保险公司省级分支机构管理制度.doc

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丘博保险（中国）有限公司

分支机构管理制度

目录

第一章 总则 2

第二章 分支机构的设立、变更和撤销 2

第一节 分支机构的设立 2

第二节 分支机构的变更 6

第三节 分支机构的撤销 7

第三章 各级分支机构的职能及人员、场所、设备配备要求 7

第一节 省级分公司 7

第二节 其他分公司/支公司 9

第三节 营销服务部 10

第四章 分支机构管理 12

第一节 管理模式 12

第二节 销售管理 13

第三节 渠道管理 13

第四节 承保管理 13

第五节 单证、印鉴管理 14

第六节 再保险管理 14

第七节 理赔管理 14

第八节 财务管理/资产管理 15

第九节 内控、合规及反洗钱管理 16

第十节 信息系统管理 16

第五章 附则 17

第一章总则

第一条（目的）为了加强对各级分支机构的有效管理，建立规范运作、合规经营、健康发展的分支机构管理体系，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保险法》、《保险公司管理规定》、《外资保险公司管理条例》等国家和各级监管机构发布的各项法律、法规及操作指引，结合丘博保险集团的各项内部管理政策，特制定本管理制度。

第二条（适用范围）本管理制度适用于丘博保险（中国）有限公司旗下的各级分支机构。

第三条（原则）丘博保险（中国）有限公司对分支机构的设置和管理主要遵循以下三大原则：

合理规划原则：

根据中国保险业的总体发展规划，结合公司自身的发展战略，合理制定分支机构的发展计划，做到统筹规划、合理布局、有效分工，充分发挥和协调总公司和各级分支机构的运营能力。

矩阵管理原则：

丘博保险（中国）有限公司的各级分支机构将参照实行丘博集团的矩阵管理模式，即分支机构各部门的主管需要同时向其所在机构的管理层以及上级机构相应部门的主管报告。

通过上级机构的职能控制和各级分支机构的统筹管理共同营造一个规范运作、相互制衡的公司治理架构。

合规经营原则：

丘博保险（中国）有限公司的各级分支机构必须严格遵循合规经营的重要原则，充分认识合规经营的重要性，切实提高全体员工的职业道德，营造一个遵纪守法、诚实守信的良好氛围，确保分支机构的健康发展。

第四条各级分支机构的员工应严格遵守本管理制度的规定，保障公司的健康有序发展。

第二章分支机构的设立、变更和撤销

第一节分支机构的设立

第五条各级分支机构的设立都应该经过“前期调研”、“总公司审批”、“向保监会提交设立申请”、“分支机构筹建”、“向保监会提交开业验收申请”五大步骤。

第六条“前期调研”是指对开设分支机构的各项资源、环境、影响进行充分的考虑和论证，为总公司管理层做出最后决定提供依据。

“前期调研”的内容包括但不限于：

·环境分析：

包括对内部环境的分析和对外部环境的分析。

内部环境分析包括对公司资本规模、业务运营情况、产品开发能力和管理水平等方面进行充分的理解和论证；

外部环境分析包括对宏观经济走势、行业发展趋势、监管政策导向的理解以及对拟设立分支机构地区的经济发展状况、目标客户需求、各业务渠道的成熟度以及对潜在竞争者的分析。

·战略目标：

通过对运营环境的有效分析，明确新增分支机构的经营管理目标，阐明分支机构运营的战略目的，确保其与公司的总体战略相符合。

·实现手段：

根据研究所得内外环境情况以及确定的分支机构战略目标，初步拟定相应的组织架构和经营策略，以确保稳步达成既定的战略目标。

第七条“总公司审批”是指所有拟设的分支机构都必须通过丘博保险（中国）有限公司总公司的审批。

审批内容包括：

·公司是否满足新增分支机构的监管要求

-总公司注册资本金符合保监会的相关要求

-上一年度偿付能力充足，提交申请前连续2个季度偿付能力均为充足；

-具备良好的公司治理结构，内控健全；

-具备完善的分子机构管理制度；

-对拟设分支机构的可行性已进行充分论证；

-在住所地以外的省、自治区、直辖市申请设立省级分公司以外的其他分支机构的，该省级分公司已经开业；

-最近2年内无受金融监管机构重大行政处罚的记录，不存在因涉嫌重大违法行为正在受到中国保监会立案调查的情形；

-申请设立省级分公司以外其它分支机构，在拟设地所在的省、自治区、直辖市内，省级分公司最近2年内无受金融监管机构重大行政处罚的记录，已设立的其他分支机构最近6个月内无受重大保险行政处罚的记录；

-有经申请人认可的筹建负责人；

-中国保监会规定的其他条件；

·该分支机构的设立是否符合公司的总体战略发展规划

·公司现有的资源现状是否可以满足新增分支机构的运营需求

·该分支机构是否能与公司现有的架构有效融合

·充分论证开设该分支机构的可行性以及其对公司整体运营的影响

第八条在通过公司内部的可行性论证后，开始进行“向保监会提交设立申请”的步骤。

设立省级分公司，由总公司提出申请；设立其他分支机构，由总公司提出申请，或由省级分公司持总公司批准文件提出申请。

申请文件（一式三份）应包括：

·设立申请书；

·申请前连续2各季度的偿付能力报告和上一年度经审计的偿付能力报告；

·保险公司上一年度公司治理报告以及申请人内控制度

·分支机构设立的可行性论证报告，包括拟设机构3年业务发展规划和市场分析，设立分支机构与公司风险管理状况和内控状况相适应的说明；

·申请人分支机构管理制度；

·申请人作出的其最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明；

·申请设立省级分公司以外其他分支机构的，提交省级分公司最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明；

·拟设机构筹建负责人的简历以及相关证明材料；

·中国保监会规定提交的其他材料。

第九条在分支机构设立申请通过保监会的审核，获得筹建通知之后，公司应成立筹建小组，统筹管理分支机构的筹建工作，综合规划，合理分工，在6个月内全面完成分支机构的筹建工作。

筹建小组应定期向公司管理层汇报筹建的最新状况，并负责监督分支机构在筹建过程中不从事任何保险经营活动。

第十条“分支公司筹建”工作主要包括：

·完成营业场所的租赁、装修和安全消防检查。

营业场所的租赁和装修工程队的选择必须符合丘博保险（中国）有限公司关于供应商选择的规定和步骤，并获得管理层的批准。

所有需要签订的协议必须经公司法务/合规部门的审查。

营业场所装修完毕之后，筹建小组必须向当地公安消防管理部门提出消防验收申请，并取得《消防验收合格证书》。

·确定分支机构的组织架构，完善各项管理制度

根据分支机构的战略目标、经营策略和业务发展规划，确定分支机构的组织构架、部门设置和报告路线。

拟定各项分支机构管理制度，并将分支机构管理纳入总公司的内控管理框架，实施有效监管，以确保公司的各项管理制度在分支机构层面得到有效执行，分支机构所有的保险经营活动都符合外部监管和内部控制的要求。

·确定分支机构人员招聘计划，完成高级管理人员、主要负责人和核心员工的招聘工作，并完成员工的岗前培训。

人力资源管理部应根据分支机构的组织架构、部门设置和报告路线确定人员招聘计划，拟定岗位职责和聘任条件。

分支机构高级管理人员、主要负责人和核心员工的招聘工作需要在筹备期内完成。

属于《保险公司董事和高级管理人员任职资格管理规定》适用范围的人员，人力资源部门应认真核查应聘人员的履历和资质，以确保其符合上述规定的要求，并按照规定向保监会提交相关核准/报告申请。

适用核准制的高级管理人员，在保监会批准之前，不进行任命。

同时，培训部应在筹备期间内完成对新进员工的入职培训。

·完成分支机构信息系统的建设

-确立统计、信息化工作的负责人并配备符合监管规定的技术人员。

-建立保险统计与信息化工作方面的规章制度，并建立计算机系统故障应急处理机制。

-建立较为完备的网络体系，软、硬件系统具有较为完整的安全防护措施，其主要设备和重要通信线路具有冗余备份，本地存储的重要数据具有安全保密、存储、异地备份措施。

-对所有经营的保险业务实现信息化管理，核心业务系统、财务系统采用总公司授权使用的系统平台，业务、财务系统数据实现无缝对接。

-信息系统满足监管部门数据采集、查询的要求

-根据《保险公司分支机构开业统计与信息化建设验收指引》完成开业验收申请材料和现场验收的准备。

第十一条筹备工作完成后，筹建小组应该完成以下文件的准备，并提交公司管理层审核。

·筹建工作完成情况报告

·拟任高级管理人员或者主要负责人简历及有关证明

·拟设机构营业场所所有权或者使用权证明

·计算机设备配置、应用系统及网络建设情况报告

·业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等制度

·机构设置和从业人员情况报告，包括员工上岗培训情况报告等

·按照拟设地规定提交有关消防证明，无需进行消防验收或者备案的，提供已采取必要措施确保消防安全的书面承诺

公司管理层应组织公司相关部门，组成验收小组，对上述文件进行审核，并在必要的情况下对筹建中的分支机构进行现场检查。

通过检查的，应将上述文件一式三份提交保监会验收。

第十二条经保监会验收合格并获发经营保险业务许可证的，筹备小组应及时向工商管理部门办理登记注册手续，领取营业执照，并按照规定进行开业公告和对许可证的公告。

第二节分支机构的变更

第十三条分支机构需要进行下列变更的，应在变更之前，向总公司汇报，并陈述变更原因：

·变更名称

·扩大业务范围

·变更营业场所

·变更主要负责人或其他保监会要求核准和报告的高级管理人员

第十四条在总公司核准变更之后，各分支机构应按照规定向保监会/局进行申请/报告。

扩大业务范围、变更营业场所或变更适用于核准制的高管人员需要获得保监会的批准之后方可执行变更；变更分支机构名称或变更适用于报告制的高管人员时应该在10日内向保监会/局报告。

第十五条按照规定需要进行变更公告的，应及时在指定媒体上进行公告。

第三节分支机构的撤销

第十六条分支机构的撤销决定必须经过充分论证，并获得总公司的批准。

第十七条总公司的人力资源部门必须对拟撤销分支机构的人员处置情况充分了解并提供专业意见。

第十八条分支机构的撤销决定必须经过保监会的批准。

分支机构经营保险业务许可证自被批准撤销之日起自动失效，并应当与撤销之日起15日内缴回保监会/局。

营业执照等其他相关证件应按规定缴回或销毁。

第十九条总公司应对撤销分支机构的事实进行公告，并书面通知有关投保人、被保险人或者受益人，对交付保险费、领取保险金等事宜应当充分告知。

第三章各级分支机构的职能及人员、场所、设备配备要求

第一节省级分公司

第二十条根据总公司的书面授权，省级分公司应履行下列职能：

·在总公司的指导和批准下，开发区域性产品，并向当地保监局报备。

·负责收集整理其辖区内其他分支机构的数据，统一进行监管报告。

·在总公司的指导和批准下，负责或协助其辖区内分支机构的设立、变更和撤销。

·负责分公司日常的行政管理工作。

·对其他辖区内其他分支机构进行财务管理。

·制定辖区内的业务推广计划，并定期呈报总公司。

·在总公司确定的核保权限内完成核保工作。

·完成出单、催收保费的工作。

·在其辖区内提供理赔服务和售后客户服务。

·履行其他法定或总公司要求的义务

第二十一条省级分公司的办公场所的选址必须获得总公司和保监局的批准，且场所的规格符合其经营规模和成本要求。

第二十二条营业场所必须具备基本的办公条件。

营业场所面积能保证各职能部门正常办公和开展业务需要，各办公区域划分比较清晰，有合适的客户服务区域；

第二十三条营业场所应配置完整有效的防盗、防火、防抢措施，能够保证营业场所基本安全；

第二十四条计算机房、财务区域、单证存放点等应满足必要的安全要求。

第二十五条