔大额收支流向及银行账户对账单等，由公司本部财务人员对其进行审核，前五笔大额收支进行逐一核对，同时，让子公司承诺公司资金没有用于高风险的股票、信托等业务，每月出具资金管理报告，审核人和经营财务部负责人签字，对子公司大额资金使用情况进行有效监督。

在资金日常管理方面。

严格执行职责分离，财务章和法人章分开分人保管；每月初编制银行调节表，未达账项落实到人；财务主管定期或不定期进行现金盘点，出具现金盘点表，促使出纳日清月结；每日出具资金动态表，报送公司相关管理层，使其掌握公司资金第一手资料。

从多方面实现资金管理的内部制衡，确保资金安全。

3、投融资管理

##严格遵循《公司章程》、《##信息产业股份有限公司投资管理暂行规定》和《##投资管理暂行规定》的相关要求，对投融资进行管理。

对外投资项目公司通过立项、论证后，认真组织开展项目可行性调研，形成可研性报告提交公司总裁办公会讨论；融资项目公司一般在年度预算框架下进行，积极与银行洽谈信用额度，争取便捷、高效的融入资金，补充经营运营资金。

投资和融资项目一般是大额资金项目，公司严格执行“三重一大”制度要求，按照程序逐级上报，公司总裁办公会经过认真讨论、细致分析、多次交流和沟通后，总裁办公会决议通过，不符合要求的不予通过。

重大资金项目再上报董事会、股东大会审议通过方可执行。

通过严谨的流程，确保投融资项目基础扎实，资金投放和融入有效益。

目前，公司投融资项目主要集中在子公司，公司管理层也要求本部职能部门帮助、协助子公司做好相关工作，充分体现职能部门的服务与监管并重。

（二）招投标内部控制执行情况及业务开展情况

公司针对不同物资采购招标实行分类管理，严格执行制度流程和“三重一大”的有关规定。

1）基建类、技术服务类、固定资产类等大宗物资或服务采购按照《采购招标管理办法》执行，采取公开招标、邀请招标、议标等方式，每项招标一般由3家或3家以上的单位参与竞争。

招标要对投标方进行资质审查，评标时应以方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合理性和售后服务可靠性等为依据进行综合评定，择优确定中标单位，公布评标结果。

2）与产业相关的原材料采购按照公司《采购控制程序》

执行，坚持采购与认证分离原则，由技术、生产、采购和质量等方面人员从不同方面综合评价供方能力，确保采购业务、付款业务与供应商管理主要控制点由不相容岗位人员实施操作。

3）历史遗留的呆滞物资处置，按照《库存物资处置规定》执行，规定物资处置采用公开招标、邀请招标、议标、竞争性谈判等方式。

4）公司招标工作都分别设立工作机构即招标工作小组，组长由公司主管领导负责，招标小组组员构成包括该采购所涉及的部门人员代表、审计人员、财务人员、风险管理人员，以及根据招标项目所涉及的技术领域技术人员代表等，通过检查证实采购招标制度在实际工作中得到有效执行。

公司在投标工作中，严格做好风险把控，重大项目坚持按“三重一大”决策流程执行，认真做好前期调研、评估，专题会议研究确定等工作。

如2011年##投标工信部电子信息产业发展基金项目，严格按照国家规定和公司内部控制制度程序要求，在投标过程中认真分析项目背景技术资料，按照要求做好每一个环节。

由于工作细致周到，在年底成功中标了“基于公众移动网的行业应用终端的开发与产业化”项目，获得国家专项资金的支持。

在2011年出资企业##通信投标国家药监局项目以及出资企业##科技投标中国电信集采项目中，都严格按照制度流程和程序做好投标工作，并注意搞好廉洁风险防控工作，在##相关领导和部门的帮助配合下，以上项目全部顺利中标，为公司的持续稳定发展作出了巨大的贡献。

（三）采购业务内部控制执行情况及业务开展情况

公司在采购计划管理、库存物资管理和库存物资处置等方面加强管理控制，重新梳理原有制度和业务流程，结合公司贯彻执行《质量管理体系》国家标准，修改和完善了《采购控制程序》、《库房管理办法》、《固定资产管理办法》、《物资报废管理规定》等制度，根据需要新拟制《采购招标管理办法》、《库存物资处置规定》。

采购管理制度覆盖公司本部全业务范围，业务流程清晰、采购计划管理、采购质量控制、供应商选择与考评、外包方控制、采购信息、呆滞物质处置等关键点都得到有效控制，对采购各项工作顺利开展起到有效支撑。

控股子公司根据实际业务模式自行建立完善的采购管理制度和业务流程，内容包括：

采购业务不相容岗位分离原则、各部门职责、供应商选择、采购实施及审批流程等方面，并自行操作管理和控制。

采购业务执行中同时加强对供应商的管理。

在《采购控制程序》中要求对每家供应商除建立系统信息外，还建立书面档案，业务部门每年一季度组织进行一次合格供方复评，业务单元采购、技术、质量等相关人员参与复评，评价合格供方的产品质量、供货能力、价格、服务等因素，做出保留合格供方资格、限期整改、现场审核或撤消合格供方资格的结论。

（四）本次对上述业务检查情况汇总报告

本次对上述业务检查中，采取了自查和抽查相结合的办法，通过对资金管理、招投标和采购业务等方面的自查、抽查，表明公司凡重大事项、招投标、采购业务等一律严格按照“三重一大”制度流程执行，各项内部控制制度流程健全、执行规范有效。

在自查中，公司本部重点抽查了资金管理和库存废旧物资处置制度流程执行情况。

针对历史遗留的库存废旧物资，公司严格执行《库存物资处置规定》，采用公开招标、邀请招标、议标、竞争性谈判等方式，稳妥处置。

仅2012年1-8月间，严格按照制度流程要求，召开废旧物资处理招标工作组会议--次，处理废旧物资--批次，没有发现违反制度流程和违反纪律的情况。

在招投标、采购业务和资金管理检查中，对出资企业重点抽查了采购制度流程和资金管理执行情况，结果如下：

在##通信重点抽查了##通信与##签订的关于“----中心业务系统——系统规划集成及硬件设备供货”的项目合同，涉及合同金额--万元，以及##通信与--信息技术签订的关于“---中心业务系统——--平台及相关产品”采购合同，涉及合同金额--万元，同时对上述业务的制度流程、合同、收付款会计凭证、发票信息等进行了检查，表明项目招投标、资金管理、采购业务等执行情况符合制度流程要求，没有发现问题。

在##科技抽查了##科技与--租赁有限公司签订的关于“----信息化项目”的合同，涉及合同金额---万元，同时对上述业务的制度流程、合同、收付款会计凭证、发票信息等进行了检查，表明项目招投标、资金管理、采购业务等执行情况符合制度流程要求，没有发现问题。

在投资融资方面，2012年根据公司增值业务发展的需要，##计划加大对##通信增值业务项目的投入，向##申请增资--万元，并将增资资金转投到出资企业##通信。

公司遵照##的相关制度和“三重一大”要求，认真、审慎地实施决策流程在##方面的每一个步骤。

截止目前，##增资资金已经到位，各项工作已经完成。

##在内部控制制度流程建设和执行过程中，严格按照##的要求，做到管控体系覆盖到位，制度流程合法合规，关键点有效控制，公司整体管理规范有序。

同时，通过党风廉政建设和廉洁从业教育，对资金管理、招投标、采购业务等关键岗位员工执行《廉洁从业责任书》，进一步规范员工职业行为。

公司内部控制制度流程的建立和执行，有效的保证了企业成功的产业结构调整、发展战略布局以及经营管理的不断细化与提升，##的核心竞争力不断增强，企业持续、健康向前发展。