公文处理务实例题解释.docx
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公文处理务实例题解释
中国收文处理
收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。
一、收文处理的一般过程
指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
1．第一阶段：
公文的收受与分流
（1）签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
（2）外收文登记。
即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
（3）启封。
即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
（4）内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
（5）分办。
即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
（6）摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
2．第二阶段：
办理收文
（1）拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
（2）批办。
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
（3）承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
（4）注办。
即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
3．第三阶段：
组织传阅与催办查办
（1）组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
（2）催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
（3）查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4．第四阶段：
处置办毕公文
包括：
立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点
1．拟办
拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。
作好拟办应注意：
（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。
（2）意见要简明、具体、得体。
（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。
（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。
（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
2．批办
批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。
法定责任者即机关或部门的领导人。
批办的要求是：
（1）不得越权批办公文。
（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。
（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。
（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。
（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。
在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。
（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。
3．承办
只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。
在承办时应注意：
（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。
（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。
（3）加强协商，努力协调各方面关系。
（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。
（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。
（6）各级领导积极参与承办。
（7）注重对承办结果的检查与监督。
4．注办
注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。
签注的项目通常包括：
是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。
三、收文管理活动的方法要点
（1）签收。
签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。
其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。
（2）登记。
登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
登记时应注意：
收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
（3）启封。
启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。
（4）分办。
即为公文确定运转方向。
这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。
依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。
送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。
（5）公文摘编。
在重要公文投入办理之前对其所作的加工。
目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。
文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。
综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。
（6）组织传阅。
在组织传阅时应注意：
①选择合理的传阅路线形式。
②正确排序，随情况变化做适当调整。
③适当分流，如复制若干副本。
④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。
⑤建立传阅登记手续。
⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。
（7）催办。
根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
催办工作的一般过程为：
明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。
（8）查办。
公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。
公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：
①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。
查办工作的一般过程是：
立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。
开放分类：
事务文书
目录
概述
简报的写作
计划与总结的写作
总结的写作
调查报告
概述
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。
由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。
它与狭义公文（行政机关12类13种，党内机关14种）的区别在于：
一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索（如简报）或通过传媒宣传（如经验性总结、调查报告等）。
简报的写作
简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。
其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。
一、简报的类别
简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。
从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。
1、综合简报
它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。
综合简报多常年定期编发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。
2、中心工作简报
它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。
中心工作简报多在一定时期内不定期制发。
例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。
3、会议简报
它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。
会议简报用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。
例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。
简报的编写
（一）报头
简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：
①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处（组），要求用全称或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。
除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级（或使用范围和要求）等要素。
（二）文稿
根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：
一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。
其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。
1、按语
按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。
按语的位置在报头下，标题前。
它视需要而使用，并非每篇必有。
一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。
按语可分三种类型：
一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒；三是批示性按语，它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实际工作提出批示性意见。
2、标题
根据简报的体式，标题也有不同写法。
动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。
3、目录
简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。
如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。
4、正文
因体式各异，简报正文格式相去甚远。
报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是片断章节，也可能是整篇文稿。
（三）报尾
在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。
计划与总结的写作
一、计划的写作
计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。
（一）计划的种类
从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。
从形式分有以下三种：
文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。
计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。
规划 是一种时间跨度长（三年以上），范围广，内容较为概括的计划。
例：
《××市城市建设总体规划》。
纲要 和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。
不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。
例：
《××市2000年经济发展纲要》。
设想 是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。
相对来讲，其适用时限较长。
例：
《××市拓展就业安置门路的设想》。
打算 也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。
相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。
例《××学校争创文明校园的打算》。
要点 是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。
例：
《××局19××年工作要点》。
方案 从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性的计划。
方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。
例：
《××市住房分配制度改革实施方案》。
意见 属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。
例：
《××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。
安排 是短期内要做的，且范围不大、内容单一、布置具体的一类计划。
例：
《××系第×周工作安排》。
（二）计划的写法
1、标题计划标题一般由四个部分组成：
计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。
视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：
草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。
如《××市19××年再就业工程实施方案（讨论稿）》。
2、引言计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。
前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。
3、主体如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。
目标与任务 首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。
必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。
办法与措施 以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。
所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。
这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。
唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。
时限与步骤 工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。
这样才能职责明确、操作有序，执行无误。
4、落款在正文右下方署名署时即可。
总结的写作
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
（一）总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。
综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。
专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。
总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
（二）总结的写法
1、标题
文件式标题 一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。
例：
《××局19××年度拥军优属工作总结》。
文章式标题 以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。
例某企业的专题总结《技术改造是振兴企业之路》和某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的?
》。
双行式标题 即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。
例：
《知名教授上讲台 教书育人放异彩——××大学德育工作总结》。
2、正文
前言 一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。
开头力求简洁，开宗明义。
主体 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。
这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。
所谓纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。
所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。
结尾 作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短利索。
3、落款一般在正文右下方署名署时。
如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
调查报告的写作
人们在完成了调查工作之后，为了使调查的成果形成为文字，就要撰写调查报告。
那么调查报告是怎样一种文章体裁呢？
调查报告是根据调查研究的成果写出的反映客观事实的书面报告。
由于调查报告是调查与分析、实践与理论、客观与主观相结合的实用性文体，是从调查目的通向社会效益和经济效益的桥梁和工具，它在社会生活、经济活动和人类的其他实践活动中具有十分重要的作用。
调查报告
调查报告亦有别称，像考察报告、调研报告及××调查等都是常见的。
从内容性质分，调查报告有以下六种：
（一）专题型调查报告。
这是针对某个事情或问题撰写的调查报告。
它能及时揭露现实生活中的矛盾，反映群众的意见和要求，研究急需解决的具体的实际问题，并根据调查的结果提出处理意见，或者对策，或是建议。
（二）综合型调查报告。
它是以综合调查众多的对象及其基本情况为内容的报告。
具有全面、系统、深入和篇幅较长的特点。
它与专题调查报告的主要区别点就在于它的综合性上。
它使读者可以从报告中看到事物的相对完整的“鸟瞰图。
”
（三）理论研究型调查报告。
这是以学术研究为目的而撰写的报告，它以收集、分类、整理资料并提出问题、报告结论为特点，大多发表在学术刊物上，或载于学术著作中。
（四）实际建议型调查报告。
这是由于实际工作需要而写的调查报告，其主要内容是为预测、决策、制定政策、处理问题等进行调查所获得的材料及有关的建议。
（五）历史情况型调查报告。
这是根据需要以历史情况为对象进行调查而形成的调查报告。
它可以供人们了解某一事物或问题的历史资料和历史真相。
（六）现实情况型调查报告。
它是以正在发生、发展的一些现实生活为对象进行调查后所形成的调查报告。
人们可以通过它了解和认识某些事物和问题的客观现实情况，以作为其它认识活动的依据或参考。
二、调查报告的写法
调查报告的写作方法主要是：
一、熟悉调查报告的结构特点；二、把握调查报告的写作程序。
首先，我们来看调查报告在结构上有什么特点。
一般来说，调查报告的内容大体有：
标题、导语、概况介绍、资料统计、理性分析、总结和结论或对策、建议，以及所附的材料等。
根据这些内容所形成的调查报告的结构，就包括标题、导语、正文、结尾和落款。
（一）标题
调查报告的标题有单标题和双标题两类。
所谓单标题，就是一个标题。
其中又有公文式标题和文章式标题两种。
公文标题为“事由+文种”构成，如《浙江省农村中学语文教学情况的调查报告》。
文章式标题，如《××市的校办企业》；其二是标明作者通过调查所得到的观点的标题，如《调整教育政策 增加教育投入》。
所谓双标题，就是两个标题，即一个正题、一个副题。
如《为了造福子孙后代——××县封山育林调查报告》。
（二）导语
导语又称引言。
它是调查报告的前言，简洁明了地介绍有关调查的情况，或提出全文的引子，为正文写作作好铺垫。
常见的导语有：
一、简介式导语。
对调查的课题、对象、时间、地点、方式、经过等作简明的介绍。
二、概括式导语。
对调查报告的内容（包括课题、对象、调查内容、调查结果和分析的结论等）作概括的说明。
三、交代式导语。
即对课题产生的由来作简明的介绍和说明。
（三）正文
正文是调查报告的主体。
它对调查得来的事实和有关材料进行叙述，对所作出的分析、综合进行议论，对调查研究的结果和结论进行说明。
正文的结构有不同的框架。
（一）根据逻辑关系安排材料的框架有：
纵式结构、横式结构、纵横式结构。
这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。
（二）按照内容表达的层次组成的框架有：
“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。
（四）结尾
结尾的内容大多是调查者对问题的看法和建议，这是分析问题和解决问题的必然结果。
调查报告的结尾方式主要有补充式、深化式、建议式、激发式等。
（五）落款
调查报告的落款要写明调查者——单位名称和个人姓名，以及完稿时间。
如果标题下面已注明调查者，则落款时可省略。
其次，我们要把握调查报告的写作程序。
调查报告写作要经过以下五个程序：
（一）确定主题
主题是调查报告的灵魂，对调查报告写作的成败具有决定性的意义。
因此，确定主题要注意：
报告的主题应与调查主题一致；要根据调查和分析的结果，重新确定主题；主题宜小，且宜集中；要尽量与标题协调一致，避免文题不副。
（二）取舍材料
首先，要选取与主题有关的材料，舍弃与主题无关的材料，使主题集中、鲜明、突出。
其次，要经过鉴别，精选材料，不仅使每一材料都能有用，而且能以一当十。
（三）拟定提纲
这是调查报告构思中的一个关键环节。
调查报告的提纲有两种，一种是观点式提纲，即将调查者在调查研究中形成的观点按逻辑关系一一地列写出来。
另一种是条目式提纲，即按层次意义表达上的章、节、目，逐一地一条条地写成提纲。
也可以将这两种提纲结合起来制作提纲。
（四）起草报告
这是调查报告写作的行文阶段。
要根据已经确定的主题、选好的材料和写作提纲，有条不紊地行文。
在写的过程中，要从实际需要出发选用语言、标点符号和表达方法，还要注意灵活地划分段落。
（五）修改报告
报告起草好以后，要认真修改。
主要是对报告的主题、材料、结构、语言文字和标点符号进行检查，加以增、删、改、调。
在完成这些工作之后，才能定稿向上报送或发表。
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