会计档案管理暂行办法.doc
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会计档案管理办法
（2013年4月17日印发）
第一章总则
第一条为规范公司会计档案管理工作，根据财政部财会字19号《会计基础工作规范》和财会字〔1998〕32号《会计档案管理办法》的相关规定，制定本办法。
第二章会计档案管理细则
第二条财务档案是指财务会计档案和财务文书档案，应按照纸质档案、电子档案进行分类管理。
财务会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。
分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他财务会计资料类。
财务文书档案是指财务工作计划（要点）、总结、简报、请示、批复、合同、章程、评估、审计报告、会议纪要等文件资料。
第三条建立、健全财务档案的收集、整理、保管、查阅、移交和销毁等管理制度。
保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第四条财务档案资料应建立电子档案，包括会计电算化核算软件及电子数据、财务报表软件、文书档案电子文档，并以保存时间较长的光盘进行存储。
第五条采用的是电算化核算的，所有存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得删除。
定期对硬盘上的会计数据建立光盘备份，每半年不得少于一次。
第六条对会计凭证的整理
（一）根据业务量的多少对编制的会计凭证进行清理、装订成册、归档保存。
（二）在会计凭证封面注明公司名称、所属时期、册数、起止顺序号，并加盖公司负责人、财务负责人（会计主管）、装订人的印章。
（三）每册厚薄基本均匀，并装入会计凭证盒，做到整齐美观。
第七条对会计账簿的整理
会计年度终了，做好对手工登记入帐的会计帐簿帐页的检查，然后归档保存。
对电脑账上的账簿数据需要定期备份然后打印出来，进行归档保存。
第八条对财务报告的整理
（一）将公司全年会计报表等财务报告类资料按类别和时间先后顺序分别整理装订，公司年度会计财务报告要附报表说明、财务分析等。
（二）将装订成册的报表按照顺序填写财务报告目录后装入凭证盒内。
第九条对其他财务资料的整理
其他财务会计资料和财务文书资料可以按照类别、项目、时间、保管期限等顺序分别整理装订。
第十条对财务文书档案的整理
（一）按取得的性质不同进行分类:
涉及经济业务的如（评估、审计报告、验资报告）等分为一类；涉及文书类的如（计划、章程、请示）等分为一类。
对合同进行单独分类，分为对外签订的合同、对内签订的合同，然后按序装订成册。
（二）编号、装订：
按来文所属的时期、起止顺序进行编号再按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；请示在前，批复在后；转发文在前，被转发文在后。
第三章会计档案的移交与保管
第十一条每年形成的财务档案，都应由财务部按照归档要求负责整理，编制财务档案保管清册。
当年形成的财务会计档案可暂由财务部门保管一年，财务文书档案可暂由财务部门保管五年。
第十二条移交办公室保管的财务档案，原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，应会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第十三条电子档案应定期刻录光盘，贴好封条签封，由专人、专柜保管，并注意防热、防潮、防磁。
第十四条财务档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种（见附表）。
各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条财务档案查阅（复制）时要按规定登记档案查阅（复制）清册。
内部人员查阅由公司财务部门保管的财务档案，需经公司主管领导审批同意；外公司人员查阅由本公司财务部门保管的财务档案，需有正式介绍信，经董事长审批同意方可查阅，并做好登记。
查阅或者复制财务档案的人员严禁在财务档案上涂画、拆封和抽换。
财务档案原件不得借出，如有特殊需要，经本公司主管负责人批准，方可提供复制件。
第十六条移交财务档案，应当编制移交清册，列明应当移交的财务档案类别、案卷号、规定保管期限、已保管期限等内容。
档案交接清册应一式三份分别由移交公司（部门）和接收公司（部门）、风控部保存。
交接财务档案时，交接双方应按照移交内容逐项交接，并由交接双方的公司（部门）负责人、风控部派出人员负责监交。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在档案交接清册上签名，由公司主管负责人签字确认并加盖公司（部门）章戳。
第十七条按规定销毁财务档案时，应由行政部专门负责档案管理的人员会同财务部门提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，列明销毁财务档案的类别、文件名、案卷号、规定保管期限、实际保管期限、销毁时间等内容；公司主管负责人在财务档案销毁清册上签署意见。
销毁档案时，风险控制部应派专人监督销毁。
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设公司，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十八条本办法由董事会办公室负责解释，经董事会决议通过后实施。
附表
序号
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证、记账凭证、汇总凭证
15年
2
银行存款对账单、余额调节表
5年
二、会计账簿类
3
日记账
15年
（其中）现金和银行存款明细账
25年
4
明细账
15年
5
总账
15年
6
固定资产
固定资产报废清理后保存5年
7
辅助账簿
15年
三、会计报表类
8
主要财务指标快报
3年
包括文字说明
9
月、季度会计报表
5年
同上
10
年度会计报表（决算）
永久
同上
四、其它类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
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