第1章印信管理制度.docx

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第1章印信管理制度

第一章印信管理制度

第一节总则

第一条为了进一步规范公司印章、介绍信、委托书的管理，特制定本制度。

第二条本制度适用于创投集团各部门。

各下属公司可参照本制度，结合自身的实际情况制订相关制度，并报创投集团行政中心备案。

第二节印章的分类

第三条印章可分为公司类印章、部门和业务类印章。

（一）公司类印章：

包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人私章等。

（二）部门和业务类印章：

是指各个部门印章，以及因业务需要使用的印章，如“行政中心章、复印专用章”等。

第三节印章的刻制

第四条印章的刻制按照以下流程办理：

申请人发起→主管领导审核→行政总监或总裁审批→行政中心办理刻章，做好登记→申请人签收领取

（一）需要刻章的单位或部门必须填写《刻章申请表》（附件1），按表格内容逐项填写，详细写明印章的形状、规格、材料及准确内容，报主管领导审批。

（二）公司类印章的刻制需报创投集团总裁批准后方可刻制；部门及业务类印章由行政总监批准后可给予刻制。

（三）印章的刻制工作统一由行政中心负责，刻章负责人接到审批完毕的《刻章申请表》后，应于当天（如遇休息日可以延迟至上班第一天）联系刻章公司进行刻制。

（四）印章刻回之后，刻章负责人在《印模登记表》（附件2）和《刻章登记表》（附件3）上做好登记后，通知刻章申请人前往签收领取。

（五）刻章费用由用章公司承担，由刻章负责人填单报销，报销单上应盖上章模，后附发票及《刻章申请表》，由主管领导签名后，到财务部办理报销手续。

第四节印章的保管

第五条公司类印章由董事会指定专人保管，部门及业务类印章由行政中心统一保管。

第六条印章应存放在安全、有保密设施的地方，印章保管人员要提高警惕，严防私用、盗用印章。

第七条印章不可私自委托他人代管，如保管人因事离岗时，须由指定人员暂时代管，以免贻误工作。

第八条印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

第五节印章的使用

第九条印章的启用

（一）公司类印章的启用必须用正式文件印发启用通知，明确启用时间。

（二）部门及业务类印章的启用统一由行政中心发布启用通知，并备案至总裁办。

第十条印章的使用范围

（一）凡属以公司名义发文、开具介绍信、报送资料等一律加盖公司公章。

（二）凡属部门业务范围内的加盖部门章。

（三）凡属合同类的使用合同专用章。

（四）凡属财务会计业务的使用财务专用章。

第十一条印章的使用按照以下流程办理：

申请人发起→主管领导审核→相关领导审批→印章保管员登记、盖章

（一）使用印章必须填写《用章申请表》（附件4），写明用章类型和用章事宜，逐层审批。

（二）部门和业务类印章的使用由办公室主任审批；公司类印章的使用，涉及经济类及法律责任的文件、合同等由总裁审批，其它文件如公司内部通知、公告以及办理行政业务的表单等，由行政总监审批。

（三）印章保管员检查用章审批手续齐全，在《用章登记表》（附件5）上做好登记后方可用印。

盖出的各种印章，必须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。

第十二条严禁员工私自将印章带出公司使用。

若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写《印章借用申请表》（附件6），由主管领导审核，总裁办批准，印章保管人做好登记（借出及归还时间要登记清楚，借用人签名确认）后方可带出。

带公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事项，并将用章相关资料的复印件备存到印章保管人处，对公章的使用后果承担一切责任。

第五节印章的停用

第十三条当部门或单位名称变更或机构撤销时，该部门或单位印章即行停用。

停用印章由行政中心统一发文通知相关单位，说明停用原因、停用时间以及停用印章的印模。

第十四条停用的印章要及时送交行政中心做好登记。

第十五条印章如有遗失，要立刻声明作废。

第六节印章的变更和销毁

第十六条已备案的印章变更或销毁必须经总裁批准，由行政中心到公安局办理变更或销毁登记。

第十七条无备案的一般性业务废旧印章，如具有保存价值的应由行政中心妥善保存；保存价值不大的印章经总裁办批准后可销毁。

第十八条销毁印章必须填写《印章销毁登记表》（附件7），并保存印模，以备日后查考。

第七节介绍信及委托书的管理

第十九条公司介绍信（附件8）及委托书（附件9）由行政中心统一管理，因业务需要使用介绍信或委托书的，经主管领导批准后可到行政中心开具。

第二十条介绍信及委托书应写明介绍人或委托人，注明介绍原因或委托事项，有限期限等内容，不允许开空白介绍信和委托书。

第二十一条开出的介绍信和委托书应在登记表上（附件10）严格做好登记以备查。

第八节违纪处罚

第二十二条刻制、使用印信未报公司批准或违反规定使用者，将处以行政处罚；造成经济损失或产生纠纷的，由相关责任人承担全部责任；对公司造成重大损失的，除追究经济责任外，相应追究刑事责任。

附件：

1.刻章申请表

2.刻章登记表

3.印模登记表

4.用章申请表

5.用章登记表

6.印章借用申请表

7印章销毁登记表

8.介绍信

9.委托书

10.介绍信、委托书登记表

附件1：

刻章申请表

申请部门/单位

申请人

申请日期

年月日

印模形状

□圆形□椭圆形□长方形

印章材料

□牛角□橡胶□木头

印模规格

印章内容

分管领导

意见

总裁意见

接单人

接单日期

刻章费用

是否有备案

□有备案□无备案

附件2：

刻章登记表

序号

日期

印章名称

形状/规格

材料

价格

申刻部门

是否有备案

签收人

附件3：

印模登记表

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

启用时间：

年月日

附件4：

用章申请表

编号：

用章类型

用章事宜

经办人：

年月日

部门负责人

审核

审核人：

年月日

审批

审批人：

年月日

审批人：

年月日

说明：

申请用章前必须审核文件内容是否真实、准确、规范，会签、审批等手续是否齐全。

附件5：

用章登记表

编号

日期

用章类型

文件名称

份数

用章人

附件6：

印章借用申请表

借用人

日期

印章名称

印模

借用时间

年月日时分

归还时间

年月日时分

借用原因

主管领导意见

归还验收

附件7：

印章销毁申请表

申请部门/单位：

日期：

印章名称

销毁印模

启用日期

年月日

停用日期

年月日

印章性质

是否有备案

□有备案□无备案

销毁原因

行政中心审核

审批

附件8：

介绍信

兹介绍等人前往办理事宜。

年月日

（有效期：

天）

批准人：

………………………………………裕创介字第号………………………………………

介绍信

：

兹介绍等人前往你处办理事宜，请予接洽。

此致

敬礼！

裕通创业投资集团有限公司（盖章）

年月日

（有效期：

天）

附件9：

委托书

兹授权（性别：

身份证号码：

）为我方委托代理人，其权限是：

有效期为：

年月日至年月日

批准人：

………………………………………裕创委字第号………………………………………

委托书

：

兹授权（性别：

身份证号码：

）为我方委托代理人，其权限是：

有效期为：

年月日至年月日

裕通创业投资集团有限公司（盖章）

年月日

附件10：

介绍信、委托书登记表

编号

开据日期

有效期

授权人

事由

批准人

联络单位