第2章物业项目管理权获取.docx

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第2章物业项目管理权获取

第二章物业项目管理权获取

物业项目管理权的获取，是物业服务企业开展物业管理业务的第一步。

随着物业管理市场化的日趋成熟，物业项目管理权的获取方式从早期以定向谈判议价为主日益向以正规的招标投标方式为主转变。

2003年，《物业管理条例》颁布实施，条例中规定“住宅物业的建设单位，应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业”，前期物业管理招投标制度的确立对推进我国物业管理项目管理权获取方式的规范化、市场化进程发挥了重要作用。

第一节物业项目管理权获取

一、物业项目管理权获取方式

物业项目管理权的获取方式有三种：

招投标方式、直接委托方式以及其他合法方式，如协议选聘等。

（一）招投标方式

1．公开招标

公开招标是指招标人通过公共媒介发布招标公告，邀请所有符合投标条件的物业服务企业参加投标的招标方式。

招标人采取公开招标方式的，首先应依法发布招标公告。

招标公告必须载明招标人的名称和地址，招标项目的基本情况和获取招标文件的办法等具体事项。

招标文件应当明确开标日期、时间和地点。

凡愿意参加投标的单位，可以按指明的方式领取或购买有关资料，接受按规定程序进行的评选，有的招标还设定预选和入围程序等。

公开招标的主要特点是招标人以公开的方式邀请不确定的法人组织参与投标，招标程序和中标结果公开，评选条件及程序是预先设定的，且不允许在程序启动后单方面变更。

2．邀请招标

邀请招标，也称作有限竞争性招标或选择性招标，是指招标人预先选择若干家有能力的企业，直接向其发出投标邀请的招标方式。

采取邀请招标方式的，投标邀请和招标文件上应明确招标人的名称和地址，招标项目的基本情况和获取招标文件的办法，以及开标日期、时间和地点等具体事项。

邀请招标的实施程序对每一个预定的投标人都是公开的，因此具备一定的公开性。

邀请招标的主要特点是招标不使用公开的公告方式，投标人是特定的，即接受邀请的企业才是合格的投标人，投标人的数量有限。

（二）直接委托方式

《物业管理条例》第二十四条规定住宅物业应当采用招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业，也就是说其他类型的物业，可以选择适合自身物业功能特点的选择方式。

如单一业主的写字楼、商业综合体等，通常会采用直接委托的方式，选择适合自身项目服务需求的物业服务企业。

（三）其他合法方式

除了招投标和直接委托方式以外，还有一些合法的项目管理权获取方式，如协议选聘等。

《物业管理条例》第二十四条规定：

“国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则，通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业。

住宅物业的建设单位，应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业；投标人少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业。

”

二、物业项目的招投标

物业服务项目的招投标，是物业管理服务产品预购的一种交易方式，即由物业的建设单位、业主大会或物业所有权人（以下简称招标人）根据物业管理服务内容，制订符合其管理服务要求和标准的招标文件，由多家物业服务企业或专业管理公司参与竞投，从中选择最符合条件的竞投者，并与之订立物业服务合同的一种交易行为。

（一）物业服务项目招标投标的基本要求

（1）参与招标投标的双方应根据相关法律、法规的规定组织物业管理的招标投标活动，即对招标投标方的资格认定以及招标投标的具体实施程序等，都必须符合相关法律法规的要求，并接受有关部门的监督与管理。

物业管理招标投标的

法律法规依据主要有《中华人民共和国招标投标法》、《物业管理条例》、《前期物业管理招标投标管理暂行办法》及各地方的相关法规政策规定。

（2）在物业管理招标投标过程中，无论是招标方还是投标方都应该充分考虑市场要素。

招标方应在充分了解和掌握物业管理市场信息的基础上确定招标方式和招标内容，选择投标企业的范围，决定中标结果，确保招标的顺利实施；投标方应在充分把握招标投标活动的信息与动态变化的前提下，对投标项目的可行性和项目外部环境和条件等方面进行综合评估，策划组织投标活动，确保投标的成功。

（3）招标方应根据项目的实际情况和业主（或物业使用人）的需求，选择最适合项目运作和业主（或物业使用人）需求的物业服务企业及服务；对投标方而言，不仅要依据项目的实际情况和业主（或物业使用人）的需求制定符合项目要求的物业管理模式和运作方案，还应充分考虑项目运作实施过程中潜在的风险，在投标策略方面也应该结合项目特点与企业自身的条件组织投标活动。

（4）按照国际惯例和相关法律法规的要求，应明确招标投标的相关程序和时问安排，确保招标投标活动顺利实施。

如组成评标委员会的专家必须从政府专家库中抽取；招标人在发布招标公告或投标邀请书的l0日前必须提交与招标项目和招标活动有关的资料，向项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案等。

（二）物业项目招标的程序

1．成立招标领导小组

招标人在政府房地产行政主管部门指导、监督下，成立招标领导小组，确定招标方式、内容、招标条件和投标企业的范围，并对招标过程中可能出现的问题和不确定的风险进行预测，制定相应的防范控制体系；编制招标文件；发布招标公告或投标邀请书；对投标人进行资格审查；向投标人发放招标文件和提供相关技术资料；组织投标人现场踏勘和答疑；制定标底和评标方法；发布中标结果等。

2．编制招标文件

招标人应当根据物业管理项目的特点和需要，在招标前完成招标文件的编制。

招标文件应包括以下内容：

（1）招标人及招标项目简介，包括招标人名称、地址、联系方式、项目基本情况、物业管理用房的配备情况等；

（2）物业管理服务内容及要求，包括服务内容、服务标准等；

（3）对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等；

（4）评标标准和评标办法；

（5）招标活动方案，包括招标组织结构、开标时间及地点等；（6）物业服务合同的签订说明；

（7）其他事项的说明及法律法规规定的其他内容。

招标人应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的l0日前，提交与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件、招标公告或者招标邀请书、招标文件和法律、法规规定的其他材料报物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案。

3．公布招标公告或者发出投标邀请书

招标人采取公开招标方式的，应通过公共媒介发布招标公告。

招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等事项。

招标人采取邀请招标方式的，应当向3个以上物业服务企业发出投标邀请书，投标邀请书应当包含上述招标公告载明的事项。

4．发放招标文件

招标文件的发放应当按照招标公告或投标邀请函规定的时间、地点向投标方提供，也可以通过网络下载的方式进行。

除不可抗力的因素外，招标人或招标代理机构在发布招标公告和发出投标邀请函后不得终止招标。

在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标人或招标机构在投标人获得招标文件后，统一安排投标人会议，即标前会议。

标前会议一般安排在投标物业现场，在投标人进行现场踏勘后召开，标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。

招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。

公开招标的物业管理项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。

招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少l5日前，以书面形式通知所有的招标文件收受人。

该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

5．投标申请人的资格预审

实行投标资格预审的物业管理项目，招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的办法。

资格预审文件一般应当包括资格预审申请书格式、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资质文件、业绩、技术装备、财务状况和拟任项目负责人与主要管理人员的简历、业绩等证明材料。

经资格预审后，公开招标的招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向不符合资格的投标申请人告知资格预审结果。

在资格预审合格的投标申请人过多时，可以由招标人从中选择不少于5家资格预审合格的投标申请人。

6．接受投标文件

投标人应按照招标文件规定的时间和地点接受投标文件。

投标人送达投标文件的，招标人应检验文件是否密封或送达时间是否符合要求，向符合者发出回执，对于不符合者招标人有权拒绝或作废标处理。

投标书递交后，在投标截止期限前，投标人可以通过正式函件的形式调整报价及作补充说明。

招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

7．成立评标委员会

招标人或招标代理负责组建评标委员会，评标委员会由招标人的代表与物业管理专家组成，专家从房地产行政主管部门建立的物业管理评标专家库中采取随机抽取的方式确定。

评标委员会的人数一般为5人以上单数，其中招标人代表以外的物业管理方面的专家人数不得少于成员总数的2／3。

评标委员会成员的名单在开标前应严格保密。

与投标人有利害关系的人员不得作为评标委员会的成员。

评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。

评标委员会成员不得与任何投标人或者与招标结果有利害关系的人进行私下接触，不得收受投标人、中介人、其他利害关系人的财物或者其他好处。

8．开标、评标和中标

（1）开标。

开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

开标应当按照下列规定进行：

由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构进行检查并公证。

经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封。

开标过程应当记录，并由招标人存档备查。

（2）评标。

开标过程结束后应立即进入评标程序，评标由评标委员会负责，评标应当在严格保密的情况下进行。

评标委员会负责根据招标文件规定的要求和评分方式、标准进行评标，评标采取集中会议的方式对所有的投标文件进行严格的审查和比较，评标一般采用综合评议和百分制量化的评分方法。

评标委员会可以用书面形式要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。

投标人应当采用书面形式进行澄清或者说明，其澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

在评标过程中召开现场答辩会的，应当事先在招标文件中说明，并注明所占的评分比重。

评标委员会应当按照评标文件的评标要求，根据标书评分、现场答辩等情况进行综合评标。

评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并对评标结果签字确认。

评标委员会经评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。

依法必须进行招标的物业管理项目的所有投标被否决的，招标人应当重新招标。

评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见，并按照招标文件规定的评标标准和评标方法，推荐不超过3名有排序的合格的中标候选人。

招标人应当按照中标候选人的排序确定中标人。

当确定中标的中标候选人放弃中标或者因不可抗力提出不能履行合同的，招标人可以依序确定其他中标候选人为中标人。

（3）中标。

招标人应当在投标有效期截止时限30日前确定中标人。

投标有效期应当在招标文件中载明。

招标人应当向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并返还其投标书。

招标人应当自确定中标人之日起15日内，向物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案。

备案资料应当包括开标评标过程、确定中标人的方式及理由、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件等资料。

委托代理招标的，还应当附招标代理委托合同。

（三）物业项目投标的程序

1．获取招标信息

根据招标方式的特点，投标人获取招标信息一般来自两个渠道，一是从公共媒介上采集公开招标信息，二是来自招标方的邀请。

2．项目评估与风险防范

在获取招标信息后，投标人应首先组织经营管理、专业技术和财务等方面的人员对招标物业进行项目评估，预测中标成功的可能性和存在的风险，对投标活动进行策划，制定相应的投标策略和风险控制措施，确保投标的成功或避免企业遭受损失。

（1）项目评估。

项目评估一般分为初选阶段、准备和实施阶段两个阶段。

初选阶段的评估主要是在调查、研究资料的基础上进行分析、预测和评定，目的是确定是否参与投标；准备和实施阶段的评估是在对投标物业进行深入的调查和技术、经济论证基础上，确定最佳投标策略和管理方案。

项目评估主要包括以下几个方面的内容：

①投标物业的基本情况和定位。

分析招标物业项目的基本情况。

主要从物业的性质、类型人手，着重了解物业的建筑面积和投资规模、建设周期、建筑规划设计、配套设施设备等的具体情况。

属于新建物业的要了解物业的建设周期和进度，分析物业现有条件对实施物业管理服务的利弊；属于已投入使用的物业，应了解过往服务状况、过往服务机构的经营状况以及与业主的沟通状况等；商业类型物业应了解商业物业的使用功能和规模、租售模式、商家的定位、所处的商圈以及市场的前景；对公用事业类型物业除了解物业的功能定位外，还应该关注该类型物业是否有特殊的功能性服务需求，如通过专业评估公司评估的，评估公司应该具备相应的专业服务资源。

②客户的需求。

了解、分析招标物业项目客户对物业管理服务需求的内容、物业管理消费的承受能力，周边项目的服务水平和客户群体等。

③建设单位、业主大会或物业所有权人的基本情况。

建设单位、业主大会或物业所有权人的基本情况包括其背景资料以及是否具有合作诚意并具备履行合同的实力。

属于新建物业的，要详细调查了解建设单位的资金实力、技术力量和商业信誉等，并通过对建设单位以往所承建物业质量以及有关物业服务企业与之合作情况的调查，分析判断招标物业建设单位的可靠性；属于重新选聘物业服务企业的招标项目，应调查解聘原管理方的原因、业主大会或物业所有权人是否与原管理方存在法律纠纷；对于已投入使用一定年限的招标物业，需详细了解物业的使用情况、物业所有权人的背景、资金实力和信誉，物业项目是否存在重大隐患；属于要求投标人参与物业合作经营的招标项目，应另作具体的投资可行性分析论证。

④竞争对手。

竞争对手的分析评估包括了解竞争对手的规模、数量和企业综合实力；竞争对手现接管物业的社会影响程度；竞争对手与招标方是否存在背景联系，在物业招标前双方是否存在关联交易；竞争对手对招标项目是否具有绝对优势；竞争对手可能采取的投标策略等。

⑤企业自身条件的分析。

包括项目性质，所在区域、规模是否符合企业发展规划；项目类型是否符合企业确定的目标客户；常规预测的盈利；项目风险控制是否在企业可以承受的范围内；投标企业现有的人、财、物等资源条件满足项目需求的能力。

物业服务企业只有通过对项目进行合理的分析和正确的评估，并结合物业服务企业自身的优势条件，才能确定招标项目的选择和招标活动的具体实施。

（2）投标风险的防范与控制。

物业项目投标的主要风险来自于招标人和招标物业、投标人、竞争对手等三个方面。

①来自于招标人和招标物业的风险有：

招标方提出显失公平的特殊条件；有未告知但会直接影响投标结果的信息；建设单位可能出现资金等方面的困难而造成项目无法正常进行；因物业延迟交付使用而造成早期介入期限延长；招标方与其他投标人存在关联交易等。

②来自于投标人的风险主要有：

未对项目实施必要的可行性分析、评估、论证造成投标决策和投标策略的失误；盲目作出服务承诺，价格测算失误造成未中标或中标后亏损经营；项目负责人现场答辩出现失误；接受资格审查时出现不可预见或可预见但未作相应防范补救措施的失误；投标资料（如物业管理方案、报价等）泄露；投标人采取不正当的手段参与竞争，被招标方或评标委员会取消投标资格；未按要求制作投标文件或送达投标文件造成废标等。

③来自竞争对手的风险主要有：

采取低于成本竞争、欺诈、行贿等不正当的竞争手段；具备相关背景或综合竞争的绝对优势；窃取他人的投标资料和商业秘密等。

对上述风险的防范与控制的具体措施有：

严格按照相关法律法规的要求参与投标活动；对项目进行科学合理的分析、评估，周密策划、组织、实施投标活动；完善企业自身的管理；选择信誉良好的招标方和手续完备、赢利优势明显的物业；充分考虑企业的承受能力，制订可行的物业管理方案，选择经验丰富的项目负责人；慎重对待合同的附加条款和招标方的特殊要求等。

3．登记并取得招标文件

物业服务企业在确定参加投标后，按招标公告和投标邀请书指定的地点和方式登记并取得招标文件。

4．准备投标文件

投标人应严格按照招标文件的要求编制投标文件，并对招标文件提出的实质性的要求和条件做出响应。

投标文件又称标书，一般由投标函、投标报价表、资格证明文件、物业管理方案、招标文件要求提供的其他材料等几部分组成。

常见的做法是将投标文件根据性质分为商务文件和技术文件两大类。

（1）商务文件。

商务文件又称商务标，主要包括：

①公司简介。

概要介绍投标公司的资质条件、以往业绩、人员等情况。

②公司法人地位及法定代表人证明。

包括资格证明文件（营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等）、资信证明文件（保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构出具的财务状况书等）。

③投标报价单及招标文件要求提供的其他资料。

商务文件要求投标人按招标要求和行业标准真实反映企业的情况和详细的报价。

（2）技术文件。

技术文件又称技术标，主要是物业管理方案和招标方要求提供的其他技术性资料。

有的招标条件要求在技术文件中禁止透露可以反映企业情况的数据、文字、报价等，应按招标要求准备相关资料。

5．提交投标文件

全部投标文件编制好以后，投标人应按招标文件要求进行封装，并按时送达招标单位。

6．接受招标方的资格审查

投标人应按招标文件规定的要求准备相应资料，接受招标方的资格审查。

7．参与开标、现场答辩和评标

投标人在接到开标通知后，在规定的时间到达开标地点参加开标会议和现场答辩，并接受评标委员会的审核。

8．签约

投标人在收到中标通知书后，应在规定的时间内及时与招标人签订物业服务合同。

同时，投标人还要同招标单位协商解决进驻物业区域、实施前期物业管理的有关问题。

投标结束，要对投标活动进行分析总结，结算投标有关费用，对招标投标资料进行整理、归档。

（四）物业项目投标的策略技巧

1．招标文件解读

（1）投标工作整体时间节点。

如现场踏勘及答疑次数与时问；资格预审时间；实地考察时间；提交投标文件时间；答辩时间；确定投标方的时间；投标文件有效期；签约时间；履约时间等。

根据投标工作时间节点编制投标的整体工作计划，避免遗漏。

（2）投标文件组成。

一般情况下，投标文件分为商务标、技术标和其他补充文件。

在其他补充文件中，某些特殊功能的物业类型或有特殊需求的项目会需要投标单位提供为同类型项目服务的合同、具备满足项目特殊需求的专业人员的资格证书等，作为对投标单位的专业资格的认定资料。

（3）投标文件的数量及封装方式。

投标文件一般分为正本和副本，正副本需要按照招标方的要求在显著部位标明，正本需加盖公章／骑缝章／分页章等。

正本和副本所需的数量，是整体封装还是分开封装；商务标与技术标整体封装还是分开封装，都是阅读招标文件需要特别注意的，避免因为封标不规范导致的废标。

（4）评标方式、评分规则和计算方式。

评标一般分为综合评分法、性价比法、最低价法。

综合评分法即给投标方的技术标、商务标、答辩、信誉和实力等多方面因素赋予相应的权重或分值，各因素综合打分排序确定中标顺序；性价比法，即投标文件的评分因素总分／投标报价，根据比值由高到低确定中标顺序；最低价法，即以价格因素确定中标候选供应商的评标方法，在满足招标文件实质性要求前提下，以报价最低的投标供应商作为中标候选供应商或中标供应商的评标方法。

通过对评分规则和计算方式的分析，可以进一步明确招标方的招标策略和隐含需求，有的放矢地满足招标方的需求。

（5）履约条款和废标条款。

某些招标项目，为了避免投标方的恶性竞争，会在招标文件中明示投标方需以履约保证金或履约保函的方式对中标后的履约行为进行保证。

同时，为了规范投标行为，也会在招标文件中明示部分废标条款：

如投标价格在投标单位均价超出30％以上的均属废标、资格文件提交格式不符合或者封装不符合要求等废标条件。

认真分析履约及废标条款，可以规避对履约风险因素估计不足而导致的决策失误，也同时规避因投标中的关键因素所导致的废标等情况的发生。

2．基础资料及数据收集与核实

物业基础资料及数据的收集是准确地完成投标文件、响应招标需求的基础。

招标文件中提供的数据、图纸、资料等，需要在仔细研读后在现场踏勘环节进行

核实，避免因设计变更导致的数据变化影响商务标的准确测算。

3．投标的组织策划

物业服务企业在获取招标信息后应组织相关人员组成投标小组，对投标活动进行策划实施，其主要任务是项目分析评估、标书编制、投标策略的制定、参与现场踏勘、开标、评标、现场答辩、签约谈判等。

（1）根据招标物业项目的情况选择企业骨干力量组成投标小组，投标小组成员的选择、配备，尤其是项目负责人的选择是确保投标活动的质量和效率的基础。

（2）对招标方、招标物业基本情况和竞争对手要进行深入细致的调查，正确评估，预测并降低投标的风险。

（3）正确编制标书。

编制标书要根据招标文件的要求进行，在透彻掌握招标文件内容和进行细致深入的市场调查基础上，确定管理项目的整体思路（包括物业管理工作重点、服务特色、管理目标、管理方式及实施措施等），制定物业管理方案。

（4）在科学分析和准确计算的前提下测算管理服务成本并制定合理报价。

（5）灵活运用公共关系，多渠道获取相关信息，确保报价的合理性。

（6）选择最能体现企业优势的物业作为招标方考察的对象。

（7）加强与招标方的沟通，了解招标方的需求，及时掌握投标过程中出现的变化情况并采取相应的应对措施。

（8）周密安排招标方的资格预选和评标过程中的现场答辩活动。

4．项目的现场踏勘

在踏勘现场过程中，招标人还会就投标公司代表提出的问题做出口头回答，但这种口头答复并不具备法律效力，只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人做出书面答复时，才能产生法律约束力。

投标人应对现场物业进行详细的踏勘，查勘现场物业与投标报价是否存在外在风险条件。

具体包括以下方面：

（1）物业建筑及安装施工进度（新建物业），物业当前使用情况及陈旧老化程度；物业配套设施设备及其分布情况；周边道路交通及停车场情况；园林绿化及环境标识情况；内部公共使用区域及通道分布情况；物业管理用房等。

（2）主要业主情况，包括客户定位、主要服务要求与所需特殊服务、物业服务费的承受能力等。

这些情况可由投标人自行安排人员与时间进行调查。

（3）物业所在地的气候条件、经济环境、人文环境、消费需求和市场变化情况，以及与物业管理相关的政策法规等。

5．投标文件的编写

物业管理投标文件除了按规定格式要求响应招标文件外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。

（1）投标文件编写的基本要求。

作为评标的基本依据，投标文件必须具备统一的编写基础，以便于评标工作的顺利进行。

①使用国家统一的行业标准计量单位，避免在定标和履约中出现混乱。

②使用统一的货币。

国内物业管理投标书规定使用的货币应为人民币，国际投标中所使用的货币则应按招标文件的规定执行。

③使用国家统一颁布的行业标准与规范。

如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务，也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范。

若招标文件要求采用国外的服务标准与规范，应将所使用的标准规范译成中文