港口作业合同管理办法征求意见稿.docx
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港口作业合同管理办法征求意见稿
宁波舟山港股份有限公司港口作业合同管理办法（试行）
（征求意见稿）5.2
第一章总则
第一条为加强宁波舟山港股份有限公司（以下简称“公司”）港口作业合同管理，防范和控制经营风险，有效预防
经济纠纷，根据国家有关法律法规及公司《合同管理规定》，制定本办法。
第二条本办法适用于公司下属一级管理公司及集团委
托管理公司（以下简称“基层单位”）。
第三条本办法所称的港口作业合同（以下简称“业务
合同”）是港口经营人所提供船舶进出、靠离泊、货物装卸、储存等服务，而明确双方权利义务和相关事项所签订的合同
（包括确认件）。
业务合同管理包括资信调查、商务洽谈、合同签订、履行、变更与解除及纠纷处理等。
第四条业务合同的管理原则为：
（一）依法依规管理原则。
必须符合有关法律法规及行业的相关规定，遵循平等、自愿公平、诚实信用、等价有偿等原则，依法保障合法权益。
（二）全面规范管理原则。
建立业务合同管理网络，健
全业务合同管理制度，实施全过程的监督和管理，使洽谈权、签订权、审查权、批准权相互联系、相互制约，做到严格审
核，层层把关，依法签订，正确履行。
（三）权责清晰管理原则。
采取统一归口管理和分级负责相结合的形式，按照谁管理、谁负责的原则，明确权限和分工，落实责任。
（四）风险控制管理原则。
加强对业务合同管理事前、
事中、事后的风险控制，明确业务合同管理全过程的风险防范和管理措施，有效防范和控制经营风险。
第二章业务合同范围、内容和管理权限
第五条业务合同的范围包括：
（一）装卸主营业务：
就开展货物装卸、中转、储存等与船方、货方及其代理人签订的港口货物装卸作业合同；
（二）辅助生产服务:
船舶拖带、理货服务与作业委托人签订的服务合同；
（三）装卸设施设备租赁合同（码头、库场、船舶、大
型机械等）。
第六条业务合同可根据需要订立单船（次）合同和长期合同，连续作业应订立长期合同，长期合同一般不应超过一年。
第七条业务合同一般包括以下主要条款：
（一）作业委托人、港口经营人及货物接收人；
（二）作业标的和质量条款；
（三）如实、及时申报条款；
（四）交接、交付责任条款；
（五）履行期限、地点、方式等条款；
（六）服务作业内容及相应港口作业收费项目及标准；
（七）客户营销策略;
（八）结算方式及结算期限等条款；
（九）责任期间；
（十）货物留置条款；
（十一）不可抗力及免责条款；
（十二）责任限定及违约责任条款；
（十三）争议解决条款；
（十四）合同时效；
（十五）其他对合同具有重要意义的条款。
第八条公司对业务合同签订实行分级、分业务板块管理，合同签订管理权限为见附件一：
第三章业务合同管理机构和工作职责
第九条业务合同管理实行公司归口管理、承办单位（部门）分工负责和合同法律事务管理部门监督管理的原则。
（一）公司业务部为业务合同归口管理部门。
主要职责：
1、起草、修订和完善业务合同管理制度及相关规章制度，并组织实施；
2、拟定相对固定的业务合同版本，协助合同法律事务管理部门制定、推广应用港口作业合同标准范本；
3、对业务合同进行规范、管理、指导、协调，并实施监督和检查；
4、定期分析、报告业务合同履行及风险控制等情况；协
调处理重大业务合同纠纷；
5、定期公布公司大客户名单；
6、负责其主办的业务合同谈判、拟定和签订，管理、审核其职责范围内的业务合同；
7、根据实际情况，授权基层公司签订、审核合同；
8、确定负责业务合同签订、履行的责任人；
9、指定专人负责业务合同的登记管理，对业务合同进行编号、分类和归档；
10、推广应用公司业务合同信息化建设，建立、健全业务合同签订、履行电子资料档案。
（二）公司董事会办公室及基层单位设置的合同综合管理机构为业务合同法律事务管理部门。
主要职责：
1、负责审定业务合同管理制度，并监督执行；
2、负责制订或审查业务合同范本和业务合同标准条款，推广应用港口作业合同标准范本；
3、审核业务合同合法性及监督、检查业务合同审批程序合规性；
4、协助法律关系复杂的业务合同法律论证、谈判、起草、签订、纠纷处理等；
5、负责重大业务合同所产生纠纷的调解、仲裁或诉讼；指导、协调基层单位之间的业务合同纠纷；
6、其他应由法律事务管理部门承担的职责。
（三）公司财务部是业务合同的经济事务管理部门。
主
要职责：
1、对业务合同涉及的结算条款及是否符合财务制度及经济效益提出专业的指导意见；
2、定期将业务合同履行过程中产生的应收账款信息提供给公司业务部。
（四）工程技术和信息管理部负责港口作业合同信息化建设、运行与维护的技术保障。
（五）基层单位负责本单位的业务合同管理。
主要职责：
1、根据公司业务合同管理办法，制订本单位业务合同管理实施细则；
2、按本办法赋予的权限，对外签订业务合同，并报备公司业务部；
3、协助公司业务部做好业务合同谈判；组织本单位的业务合同谈判和订立；
4、严格按照业务合同约定履行，防止纠纷的发生；
5、确定、负责签订、履行业务合同的责任人；
6、负责审核其职责范围内业务合同；
7、建立本单位的业务合同档案，指定专人负责业务合同管理；
8、检查监督本单位业务合同履行情况，对下属单位的
业务合同管理进行指导和监督。
第四章业务合同的订立
第十条订立业务合同必须采用书面形式，加盖法人章或合同专用章。
即时结清的确认件，必须经过书面确认。
第十一条业务合同的订立应当按照起草、谈判、会签、
授权或审批、签订等实行程序化管理，未经审批程序批准，不得订立和履行。
第十二条业务合同订立前，必须进行合同法律审核：
（一）根据港口作业的货类，承办单位（部门）拟定业务合同范本,业务合同文本应符合公司《合同文本管理办法》和《合同文本质量标准》。
（二）建立业务合同法律审核记录。
（港口作业合同法律审核表样式见附件二）业务合同范本或业务合同标准条款必须由公司或基层单位法律事务管理部门进行法律审核并签
署意见，批准签发后统一编号并生成港口作业合同标准范本模板。
（三）承办单位（部门）应严格按照业务合同范本签订，
不得修改和取消业务合同范本主要条款或业务合同标准条款。
（四）若需采用客户提供的合同，应充分考虑合法性、
合理性、可行性，维护公司权益，并进行合同法律审核。
第十三条业务合同订立前，承办单位（部门）应从以
下方面对业务合同相对方的主体资格、资信状况及签约人签约资格进行调查和确认：
（1）、业务合同相对方的主体资格应合法，应具备依法
成立并存续的登记文件；
（2）、相关资质证书及许可经营文件，具有经年检的合法营业执照，经营范围应符合工商注册登记的范围；
（3）、业务合同相对方由法定签约人签署的，应提供法定代表人身份证明，不是法定代表人签署的，签约人应提供合法、完备的授权委托书原件。
涉及代理身份签署的，还应提供合法、完备的代理资格证明和委托书证明。
（4）、能够证明其履约能力以及资信、商业信誉情况，
必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件以保证业务合同履行。
第十四条承办单位（部门）应根据客户资信调查情况，
采取保函、保证金责任险、提供担保或约定货物留置权等风险控制措施。
公司对业务合同相对方风险控制有明确规定的，应按公司有关规定执行。
合同相对方资信不明、不良，又不能提供有效、可靠且充分担保的，不得与之签约。
第十五条业务合同的洽谈签约。
（一）公司签订管理的业务合同，由公司业务部牵头组织业务合同洽谈，相关基层单位协助参与；对于重大经营项
目合同必要时应组成谈判小组，进行业务、商务、法律论证，
拟定洽谈方案，有组织、有计划开展业务合同洽谈签约工作。
（二）基层单位签订管理的业务合同，基层单位应根据公司确定的年度经营价格方案开展业务合同洽谈，若突破范
围应当事先向公司业务部或公司分管领导报告，未经批准不得擅自作出承诺。
第十六条业务合同审核的内容及标准：
1、业务合同是否经法律审核；
2、业务合同经营价格及客户营销策略是否符合公司年度经营价格方案；
3、业务合同结算条款（包括结算方式、结算期限以及客户授信额度等）公司有规定的，是否按公司规定执行；
4、业务合同时效不应超过一年（长期战略合作客户除外）；
5、其他应审核的合同内容。
第十七条业务合同审核会签流程和权限。
（一）业务合同签订前，承办单位（部门）在合同会签
审批时，应当填写统一格式的《港口作业合同审批单》（见附件三），连同拟使用的业务合同文本，按本办法所规定的
审批权限和程序报批。
通过合同审核程序，方可对外正式签
订合同。
（二）业务合同审核会签流程和权限。
1、公司签订管理的业务合同，经公司业务部分管领导、主管领导、公司分管领导审核并签署意见，确实与合同相对方洽谈、拟定的条款不符合本办法第十六条规定的标准时，按以下合同审核会签流程确认：
（1）业务合同范本主要条款或业务合同标准条款有修改的，由公司法律事务管理部门进行合同法律审核并签署意见。
（2）业务合同结算条款不符合公司规定的，由公司财务部进行审查并签署意见。
（3）业务合同经营价格不符合年度经营价格方案和公
司有关规定，按公司明确的审批权限和程序报批。
2、基层单位签订管理的业务合同，由基层单位根据实际，自行明确业务合同审核会签流程和权限。
业务合同经营价格
不符合年度经营价格方案和公司有关规定，按公司明确的审
批权限和程序报批。
3、业务合同审核会签程序按照书面形式或业务合同信息系统设置的审批方式进行。
第十八条业务合同的授权。
（一）业务合同签订授权。
业务合同的订立应按照本办法规定的业务合同签订管理权限执行，任何单位和部门XX不得超越权限订立业务合同。
确需因生产经营实际，由公司授权基层单位签订时，原则上实行一份合同一个授权，或同类合同、或同类合同的企业适用范围、或针对同一合同相对方等，由承办单位（部门）根据具体情况填写统一格式的《港口作业合同签订授权审核单》（见附件四），经公司业务部核定，报公司分管领导
第十九条业务合同的有效性。
（一）业务合同应在作业前订立，因特殊情况在作业之前未能签订书面业务合同的，基层单位应及时上报公司业务部，在船舶作业之前，由公司业务部确认是否进行作业，在货物提离之前承办单位（部门）应严格落实业务合同补签工作。
（二）业务合同到期后尚未签订新的协议，承办单位（部门）必须事先填写《港口作业合同审批单》按本办法所规定
的审批权限和程序报批，简要说明合同顺延情况及双方约定的港口作业费率标准，经批准后，与合同相对方进行书面确认。
公司签订管理的业务合同，由公司业务部将结算费率、结算方式等以书面形式通知相关单位，作为港口作业费用结算的依据。
第二十条公司业务部负责管理股份公司合同专用章。
承办单位（部门）应制订专门的合同专用章管理制度，严格执行合同专用章的领取、保管、使用和责任追究规定。
第五章业务合同的履行管理
第二十一条业务合同生效后，承办单位（部门）按照“谁签订、谁负责、谁落实”原则，确定业务合同履行的责任部门及责任人负责业务合同履行的全过程，专人负责该合同的生产、业务、收费以及清欠等相关工作。
涉及的相关方应当明确职责分工，协同做好业务合同履行工作，并对履行情况实施全程监督。
（一）、基层单位是业务合同执行单位，应严格按照业务合同约定，全面、适当、及时、正确履行。
履行期内，按照约定收取款项，遇对方拒付时应当及时通知本单位业务人员查明情况并及时处理，发生异常情况报告公司业务部和财务部。
（二）、公司财务部应当建立业务合同履行风险评估制度，定期做好应收账款账龄分析，对风险较大的业务合同协同公司业务部做好风险控制。
（二）业务合同的变更、解除应当签订书面协议，承办单位（部门）应按本办法履行审批手续。
变更业务合同条款或修改补充业务合同重新签订新的业务合同，原合同同时作废（加盖合同作废章）；在原业务合同基础上增加双方约定条款的，须签订补充协议。
补充协议的审批、签署程序应与原业务合同一致。
（三）业务合同相对方发生合并、分立时或因提货权转移等合同主体发生变更，承办单位（部门）需告知新当事人要按照原业务合同的约定，履行义务及享有权利，并履行业务合同的变更和转让等手续重新签订业务合同。
（四）业务合同解除前，承办单位（部门）负责做好尾
款结算、未决争议及其他事宜的处理，若有遗留未决事项按照本办法业务合同纠纷处理。
第二十四条业务合同相对方未及时履行合同义务的，
承办单位（部门）应按有关规定采取适当措施，及时通知、催告对方履行义务。
合同相对方有下列情形之一的：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
承办单位（部门）及时通知对方提供有效担保，必要
时
可以终止履行。
第二十五条业务合同纠纷处理。
（一）涉及对方违约或履行中发生争议时，承办单位（部门）应当查明情况，及时化解；
（二）业务合同纠纷不能通过协商妥善解决而形成债权
债务时，以法定或约定方式向合同相对方提出书面异议；根据实际情况提出切实有效的措施和对策，并根据情况严重性，承办单位（部门）按本办法所规定的审批权限及时上报。
第二十六条对协商解决不成的需进行诉讼或仲裁的，统一由合同法律事务管理部门办理，承办单位（部门）予以积极配合，及时提交下列材料：
（一）业务合同文本、与业务合同有关的信函、传真、电子邮件等各类书面资料；
（二）业务合同履行情况和违约的证明材料；
（三）所必备的其他材料。
第二十七条业务合同归档管理。
（一）承办单位（部门）责任人负责对双方就涉及业务合同签订、履行、变更、解除等内容的资料和来往信、电要
及时处理，对其原件及业务合同文本应妥善、统一保管归档。
（二）业务合同归档管理实行档案管理和系统报备两种方式：
1、业务合同档案管理要求：
承办单位（部门）应当及
时收集、分类整理、妥善保管业务合同履行资料，并按档案管理规定存档。
履行资料主要包括：
（1）、业务合同订立和履行过程中形成的项目建议书、
资信调查报告、可行性研究报告、备忘录、确认书、协议、担保书、委托书、公证书、来往电文、正式合同文本和审批资料；
（2）、有关业务合同修改、补充、变更、转让、解除和调解、仲裁等资料，以及履行过程中产生的提货权转移证明、货物进出口海关报关单、商品检验、付款凭证等有关凭证；
（3）、其他认为有必要保存的其他资料和证据。
归档的业务合同文本及资料应当是原件。
没有原件的，
保存复印件，并附书面说明。
在业务合同履行结束后保存三
年（有应收账款的应保存至应收账款收回无争议止），并做好归档工作。
2、业务合同系统报备要求：
承办单位（部门）应在合同签订（变更）后3个工作日内且在港口作业履行前将订立
（变更）的合同做好信息维护、报备以及合同匹配等操作。
第二十八条业务合同的编号。
（一）业务合同编号：
（1）、编号由四部分组成，中间用“-”符分隔，前面两部分为中文字符，后两部分为数字；
（2）、第一部分代表签订业务合同的单位简称；
（3）、第二部分代表业务合同类别，如煤、矿等；
（4）、第三部分表示业务合同订立年份和年度或单船
（单业务）合同。
如201701、201702；前四位为年份，后两位“01”表示年度业务合同，“02”表示单船（单业务）业务合同；
（5）、第四部分为业务合同序号；若是补充协议，还应加前缀“补”。
（二）业务合同版本编号：
编号由业务合同类别、业务合同签订管理权限、签订单位、客户名称或项目名称等内容组成。
第二十九条业务合同的检查监督。
（一）业务合同的检查监督实行各承办单位（部门）自查和公司业务部、合同法律事务管理部门及相关责任部门监督检查相结合的原则。
（二）公司对业务合同的检查、考核实行定期与不定期
相结合的原则，并根据实际情况和要求随时抽查。
重点监督：
1、业务合同范本或标准条款使用情况；
2、业务合同订立、审批程序的合规性；
3、业务合同签订的及时性、有效性；
4、业务合同约定的经营价格及客户营销策略是否符合公司年度经营价格方案；
5、港口作业费用是否及时达账，是否存在重大的应收账
款风险；
6、业务合同报备及相关资料保管；
第三十条公司业务部按照业务体系信息化总体规划，统一建设业务合同管控平台，业务合同版本、合同费率、合同订立及履行等功能实现系统管控。
基层单位未经批准不得应用其他业务合同信息系统或不通过系统自行签订。
第六章附则
第三十一条港口作业合同管理考核纳入公司综合管理绩效基础管理体系。
公司业务部和基层单位应根据本办法，结合各自实际制定相关的操作实施细则和考核办法。
第三十二条本办法未尽事项按公司《合同管理规定》执
行。
第三十三条本办法自发文之日起施行，原《关于印发宁
波舟山港股份有限公司业务合同管理办法的通知》（甬舟港股份业[2017]106号）同时废止。
附件一：
港口作业合同签订管理权限
签订管理权限
业务合同名称业务板块企业适用范围铁矿矿石经营体系范围
煤炭（公司大客户名单范围）
宁波舟山港域内及嘉兴港务
、温州港集团
1、进出口货物港口作业合同
原油宁波港域内及公司另行指定的企业
液化油品（公司大
客户名单范围）粮食（公司大客户名单范围）
宁波港域内
粮食（公司大客户名单范围）
公司滚装船业务宁波港域内
2、集装箱班轮港航协议集装箱宁波舟山港域内
3、集装箱货代港口费收协议集装箱宁波舟山港域内
集装箱及进出口货
4、内外贸船舶在港作业委托合同
物
宁波舟山港域内
5、集装箱铁路运输协议集装箱公司及所属各单位
6、两个及两个以上基层单位联合作业合
进出口货物公司及所属各单位
同
7、多方位战略合作伙伴合同公司及所属各单位
8、公司指定的港口作业合同公司及所属各单位
1、除公司签订管理权限以外的进出口货
物港口作业合同；
2、除公司签订管理权限以外的集装箱班轮港航协议
进出口货物公司及所属各单位
集装箱公司及所属各单位
基层单位
3
、集装箱管空服务协议；集装箱公司及所属各单位
4、集装箱装拆箱作业合同；集装箱公司及所属各单位
5、拖轮服务作业合同；拖轮企业
6、理货服务作业合同；理货企业
7、特殊货物（军运物资、抢险救灾物资
、上级特批物资）的合同。
公司及所属各单位
8、装卸设施设备租赁合同；公司及所属各单位
9、港口作业外包劳务合同公司及所属各单位
10、公司授权的港口作业合同。
公司及所属各单位
附件二：
港口作业合同法律审核表样式
附件三《港口作业合同审批单》
日
日
日
附件四：
《港口作业合同签订授权审核单》
送审日期：
年
月
日
业务合同名称
对方单位名称（可以填写多个）
业务合同承办单位
承办人
业务合同签订授权原因
日
日
日
附件五：
港口作业合同履行台帐
升级会员 