行政人事政策与程序.docx
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行政人事政策与程序
AA大厦行政人事政策与程序
二零零零年七月
内容
序号
概述
部门结构
PP/001
组织结构及员工编制
PP/002
员工手册
PP/003
招聘
岗位责任
PP/004
人力申请
PP/005-F01-02
招聘程序
PP/006-F03-04
亲属雇佣条例
PP/007
甄选
职位申请的处理
PP/008
面试评估
PP/009-F05
入职管理
制服申请
PP/010-F06-07
劳动合同
PP/011
个人档案
PP/012-F08-10
员工证
PP/013-F27
员工名牌
PP/014
更衣柜
PP/015
定职
试用期
PP/016-F11-13
员工定职
PP/017
员工调动
提升
PP/018-F14-15
内部调动
PP/019
员工违纪
考勤报告----旷工
PP/020
过失处罚
PP/021-F16
终止雇佣
非自愿离职----开除
PP/022
辞职
PP/023-F17
离职面谈
PP/024-F18
任职证明书
PP/025
员工福利
年假
PP/026-F19
节假日
PP/027-F20
病假
PP/028
婚假
PP/029
产假
PP/030
内容
序号
哺乳假
PP/031
丧假
PP/032
事假
PP/033
超时工作
PP/034-F21
工伤
PP/035-F22
探亲假
PP/036
员工餐厅
PP/037
高级员工工作餐安排
PP/038
员工生日会
PP/039
工资管理制度
工资管理制度
PP/040
勤工奖
PP/041
普通管理制度
物品出门许可证
PP/042
打卡制度
PP/043
规矩守则
PP/044
仪表及个人卫生
PP/045
工作表现评估
PP/046
员工福利
养老保险制度
PP/047
失业保险制度
PP/048
大病医疗保险制度
PP/049
员工认可计划
每月最佳员工计划
PP/050
每季杰出经理
PP/051
员工培训与发展
新员工入职培训
PP/052
个人培训及发展档案
PP/053
外出培训课程及学费报销
PP/054
其它
自行车停放
PP/055
电梯使用
PP/056
考勤及考勤汇总
PP/057-F23-24
行政用车
行政用车管理制度
PP/058-F25-26
车辆保养及维护
PP/059
司机值班管理条例
PP/060
政策与程序
政策号码：
PP/001
页数：
1
生效日期：
项目：
部门结构
批准人：
一、部门结构
行政人事经理
人事助理行政助理
司机
二、报告程序
职位的报告程序按项目所定的工作职责或如上图所示。
政策与程序
政策号码：
PP/002
页数：
1
生效日期：
项目：
组织结构及员工编制
批准人：
政策
按商务会馆的政策，所有部门的人员数目应按照组织结构图及所定人员编制设立。
结构图及人员编制有所更改，必须要有总经理的书面批准。
程序
1、行政人事部负责对组织结构图定期审阅，如编制上须做更改，应
报请总经理书面批准后通知所有部门经理。
2、行政人事经理应进行一项工作评估，分析及厘定每个职位的工作
量并按此制定该职位在结构图上的级别，用作订定工资福利制度
的基础。
3、所建议的结构图将呈交总经理的书面批准。
4、所有部门应按该组织结构图运作，人员数目不能超过定员。
5、结构图及定员有所更改，必须事先获得总经理的书面批准。
6、行政人事经理负责结构图的更新，并将新的结构图呈报总经理及
北京梁行各一份，经北京梁行审批后此新的组织结构及员工编制
方可运作。
政策与程序
政策号码：
PP/003
页数：
1
生效日期：
项目：
员工手册
批准人：
政策
员工手册为劳动合同之附件，所有员工应仔细熟读员工手册，并认真遵守及执行各项规章制度执行工作。
程序
1、员工报到的第一天，将获发员工手册一本。
员工必须在员工手册
回执上签名，并将回执交回行政人事部，以资证明。
2、所有员工应仔细熟读该手册。
3、员工手册提供下列资料：
（1）中大国际大厦简介
（2）人事宗旨
（3）商务会馆架构图
（4）劳动条例
（5）管理规则
（6）劳动福利制度
（7）纪律与处分
（8）公事处理程序
（9）安全守则
4、所有员工应按照员工手册所制定的规章制度工作。
政策与程序
政策号码：
PP/004
页数：
2
生效日期：
项目：
岗位职责
批准人：
政策
岗位职责由部门经理编制，由行政人事经理复核并上报总经理的书面批准。
程序
1、岗位职责是一个指南，据此来分配适当的工作予适当人选，把每个职位的特性列明，使该职位有效地执行所负责的工作。
2、岗位职责由部门经理编制，并由行政人事经理复核，经总经理的书面批准后生效。
3、岗位职责应列明下列各项：
3.1职位
3.2报告程序
3.3权力范围
3.4工作内容
3.5职责及责任
4、岗位职责的正确格式应按行政人事部指定格式打印。
5、每份岗位职责应由行政人事部及有关部门各保存一份。
6、主管有责任让下属员工了解自己的岗位职责，确保全体员工明白商务会馆的标准、行为准则及工作表现要求。
7、职位的工作内容如有更改，部门经理应通知行政人事部更新岗位责任，重新报请总经理书面批准。
8、如产生新的岗位职责，请按照下列程序执行：
8.1行政人事经理应通知有关部门经理关于该职位的责任及工作
性质。
8.2部门经理制定岗位职责送交行政人事经理复核并上报总经理
书面审批。
政策与程序
政策号码：
PP/005-F01-02
页数：
1
生效日期：
项目：
人力申请
批准人：
政策
严格控制员工编制，不准超编。
程序
1、行政人事部负责定期（如每月月初将上一月的人员流动报告呈送总经理及北京梁行各一份）制定人员流动报告（F01）并保持每个部门的人员数目。
2、当主管以下级别员工辞职时，部门经理如需补充人员，应填写一份人力申请表（F02）予行政人事部经理。
行政人事经理对该表做出复核，然后送交总经理书面审批。
当主管及主管以上级员工辞职时，如需补充人员，应由行政人事经理填写人力申请表，总经理书面批准后送至北京梁行审批确认。
3、批准后交回行政人事部开展招聘工作。
4、招聘后，完成人力申请表各项内容。
于新招聘员工档案中存放一份并送交部门经理一份。
5、以上程序适用于增加员工的申请。
政策与程序
政策号码：
PP/006-F03-04
页数：
4
生效日期：
项目：
招聘程序
批准人：
政策
1．行政人事部负责全部人员之招聘（主管及以上级员工除外）；
2．在合理的时间及费用内，能找到最合适的人员填补所有职位。
3．行政人事部将协助主管及以上级员工之招聘，而最终之决定权将由北京梁行和发展商决定。
程序
一、准备阶段
1、招聘计划
根据社会劳动力供应状况与各部门对员工的需求制订有效的员工
招聘计划。
包括：
招聘的部门、工种、所需员工的人数和职位、
要求；人员来源渠道和相应的招聘方式；招聘实施的具体方案。
2、招聘渠道
2.1内部招聘
∙行政人事部在商务会馆范围内张贴告示向员工进行招聘；
∙内部员工必须获得所在部门经理的同意方可向行政人事部报名；
∙报名员工在行政人事部的组织下统一进行考试；
∙考试合格后，由行政人事部通知所在部门填写员工调职表（F03）并由部门经理签字，由行政人事部经理签名后上报总经理书面批准，如涉及到主管及以上级员工应将相关资料传真至北京梁行，经批准后由行政人事部通知员工办理有关手续。
2.2员工推荐
通过内部员工推荐他们熟悉符合招聘要求的人员参加应聘考试。
2.3社会招聘
通过劳动局之劳动服务中心、职业学校、报纸刊登广告或参加
大型人员招聘洽谈会进行社会招聘。
如需刊登广告，应按如下程序执行：
∙准确广告内容送交劳动局或人才中心审批；（应持办理人身份证、一式两份招聘文稿、介绍信、营业执照副本复印件）
∙与报社/广告公司联系登报日期；
∙与报社/广告公司落实所有细节。
二、选择阶段
1、招聘报名
1.1书信报名
应聘者必须详细写明本人简历、学历特长、求职意向、技术资格
等个人资料，并附上本人近照及有关证书的复印件在截止日期
前寄往指定地点。
1.2面试报名
应聘者应携带上述资料到指定地点办理报名手续。
报名时填写职
位申请表（F04）并接受面试。
2、招聘考试
2.1笔试
2.2面试
三、录用阶段
1.经考核合格者，由行政人事部书面通知其到指定的医院或卫生防疫站进行体检；体检合格后，行政人事部派发录用通知书,将安排在具体日期到商务会馆办理入职报到手续。
2.对于未录用的应聘者，应在决定录用人选两周内书面通知其本人，讲明该职位已录用其他人选，其个人资料将存放于行政人事部以待将来适当机会。
政策与程序
政策号码：
PP/007
页数：
2
生效日期：
项目：
亲属雇佣条例
批准人：
政策
商务会馆内应尽量减少雇佣员工的亲属，如有需要，必须事先征得总经理的书面批准。
程序
1、员工亲属的雇佣应尽量减少，下列限制应按照执行：
1.1同一部门内不能聘用上下级带有亲属关系的雇员；
1.2不可在与钱财有关的岗位上出现有亲属关系的雇员；
1.3员工亲属应尽量避免安排在一切敏感部门：
如工资、人事
等。
2、员工亲属系指下列关系，无论是由血缘、婚姻或其他法律关系建立的：
2.1父亲
2.2母亲
2.3儿子
2.4女儿
2.5姐妹
2.6兄弟
2.7丈夫
2.8妻子
3、政策上如有例外，需征得行政人事经理及总经理的书面批准。
政策与程序
政策号码：
PP/008
页数：
2
生效日期：
项目：
职位申请的处理
批准人：
政策
所有的人员在聘请之前必须填写职位申请表，并写明个人所有资料。
程序
1、所有求职着需填写一份职位申请表，行政人事部应核对下列资
料：
1.1附有证明书，最好是书面材料，如果是口头上的亦应记录妥
当；
1.2学历证明；
1.3测试求职者的英语及专业技巧如：
打字、速记等。
2、申请者需在表格上签名以证明内容的真实性。
3、每份申请表上附上近照一张。
4、行政人事部首先查阅申请表格，然后进行面试，以决定申请者是否适合招聘的职位。
5、所有报考主管级及以上级别职务的求职者，如面试不成功，应被书面通知落选及被存档以备将来有适当空缺时用。
6、所有报考部门经理级员工应由北京梁行和发展商共同面试，以决定是否录用。
7、所有被聘员工需有身份证明。
8、所有员工报到前应提交身份证证明，以备存档。
备注：
非本地人士，上岗前需具备工作许可证、居住及务工证明。
政策与程序
政策号码：
PP/009-F05
页数：
2
生效日期：
项目：
面试评估
批准人：
政策
行政人事部负责所有求职者的初步面试，然后安排与部门经理作进一步的面试，如应聘主管级职位，应由总经理面试后，将相关资料传真北京梁行确认，如应聘部门经理级职位，应由发展商和北京梁行面试后决定是否录用。
程序
1、行政人事部负责审阅所有申请表格，然后进行第一次面试。
2、进行第一次面试时，应谨记以下目的：
2.1向求职者介绍商务会馆情况
2.2建立相互关系
2.3搜集资料用作雇佣的决定
2.4给予求职者一个实际的工作概念，例如描述工作情况、介
绍工作中可能遇到的烦恼及困难
3、面试后，行政人事经理应完成及签署职位申请表之评估的第一部分。
4、合适的申请表将被推荐到部门经理处作第二次面试。
5、第二次面试由部门经理进行，以考核申请者对该职位的专业技巧。
6、部门经理应对每个申请者作出公平的评核，填写及签署申请表上面试评估的第二部分内容。
7、申请者如被接纳，部门经理应在职位申请表上评估的第二部分填写安排的职务并签名作实，然后由行政人事部进行入职的程序。
8、决定聘用一个新员工之前，所有申请表格连同履历、证明书送交总经理的书面批准。
9、行政人事部发出员工录用通知单（F05）予有关新聘员工，以告知新员工报到日期。
政策与程序
政策号码：
PP/010-F06-07
页数：
1
生效日期：
项目：
制服申请
批准人：
政策
为所有穿着制服的员工提供适当的制服，制服由员工负责保管。
程序
1、员工穿着的制服由商务会馆提供，员工必须保管制服。
2、除得到部门经理的批准外，所有制服不得带离商务会馆。
3、员工离职时，所有制服应交还行政人事部，如有遗失，员工负责
赔偿。
4、行政人事部负责填写制服申请单（F06），申请单包括：
4.1员工姓名
4.2职务
4.3部门
4.4报到日期
5、行政人事部将负责新聘员工制服的量度。
6、行政人事部负责填写制服押金单（F07），新聘员工应持押金
单到财务部交纳制服押金200元，押金单一式三份，财务部、
行政人事部、员工本人各持一份。
7、制服如被恶意破坏，员工负责赔偿。
政策与程序
政策号码：
PP/011
页数：
1
生效日期：
项目：
劳动合同
批准人：
政策
每位员工的所有雇佣条件应该以书面形式记录。
程序
1、行政人事部负责准备劳动合同，一式两份。
2、
员工的合同期一般为年，期满后可根据工作表现考
虑续签。
3、合同应交回一份予员工保存，一份存于行政人事部的个人档
案中。
4、雇佣的条件应于面试时口头告知新聘员工。
5、除非另有要求，合同应于新员工报到之日签署。
政策与程序
政策号码：
PP/012-F08-10
页数：
1
生效日期：
项目：
个人档案
批准人：
政策
员工的个人记录包括个人资料、工资、调动及其他有关资料应保存于个人档案，同时予以保密处理。
程序
1、行政人事部应为每个员工建立个人档案，个人档案应附有目录
清单（F08）；此外，行政人事部应为新员工填写员工入职通
知单（F09），经行政人事经理、总经理签名后，一副本送交
财务部计算工资，另一副本存入员工个人档案；并将该员工记
录在员工名录记录表（F10）上。
2、只有部门经理可查阅其部门属下员工的档案，但必须告知行
政人事经理。
3、所有借出的档案一定要注意保密，并及时归还。
4、部门经理如要借阅其他部门员工的档案，应事先征得总经理的
书面批准。
5、行政人事部负责员工个人资料的更新，包括员工的调动、工
资、奖惩、假期记录及病假记录等。
政策与程序
政策号码：
PP/013-F27
页数：
1
生效日期：
项目：
员工证
批准人：
政策
所有员工于报到上岗时，将获发商务会馆员工证。
此证于离职时，需交还行政人事部。
程序
1、所有员工报到上岗时由行政人事部发给员工证，员工须在物件
签收表（F27）上签名确认。
2、只有持证人能凭此证出示予保安人员检查而准许进入商务会馆
及能凭此证享受商务会馆所提供的福利待遇。
3、员工离职时必须将员工证交还行政人事部。
4、如有遗失，员工须赔偿补发费用。
5、如有遗失员工证，员工应：
5.1向保安部及行政人事部报失。
5.2行政人事部按员工书面报告安排补发员工证，员工需赔偿
20元补发费。
6、员工证亦可作为考勤及就餐使用，员工上下班或就餐前使用
此证于考勤及用餐电脑登记。
政策与程序
政策号码：
PP/014
页数：
1
生效日期：
项目：
员工名牌
批准人：
政策
所有制服员工于当值时必须配戴名牌。
程序
1、名牌由行政人事部负责准备，并于员工报到上岗的第一天发
给员工，员工须在物件签收表上签名确认。
2、员工离职时必须交还名牌。
3、名牌如有遗失，员工要书面通知行政人事部。
4、员工须赔偿20元名牌补发费。
政策与程序
政策号码：
PP/015
页数：
2
生效日期：
项目：
更衣柜
批准人：
政策
每个须更换制服的员工在任职期间将获发一更衣柜。
程序
1、行政人事部负责更衣柜的控制。
2、行政人事部负责发放更衣柜予须穿制服员工，员工须在物件签
收表上签名确认。
3、如员工未带钥匙，可向行政人事部暂借，但需交纳押金20元,
并于次日必须将钥匙交还，否则行政人事部将有权更换成新
锁。
（如遇节假日，员工可将退还钥匙日期顺延）
4、衣柜的锁如有损坏或员工离职时未能交出钥匙，需赔偿20元
补发费。
5、不准私自换锁。
6、员工应保持衣柜清洁、整齐并要求经常紧锁。
贵重物品不可
存放在衣柜内。
商务会馆一概不负责任何物品之损失或破坏。
7、食品、饮料及危险物品禁止存放于衣柜内。
8、商务会馆可授权行政人事部及保安部人员对员工衣柜随时作出
检查。
9、员工离职时，衣柜应交还行政人事部。
更衣室守则
一、更衣室要经常保持清洁，不可乱抛垃圾、随地吐痰。
二、更衣柜在未得到行政人事部批准前不准私自换锁或加装其它
锁类。
三、须经常保持更衣柜的清洁整齐。
四、不得乱放物品于更衣柜外。
五、不可存放任何贵重物品在更衣柜内，如有遗失，商务会馆一
概不负责。
六、不得在更衣柜内存放饮料、食物、商务会馆任何物品（制服
除外）及放置危险或易燃性物品。
七、严禁在更衣室内聚众赌博和睡觉，违者将被立即开除。
八、行政人事部及保安部可随时派人共同检查员工更衣柜。
九、柜钥匙如有遗失，应立即向行政人事部报告及补领。
补领费
为20元。
一十、员工如有忘记携带钥匙，应到行政人事部暂借，不可私自撬
开钥匙。
如蓄意损坏更衣柜，员工需负责赔偿。
十一、离职员工必须清理更衣柜和交回钥匙于行政人事部，违者将
会扣发工资。
政策与程序
政策号码：
PP/016-F11-13
页数：
2
生效日期：
项目：
试用期
批准人：
政策
所有员工需通过一个最少为期三个月的试用期。
程序
1、
所有员工需通过一个为期月的试用期（根据合同期限而定），除非商务会馆另有指示。
2、部门经理可建议延长员工之试用期，但最多只可延长三个月。
3、试用期内，员工将获发试用期工资。
4、试用期或延长试用期内，员工离职，双方只需给予七天之书面通知或以同等工资代替。
5、试用期满，由行政人事部发正式定职信给员工。
试用期之后，任何一方如终止合约，需给予一个月或按个别合同规定之书面通知。
6、在员工试用期将满的前两星期时，行政人事部将发给有关部门经理一份关于该员工的工作表现评估表（F11）。
7、部门经理应：
7.1通知员工是否通过试用期或需延长试用期。
7.2要求员工签署工作表现评估表。
7.3签署工作表现评估表。
7.4给员工一份表现评估表的副本，以作参考。
7.5其余之工作表现评估表交还行政人事部。
8、如需延长员工之试用期，应提供一份该员工的进度报告，指出表现不足的地方。
9、完成的工作表现评估表需转送总经理批阅。
10、行政人事部发出书面通知（F12），告知员工转正为正式雇员。
11、如需延长员工试用期，应执行下列程序：
11.1由行政人事部准备通知信（F13）。
11.2通知信由部门经理交予员工。
11.3部门经理应向员工解释延长之理由。
11.4要求员工签署试用期延长信。
政策与程序
政策号码：
PP/017
页数：
1
生效日期：
项目：
员工定职
批准人：
政策
所有员工需签署定职信，以示接受正式聘用。
程序
1、定职信于员工试用期满发给员工。
2、行政人事部准备定职信。
3、员工需于定职信上签署，以示接受正式聘用及明白辞职信通
知期改为一个月。
4、定职信正本交员工保存，副本存于个人档案。
政策与程序
政策号码：
PP/018-F14-15
页数：
1
生效日期：
项目：
提升
批准人：
政策
如有空缺需填补，商务会馆现有之员工应先被考虑选用，然后才向外招聘。
程序
1、如有新增设的职务，部门经理应通过行政人事部向商务会馆书
面建议内部提升（或者填写提升评估表（F14），然后送交行政
人事部处理）
2、提升建议需附有提升评估表：
2.1评估表第一部分应由主管填写；
2.2评估表第二部分应由部门经理填写；
2.3建议及提升评估表送交行政人事部经理处理。
3、行政人事经理需审阅所有资料并在表格上提出建议。
4、完成的提升评估表及员工调动表（F15）送交总经理签署。
5、员工调动表送交部门经理转交员工，并通知员工有关福利的改
变。
6、员工调动表的副本存于个人档案。
政策与程序
政策号码：
PP/019
页数：
1
生效日期：
项目：
内部调动
批准人：
政策
员工内部调动须经过两个有关部门经理的同意后，方可有效，由行政人事部负责办理内部调动手续。
程序
1、商务会馆支持员工内部调动，而该调动必须对两个有关部门是
合适有利的。
2、员工必须在商务会馆服务满一年以上才可要求调动工作，除非
由部门经理建议并得到总经理批准。
3、如有调动，员工应向行政人事部索取员工调动申请表，填妥表
格并送交部门经理批准。
4、行政人事部安排新部门经理面见该员工。
5、如两个有关部门经理均同意该调动，行政人事部进行员工调动
程序。
6、由行政人事部填写员工调动表格及分派到下列部门
6.1财务部
6.2有关部门经理
6.3员工个人档案
6.4新部门经理
政策与程序
政策号码：
PP/020
页数：
1
生效日期：
项目：
考勤报告—旷工
批准人：
政策
所有员工上班必须准时，如有旷工将受纪律处罚。
程序
1、如员工未有正常理由而缺勤，有关主管应尽快填写考勤报告，
并由部门经理签字后，通知行政人事部。
2、考勤报告的副本应分派予：
2.1部门经理
2.2行政人事部
3、未有正常理由的缺勤，将扣发下列工资：
（可根据实际情况修
改）
3.150%×勤工奖
3.2100%×日工资（月基本工资÷出勤天数）；
4、行政人事部通知财务部从工资中扣除。
5、员工旷工三天或以上将被立即开除。
政策与程序
政策号码：
PP/021-F16
页数：
2
生效日期：
项目：
过失处罚
批准人：
政策
所有员工需按照制订的政策及程序执行任务、履行任务，员工过失将接受纪律处分。
程序
1、所有员工应仔细熟读劳动合同上的条件及员工手册。
2、所有员工应按照政策及程序进行工作及履行责任。
3、如有过失，将视情况受纪律处罚，员工所有处
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