OA系统方案.docx
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OA系统方案
办公自动化（OA）系统
项目建议书
陕西思宇信息技术有限公司
软件部
2011年3月
阅读对象：
企业管理人员
介绍内容：
办公自动化内容介绍
1、前言
1.1项目背景
近年黄陵矿业集团铁路运输公司加快了信息化的发展步伐。
在强化企业管理、深化内部改革的过程中摸索出一套以岗位价为核心的企业精细化管理模式，并取得了较好的效果，有效地调动职工积极性提高了企业活力。
创建知识型企业、打造学习型职工，随着岗位价值精细化管理的不断深入，企业对信息化的应用需求也逐渐增长。
TMIS运输管理，车号识别、生产调度、岗位价值精细化管理等系统的建设和运行，大大提高了铁运公司的信息化水平，在这种情况下实现无纸化办公是铁运公司下阶段信息化部署实施的重点。
因此我们通过对市场上的办公自动化系统（OA）的调研了解，结合铁运公司的实际情况推荐使用北京用友致远OA系统。
本方案是在上述背景下完成，仓促之间难以全述，如有遗漏我们除表示歉意外愿对铁运公司所提出的问题做针对性解释。
1.2用友致远介绍
北京用友致远软件技术有限公司是由用友软件股份公司等发起成立，专注于企业办公自动化系统的开发设计，在国内外享有较高知名度。
致远的核心产品——A6协同管理软件是国内唯一明确针对管理两大范畴之一的组织管理应用而设计，能有效帮助组织解决战略落地、文化建设、制度与规范管理、工作管理、资源整合、运营成本等难题。
2、致远A6产品优势
2.1产品持续升级优势
软件厂商的存活和成长及其产品的平滑升级，是IT投资的有力保障。
为了确保用户的投资能够可持续的增值和发展，用友致远协同办公系统自诞生之日起就坚持走产品化升级的道路，并郑重向用户承诺每年提供2-3次的产品升级服务，从而实现用户IT投资的保值、增值。
2.2系统易用性优势
经过大量的用户应用证明，用友致远协同办公系统的产品易用性设计使用户单位OA应用推广的风险几乎为零，无需学习的办公软件在用户中深受欢迎。
2.3系统稳定性优势
以产品化要求设计产品，支持产品的稳定运行，提供长期的升级保障，推动产品的稳定应用。
产品部分的代码以及产品的接口都经过验证。
以产品为基础的应用开发保证了基础系统的稳定性和可靠性。
定制开发的部分由于是按照接口规范来定制的，所以其操作在一定的范围内，容易好地控制质量。
2.4系统开放性优势
使用成熟的产品为基础。
借用已经实现的接口，无需对协同平台的工作流整合等基本接口进行设计，从而缩短了设计周期。
避免了重复的基础功能编制，让系统建设直接从满足用户单位特定需求的部分开始定制，使开发时间大为节省。
由于成熟的产品经过多方测试，在系统的整合和测试只是针对定制部分，这样在很短的周期内就能完成测试。
3、致远A6功能介绍
致远A6不但是一套办公自动化应用系统，用以满足用户日常协作办公的需要，更是紧跟信息化发展趋势，针对目前企业中普遍存在的多应用系统整合等难点问题，为用户提供了从单点登录到多系统信息集成门户等扩展功能，解决企业信息化发展过程中面临的系统间信息不能共享、整合，无法充分发挥已有系统价值的问题。
当然这些功能的实现需要对企业已有信息化进行充分的调研后才能提出具体的解决方案。
3.1产品结构
主要功能模块如下所示：
用友致远A6协同办公系统产品功能列表
产品功能
版本名称
企业版
版本号
V2.80
一级功能
二级功能
标准
配置
功能
协同工作
新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办、关联项目、转发邮件、转发公告、转发新闻、转入日程、协同表单、痕迹保留、公章签名、支持WORD\EXCEL\WPS格式、条件分支流程、振荡回复
公文管理
收文管理、发文管理、公文文号、公文统计、内嵌标准OFFICE插件（痕迹保留、公章签名、支持WORD\EXCEL\WPS格式）
表单管理
表单查询、表单统计、表单制作（表单模板设置、表单查询统计设置、表单流程绑定、枚举设置）
电子邮件
新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、邮件查询、转发协同
文档管理
我的文档、单位文档、项目文档、综合查询、他人文档、借阅文档
日程计划会议
我的计划、计划管理、日程事件、会议管理、资源查看
公共信息
公告（发布、查看）调查（发布、查看）调查、讨论区、新闻、公共信息管理
常用工具
员工通讯录、外部联系人、计算器、万年历、常用连接
个人设置
修改密码、个人信息设置、个人模板管理、关联系统设置、关联人员设置、关联项目设置、代理设置、信息转移设置、邮箱设置、关联人员、个人主页设置
人事档案管理
档案管理、业务管理、统计查询、自定义信息、日志管理、HR操作员管理
双首页
单位首页（新闻频道，公告调查，单位知识文档，最新讨论）
个人首页（常用文档、我的日程、关联人员、项目、我的计划、我的文档、我的模板）、单位首页配置、个人首页配置
A6精灵
切换首页，发送协同、发送公文、切换到我的文档、切换到单位文档、登录设置、office打通（office2003和OFFICE2007适用）、文件批量上传
应用集成
可实现基本的单点登录到各信息系统间的深度集成
系统设置
基础设置－组织机构、职务级别、岗位名称、人员及权限设置、自定义组设置、批量导入、自定义权限
应用设置－系统模板设置、节点权限定义、格式设置、公共信息设置、公共资源、、邮件设置、首页配置
管理维护－系统配置开关、消息清理、流程清理、表单权限管理、关联系统设置、印章管理、分区管理、日志统计
公文应用：
公文文号设置、套红模板、稿纸模板
扩展插件
高级Office插件
痕迹保留、公章管理、数字签名、手写批注、支持WORD\EXCEL\WPS格式
A6短信集成插件
短信管理：
UFmobile设置，人员设置、短信统计、支持第三方短信软件接口
UFMOBILE插件
与A6短信集成插件同时使用，实现A6信息短信提醒、短信会议回执，可续费购买短信，需缴纳年服务费。
3.2功能介绍
3.2.1系统首页
个人首页以“人”为中心，通过事找人、人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理。
单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。
主要特点：
✓支持个人和单位双首页，分别展现出个人办公桌面和组织信息平台
✓支持栏目布局可定制，信息内容可定制
✓提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式，让协同系统的信息有机关联、有序呈现
✓提供全面功能入口和多种快捷操作方式
3.2.2协同办公
协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。
根据具体业务需要设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。
协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。
各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制。
因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。
协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。
协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。
3.2.2.1流程介绍
用友致远A6产品提供一个二元工作流支撑机制，也就是：
刚性流程引擎（针对规范化制度应用需求）和柔性流程引擎（针对随机产生的应用需求）。
✓刚性流程引擎
在系统管理员完成表单制作之后，进行表单和流程绑定设置工作。
刚性流程引擎的核心在于支持针对部门、角色、岗位、职务级别、隶属关系等的流程定义。
✓柔性流程引擎
柔性流程面向每个协同系统中使用的用户，每个用户根据每项工作的特点自行定义办理流程。
柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人、部门的流转需求。
3.2.2.2智能表单
在A6协同管理系统中，将企业的业务和沟通信息分为格式化信息和非格式化信息两大类，格式化信息如日常使用的各种单据，是执行控制的关键按单据，是组织要控制的信息地细化定义，这些信息一般需要进行统计汇总；非格式化信息指日常的沟通、汇报等内容，注重实际信息的共享和呈报，不严格区分数据单元格信息。
A6协同表单系统正是将组织的各种单据（表单）通过流转控制进行执行管理的平台工具。
针对每个企业的表格、单据的格式和内容的多样性，而且样式经常更新、修改这样的事实，A6协同管理软件设计为有业务职能的管理人员设计表单，定义流程和配置权限，以在企业的各种事务和业务流程中实现表单流转，如：
市场费用申请/特价申请/普通发票申请/增值税发票申请/费用报销/业务差旅申请/报告流程/合同审批/客户投诉处理/采购申请/固定资产报废申请/公务联络/办公用品申报/公章借用/客户接待申请/用车申请/员工培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工违纪处罚报批/员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示等。
其主要功能如下：
✓表单首页：
表单首页：
表单业务单据流程处理、跟踪，模板调用发起，表单数据查询统计
✓表单制作：
提供表单样式和内容的设计和编辑，定义表单数据，导入导出表单样式
✓表单流程绑定：
将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起
✓表单统计设计：
提供表单数据统计表样式的设计，设定统计范围。
确定行列数据域
✓表单查询/统计：
表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来
✓枚举数据设置：
进行枚举数据的分类和枚举数据的设置。
3.2.3文档管理
文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。
另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。
按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限）。
另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。
文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的WINDOWS文件如WORD、EXCEL、PowerPoint和各种专业的文档格式。
A6协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。
同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。
具体功能如下：
✓预归档：
在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹，协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。
✓在线编辑：
文件管理支持WORD、EXCEL、Html和WPS文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。
✓文件转发：
在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。
✓借阅共享：
文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限
✓文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。
✓支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。
✓支持消息通知：
可设定授权人是否接收文档变更消息。
✓全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储，是全息化的组织知识一体化存储空间，同时支持各种文件的存储管理
✓支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻，文档信息可以借阅，文件夹可以共享，支持文件信息的多种利用方式
✓支持WORD、EXCEL、WPS等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理
✓支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种组织权限，使组织的信息积淀有安全保证
✓支持海量信息的管理与存放，以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制
✓支持文档变更的消息提醒和操作机制
✓支持通过A6精灵实现批量文档的上传
3.2.4信息发布
A6的信息发布分为四大类：
公告、调查、讨论、新闻。
（1）公告
普通用户可以查看公告，在公告列表中，点击公告标题可查看公告详细内容。
在用户打开公告时系统会自动记录该用户打开公告的时间。
公告类型和公告发布授权人由系统管理员设定，被授予公告发布权的用户可以发布该类型的公告，并在发布公告时确定每个公告的发布范围。
（2）调查
普通用户可以参加推送给自己的调查，点击调查标题可进行调查信息的填写，完成调查后可以查看调查结果。
调查类型和调查发布授权人由系统管理员设定，被授予调查发布权的用户可以发布该类型的调查，并可以设置调查涉及的范围。
（3）讨论
普通用户可以参加推送给自己的讨论，点击讨论标题即可查看讨论的主题，并可以随时发表自己的意见，以及查看其它人员发表的意见。
讨论类型和讨论发布授权人由系统管理员设定，被授予讨论发布权的用户可以发布该类型的讨论，并可以设置讨论涉及的范围。
（4）新闻
普通用户可以查看新闻，在新闻列表中，点击新闻标题可查看新闻详细内容。
新闻分类列表中只列出最新的五条新闻，新发布的新闻用
标识，用户可通过点击“更多”按钮查看其它新闻。
新闻类型和新闻发布授权人由系统管理员设定，被授予新闻发布权的用户可以发布该类型的新闻。
3.2.5A6精灵
A6系统是完全基于互联网的WEB应用系统，在信息系统应用过程中加强在线人员管理、实现即时提醒并进行即时处理是提升系统处理能力的关键。
另一方面，通过我们易于接受和常用的方式（如类似QQ/MSN等即时通讯工具），处理协同事项、实现组织系统与人员的交互性，提升系统的人性化水平，对于组织协同应用有很大的帮助。
整合桌面，通过集成WORD、EXCEL、PowerPoint作为文件、附件的编写器，可有效完成信息的集成，也为我们使用A6协同管理系统这样的互联网软件提供了集成方便。
A6精灵通过Office调用接口获取WORD正在编写的正文、EXCEL正在编写的电子表、PowerPoint正在编写的幻灯片，通过获取登录的认证信息，调用IEX实现将邮件、WORD正文、EXCEL正文、PowerPoint正文转换为协同信息，支持直接发送。
具体实现以下功能：
✓发送协同：
直接进入协同新建页面
✓发送公文：
直接进入公文的发文或是收文
✓批量上传文件进入到我的文档和单位文档中
✓设置手工登录、自动登录、开机登录三种登录协同方式
✓Office打通：
在WORD、EXCEL、PowerPoint文件中嵌入A6精灵，在编辑件
后可以直接通过A6精灵发送到协同、公文，上传到文档管理中。
3.2.6公文管理
公文的收发管理是企事业和政府部门、党政机关的重要应用是系统中最重要的组成部分，如何利用计算机来实现公文管理的自动化以及如何更好对一套对收文、登记、印刷、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档等公文处理环节进行全面管理是企业对公文管理的要求。
公文管理是系统中最重要的组成部分，用友致远A6协同管理系统利用工作流的原理建立公文流转机制，涵盖了收文管理、发文管理、公文交换、公文督办、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。
具体如下：
收文管理：
进行公文的登记，建立公文的收文传输流程，添加工作需要的文件。
发文管理：
进行文件的拟稿，建立公文的传输流程，添加工作需要的文件。
公文交换：
发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。
查看发送单和签收单
公文督办：
收文拟办人员可以设置督办人员，督办人员可以对公文流程进行改变
公文档案：
进行公文文件的存储。
待办公文：
接收别人发来的公文，对公文事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。
已发公文：
已经发送的公文。
已办公文：
已经办理的公文，可以进行归档。
公文文单制作：
进行公文文单样式的制作。
公文单签字盖章：
提供用户直接在公文单上进行手写签字和盖章，贴近原始纸制文单
公文元素：
进行公文单数据元素的自定义，并设定的元素应用在公文单上
手写笔批注：
模拟手写进行批注批示
痕迹保留：
将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。
清稿：
文件清理，保存修改痕迹
痕迹查看：
在公文正文处理查看时，可以随时查看保留的草稿
套红：
在公文文件起草时不进行文件套红，在文件最终成文下发，调用“文件套红”功能，实现红头文件。
稿纸：
在公文运行时随时可以生产公文稿纸，供打印，进行手工签字存档
公文文号：
实现公文文号的设置，提供字增长、单位统一编码、部门增长三种方式文号设置，便于公文登记和起草的使用
电子签章在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）；
印章管理：
可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等。
公文流程权限设置：
设置公文各个节点的操作策略，同时设置公文单元素的浏览编辑权限
超期管理：
对超期的公文进行管理，提供查看公文中各个节点的处理时间及公文的超期时间。
3.2.7公文交换
公文交换是指在上下级单位之间、平级单位之间或者集团公司与分支单位之间实现的公文快捷、便利的交换.公文交换是维护“红头文件”的严肃性和完整性，保证接收方收到的公文与发送方发送的公文格式完全一样，实现公文跨单位的可跟踪性协作的重要应用，需要与纸质原件流转方式保持一致。
公文交换管理是公文管理的最重要的组成部分，利用工作流的原理建立公文流转模板，全面支持组织内和组织外的公文交换，主要功能包括发送到外单位、收文签收、外部交换、签收单、发送单等几个部分，公文交换提供标准XML格式的公文文档，保证组织内，外进行公文的传输交换，交换的公文信息是一致的。
在A6协同管理软件的内部，已经完整实现了一套软件部署内的公文交换功能，并且利用A6协同管理系统本身的安全性支持公文交换的严肃性和可跟踪特性。
发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。
查看发送单和签收单
✓发送外单位：
选择公文接收单位，将封发好的公文发送出去
✓收文签收：
公文收发员进行公文签收，填写签收单
✓签收单、发送单：
进行公文签收，发送的查看
3.2.8日程、会议、计划
计划、组织、协调、控制是日常组织工作管理的主要工作，A6协同管理软件实现了较为完善的日程、会议、计划管理系统，合称为日程会议计划。
日程事件：
A6协同管理软件的日程事件管理支持个人日程的安排，更充分利用了协同系统的互联环境，拓展了部门日程、项目日程、领导日程等针对某个特殊组织或群体的日程共享和协作平台，增强了信息分享的及时性和准确度，为组织成员间协调一致地开展日常工作创造了一种新方式。
个人工作安排：
根据待安排的工作事项按重要、紧急两个纬度安排我的日程，A6协同兼顾了两个方向的日程事件安排方式，按待安排、已安排、处理中、已完成攻4种状态对“我”的工作进行管理，并对事项的数量、耗时等按重要/紧急两个纬度构成的4个象限进行工作统计，并提供了图形分析工具，帮助个人提升时间管理能力，对于领导者和中层经理尤其有价值。
针对中国特色的管理，系统设置了“领导日程”和“上级日程”两个特殊窗口，实现对领导公开日程的统一公布和领导工作的协助，同时巧妙地支持了领导给下属安排日程事件，秘书给领导安排日程等很具文化特征的应用功能，另外还支持从协同事项转入日程事件、接受他人委托事项等多种日程事件的管理。
会议管理：
用友致远A6协同管理软件的会议系统着眼于会议发起、回执、召开、日志等形成和管理中的协作和共享机制，提供了会议发起的要约和回复管理，会议结束后的日志和信息的共享管理，通过集成第三方的实时网络会议系统，则可以实现会议的网上召开。
计划管理：
A6协同管理软件的计划系统基于按周为主的工作计划管理，是计划制定者与领导、同事达成计划目标，分享计划给他人的有效手段。
A6协同系统将“我”的计划地报送方向分位：
主送、抄送、告知三种状态，分别对应于报告给我的主管领导，希望得到回复；抄送给相关领导和关联人员，可以得到回复；告知给与计划有关的人员，无需回复三种状态。
3.2.8电子邮件
电子邮件便捷的特点使其已经成为企业办公自动化中非常重要的信息传递与沟通的工具。
邮件很好解决了外部信息的沟通，但是外部的信息不能进入到企业办公中来，造成一个内外信息独立的“信息孤岛”，同时邮件缺少跟踪监控，造成过程监控的流失，本功能模块加强这些外部的有效信息进入协同内参与内部信息的沟通，提供内外部信息的双向沟通共享，提高信息的使用与共享的范围。
接收邮件者接收邮件到收件箱，利用转发协同功能将接收的邮件内容和附件以协同形式发送，进入到内部信息流转；协同的处理者将处理完毕的协同通过转发可以以邮件形式发送到外部，实现邮件和协同双向打通，可以通过用友致远协同管理系统直接使用邮件和协同这两个日常协同和沟通的功能，把来自邮件的外部信息转化成协同进行内部的流转，也可以把协同转换成邮件发向系统外部，实现更大范围的协同和沟通。
具体实现如下功能：
1.提供基于Web的Email发送、阅读和存储功能。
2.邮件域设置：
提供多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上。
3.缺省提供收件目录、草稿目录、垃圾目录和已发送邮件目录；允许在各目录间移动邮件。
4.写邮件：
允许在Web页面上书写Email；可以粘贴浏览者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可选择发出的邮件在“发件夹”中保留一个拷贝；
5.收件箱：
提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示Email的前若干行；智能识别HTML格式邮件并予以原样显示，包括背景图案、插图、正文格式等，已显示的图片不会再当作附件；。
可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动、复制等操作。
实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。
6.发件箱：
保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。
7.草稿箱：
保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改；提供发送，转发功能。
8.垃圾箱：
存储已经删除的邮件；提供邮件回收站功能，被删除的邮件先送到回收站，然后才在用户提出请求时执行不可恢复的删除操作；即垃圾箱允许清空，清空垃圾箱的所有邮件。
9.邮件查询：
根据邮件主题、发件人等信息指定对邮件箱进行多种方式的自动查找。
10.邮件协同互通：
支持从邮件直接转发到协同，实现内外信息互通。
3.2.9个人设置
进行信息绑定，项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项目相关的各种信息。
●修改密码：
设置修改密码
●个人信息设置：
修改个人基本信息
●个人模板管理：
建立个人固定流程模板
●关联系统设置：
设置各信息系统登陆的用户账户、密码。
进行过设置后可以实现对各信息系统的直接进入
●关联项目设置：
设置项目的基本信息，人员，时间段。
系统进行信息绑定，项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项目相关的各种信息如：
协同、计划、文档
升级会员 